行政采购及办公物资管理制度.doc

行政采购及办公物资管理制度 xx-08-01印发xx-08-01实施四川金恒德西部控股集团有限公司四川金恒德西部控股集团有限公司行政采购及办公物资管理制度金恒德集团有限公司制度JHD/ZDJHD SCXK/ZD0601-xx2目录1目的32范围33管理职责34采购分类45固定供应商管理46采购实施67采购权限78采购原则79物品分类810附则811附件83四川金恒德西部控股集团有限公司行政采购及办公物资管理制度1目的为加强公司行政采购及办公物资管理，控制行政费用开支，规范行政采购及办公物资管理的流程与权责，本着勤俭节约和有利于工作的原则，结合公司行政采购及办公物资管理实际情况，特制定四川金恒德西部控股集团有限公司行政采购及办公物资管理制度（以下简称“本制度”）。 2范围适用于四川金恒德西部控股集团有限公司所有涉及行政采购及办公物资管理的流程及权责。 其他相关单位可参照本制度执行或按照实际情况在此制度框架下制定细则或指引。 3管理职责3.1综合部1）负责本制度的拟定、报批、修订、注销。 2）负责办公物资供应商管理、筛选、审核、履约评估及更换。 3）负责行政采购的实施。 4）负责办公物资入库、保管、出库、发放、统计等管理工作。 45）负责办公用品费用预算、控制及报销支付。 6）协助财务部进行审计工作。 3.2财务部1）协助综合部进行公对公款项支付。 2）负责行政采购的审计工作。 3.2各使用部门1）指定专人负责本部门办公用品需求统计、申购及领用。 2）部门负责人负责本部门办公用品需求合理性进行审核。 3）对本制度优化进行建议。 4采购分类（附件1）4.1固定采购类1）办公用品、劳保用品、办公耗材、办公设备、办公家具等；2）协议酒店、票务、餐饮等；3）接待物资、饮用水、印刷品等；4）办公家具、办公设备维修维护等。 4.2临时采购类1）礼品、活动物资；2）因特殊情况的固定采购类临时性采购；3）其他归属行政采购范畴物资。 5固定供应商管理55.1所有固定采购需设置固定供应商，并至少有一家备选供应商，付款方式应为公对公转账的月付或季付，所选供应商均可送货上门。 5.2供应商筛选标准1）营业执照、代理商授权书等资质证件；2）经营情况良好，出现质量问题造成我司损失时具有足够赔偿能力，并能够做出保证（保证书、保证金等）；3）有较强的配合意识，有知名企业合作业绩；4）良好的服务意识，专人提供对接服务；5）质优价廉，同品牌同款式具有竞争优势；送货及时，接到通知两个工作日到货，因质量退换货三个工作日内完成。 5.3综合部行政前台负责供应商信息收集及筛选工作，每个采购类别至少筛选三家以上合格供应商进行评估。 5.4每年第三季度综合部行政主管组织对现有供应商进行履约评估；履约评估包括服务意识、产品质量、按时到货率、价格等；同时，对新进供应商进行筛选、审核、考察、评估。 5.5每个采购类别至少需确定AB类供应商各一家，A类供应商为正式供应商，B类供应商为备选供应商，当A类供应商无法正常提供服务时，及时启用B类供应商进行服务。 5.6确定供应商后，由综合部行政主管按规定流程与供应商（A类）签订“固定供应商采购协议”（附件2），期限为一年；供应商（B类）做为储备不签订协议。 5.7综合部负责人负责组织不定期对市场价格及产品质量进行检查，根据检查结果制定检查报告，作为供应商评估依据。 65.8供应商审核示意图6采购实施6.1所有行政类采购应尽量集中申请，各部门负责人需把控申请次数。 6.2原则上，办公物资、劳保用品、耗材、设施设备等每月进行一次申购，其他采购按需进行。 6.3按月采购的申购提报截止日期为每月15日（如遇节假顺延）；综合部行政前台负责申购收集汇总并与各部门负责人确认，每月20日完成申购审批；每月30日完成采购、入库及出库发放。 （附件3）6.4按需采购的申购流程完成后，综合部行政主管负责与需求部门确认，三个工作日完成询价及采购审批；三个工作日完成采购、入库及出库发放（定制产品除外）。 6.5所有物资采购完成后，均需在综合部行政前台办理入库手续，并进行登记后方可办理出库；低值耐用品及固定资产还需进行固定资产编号（按固定资产供应商收集供应商筛选供应商审核确认AB供签订供应商采购协资料存档不合B类供复审依内部审淘汰A类供应商储备履约评估7管理办法实施管理）；入库、库存、出库必须相符，综合部负责人不定期进行核查。 6.6综合部行政前台需对常用物资设定最低库存，与各部门需求同时申购进行补充；并每月统计各部门办公用品费用，每季度进行一次公示。 6.7财务部主办会计每季度对行政类采购费用进行审计工作；综合部配合其审计工作。 7采购权限固定类采购7.1按公司流程完成审批后，办公设备、办公耗材由信息专员负责采购；协议酒店、机票、餐饮由行政前台负责预订；其他类别均有行政主管负责采购。 临时类采购7.2单次/单件金额超过20000元（含）以上的，必须由综合部、需求部门、财务部共同考察、询价（含电商）三家以上并报批后，由行政主管负责采购。 7.3单次/单件金额超过2000元（含）以上的，必须进行三家以上比价并报批后（含电商），由行政主管负责采购。 7.4单次/单件金额低于2000元的，可由综合部行政主管报批后就近采购（含电商）。 8采购原则8.1直购原则凡能以厂家为供应商的，不允许通过经销商采购；能以经销商为供应商的，不允许通过零售商采购；尽量去除中间环节，降低成本。 88.2比较原则同价质优、同质服优、同服速优，通过货比三家，比价格、比质量、比服务、比速度等方式择优选择供应商。 8.3就近原则能在本地采购的，尽量到采用异地采购，以时效性、实用性为原则。 9物品分类（附件1）9.1消耗品按5元/人/月申领，超出部分自行负责。 9.2办公耗材按实际消耗进行申领。 9.3劳保用品按实际消耗进行申领。 9.4维修用品按实际使用进行申领。 9.5低值耐用品以损换新方式申领。 9.6固定资产以损换