大昌健康器具科技公司业务管理制度.doc

大昌健康器具科技公司业务管理制度 大昌健康器具科技公司业务管理制度 一、目的 二、业务的范围 三、工作计划及执行汇报 四、客户管理 五、客户档案管理 六、客户服务 七、供应商管理 八、合作关系管理 九、应收帐款管理 十、单证管理 十一、业务合同管理 十二、业务流程管理 一、目的 一、目的为了规范与提升我们业务管理，提高运营效率与质量，促进大昌战略计划的实现，特制定本制度。 本制度包括业务的分类及组织设置、业务工作管理、客户管理、供应商管理、合作关系管理、应收帐款管理、单证管理、合同管理、理赔处理、业务流程管理及处罚意见等内容。 二、业务的范围业务部门内部按产品系列管理，做好行业领域拓展、客户开发与维护、业务的执行，负责该产品系列的开拓、客户发展与维护及业务合同的履行。 单证管理作为后台工作，应及时、准确做好单证收、发、存工作，为业务的开展提供支持与监督。 努力为大昌及您本人创造更多的长期盈利与发展机会。 三、工作计划及执行汇报 1、目的为了配合业务计划的实施，加强工作管理的规范性，有效控制工作进度与质量，为相关领导进行工作指导或检查提供依据，各位事业伙伴均需制定工作计划并记录实际执行情况。 2、计划制定时间工作计划以周为计划单位周期，每周五制定下一周计划。 3、计划的内容主要工作内容、涉及人员、时间安排等等，见附录工作计划表。 4、计划撰写及提交程序每周五上午，业务部所有人员根据部门月度业务计划及相关业务发展情况撰写个人工作计划，提交上级领导审阅；下午，相关领导将审阅意见通知直接下属，进行必要的调整，得到批准签字后执行。 5、计划执行汇报每天工作完成后，各业务专员须填写计划完成情况。 在当天工作结束后交上级领导。 四、客户管理 1、客户的定义对大昌产品实施采购的所有采购商。 2、客户的拓展客户拓展包括新客户的发展和原有客户业务范围的发展两类。 3、原则客户的拓展应本着成本效益原则，并重视行业优势的培养与发展。 对于现有业务量较大、未来发展潜力较大的客户应进行重点拓展。 为了降低经营成本与风险，客户的信用状况、地域分布、地理位置、经济状况、运营状况等应作为是否列为开拓重点的依据之一。 4、责任各业务专员负责客户拓展工作；部门经理进行督导，必要时提供一定的支持。 对于非常重要或发展难度较高的客户，可向总经理申请支持。 五、客户档案管理 1、原则对所有的客户都应建立相应的档案。 客户档案必须及时、完整、真实地反映客户信息每笔交易都必须按实际进度及时全面地记录；客户基本信息的变化也应及时反映，并提出相应的措施。 2、内容客户档案包括客户基本信息、交易记录、客户分析评审意见及客户政策记录等内容。 （见客户档案记录表） 3、责任人产品主管负责做好客户档案的记录与，并按时向部门经理提交；部门经理负责督导产品经理做好客户档案管理，并完成本部门客户档案的汇总与管理，接受总经理审查，同时确保客户档案的安全性。 4、查看权限业务主管只可查看所辖业务范围内的客户档案。 部门经理只可查看本部门的客户档案。 总经理可对所有业务部门的客户档案进行检查。 六、客户服务 1、种类客户服务包括售前、售中和售后三部分，分常规服务和特殊服务两类。 根据客户评审结果，对一般客户提供常规服务，对重点客户提供特殊服务。 另外，可根据业务实际情况，为客户提供相应的特殊服务。 2、内容常规服务售前主动拜访或联系客户，建立合同关系；礼貌地接受客户询问或调价等要求，并及时给予回复。 售中合同执行过程中，与客户保持较密切的联系，就合同进展情况进行必要的沟通；对客户提出的质询进行解答或说明。 售后追踪产品情况及客户需求，提供必要的支持。 特殊服务应根据客户具体情况和公司的现有能力酌情提供。 七、供应商管理 1、定义供应商是指在与公司签订合同中处于供货方地位的经营者。 2、供应商的拓展供应商的拓展分为发展新供应商和拓展原供应商业务领域两类。 