行政制度汇编范文.doc

行政制度汇编范文 一、注意环境卫生，严禁乱扔废纸及杂物。 二、办公区内任何时间内严禁吸烟,办公区内严禁吸烟,违反者罚款50元。 吸烟者请到指定区域吸烟。 三、中午自带午餐的员工，请在公司指定地点用餐,并保持桌面及地面的环境卫生。 四、办公区内严禁大声喧哗、聊天。 五、严禁长时间拨打私人电话。 六、办公区内的桌椅及设备每位员工要珍惜、爱护，一旦发现有因使用不当造成损害者，公司将追究其经济责任。 七、办公区内的文件柜钥匙由行政部统一管理，各员工使用的文件柜钥匙自行管理，不得丢失，一旦发生丢失情况，每把赔偿15元。 八、响应公司“开源节流”的号召，在下班之后主动关闭自己的电脑主机、显示器及电源，不关闭显示器和电脑主机的罚款20元/次。 如主机作为服务器需要开机时，请在明显处贴出字条“服务器，请勿关机”，显示器仍请关闭。 九、员工携带公、私物品出门需到行政部办理出门条，经本部门经理及行政部批准后，方可带出公司。 十、不得利用屏幕保护或电脑桌面展示或传播任何不堪入目的、骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其它任何非法的信息资料和画面。 十一、不得利用公司资源进行与公司无关的工作。 如不得利用公司网站宣传个人信息；不得利用公司复印机、打印机印制私人文件等。 3如违反上述规定之一，视情节严重，依据公司奖惩管理办法处理。 4外出交通费用报销规定 一、员工在工作时间内因工作需要外出须经部门总监批准。 公司如配有公车，优先申请使用公车外出，如公车外派则选择公共交通工具。 二、每次报销时，本人将外出情况填写在市内交通费用报销单中，注明事由、时间及起止路线，并对应相关票据，以便于审核。 三、如无相应交通费报销单的车票，财务部一律不予报销，报销时需填写现金报销单。 四、以乘坐公共交通工具以外的方式（例私家车）外出办公的人员，发生的费用将另行审批。 5通讯费用报销规定 一、手机报销规定及标准所有级别人员手机话费报销前先扣除全额的10%（个人承担部分），剩余90%话费参照相关标准执行。 具体标准详见附件1 二、费用报销履行程序及管理办法 1、手机话费每个月报销一次。 2、遇其它特殊情况需报公司各级领导签批后方可报销。 3、无论是否在工作时间内，凡享受手机话费报销者，均应随身携带手机并24小时开机，以确保与公司、客户或关系单位必要、及时的联络。 4、除非工作需要，手机持有人不可将手机转借他人使用。 5、员工分机、直线电话费用由公司统一缴纳。 如违反上述规定，视情节严重，依据公司奖惩管理办法处理。 6交际费用报销规定 一、员工如需发生交际费用时，须提前填写员工交际公关费用申请单，写明事由和申请金额。 需经公司相关领导进行审批。 二、员工应将审批后的员工交际公关费用申请单留存，待返回公司后持交际费发票，作为报销的依据。 三、员工报销交际费用时，按要求填写现金报销单，报销明细表,并将员工交际公关费用申请单及相关发票作为报销依据。 出差管理规定员工因公司业务上的需要而到所在地以外之地方公干者，须按照此规定执行。 一、出差审批员工出差须填写出差申请单，经公司相关领导进行审批，所有员工未经批准不得擅自出差。 二、交通安排由于交通工具(如火车、飞机、汽车等)之班次及车程有所不同，出差时应选择一些有效率、省时、舒适、直接而又安全的交通工具。 交通工具需依照目的地的远近作有效率的安排。 员工须于出差申请表上填写建议使用之来回交通工具，经公司相关领导进行审批。 行政部统一负责协助出差员工预先订购来回之车票或机票，出差员工应提前两个工作日提出申请，以免延误。 乘坐交通工具标准详见附件2 三、住宿标准 1、住宿地方应尽量由公司预先安排，并须顾及住宿地点与出差工作地点之距离，以免在交通上耽误时间。 各级人员住宿标准详见附件 32、所有员工不论级别均应入住标准房间，特殊情况需要升级房间规格必须事先得到管理层的书面批准。 