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远程存储制度探析 远程存储制度探析吴钢（武汉大学信息管理学院，湖北武汉430072）摘要远程存储制度是图书馆在面临存储空间不足的情况下，对低利用率纸本文献进行单独储存的制度。 分析了远程存储制度的运行方式，结合我国实际情况，探讨了我国图书馆界远程存储制度的构建需求和方式。 关键词远程存储；储存图书馆；管理机制G253A Discussionon theFunction andOperation ofOff-site StorageSystem WUGang（School ofInformation Management,Wuhan University,Wuhan430072,China）Abstract:In theface ofthe absenceof sufficientstorage space,libraries storespaper documentof lowutilization rateseparately andin off-campus places.This iscalled off-site storagesystem.This paperanalyses theoperating modeof off-site storagesystem.Based onthe actualsituation,it discussesthe needsand implementationmethods ofoff-site storagesystem inour country.Key words:off-site storage;depository library;administration mechanism1远程存储制度的含义与功能1.1远程存储制度的含义远程存储制度（Off-site Storage）是指将图书馆收藏的低利用率纸本文献挑选出来，送交至距离本馆较远地区建设的专门用于保存低利用率文献的图书馆中进行储存的制度。 远程存储制度的设计和运行与储存图书馆（Depository Library）的建设和实施密切相联系。 储存图书馆是指“为了解决图书馆收藏空间的紧张状态，节省管理成本，提高图书馆空间和馆藏文献资源的利用率，而设立的专门用于收藏利用率相对较低的文献资源，以备使用的图书馆”1。 远程存储制度的产生有其历史背景。 近代以来，随着科技的快速发展以及文献制作传播技术的革新，文献资源数量激增，给承担信息资源保存任务的图书馆等机构带来了挑战。 随着购入文献量的增长，每个图书馆都面临着空间压力。 尽管采取了建新馆等方式，但仍难以满足文献保存空间的需求。 在信息资源总量快速增长和用于储存文献的空间有限的情况下，很多图书馆借助于利用率等指标对馆藏文献进行剔除，这在一定程度上会使信息资源的全面性受到影响。 众多研究者都指出任何类型的信息资源都有其自身价值阮冈纳赞提出的“图书馆学五定律”之一就有“每本书有其读者”；程焕文教授提出的信息资源共享基本定理包括“一切信息资源都是有2；长尾理论更加印证了即使是需求量小的信息资源对于特定用户还用的，没有无用的信息资源”是非常有价值的。 信息资源生产过程具有阶段性特征，如果对某些在一定阶段利用率较低的文献实施了剔除，在未来就很难再获取相关资源。 在面临保存空间压力的情况下，为了完成信息资源保存任务，远程存储制度应运而生。 其建立和运行避免了文献剔旧带来的资源缺失，以能够有效实现图书馆作为信息资源全面保存机构的功能和职责。 远程存储制度起源于20世纪初。 1871年，哈佛大学校长查尔斯艾略特（Charles W.Eliot）发现图书馆的建筑太拥挤，书架每20年就会翻一番。 同时现有书架上的图书被利用的只是一小部分。 艾略特认为文献众多会降低资源的获取效率，于是他于1900年提出对于低利用率的文献要单独存储的设想3。 