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科研经费过程管理要点解析 科研经费管理办公室 主要内容一 科研经费全过程管理的理念二 课题经费预算编制的要点三 课题经费的管理四 课题经费的使用五 课题经费管理和使用的基本要点 政策 六 课题经费管理和使用的注意事项 实务 七 科研经费管理办公室的职能 科研经费管理办公室 一 科研经费全过程管理的理念课题经费管理和使用是关键环节 重中之重 1 预算申请编制 争取经费 2 经费管理和使用 规范使用和执行进度 3 课题验收 通过财务审计和财务验收 4 结余经费的管理和使用 避免或少上缴 科研经费管理办公室 二 课题经费预算编制的要点 1 三性原则 目标相关性 政策相符性 经济合理性 2 采取 化整为零 的策略 预算书内容详略得当 预算科目相对独立 避免重复预算 3 在材料费预算科目中编制少量的办公用品内容 4 合作单位 协作单位 及合作 协作 经费必须明确 5 大额材料采购单位 测试化验加工单位必须明确 科研经费管理办公室 三 课题经费的管理 一 科研经费管理的层次 二 课题经费管理的外部形势 三 课题负责人负责制 四 课题经费管理的依据 五 课题经费管理的意识 科研经费管理办公室 三 课题经费的管理 一 科研经费管理的层次 1 政府层面 2 学校层面 3 课题层面 科研经费管理办公室 三 课题经费的管理 二 课题经费管理的外部形势 以合规性和真实性为监管重点 外部监管形成高压态势 加大了问责力度 1 政出多门的监管 外部监管部门上有教育部 科技部 财政部 国家审计署等国家部委 下有省教育厅 省科技厅 省财政厅等省级部门 2 多元化的监管制度 项目 课题 实施经费预算管理制 结余经费原渠道收回政策 国库集中支付制度 政府采购制 课题中期检查制 财务验收制等制度 科研经费管理办公室 三 课题经费的管理 3 监管的频率越来越高 各种定期或不定期 常规的或非常规的 现场的或非现场的检查越来越多 包括抽查 巡视 监督评估 专项财务检查等活动 4 全方位的监管 既有对项目 课题 第一承担单位的检查 又有对合作单位经费执行情况的延伸检查 既有对学校层面的检查 又有对项目 课题 层面的检查 科研经费管理办公室 三 课题经费的管理 5 监管执行的标准越来越高 要求整改的措施越来越严厉 实施以查验账表记账凭证原件及所附原始凭证等各类证明要件 并需单位法人代表 财务负责人及项目 课题 负责人对所提供材料真实客观性作出共同承诺为前提的精细化检查 科研经费管理办公室 三 课题经费的管理 三 课题负责人负责制项目 课题 负责人对所承担项目 课题 经费负主要责任 纵向科研项目经费使用必须严格按照有关管理办法和对照批复的课题预算规范使用科研经费 横向科研项目经费使用严格按合同规定执行 项目负责人应当恪守诚信原则 自觉接受有关部门的管理和监督 并对科研经费使用的真实性 合法性和有效性 相关性承担直接的经济与法律责任 科研经费管理办公室 三 课题经费的管理 四 课题经费管理的依据 合法性 合规性 真实性 1 国家的财经法律法规 基本性的 2 对应的专项经费管理办法 指导性的 3 对应的概预算申报指南 手册 注意事项等 针对性的 4 学校内部控制制度及业务流程 细节性的 5 批复的预算书 最直接的 包括金额 内容 执行进度的要求 科研经费管理办公室 三 课题经费的管理 五 课题经费管理的意识规范管理 意识先行 1 国有资产意识 2 财务监督意识 3 预算管理意识 4 法律意识 科研经费管理办公室 三 课题经费的管理 1 