3、出差同行之员工应尽量入住同一酒店，并可按同行人员中较高级别员工之住宿标准安排住宿、同性别之员工应尽量合住同一房间(总监级及以上级别员8工除外)。 4、为了节约公司成本，员工在订房时需优先选择如家酒店，如该酒店房满或与出差地点距离较远，需选择通过携程网方式订房或通过当地办事处进行预订。 如家酒店预订流程及注意事项（详见附件4）携程酒店预订流程及注意事项（详见附件5）填写出差申请单时需注明酒店预订方式、酒店名称、价格及星级等相关情况。 在差旅费报销中未按申请之酒店入住需说明合理原因，否则不予以报销。 四、出差补贴出差补贴包含其他支出，如非公事的交通费、餐费、洗衣、酒店房间小酒吧饮品/食品等；补贴时间头尾算一天。 国总监级（含总监级）以下员工50元/天国际出差总监级（含总监级）以下员工100元/天出差地点为公司所在地周边省、市、区、县并且是短期出差的（一天之内）不适用于以上各项补贴。 其他特殊情况需按所出差地点之情况另行议定并经公司相关领导进行审批后，实行实报实销。 出差补贴结算发放每月一次，员工需将已审批报销明细表复印件交与人力资源部，由人力资源部核实后月底随工资一起发放。 五、差旅预支款项 1、员工可按已批准的出差申请表上的所需款项向财务部申请借支。 2、员工在申请差旅预支款时需结清以往差旅借款后，方可预支。 3、所有费用及借款报销必须在行程结束后一个月内到财务部办理报销手续。 若有特殊情况要延期，必须预先到财务部说明情况并在借款单上注明，经财务总9监签批同意后，方可延期。 4、在旅途中尚未使用或剩余借款应在报销时交还财务部，禁止把该款项保留或转借至其他员工。 六、费用报销 1、下列费用准许凭发票实报实销(所有酒店消费必须同时提供酒店水单作为报销凭证，没有水单的酒店需出具住宿证明并加盖酒店印章) 2、因公事产生的长途电话费及本地电话费、城市建设税、传真费和上网费； 3、所有交际应酬费均按公司有关规定经公司相关领导批准后方可报销。 4、所有外币支付之报销是以人民币结算，结算之汇率是以财务部所指定之汇率，若有实际外币对换证明或银行信用卡对帐单除外。 七、出差审批员工出差前先填写员工出差申请表，按本规定制度第一条规定报批，待申请得到批准后才可落实出差事宜，否则出差费用将不予报销。 经批准的出差申请表，按下述规定报送原件作为报销差旅费的证明文件。 复印件作为申请出差备用金(若发生)的证明文件； 八、申请差旅预支款项员工可以根据已审批的员工出差申请表内的预计开支金额，申请借支差旅款项。 申请借支需填写借款单，并附上已审批的出差申请表复印件，经公司相关领导进行审批。 经批准的借款单按下述规定报送原件财务部复印件作为报销差旅费的证明文件。 九、报销差旅费 101、出差结束后，出差人须填写现金报销单及报销明细表，并附上正本单据、出差申请表和借款单，交部门总监签名批准后，报公司相关领导签批。 2、每一张发票及有关费用证明单据正本均应顺序予以编号，次序应与差旅费用报销单上费用出现的次序一致。 若不能提供正 3、报销人在报销单上填写差旅借支金额，报销金额，及应退还公司款项金额。 4、财务部核对出差员工之出差申请及费用报销单，确保报销金额正确无误，单据合法及齐全，费用归类准确。 并且确保费用报销单上的预支款项金额与借款单相符。 5、出差借款有剩余时，出差员工应交还剩余金额给财务部出纳，出纳须在费用报销单上签名确认收款。 收款人须在收款栏签名及写上日期。 付款后，出纳员须在费用报销单及所有证明文件上盖现金付讫章。 11办公用品领用规定 一、公司各部门所需的办公用品，由行政部统一购置，各部门按实际需要领用。 二、员工领用办公用品需填写办公用品领用申请表后领取。 三、员工个人原因丢失文具短期将不予领取。 四、每周一至五下午500统一领用办公用品。 （特殊情况除外） 五、行政部将对各部门人员领取的非消耗品（计算器、订书器、起订器、资料册等）进行定期清查。 六、员工离职时需将非消耗品（计算器、订书器、起订器、资料册等）交回行政部。 12来访者接待制度 一、因私访客指非联络、处理公司有关业务，而是因私人原因的来访者。 二、因公访客指联络处理公司有关业务的来访者。 三、因私访客接待 1、因私访客指非联络、处理公司有关业务，因私人原因的来访者。 2、因私访客由被访者个人负责接待，时间不宜过长，不可影响被访者工作。 3、上班时间，因私访客与被访者仅限于在前台接待处作短时间接待，不可影响被访者工作，因私访客任何时间不可进入除前台接待处以外的工作区域。 4、任何时间因私访客如有特殊情况需要进入工作区域，需经被访者上级领导及行政部批准。 四、因公访客接待 1、因公访客指联络处理公司有关业务的来访者。 2、如因公访客不需进入工作区域，应在前台会客区等待，并由前台接待员通知被访员工到前台会客。 3、如因公访客需进入工作区域，必须在前台处登记，由前台接待员电话通知被访员工有人来访，如停留期较长，须配戴访客牌。 4、被访员工接到电话通知后，应亲自或委托其他本公司员工到前台陪同因公访客进入公司，如被访者暂时无法接待(如暂时走开、开会等)，因公访客将被要求在前台等候。 会见结束后，被访者（或指派人员）必须将因公访客送出办公区域。 135、因公访客结束后，将临时工牌还回前台，如果被访者（或指派人员）未将临时工牌交回前台造成丢失，行政部将追究被访者责任，每张临时工牌丢失罚款人民币20元。 五、在非上班时间，非工作关系的来访者不可进入公司区域。 如特殊情况需于上班时间进入工作区域或在非上班时间进入公司区域，需经部门总监批准。 六、如违反上述规定之一，视情节严重，依据公司奖惩管理办法处理。 14安全防火管理规定 一、办公区的电路使用要做到合理可靠。 可燃物集中的地方须有明显的防火标志，行政负责人要对重点地方进行定时检查。 二、办公区的防火器材，摆放到位并经常检查，保证其性能上的正常稳定。 三、对职员定期进行防火安全的宣传教育，在思想上提高防火意识，严禁在办公区域吸烟，使用明火，注意各种线路的安全使用，防止火灾隐患的产生。 四、定期对所属人员进行火灾自救常识的宣传教育，做到人人会使用防火器材。 五、积极配合有关部门的安全检查，发现问题及时解决。 如违反上述规定之一，视情节严重，依据公司奖惩管理办法处理。 情节严重的将移交司法机关惩处。 15纸张管理规定为进一步贯彻公司开源节流的方针，对公司办公用纸的使用作如下规定 一、公司内部员工之间提倡无纸办公。 二、提倡使用环保纸。 三、请各位员工对自己的重要保密文件做好管理，打印件、传真件及时取走。 四、不得利用公司资源，印制私人文件。 五、打印机、复印机、传真机纸张由行政部管理，如需纸张，请到行政部领取。 如违反上述规定之一，视情节严重，依据公司奖惩管理办法处理。 16关于公司网络使用管理规定 一、合理使用电脑和网络资源； 二、在使用MSN或QQ等即时通讯软件时，不得打开视频、音频（如QQ音乐、包括双方发送与工作无关的视频及音频）。 三、任何时间不得利用公司网络使用p2p类下载软件如（BT、eDonkey、电驴、QQ音乐、网络电视等软件），或通过、ftp等方式（包含并不仅限于以上列举的方式）下载与工作无关的内容。 例如下载电影，软件，游戏等。 四、因工作需要，使用上述软件下载，需本部门总监审批同意，并由网络管理员安排空闲下载时间进行。 五、请合理使用公司邮箱，不得利用公司邮箱发送垃圾邮件，不得利用公司邮箱在互联网注册和发布与本职工作无关的内容。 六、公司无线网络仅供员工办公使用，不得将公司无线网络的密钥和其它参数泄露。 七、不得携带无线路由器接入到公司局域网，如工作需要请询问系统支持部负责人后，再行接入。 如违反上述规定之一，视情节严重，依据公司奖惩管理办法处理。 