这种思想经过争论和激辩，逐渐得到了广泛认可，并在实践中得到了应用实施。 数字时代远程存储的发展有其背景。 首先是纸本文献出版量继续快速增长，图书馆馆藏数量保持了较快的增长速度。 笔者根据相关年鉴资料统计发现，我国新出版图书种数从1991年的58467种上升到xx年的148978种，增长了154.81%；我国公共图书馆的总藏量从1991年的30614万册上升至xx年的55064万册，增长了79.87%。 而图书馆用于保存纸本文献的空间仍非常有限。 其次是数字环境下信息资源利用方式的变化。 在网络普及的情况下，通过网络获取信息资源逐渐成为主流，图书馆纸本文献直接利用率下降，出现了较多低利用率文献。 最后是图书馆空间改造的需要。 图书馆为了吸引用户到馆利用，积极规划其物理空间，强调用户体验，提供新类型的服务，如信息共享空间等。 在改造空间过程中，就需要对图书馆用于存储纸本文献的空间进行重新设计和安排。 远程存储制度在未来的图书馆发展中有着广泛的应用趋势。 David W.Lewis认为，迟早有一天，每位学校管理者都会认识到，利用学校昂贵的地产来存储利用率较低的图书和期刊是不可接受的4。 他提出，通过储存图书馆的方式来节省图书馆的存储空间以更有效地开展服务活动是学术图书馆在21世纪战略转向的一个重要内容。 据美国研究图书馆协会（ARL）在1999年的统计显示，1920-1990年建设的储存图书馆只有9所，而1991-1999年则达到了29所5。 1999年和xx年在芬兰召开了两届有关储存图书馆的国际会议，受到了IFLA的资助支持。 在国际标准ISO2789xx（E）信息与文献国际图书馆统计中，将保存图书馆（储存图书馆）定义为“主要功能是用以存储其他管理单位的利用率低的文献资料的图书馆。 其有两个限制条件 （1）保存图书馆或储存图书馆是另一图书馆一部分或由另一图书馆管理的（如国家或地区图书馆），不包括在内； （2）图书馆如果其馆藏仍保留了要存储的那些图书馆的财产的，不包6。 括在内，其馆藏和馆藏利用计入其专有图书馆”该定义强调了储存图书馆的独立性。 这种定义方式是为了方便图书馆统计工作的需要。 但国际上现有很多储存图书馆中馆藏的所有权仍属于文献的原有图书馆。 从功能和实施模式上看，不能将这部分图书馆排除出储存图书馆的类型。 因此笔者认为储存图书馆的概念不应局限于该国际标准中提出的“独立储存图书馆”类型，还包括那些保存文献的所有权仍归属原图书馆的储存图书馆。 1.2远程存储制度的功能 （1）保障信息利用需求远程存储制度的首要功能就是克服文献剔除带来的文献缺失问题，使低利用率文献有安全的存储场所。 通过远程存储制度的构建和运行“能够完整地保存具有潜在价值的信息资源，为图书馆用7，使文献不至于因为一段时间的低利用率导致被剔除，避免户的特殊需求提供了信息资源保障”了信息资源保障体系中资源的缺漏，保障了纸本信息资源的完整性，为未来的信息利用打下基础。 （2）节省图书馆存储空间在远程存储的实施过程中，提交到储存图书馆的图书一般按照其开本大小进行存储，采用了高密度存储的方式。 储存图书馆中应用的书架较高，书架与天花板之间空隙较小，需要借助机械实现上架。 书架之间一般不保留空间或空间很小，充分利用了存储空间，避免了空间浪费。 与传统图书馆的储存设施相比，储存图书馆的高密度存储设施将存储能力提高了15-20倍。 如在传统图书馆中，1万平方英尺的空间大约能容纳10万册文献，而在高密度储存图书馆的书库中，同样的面积可以容纳150-200万册文献8。 存储空间的节省为图书馆开展其他服务创造了条件。 在数字时代，许多图书馆都在积极规划其物理空间，使其成为一个目标场所（Destination Place），以能够吸引用户的利用。 在这种趋势下，图书馆的书架被舒适的家具、电脑实验室和咖啡馆所替代9。 