电子企业日常办公精益控制管理制度.doc

电子企业日常办公精益控制管理制度 电子企业日常办公精益控制管理制度名称电子企业日常办公精益控制管理制度版本页次第一章总则第一条范围。 本制度规定了本厂日常办公工作的公文管理、事务工作管理、印信管理、值班管理、报刊信件收发、车辆管理以及财务工作等方面的要求。 第二条目的。 确保本电子厂行政后勤部的日常办公工作规范、高质、高效地完成。 第二章服装仪容第三条上班期间须穿公司统一制作的服装。 第四条工作人员的着装须保持清洁、平整，不得出现污迹、褶皱、开线及掉扣等情况。 第五条着装应得体、光洁，系物端正，不准卷衣袖、裤腿，定期换洗。 第六条穿皮鞋上班，皮鞋须保持光亮、整洁。 女员工如着裙装，须穿肉色丝袜；男员工应穿深色袜子。 第七条员工须保持衣冠、头发整洁，在左胸位置佩戴工号。 第八条男员工发长不盖耳、不遮领，不准留大鬓角、小胡子。 第九条女员工须保持清雅淡妆，打扮适度，不得浓妆艳抹，避免使用味浓的化妆品。 第十条员工在岗时间，除结婚戒指、订婚戒指外，不得佩戴其他任何饰物。 第十一条经常剪指甲，保持干净，不得蓄长指甲，不得涂有色指甲油。 第十二条注意个人卫生，无汗味、异味，上岗前不得饮酒或吃葱、蒜等辛辣食物，保持口腔卫生。 第十三条坐姿要上身挺直，不要弯曲，与他人谈话时两腿不得翘叠和晃动。 第十四条行走时保持步伐轻盈，双臂自然摆动。 第十五条站立时应挺胸、收腹，不得叉腰、抱肩，不得倚靠他物。 第三章日常接待第十六条接待安排。 1全面了解来访者信息，填写来访信息单，并及时报办公室分管领导。 对与本公司无多大联系又没实质内容的来访，须婉言谢绝。 2由对应部门负责接待来访者。 3属于办公室接待范围的，及时报办公室主任，制定接待方案，并报办公室主任审定，需要安排领导接待的，应将接待方案报有关领导审定。 接待方案确定后，应该及时反馈给来访单位。 4根据接待方案协调相关职能部门，通知参与接待人员，落实迎送、住宿、就餐、用车、票务、参观、安全保卫及宣传报道等工作事宜，必要时给来访者赠送纪念品。 5做好接待工作的档案保存工作，按季度汇总接待工作信息，由行政主管审核后呈报。 第十七条接待要求。 1根据客人级别，安排接站、送站。 2邀请来公司的领导及专家由本公司支付住宿费，来公司考察、交流的客人，其住宿费自理。 3按照客人标准安排工作餐，需要宴请领导或专家时，须坚持“特色”、“精致”、“简省”、“热情”的原则，并严格控制陪餐人数。 4提前做好会场布置与服务安排，安排做好会议记录、录音及录像。 5根据工作需要和来宾要求，安排参观活动。 6除安排接、送用车外，根据需要提供工作用车。 7根据来宾要求，协助来宾办理订购（退）票。 8对重要领导和客人来访，应通知保卫部门做好安全保卫工作。 9对于办公室接待人员须主动介绍宣传公司，接待结束后撰写新闻稿。 第四章会议管理第十八条会议流程。 安排议题拟定与会人员范围或名单办理会议报批手续选择会场拟发会议通知准备会议文件和材料布置会场召开会议做好会议记录会议纪要。 第十九条会议通知。 1书面登记会议通知，包括发通知时间、接通知人姓名及通知完成情况等。 2重要会议要实行“双保险”，电话通知与传真同时进行，逐步实行“三保险”（电话、传真和短信），特别重要的会议要求与会单位上报与会人员名单，确保人员到齐。 第二十条会议组织筹备。 1精心布置会场，重要会议要做好会标，合理摆放座位，正确排列领导位置，会前半小时内要对主席台座位复查，根据领导到会情况及时调整。 2准备好会议议程及会议资料，会议资料较多或会议重要、规模较大时，会议资料应封存，并注意先后顺序，会前须复查资料。 3组织与会人员签到，统计到会情况，并做好会议记录。 第五章电脑管理第二十一条电脑的使用。 1正常开、关机，离开时要彻底切断电源。 2保持电脑及相关设备的清洁、卫生，使之无灰尘、干燥、通风。 3需保存的信息，除在硬盘保存外，还须另外备份一份。 4由于人为因素造成的电脑损坏，其责任人和操作者须承担一定的经济责任。 第二十二条软件系统的管理。 1各科室人员在本科室电脑上建立文件夹或文档资料，不得随意在其他电脑上建立文档。 2重要文档须加密，电脑内的资料，未经允许，任何人不得擅自改动。 第二十三条电脑防病毒的管理。 外来的信息光盘，未经允许，禁止读取信息，防止病毒入侵。 第二十四条上网管理。 禁止浏览色情、反动的网页；浏览信息时，禁止随便下载网页信息、打开不明来历的邮件及附件，避免网上病毒入侵。 第二十五条电子邮箱的管理。 1各部门须申请开通电子邮箱，并自行负责管理。 2电子邮箱仅供单位工作使用，任何人不得利用其收发私人信件。 3收到各部门重要邮件的当日，即应调取存入电脑。 第六章值班工作第二十六条值班工作主要包括电话联系、函件处理、信息传递、咨询答复、公务接洽、来访处理、接待和协助处理突发性事件及办理领导交办事宜等，并做好值班记录。 第二十七条值班人员须坚守工作岗位，禁止擅自离岗。 对值班期间擅离职守、延误时机或处理不当而贻误工作者，应追究责任，作严肃处理。 第二十八条认真记录当日上级重要来电及员工反映的热点、难点内容。 属值班人员职权范围内的事，应及时处理、回复；各部门反映的属本部门职能范围内处理的情况，应分类登记，并及时与办公室有关人员衔接；属有关职能科室的事要及时转交给有关职能科室办理，并要求反馈办理结果；重要问题应向有关领导报告，根据指示及时处理。 第二十九条值班人员须认真做好交接班工作。 编制审核批准生效日期电子企业日常办公管理精益控制工具箱1.来访人员信息表电子企业日常办公管理精益控制工具箱1.来访人员信息表来宾被访人事由拜访时间离去时间备注姓名证明文件部门姓名2.日常接待记录表2.日常接待记录表来访人员接待人员时间场所接待级别费用备注3.会议通知3.会议通知会议名称开会日期及时间开会地点会议类别会议议题会议议程与会人员与会者应备资料召集部门主持人通知发送部门日期4.会议纪要4.会议纪要第次会议地点会议时间至出席人员缺席人员及事由列席人员主持人记录人序号决议责任人完成时间主持人意见签字日期抄报抄送5.外来文件清单5.外来