3、选择供应商的原则同种产品不集中于一家供应商；同种产品供应商地域分布不过于集中；资信度较高；价格或结算方式较优惠；交通便利。 4、责任供应商的拓展由采购部门的产品主管主要负责；部门经理进行督导，并提供必要的支持。 5、供应商档案管理公司所有供应商（包括未发生实际业务的供应商）均应建立相应的档案，保存供应商信息。 供应商档案必须及时、完整、真实地反映供应商信息每笔交易都必须按实际进度及时全面地记录；供应商基本信息的变化也应及时反映，并提出相应的措施。 包括基本信息（供应商名称、地址、联系人、联系电话等）、业务信息（业务合同履行情况等）、供应商分析评审意见、供应商政策等，详见附录供应商档案。 （1）管理责任人分为填写人和保管人两类。 产品主管负责供应商档案的填写。 基本信息在与供应商建立关系或供应商内部有所调整时填写，业务信息在每个业务合同实现后填写。 部门经理负责供应商档案的保管，以确保档案信息的安全性和保密性，并督促产品主管及时填写供应商档案。 （2）查看权限产品主管只能对其负责的供应商档案信息进行查看；部门经理对本部门档案信息有查看权；总经理可以查看所有档案。 6、供应商分析及评审供应商评审分为定期评审与特殊要求评审两类。 对于长期稳定的供应商，在与其签订年度（或较长期限）合同/协议前，需组织定期评审。 对将建立合作关系的新供应商或产生业务量反常波动等特殊情况的原供应商，可以在需要时即组织特殊要求评审。 （1）责任人及程序由业务部门经理负责组织；产品主管对其负责的供应商在评审时间段内的业务情况进行汇总分析，撰写分析报告、提出应对措施，并提交部门经理。 业务员和财务主管应配合提供必要的信息或建议。 部门经理根据审核各客户评审报告，对本部门供应商进行统一评级，并确定应对措施。 7、供应商政策的制定 （1）制定的时间每一次分析及评审后即制定相应的供应商政策。 （2）依据客户评审结果、业务发展要求、相关管理制度。 （3）责任人由部门经理主持供应商政策的制定；产品主管和财务主管可提出相关建议；总经理负责进行审核，提出改进意见。 八、合作关系管理（一）报关公司、运输公司、仓库租赁公司等 八、合作关系管理（一）报关公司、运输公司、仓库租赁公司等 1、选择原则外贸员负责根据服务质量、价格、信誉、地理位置等因素选择合适的报关公司、运输公司及仓库租赁公司。 必要时进行多家比较，并设定一段考察期。 对于客户指定运输公司应对其信誉、服务质量等进行考察，提出独立意见，供客户参考。 对于有特殊要求的仓库，也应尽可能择优选用。 2、合同要求合同应明确规定服务要求（时间、交货地等）、交接手续和相关单证、结算方式、违约责任、赔偿要求等内容，并经法律顾问审核、总经理批准后方能生效。 涉及合同纠纷，由部门经理首先与相关人员交涉，并请法律顾问提供相应支持。 对于需解除或提前终止合同的现象，部门经理应负责向总经理提出申请，内容包括原因、可能的后果、备选报关公司信息等。 经总经理批准后，听取法律顾问建议，并由部门经理负责对外交涉。 （二）合作公司档案 1、内容包括报关公司、运输公司及仓库租赁公司基本信息、每笔业务执行情况、评审意见等。 2、责任人负责处理报关、运输或仓储事务的人员应对各笔业务的报关执行情况进行记录，并在年终评审时提出相应的意见和建议。 对违约或突发事件应及时向部门经理汇报。 部门经理应督导相关责任人做好报关公司、运输公司及仓库租赁公司档案，负责对基本信息的变更及时记录，并提出调整方案。 若涉及合同条款的更改，必须报总经理审批、法律顾问审核。 九、应收帐款管理 1、定义应收帐款泛指货款、运费、仓储费等在合同中规定由客户支付给大昌的款项。 2、责任人 （1）业务员应对每笔业务所涉及的应收账款进行记录。 （2）根据合同，提示客户按时付款，并及时通知财务部准备收款。 （3）根据财务部的反馈，对到期未付或逾期未付账款进行催讨。 （4）财务部应配合业务部做好收款工作，由财务人员及时反馈收款情况。 