将低利用率的文献送交至储存图书馆中为图书馆的空间改造创造了条件。 如在xx年，康奈尔大学图书馆的期刊阅览室利用率非常低，少人问津。 图书馆将其改造成无线咖啡吧后，成为了学校最受欢迎的学习和会议场所10。 （3）降低存储成本储存图书馆一般建立在郊区，土地成本较低。 国外很多储存图书馆是利用废弃的防空设施或仓库改造的，建设成本较低。 由于采取密集排架的方式，节省了存储空间，因此利用储存图书馆可以降低存储的成本。 在远程存储模式中，图书馆的人力成本支出也会大大降低。 在储存图书馆中，负责管理100万册图书仅需要2-4名员工，而在传统图书馆中，每百万册藏书需要的员工要多于75名8。 此外在采取合作建立储存图书馆模式时，由于多个参与图书馆分担了建设和运行成本，对于单个图书馆而言，自身的成本支出会相应降低。 由于不同图书馆面临环境不同，实际情况不一样，计算的节约成本结果也不尽相同，但都显示利用远程存储方式可以为图书馆节省存储成本，如Raffeld等通过对麻省理工学院图书馆的计算，认为应用储存图书馆使存储成本降低了15%，而Fussler等则估计节约的成本在60-70%之间11。 Seaman估算在科罗拉多学术图书馆保存与获取服务中心（Preservation andAess ServiceCenter forColorado AcademicLibraries，PASCAL）的存储成本大约是每册25美分，而在科罗拉多大学博尔德分校图书馆本馆，存储成本大约在每册2.5美元12。 （4）提高存储保护效果有效保存文献资源是远程存储制度的重要功能。 一些中小型图书馆由于技术、资金条件限制，一般难以提供比较好的保存环境。 在储存图书馆中，通过必要的设备、制度、技术等作为保障，为文献信息资源的长期保存创造了适宜环境。 由于储存图书馆中的文献资源利用率相对较低，也为信息资源保存工作的开展创造了便利条件。 在美国，储存图书馆在设计过程中大多考虑到了文献保护需求，可以提供高质量的保存环境，提供恒温恒湿设备，环境一般控制在10摄氏度和35%的相对湿度左右。 这种良好的环境控制措施在原有图书馆（尤其是一些中小型图书馆）难以实现，而在储存图书馆中由于采取了合作方式，降低了保存成本，便于实现对文献资源的有效保存。 2远程存储制度的运行方式2.1储存图书馆的模式远程存储制度的实施模式主要从储存图书馆的不同类型中体现出来，一般来讲，储存图书馆的建立和运行有三种模式 （1）国家储存图书馆国家储存图书馆的模式是指一个储存图书馆承担为全国所有图书馆提供服务的功能，全国的图书馆都可以向该图书馆提交低利用率的文献资源，图书馆通过有效的保存措施，向全国提供服务。 在国家储存图书馆中，原有图书馆不保留文献的所有权，储存图书馆一般会采取控制复本的方式，避免资源的增长速度过快。 国家储存图书馆模式一般适用于领土面积较小的国家，这样才能利于文献的运送，以能够在对文献提出请求时快速开展服务。 如在北欧的芬兰、挪威等国家，采用了这种国家储存图书馆的模式。 （2）地区储存图书馆地区储存图书馆又称作合作储存图书馆，是指同一或相邻地区的若干所图书馆为了节省经费，合作建立储存图书馆，共享存储设施的一种模式。 在这种模式下，同一地区的图书馆将本馆中低利用率的文献共同储存于一个图书馆中，储存图书馆为成员馆提供服务。 地区储存图书馆一般由各个参与成员馆共同建立管理委员会，对储存图书馆建设和运行中的相关问题进行沟通，共同作出决策。 科罗拉多学术图书馆保存与获取服务中心（PASCAL）是地区合作储存图书馆的典型代表13。 PASCAL由位于科罗拉多州的4所图书馆组成，建立了管理领导小组。 各图书馆将有价值但利用率较低的文献提交到PASCAL储存图书馆中保存。 文献仍在各图书馆的目录中显示，用户可以通过提交传递借阅请求获取相关文献。 PASCAL书库根据尺寸大小统一保存在高密度书架上，建筑环境控制系统使书库保持恒温恒湿，控制在约12.8摄氏度和35%的相对湿度。 