国有资产意识以学校名义取得的各类科研经费 包括横向科研经费 均作为学校收入 须全部纳入学校财务部门统一管理 在学校实有资金账户或国库集中支付账户中收支 单独核算 专款专用 科研经费形成的固定资产属国有资产 2 财务监督意识科研经费不是个人私产 项目 课题 负责人应自觉接受有关部门的监督和检查 遵守国家各项财经法律法规 科研经费管理办公室 三 课题经费的管理 3 预算管理意识课题负责人应对照批复的课题预算执行 遵守相关的专项经费管理办法或所签订的有效力的相关科研合同 按照预算的开支范围和开支标准 进行预算总额与分科目预算额度的分项控制 兼顾预算的金额 内容及执行进度 规范使用科研经费 维护预算的严肃性 提高合规性 4 法律意识项目 课题 负责人应将科研经费合理用于与项目有关的各项支出 严禁用于与科研活动无关的支出 严禁以任何方式从科研经费中谋取私利 对弄虚作假 截留 挪用 挤占科研经费等违反财经纪律的行为 应按照有关规定予以处罚 构成犯罪的 依法移送司法机关追究刑事责任 科研经费管理办公室 四 课题经费的使用基本原则 目标相关性 与科研任务相关与预算相关政策相符性经济合理性 科研经费管理办公室 五 课题经费管理和使用的基本要点 政策 1 2009年学校开始投入使用的预算控制模板系统功能强于金额和执行进度的有效控制 但弱于对预算内容进行有效控制 主要包括相关性 相符性 必要性 因此还须由项目 课题 负责人自主把关 并作合理解释 有书面要求时则须提供书面说明或证明 2 项目 课题 经费具有专属性 即相对独立性 课题之间的经费不相关 从管理政策要求来讲 需确保专款专用 忌讳混淆统筹使用 课题负责人不能将旗下所有课题经费等同不分家 随意统筹使用经费 科研经费管理办公室 五 课题经费管理和使用的基本要点 政策 3 课题经费使用必须以与课题研究任务具有相关性为前提 4 课题经费使用具有时效性 在课题研究周期或一个合理时间段范围之外的经费使用往往不被认定 5 课题经费使用如有重大预算调整事项发生 包括课题预算总额调整 课题承担单位变更等 以及课题预算总额不变 课题合作单位之间以及增加或减少课题合作单位的预算调整 应当按一定的程序及时向上级部门履行核批程序 对课题经费预算科目之间的调整则应按照相应的专项经费管理办法要求按一定程序核批 课题自行作出预算调整的事项往往不被认定 科研经费管理办公室 五 课题经费管理和使用的基本要点 政策 6 结余经费原渠道收回政策实指课题净结余上缴 有验收环节的课题可以保留少量经费留待后续支出 净结余 财务审计审定日认定账面结余 财务审计审定日后的应付未付款 有证据表明尚未结算报销的款项 财务审计审定日认定的后续合理支出 审计审定日后可预计的合理支出 结题财务验收专家组不认定的支出数 科研经费管理办公室 五 课题经费管理和使用的基本要点 政策 7 课题负责人须理解预算科目的要义 材料费科目归集材料的采购价 还可以归集采购材料所发生的运输 装卸和整理等费用 劳务费是支付给课题组中没有工资性收入的相关人员的劳务性费用 包括本科生 研究生 项目制聘用人员 退休返聘人员 博士后等临时聘用人员的劳务性费用 为免误会 不能称呼为工资 会议费是指举办会议发生的费用 不包括出差参加会议的费用 出差参加会议的费用应归集到差旅费 差旅费是指国内差旅费 而不是指出国差旅费 国际合作与交流费包括出国和来华交流两部分 出国在职人员必须是课题组成员 设备费主要是课题专用仪器设备 通用设备 如电脑 冰箱 空调等 批复的预算里没有的话 则是不能开支的 间接费用包括管理费用和绩效支出 学校可以制定内部政策统筹安排使用 科研经费管理办公室 