17名片印刷规定 一、印制名片范围 1、公司部门主管级（含）以上员工。 2、公司对外联络频繁的员工。 二、印制名片职责 1、行政部1.1行政部统一负责对外印制名片的印刷业务；1.2行政部确定名片印刷供应商及印刷价格，审核名片格式、内容，收、验货，付款等；1.3离职人员失效名片回收销毁。 2、部门负责人审核本部门员工名片印制申请需求及名片印制内容。 3、名片使用者合理使用名片，离职时将未使用完的名片交还行政人事部。 三、印制名片程序 1、名片申请申请人提出申请，填写名片申请单，经公司相关领导审批。 2、名片编排将审批后名片申请单交于行政部，由行政部联系制作公司进行名片内容的编排。 外埠子公司、分公司、办事处员工应将名片申请单传真至北京公司。 3、名片核对行政部、申请人共同确认名片样式、内容、个人信息。 4、名片制作名片内容确认无误后开始进行印刷，预计3个工作日完成印制。 185、名片交付送货时由行政部进行验收，确认无误后通知申请人领取。 外埠子公司、分公司、办事处员工名片由北京行政部快递至当地。 四、名片印制注意事项。 1、各部门负责人、行政部检查职务是否相符，如因工作需要等特殊情况可以使用比实际较高的职务头衔。 2、如有英文使用须符合国际惯例和规范要求。 3、任何人不得私自印制公司名片，不得随意改变公司名片的设计样式、排版等。 4、印制名片者一般为公司主管级以上人员和有对外业务联系者；以外人员一般于试用期满转正后，根据工作需要提出印制申请。 五、其他行政部备用各公司的空白名片，如临时工作需要，员工可到行政部领取。 如违反上述规定之一，视情节严重，依据公司奖惩管理办法处理。 19印章管理规定为了公司正常经营管理活动的开展，维护公司利益，严格规范公司的印章管理，特制定本规定 一、印章范围公章、法人章、合同章、财务章 二、使用印章审批流程公司各级人员使用印章时需按要求填写印章使用单，将其与所需使用印章的文件一并逐级上报，经公司相关领导批准。 三、印章的使用、保管 1、公司总经理授权指定人员全面负责公司的印章管理工作，监督印章的保管和使用。 2、印章必须由保管人妥善保管，严格按照本规定进行使用。 严禁违规使用，不得转借他人。 如有遗失，必须及时向公司行政部报告。 3、印章严禁带出公司使用或保管，确因工作需要需将印章带出公司使用的，应事先填写印章使用单及印章借出登记表，载明事项，按上述审批流程批准后由两人以上共同携带使用。 4、因工作需要需将印章带出公司使用的，使用完毕后应及时将公司印章交回，并将所需使用印章的合同或相应文件交到相关业务部门，以作查询和备案使用。 5、涉及法律等重要事项需使用印章的，依有关规定经法律顾问审核签字后20使用。 6、印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。 7、财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序审批，经部门经理部门总监审批即可。 8、如印章由当地业务人员管理，需遵守公司印章管理规定，使用时需以邮件或传真方式告知印章保管人员，并对印章使用情况做好登记。 每月汇总后发至公司印章管理专员处。 四、违规处理任何人员必须严格依照本规定程序使用印章。 如违反本规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成经济损失的，应对损失进行赔偿。 造成重大损失、情节严重或涉及刑事犯罪的，移送有关司法机关处理。 21会议室使用规定 一、会议室使用办法 1、会议室使用实行登记制度，使用会议室须提前到前台登记预约，并注明使用用途、使用时间及人数；会议更改时间或取消，应及时更改或取消预定登记。 2、会议室实行先登记先使用的原则，如有特殊情况需经总经理批准优先安排。 3、使用会议室时如有特殊设备需求，应事先提出由行政部负责协调解决。 