成员馆之间相互合作，既确保了文献的长期保存，又为有需求的读者提供了快捷便利的文献服务。 （3）个体储存图书馆个体储存图书馆是某一个图书馆自己建设、利用的储存图书馆。 这样的储存图书馆一般只为单个的图书馆服务，相当于是一个图书馆为节省保存空间而在异地建立高密度存储书库。 一个国家可以同时存在不同类型的储存图书馆，如在美国，xx年的统计数字显示，35家储存图书馆中有20家是独立的储存图书馆，而有15家是共享存储设施的合作式储存图书馆5。 2.2存储文献的选择在远程存储制度建立运行过程中，首先面临的问题就是哪些文献应该被送交到储存图书馆中。 储存图书馆一般距本馆较远，服务响应时间较长。 在这样的情况下，要求提交到储存图书馆中的文献资源的请求频率要比较低。 一般储存图书馆中的资源流通率在1%-2%左右，如位于新泽西州的研究馆藏和保存联盟（Research Collectionsand PreservationConsortium，ReCAP）的合作储存设施中，储存了大约600万册文献，每年大约有10万册的检索请求，流通率为1.67%，而在华盛顿研究图书馆联盟（Washington ResearchLibrary Consortium，WRLC）的设施中，容纳的110万册文献中，每年大约有1万册被检索利用，利用率为0.91%8。 在手工统计的环境下，如何选择提交到储存图书馆中的文献比较困难。 有学者甚至提出了“随机选择”的观念，认为文献的利用是一种比较偶然的情况，上次的文献利用不一定会必然导致以后的文献利用行为3。 当然这是在相关统计数据难以获得的情况下一种不得已而为之的设想。 在图书馆业务已经普及计算机管理系统的情况下，相关数据比较容易获得，为储存图书馆的文献选择创造了便利条件。 一般而言，在远程存储制度实施过程中对储存文献的选择一般有以下几种判断标准 （1）文献利用率信息资源价值的发挥主要是通过其被利用实现的。 因此文献利用率是判断选择送交储存图书馆中文献的首要标准。 计算机管理系统的运行为相关数据的搜集提供了便利，图书馆可以快速获取不同文献在若干时间段的利用情况，通过文献被利用的数量情况、文献的滞架时间等指标选择提交到储存图书馆中的文献。 （2）文献时间年限根据文献计量学中的文献老化理论，一般情况下，随着时间的推移，文献的利用价值会随之降低。 文献的时间年限指标就是指在选择提交到储存图书馆中的文献时，可以规定某一时间段为标准，将超出了该时间段的文献递交到储存图书馆中保存。 不同学科的文献的半衰期有所不同，一般情况下，人文社会科学文献的半衰期要长于自然科学。 在利用文献时间年限指标判断送交储存图书馆的文献时，要根据不同的学科，合理设定不同的时间标准。 如在美国的五学院储存图书馆中，对于送交期刊的时间期限建议是10年以上的科技期刊和20年以上的人文社会科学期刊14。 （3）文献复本量在某些特定需要的情况下，一些图书馆对某些文献采购了较多的复本。 在文献需求发生转移的情况下，对该类文献的利用需求降低。 在这种情况下，多余的文献复本造成了书库空间的浪费，给有效的文献资源利用带来了障碍。 因此，多余的文献复本可以提交至储存图书馆。 （4）文献语种一些情况下文献语种也是影响其被利用状况的重要因素。 对某些语种文献的需求较低时，可以将该类文献送交至储存图书馆。 如在我国北京大学图书馆在建立实施远程储存制度过程中，在资源选择时就将将利用需求比较少的日文、俄文等语种的工具书、期刊提交到储存图书馆中进行保存。 （5）用户选择一些图书馆采取了向用户咨询的方式，由用户来选择哪些资源应该送交到储存图书馆。 如美国的阿默斯特学院（Amherst College）图书馆在向五学院储存图书馆移交文献时，就咨询了学院的相关教职工，征求其意见。 以上选择标准不是相互独立的，在应用过程中可以相互结合，综合考虑。 