五 课题经费管理和使用的基本要点 政策 8 存在下列八种行为之一的 不能通过财务验收 这是财务验收的红线 须引起足够的重视 1 编报虚假预算 套取国家财政资金 2 未对专项经费进行单独核算 3 截留 挤占 挪用专项经费 4 违反规定转拨 转移专项经费 5 提供虚假财务会计资料 6 未按规定执行和调整预算 7 虚假承诺 自筹经费不到位 8 其他违反国家财经纪律的行为 科研经费管理办公室 六 课题经费管理和使用的注意事项 实务 1 在材料费预算科目中开支办公用品的问题 如打印机 硒鼓 u盘 录音笔 纸张等 而且量多价大 容易被核减 大部分纵向科研项目一般不允许开支办公用品 只有批复的预算里有办公用品内容的 才可以开支少量的办公用品 课题负责人应对照批复预算的具体内容和金额 有度地或极少量地报销办公用品 并由项目 课题 负责人负责解释或承担被核减的后果 2 燃料动力费预算科目开支私家车的燃油费 出版 文献 信息传播 知识产权事务费预算科目开支个人手机话费 网络费 专利年费等都可能被核减 这类支出因不具直接相关性 被核减的可能性很大 科研经费管理办公室 六 课题经费管理和使用的注意事项 实务 3 通用设备专用化问题 容易被核减 确实是专业所需 并在批复预算里明确的通有设备 如空调 电脑 冰箱等 才可以列支 否则容易被核减 一般情况下 通用设备都不属于专用仪器设备范围 如果已经开支 需要整改退回 4 仪器设备采购有否纳入政府采购 履行招投标程序 对纳入省级地方国库集中支付的仪器设备必须履行招投标程序 对未纳入省级地方国库集中支付的仪器设备批量金额在10万元及以上的 必须履行招投标程序 科研经费管理办公室 六 课题经费管理和使用的注意事项 实务 5 会议费的开支范围及标准问题 项目 课题 组举办的会议费标准是三类会议标准 即400元 人天 要控制会议天数和参加人数 会期最多一般不超过3天 开支标准可以统筹使用 主要用于与会代表住宿 场租费 伙食补助等 不能开支会议礼品 参观游览费用 与会专家差旅费等 不包含专家咨询费 6 劳务费发放问题 劳务费发放对象及发放程序是外部监管必查点 劳务费只能支付给没有工资性收入的课题组相关人员 我校都是发到个人银行账户的 但如果误发 或超过研究周期发放的 则需整改退回 劳务费严禁发到年龄明显不合理的人员上 严禁发到学生后 转回到在职人员上 近期舆论媒体报导披露的问题大都与此类问题有关 科研经费管理办公室 六 课题经费管理和使用的注意事项 实务 7 专家咨询费发放问题 专家咨询费的签名是否真实 有否代领代签的情况 有否课题组成员 包括合作单位的课题参与人员领用专家咨询费的情况 课题组需自查自纠 科研经费管理办公室 六 课题经费管理和使用的注意事项 实务 8 外拨合作经费问题 合作经费是外部监管必查点 项目 课题 负责人必须按照批复预算规定的合作单位和合作金额及时转拨给校外合作单位 如有调整 务必按照规定的程序向上级主管部门报批 目前 外部监管重点关注合作单位的法人代表 股权结构 经营范围 经营资质 财务核算情况 以及有无层层转拨经费脱离监管的情况 以全面考察资金的安全性 有否有失公允向关联企业利益输送 借科研协作之名 转移资金到私人利益 近期舆论媒体报导披露的问题大都与此类问题有关 科研经费管理办公室 七 科研经费管理办公室的职能 2008年5月计划财务处内部增设 编制4人 为科研经费提供更为精细化 专业化的财务管理与服务 助推提升科研经费管理水平 主要职责 参与科技政策分析与校内管理制度的制定 预算编制的指导 多形式进行国家科技政策的宣传和培训 预算管理意识教育 审查决算 科研预算控