4、使用会议时请爱护各类设施，保持会议室整洁，不乱扔杂物和废弃物。 5、会后关闭照明设备并进行安全检查（门窗）。 6、如有其他问题，请及时与行政部联系。 二、会议室的维护和管理 1、保洁人员定期进行卫生清理，包括会议室桌、椅。 定期清理玻璃窗、窗帘、地板、地毯。 会议室使用前，行政部进行卫生检查，按照使用要求完成桌椅的布局调整。 2、行政部定期检查会议室各设施的状况，并负责会议室桌、椅、音响设备、投影仪的维护和管理。 3、会议室预订情况，请根据前台会议室登记表确认。 如有展示区域，可到展示区域查询，行政部负责及时更新。 4、行政部负责会议室话筒、遥控器、激光笔及相应的设备管理，使用人员应进行借用登记并在会议结束后及时交回，如有丢失，应予赔偿。 225、会议如需其他服务项目，如鲜花、横幅、茶点、矿泉水、午餐等，请提前告知行政部做好准备工作。 如违反上述规定之一，视情节严重，依据公司奖惩管理办法处理。 23关于工作时间办公区域内员工着装相关管理规定为树立和保持公司良好的社会形象，进一步规范化管理，本公司员工应按本规定的要求着装。 一、上班时间公司要求每位员工的着装做到整洁大方，庄重得体，衣着要与工作场合相适宜。 二、星期一至星期四为职业正装日，特殊工作岗位人员（如市场部、销售部、BD人员等）应严格按照相关工作要求进行着装。 三、如无重要会议或接待任务，星期五为便装日，大家可穿着休闲类服饰（前台、人事招聘人员、保安除外）。 四、工作时间内不得着以下服装背心、短裤、迷你裙、吊带装、透明装、拖鞋、过于袒露等有碍观瞻的奇装异服或其它与办公室工作环境不相称的服装。 五、男员工应每天修面，头发经常修剪。 女员工一般应略施淡妆，不准留怪异发型，不得使用气味浓烈的化妆用品。 如违反上述规定之一，视情节严重，依据公司奖惩管理办法处理。 24订购火车票及飞机票相关规定为规范公司员工出差订购火车票、飞机票的管理，现做如下规定 一、根据公司出差管理暂行规定，所有人员需根据所属级别及出差地区按公司规定订票。 二、员工出差由前台统一订票。 如自行订票（异地购买火车票除外），公司只报销票面6折价格，超出部分自行承担。 三、订票时需向前台提供已审批完成的出差申请单，方可订票。 如交通工具升级需一并提供已审批完成的交通工具升级申请单。 四、此制度适用于总经理级以下员工。 如违反上述规定之一，视情节严重，依据公司奖惩管理办法处理。 25公司邮政快递相关规定为规范公司邮政快递的管理，现做如下规定 一、发送快递流程及相关规定 1、发送快件人到公司前台领取由邮局统一印制的邮件寄送单，并请详细填写。 寄送单填写好后，交与前台。 2、工作时间由行政部通知指定的快递公司统一投递，如遇节假日顺延投递时间，紧急情况请直接交邮局并在上班时间说明情况，同时交回寄送底单。 3、私人信件、物品需自费。 4、公司在每月底或下月初，由行政部统一与公司核准后统一结算； 二、相关注意事项 1、如邮寄贵重物品及文件（如手机、印章、合同原件等）、特殊邮递（如DHL、顺风等）、需要做保价的物品，发送快递前需填写快递申请单，经部门总监批准后，将申请单交于前台； 2、填写邮件寄送单请按表格要求逐项填写，请勿漏填； 3、寄送单一定要由寄件人签字，不能由其他人代签，特殊情况由他人代寄后，寄件人应尽快补签急件和保密件，请在寄信单上注明，以便及时投递。 26关于员工卡管理制度为保持公司整体形象，提高员工荣誉感，现做如下规定 一、员工在上班期间必须佩带本公司员工卡，员工卡应挂于最外层衣服上，不得塞入上衣口袋或以其外衣遮盖，违者以未佩戴员工卡处理。 二、新员工在办理入职手续后，由行政部统一发放员工卡。 员工离职后由行政部收回。 三、如未佩戴员工卡，经理级（含）以上人员每次罚款100元；员工级每次罚款50元。 四、如员工将员工卡遗失或损坏需到行政部部登记后补发，并交纳成本费每张10元。 