2.3储存图书馆的管理在储存图书馆中对文献资源进行必要的保存管理是不可缺少的。 储存图书馆需要制定实施严格的保存管理制度，在温度、湿度、防火、防盗、灾难预防等方面进行控制，确保文献的保存效果。 提交到储存图书馆的文献一般采用的是按照开本尺寸大小进行密集排架，因此原有图书馆采用的分类索书号就失去了作用，需要转化为对应的储存图书馆排架号码。 在高密度排架的方式下，文献资源无法通过浏览的方式获得，只能通过检索方式获取。 因此通过储存图书馆中专用的转换号码获得相应文献就非常重要。 在信息技术快速发展的情况下，应用无线射频技术（FRID），可以使高密度储存的文献的检索获取更加便利。 储存图书馆有效保存文献的功能是为了保障信息资源的利用，由于储存图书馆一般离原图书馆的地理位置较远，储存图书馆在功能设计过程中需要有效解决信息资源的保存与服务之间的关系，既能为图书馆节省存储空间，提升保存效果，又能使读者的文献需求在最快时间内得到有效响应。 因此储存图书馆需要建立良好的书目检索系统，便于充分揭示文献；建立明确的用户需求响应机制，在最快时间内将文献提供给用户利用。 如我国的北京大学图书馆每周两次在学校本馆和昌平校区的储存图书馆之间传递文献，而PASCAL储存图书馆的文献请求响应时间为3个工作日。 由于距离较近，美国五学院储存图书馆的响应时间可以控制在24小时内。 不同图书馆合作建立储存图书馆就需要就对经费问题进行协调。 在PASCAL储存图书馆中，参与图书馆按照自己送交到储存图书馆的文献比例支付相应的成本。 在五学院储存图书馆中，参与的5家图书馆根据其存储的文献数量、利用的空间确定资金支付比例，马萨诸塞大学支付总成本的4/11，Amherst、Mount Holyoke和Smith学院各支付2/11，Hampshire学院支付1/1114。 五学院储存图书馆中储存的资料也向其他图书馆提供服务。 这些图书馆通过付费获得利用储存资料的权利，储存图书馆通过这种收入支持储存活动的开展。 在远程存储制度实施过程中，有的要求提交到储存图书馆的文献成为储存图书馆的独立资源，在这种情况下储存图书馆一般采取不保留复本的方式。 另外一种储存图书馆的模式是文献仍属于原有图书馆的资产，原图书馆保留文献所有权，送交至储存图书馆的资料将按不同的书库分机构进行保存。 有一些储存图书馆在运行过程中采取了比较灵活的方式。 如美国的五学院储存图书馆在建设发展过程中，由于马萨诸塞大学图书馆是美国研究图书馆协会的成员，协会每年会提供详细的统计报告，ARL成员图书馆比较看重自身的文献拥有数量，不希望自身的文献资源所有权发生转移。 而另外4所图书馆不是ARL的成员，不存在这种需求，可以转移提交到储存图书馆中文献的所有权。 因此，在五学院储存图书馆中，采取了“一馆两制”的做法将储存图书馆分为了两个部分，一半空间由马萨诸塞大学图书馆使用，单独储存马萨诸塞大学图书馆提交的文献资源；另外一半空间由其余4所学院图书馆共同使用。 为了实现资金、空间和员工时间的经济性，4所学院图书馆同意只保留一个最佳复本，剔除重复复本。 该4所学院图书馆使用的是大学与研究图书馆协会（Association ofCollege andResearch Libraries，ACRL）的统计指标。 ACRL的统计指标允许储存图书馆中的藏书可以分别计算进不同的图书馆的馆藏数量中，这样就提高了开展合作实施远程存储的积极性14。 3我国远程存储制度的构建xx年1月，笔者设计了相关的调研问卷，通过实地发放问卷、电子邮件发放、网络发放等方式，共获得了全国19个省市自治区的86家图书馆的回复。 调研发现，56.98%的图书馆认为自己在信息资源保存活动中“保存空间的限制”问题比较严重。 这种情况在我国许多图书馆普遍存在，如据对上海及周边地区20余家高校图书馆馆藏空间利用情况的调查，60%以上的图书馆表示目前馆藏空间已非常紧张，另外40%左右的图书馆表示对未来馆藏空间不足危机的担忧15。 