3、管理要求 （1）业务部应记录每笔应收帐款，并及时通知财务和客户准备收付款。 （2）对所有的欠款业务，业务部与财务部应定期核对，发现问题，及时纠正。 十、单证管理 1、单证的分类大昌业务单证分外部单证和内部单证两类，外部单证是指由公司以外单位制定并使用的，内部单证是指由大昌制定并在大昌内部使用和流转的。 2、单证的管理要求 （1）单证的印制应由使用部门提出申请，行政人事部统一印制。 （2）填写、审核和备案单证的填写、审核和备案的流转程序按照公司业务流程相关文件的要求执行。 （3）保管空白单证由行政人事部指定专人负责保管，领用时须办理签字领用手续，领用记录留存备案。 原始单证的保管外部结算单证由财务部保管，其他外部单证由相关业务部门保管；内部单证按照单证使用说明，各留存部门负责保管各自留存的联次。 （4）查看权限的设定业务员只能查看经办业务的相关单证；主管人员只能查看其负责范围内的相关业务单证；业务部经理只能查看本部门业务的相关单证；财务主管只能查看其负责的业务范围内的相关单证；总经理和财务部经理可以查看所有单证。 十一、业务合同管理 1、合同的签订 十一、业务合同管理 1、合同的签订所有与业务相关的合同都由法律顾问负责拟定合同范本。 业务部根据范本填写数量、金额、交货时间与地点、付款方式等内容。 合同条款的变动或附加条件的提出都需经法律顾问审核，报总经理批准。 部门经理作为签约代表对外签订业务合同。 总经理或其指定合同评审负责人对合同签订是否履行了必要手续进行审核后方可盖章。 2、合同的保管所有合同正本由行政部统一归档保存。 业务部和财务部各留一份合同副本，并确保合同的安全性、保密性和完整性。 3、合同的查询 （1）产品经理只可对所辖业务范围内的合同进行查询。 （2）部门经理只可对本部门所涉业务的合同进行查询。 （3）财务主管只可对所辖公司或业务的合同进行查询。 （4）总经理和财务部经理可对所有业务合同进行查询。 十二、业务流程管理（一）原则大昌所有的程序文件需经总经理批准后方可实施。 各部门各岗位应严格按照业务流程规定执行各项工作。 如有特殊情况需调整，应向流程总责任人汇报，获得批准后方可执行。 （二）具体业务流程询价 1、业务人员在采购商的询价，做出产品报价前，应了解客户基本信息，包括是否终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求，大昌是否能够生产等。 2、对于客商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向客商解释及大概需要的时间。 报价 3、对于客商的产品报价，严格按照公司财务部核算，总经理签字认可后的价格表执行；公司财务部门根据市场状况及生产成本，定期进行核算，对产品价格进行调整。 4、对于定单数量较大，客商所能接受的价格低于我方公布的价格的，业务人员应先上报部门经理批准实施；部门经理不能批复的，报总经理批准后实施。 5、客商要求按样报价或生产的样品必须交由总经理或其指定代理人核准报价或生产。 为避免因误差而造成商业机会的损失,业务人员不得直接报价或确认生产时间。 6、对于FOB及CIF报价，需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等事项，业务人员应事先联系相关中介机构进行确定，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高、收费合理及其他有利的因素。 打样 7、对于客商的寄样要求，原则上要求到付；对于样品数额较大，原则上对方承担成本费用。 特殊情况，如关系比较好的老客户，我方可以预付并免收样品。 费用较大的，可报总经理批准后执行。 8、对于客商需要打样的，业务人员征得总经理同意，确保样品的质量及规格符合要求；样品需要总经理审核后寄出；客商对于产品有包装或唛头要求的，正式包装或印刷前需经客商确认。 