五、员工卡由公司统一设计、印刷，任何人不得私自涂改、印刷，不得将其它内容的卡片与员工卡放置一起。 六、由行政部负责日常监督执行。 27图书管理制度为丰富员工业余生活，提高员工的素质，打造优秀的团队，筑就良好的企业文化，快速提升企业的竞争力，经公司行政部研究决定，特建立公司图书库，具体相关制度规定如下 一、借还制度 1、需借阅人员必须在行政部办理书面借阅手续，方可借阅； 2、在借阅过程中，借阅人应当注意爱护图书，不得撕页、圈点、注字、折叠、剪裁等。 若有丢失损坏按图书原价赔偿； 3、每位员工每次借阅本数不得超过2本，单次借阅时间最长不得超过30天； 4、每位借阅人必须按规定及时还书，如在最长期限后2天内，还未能及时还书的人员，视情节予以处罚，最高处罚同等于图书的成本价格； 5、如需续借，在延长期2天内，在行政部办理书面续借手续，方可续借； 6、图书借阅的过程中，借阅人不得私自将图书转借给其他员工，如需转借，必须到图书管理部门办理转借手续。 如因任何转借原因发生的书籍损坏等损失，由第一借阅人负全面责任； 7、借阅情况详见公司论坛读书会版块。 二、维护保养制度 1、图书管理部门必须保持图书的整洁、整齐，发现破损，要及时装订、裱糊； 2、图书管理部门必须按规定做好相应的防护措施，如防尘、防潮、防火、防霉、防虫、防盗等； 283、如因管理不善，造成的图书损失，责任由管理员自负。 三、报损制度 1、由于自然灾害等非责任事故造成的丢失损坏，确系无法修补，责任无法明确时，请示有关领导，申请报损； 2、相关部门负责按规定填写固定资产损坏凭单，并及时进行帐目核算 3、当书籍损坏无法修补时，应及时向领导提出报告，进行重新补购。 四、购书制度 1、为了能降低公司的采购成本，充分利用网络资源，公司提倡员工从网络上下载书籍，并将电子版本的书籍提交至行政部，由行政部增加至图书数据库，以实现资源共享； 2、如因工作所需，确实需要购买纸质书籍，公司提倡员工个人购书； 3、个人购买书籍由行政部统一编入公司书库，统一保管，提供给公司全体员工借阅； 4、申请购买书籍必须填写图书采购申请表，经上级领导行政部分管副总批准后方可购买； 5、保存购书发票，公司对费用进行实额报销； 6、由行政部及时收集员工相关信息，并负责对员工需求书籍的申购工作。 29附件1手机话费报销标准1）总经理级人员（含总经理、首席财务执行官）全额报销。 2）副总经理500元报销标准。 500元以内金额报实际发生金额的90%；若扣除10%后超出500元，则按标准500元进行报销。 3）总监级人员（含总监、副总监）300元报销标准300元以内金额报实际发生金额的90%；若扣除10%后超出300元，则按标准300元进行报销。 4)经理级人员（含高级经理、经理、副经理）200元报销标准200元以内金额报实际发生金额的90%；若扣除10%后超出200元，则按标准200元进行报销。 5）主管级、员工级手机费用一般不予报销。 如因工作需要经常外出联系业务，填写手机费申请单经上级领导行政部财务部分管副总总经理董事批准后给予一定额度报销，报销标准及额度为渠道运营及市场销售体系部门标准为150元，超出部分个人支付；日常办公部门标准为100元，超出部分个人支付。 30各级员工手机话费报销标准一览表注所有级别人员手机话费报销前先扣除10%（个人承担部分），话费90%参照上述标准进行报附件2乘坐交通工具标准 1、总经理级（含总经理、副总经理）、总经理助理级标准一律乘坐飞机经济客舱，处理紧急事务可以乘坐商务客舱。 2、总监级人员（含总监、副总监）经理级人员（含高级经理、经理、副经理、员工级标准出差根据目的地远近需乘坐不同交通工具，具体标准如下一类地区、云南、广西、贵州、海南、西藏、福建、广东、青海、重庆、四川、甘肃、浙江、湖南、江西、宁夏、黑龙江、湖北、上海二类地区陕西、江苏、安徽、河南、辽宁三类地区山西、山东、河北、天津及距京500公里（含）以内的地