在笔者的调研中发现，51.16%的图书馆对按种计数的纸本信息资源进行全部保存。 这种全面保存的方式必然会给图书馆的空间带来压力。 在面临存储空间压力的情况下，93.40%的调查对象同意或非常同意“建立地区性的储存图书馆中心以统一保存低利用率的纸本文献”。 可见，在我国图书馆界，通过实施合作远程存储制度对信息资源进行有效保存已经有了比较广泛的现实需求。 近些年来，我国的一些高校图书馆在储存图书馆的建设方面有了一定尝试，如北京大学图书馆、清华大学图书馆、复旦大学图书馆。 这对于我国建设远程存储制度提供了借鉴经验。 当然北京大学图书馆建立自己的储存图书馆也有一定的偶然性北京大学储存图书馆是原来的北京大学昌平分校图书馆。 北京大学昌平分校原为北京大学的成人教育学校。 在国家政策规定变化和学校发展目标调整后，由于北京大学不再办成人教育，北京大学昌平分校图书馆没有了服务对象。 因此北京大学图书馆利用昌平分校图书馆的空间和设施，改建为储存图书馆，专门用来存储低利用率的文献资源。 图书馆一般难以遇到像北京大学图书馆这种实施远程存储制度的有利条件。 因此，在我国实施远程存储制度过程中，比较经济的方式是有共同需求、同地理范围的若干个相临近的图书馆合作建立储存图书馆。 在这样的情况下，多个图书馆共享存储设施，共同承担经费支出，降低了远程存储的实施成本。 国外在发展远程存储制度过程中，这种模式在我国高校图书馆界已经有发展的动向，如北京市正在讨论建设一个高校之间的合作保存库，将各个高校用得比较少，库房存放不下的文献统一放到合作保存本库中16。 在建设远程存储制度的过程中，必须结合我国图书馆发展环境和需求的实际情况。 如现阶段我国图书馆界开展的评估活动较多，其中的重要评估指标就是馆藏文献数量，教育部制定的普通高等学校本科教学工作水平评估方案中，对高校的办学要求确定了“生均图书册数”的要求，对不同类型的高校图书馆的生均藏书册数达标要求在70-100册之间17。 我国公共图书馆开展的评估定级指标中也有相应的藏书册数的要求，如根据省级图书馆评估标准中的规定，省级公共图书馆在评估过程中在“总藏量”指标上要想得到满分10分，则藏书需要在350万册以上。 因此，在我国图书馆对藏书数量指标还比较看重的情况下，在建设储存图书馆过程中就需要原有图书馆保留其对文献的所有权，这样才能满足其要求，便利于储存图书馆的建设顺利开展。 在我国图书馆界，各级各类图书馆联盟的建设发展为远程存储的实施创造了条件。 各地区高校图书情报工作委员会也能够为储存图书馆的建设提供合作的平台。 这些机构可以充分开展需求调研，组织图书馆进行合作交流，建立合作管理机构，平等协商，对相关问题集体做出决策，推进储存图书馆的建设。 借鉴国外相关经验，确定合理的管理模式和经费支出模式，使参与图书馆都能从远程存储制度的实施过程中获益，调动其参与的积极性，促进低利用率的纸本文献资源的有效保存。 4结语为了解决图书馆用于保存的空间不足和入藏文献数量激增的矛盾，保障文献的长久利用，远程存储在世界范围得到了广泛应用。 结合理论分析和实践调研，我们认为远程存储在我国同样有应用的现实需求。 在远程存储实施过程中，需要结合我国的国情和现实基础，构建相应的模式，满足图书馆的实际需要，促进其良好的应用和功能的发挥。 参考文献1程焕文，潘燕桃.信息资源共享M.北京高等教育出版社，xx55.2程焕文，潘燕桃.信息资源共享M.北京高等教育出版社，xx18-21.3Allen Kent.Encyclopedia ofLibrary andInformation Science(Volume29)M.New York:Marcel Dekker,Inc,1991:102.4David W.Lewis.A 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