签合同并收预付款 9、付款方式上，原则上考虑前TT全部或部分作为定金，剩余见提单传真件(提单副本)付款，及全部短期信用证。 收汇银行和业务员负责对信用证做形式和内容的检查，发现差异的，应及时通知外商修改。 信用证审查无误后，报部门经理复核。 10、原则上，公司在收到客商的全部货款、部分定金及信用证经复核无误后，开始安排生产计划，组织货源，进行生产。 生产跟进生产跟进 11、在定单生产阶段，业务人员应到生产车间会同生产主管对产品生产进行监督、检查，发现问题及时解决；业务人员对有存在问题解决不了时由部门经理协调解决，部门经理仍解决不了的上报总经理解决。 严格把握产品的规格、质量、包装、生产时间符合同客商的约定。 出货安排 12、对于FOB、CIF价格条款的，业务人员应在生产结束前一周，安排好货代，确定定舱事宜；一般在船期前二日，安排装柜、运输。 13、需要委托中介机构进行报关、商品法定检验、保险的，业务人员应及时准备相关资料交中介机构办理。 收齐货款 14、收汇方式为信用证的，业务人员必须细心操作，谨慎处理，注意单证的一致性，做到安全收汇。 15、全部收汇后，业务人员请对相关资料进行，将相关单据交财务部门及时到外汇局、税务局办理核销、退税。 并注意对客商的售后服务，进行跟踪，以建立长期的可信赖合作伙伴关系。 （三）跟单1.制作合同客户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的价钱是否一致，总金额是否正确，如正确，将资料给客户确认，如是做T/T30%，并让其安排打定金，待定金到帐后，再下购货合同给工厂进行生产，如果是做100%前T/T，则可直接安排生产。 无论是在做出口合同或购货合同，一定要特别注意产品描述，数量，价格，总金额，付款方式，交货期与工厂方面协调好，以免以后赶不交期。 下购货合同到工厂后，要求工厂负责人签字确认并回传，存档留底，如可以，可同时要求工厂(或您本人)提前算出订单货物的体积以准备以后安排订舱事宜。 2.商检需要商检的货物在交货期前一两个星期就可以办理商检了。 如果工厂安排商检，则提供商检资料给工厂，包括外销合同，装箱单，发票。 大概两三天后，工厂在向当地商检局申请办好商检后，传真换证凭条给你，留存以便日后安排报关。 换证凭条只显示实际报关商品的第一项商品及报关总金额，有效期一般为三个月，实际报关金额可以小于换证凭条上的金额。 但一张换证凭条只能用一次，不可重复使用。 3.办理C/O或Form A看所属客户是属于哪一个国家或客户的具体要求来办理C/O或Form A。 Form A是普惠制产地证书，目前给予我国普惠制待遇的国家共36个，可以享受减免关税待遇。 C/O是一般性原产地证书，只是证明货物是产自中国的。 一般原产地证书得到贸促会办理，普惠制在商检局办理。 在装运期至少一个星期前办理。 不管你办理的是一般产地证还是普惠制产地证，基本程序都是在网上先制作好资料（包括合同，发票，装箱单等）后再发过去,待机器检查合格后再由贸促会或者商检局的人员再人工审单一次,合格后就可以去领取单证了。 4.验货订舱经常注意工厂订单生产进度，在交货期前十多天，询问工厂是否可以按时交货，如可以，准备向货代订舱同时安排验货人员验货。 验货合格后，向货代订舱。 如是客户指定货代，则直接填好订舱单给指定货代公司人员，订舱单上要填好发货人，收货人，通知人，发货港，目的港，柜型，箱数，产品名称，毛重，体积等，让其代为订舱。 两三天后，货代订好舱后会传真进仓单给您，注意进仓单上面的截柜时间，截补料时间，传真给工厂，让工厂按上面注明的时间内将货物送进仓库。 如果是自己安排拖车拖柜，则需填好拖柜委托书，上面注明柜型，拖柜时间，装货地址，工厂联系人，联系电话等，与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜。 5.报关订好舱后在文件补料时间至少三天以前，填写报关资料寄给报关行或让货代帮