办公室礼仪培训课件(PPT 75页).ppt

主讲 蔡丹 办公室礼仪培训 礼仪的作用 内强个人素质 外塑单位形象 人际关系的润滑剂 现代竞争的附加值 律己敬人 礼仪培训目录 第一部分办公室礼仪之形象第二部分办公室礼仪之接待第三部分办公室礼仪之会议第四部分办公室礼仪之沟通第五部分办公室礼仪之电话第六部分办公室礼仪之相处第七部分办公室礼仪之餐饮第八部分常用办公文书的模板展示 第一部分 办公室礼仪之形象礼仪 形象礼仪 清洁的面容和双手整齐的发型适度的化妆 女士 三勤五忌 三勤 是勤洗澡 勤换衣裤 勤漱口 五忌 是上班前忌吃葱 蒜 韭菜 臭豆腐 萝卜等强烈刺激性的食品 形象礼仪 T timeP placeO object 场合 工作场合 庄重严肃社交场合 时尚个性休闲场合 轻松舒适 形象礼仪 工作服是标志一个人从事何种职业的服装 故又称岗位识别服 工作服 男士自我形象检查 女士自我形象检查 着装配色表一 着装配色表二 第二部分 办公室礼仪之接待礼仪 不受欢迎的姿态 一指禅双手抱在胸前倚 靠 躺坐在椅子里面抖腿双手插在口袋里坐时手插腿间跷腿时脚尖或脚底朝着对方 站姿 基本要求 端正 自然 亲切 稳重 具体要求 一 上身正直 头正目平 微收下颌 面带微笑 二 挺胸收腹 腰直肩平 双臂自然下垂 两腿相靠站直 肌肉略有收缩感 站姿的变换 1 侧放式 男 女 2 前腹式 男 女 3 后背式 男 4 丁字步 女 资站 丁字步 坐姿的变换 入座 从座位的左侧轻稳入坐 女士入座前要先拢裙子再坐 离座 右脚或双脚向后退半步 再起立 讲究左入左出 基本要求 1 挺胸 拔背 上体自然挺直 坐满椅子2 3左右 2 双目平视 下颌微收 双肩平正放松 双臂自然弯曲 双手掌心向下置于腿部或沙发扶手上 3 双膝自然并拢 双脚尖向正前方或交叠 男士坐姿变换 端正式 侧转式 社交式 屈膝开立式 女士坐姿变换 端正式 社交式 侧挂式 型 坐姿 女士上下轿车的优雅仪态 演示 女士穿裙装时 上 下小轿车最优雅而礼貌的姿态是怎样的 上车 下车 首先拉开车门 先侧过身体 把双腿并拢一块移出车外 可以用手稍扶椅 直立起身 稍加整理衣服 关上车门 首先拉开车门 先将背部侧向坐位 坐到座位上 再把双腿并拢一块收进车内 坐好后稍加整理衣服 坐定 关上车门 女士上下轿车的优雅仪态 展现风度的走姿 步位 女士双脚内侧落在一条直线上 男士两脚跟交替行进在一条直线上 脚尖稍向外展 步度 前脚的脚跟与后脚的脚尖相距一脚之隔 并可根据服饰 鞋 场地的不同而有所调整 步速 女士每分钟118 120步 男士每分钟108 110步 正确的走姿 头正 目平 下颌微收 面露微笑 挺胸 收腹 立腰 重心稍前倾 双肩平稳 双臂前后自然摆动30 35度为宜 走姿是一种动态的美 轻松敏捷 协调稳健的步姿 会给人以积极向上的美的感受 五指伸直并拢 掌心斜向上方 腕关节伸直 手与前臂形成直线 以肘关节为轴 弯曲140度左右为宜 手掌与地面基本上形成45度角 手势规范 手位示范 陪同引导 递接物品 文字正面朝向对方 间距适当 双目互视 双手递接尖利物品 双目互视 递接物品 招手致意 米 右手 一指神功 左右开弓 比手划脚 手势注意 OK 型手势 V 字形手势 表示赞赏 手势禁忌 待客位次一 主客人桌子人 主客人桌子人主方客方随员随员 待客位次二 客方6421357桌子主方7531246 主桌客方子方 76543211234567 生僻姓氏读音 姓氏里有一些字比较少用 有一些还是多音字 所以知道这些字的标准读音 在工作中交往中更能显示出从容不迫和见多识广 贲ben1蹇jian3乜nie4卜bu3解xie4谬miu4酆feng1缪miu4阚kan4逄pang2郇huan2朴piao2谌chen2蒯kuai3邛qiong2仇qiu2区ou1单shan4夔kui2麴qu1厍she4乐yue4璩qu2娄lou2卻que4佘she2逯lu4阙que4妫gui1芈mi3任ren2籍ji2宓mi4阮ruan3殳shu1覃qin2隗wei3郤xi4忻xin1殷yin1昝zan4迮ze2仉zhang3甄zhen1訾zi1亓qi2澹台tan4tai2万俟mo4qi2尉迟yu4chi2颛孙zhuan1sun1 第三部分 办公室礼仪之会议礼仪 效率就是效益 会议礼仪 参会基本礼仪 不迟到 不早退 认真聆听发言 重点内容应做记录 不做与会议无关的事 如打游戏 看报纸 抓耳搔腮 转笔等 坐姿端正 不倚 不靠 不斜坐 并且要正面面对发言者 以示对发言者的重视和尊重 同时也是对自己的尊重 把手机关闭或至少调成振动状态 主持人 发言人 半圆形会见座位安排 合影位次安排 第四部分 办公室礼仪之沟通礼仪 沟通礼仪 沟通三要素 听 说 问 目光 表情 笑容 人面部情态的变化 具有沟通感情传递信息的作用 坦然亲切有神 要求 真诚发自内心 要求 表情 公务注视 双目 额头 社交注视 双目 唇心 亲密注视 双目 胸部 目光 目光接触的技巧 眼神接触的技巧 忌 上下打量 第五部分 办公室礼仪之电话礼仪 电话礼仪 电话响得不耐烦才拿起电话接听 一边接电话 一边嚼口香糖 一边和同事说笑一边接电话 遇到需要记录某些重要数据时 总是手忙脚乱的到处找笔 抓起话筒却不知从何说起 语无伦次 使用超级 简略语 我 嗯 是 不 挂完电话才想起还有问题没有说 抓着话筒向整个办公室吆喝 XXX 你的电话 态度冷淡地说 不在 便挂断电话 你是否有过类似情形 电话礼仪 拨打 接听转达可能出现的情况 第六部分 办公室礼仪之相处礼仪 你受人欢迎吗 培训测试 你受人欢迎吗 翻开你家的衣橱 不论是冬装 夏装 还是衣服 裤子 乍看之下 你的衣物以什么色系为主呢 a 深暗色系b 亮眼色系c 柔和色系d 粉彩色系 测试结果 a受欢迎指数60分你是个很安静的人 喜欢一个人静静思考事情或是埋头在自己喜欢的书里 君子之交淡如水 最能说明你的交友状况 b受欢迎指数70分在一个新环境里 人家最先认识的人往往就是你 因为你最容易和人打成一片 但是 和你交往的朋友多半是三分钟热度 c受欢迎指数99分你的个性开朗 随和 也懂得关心周围的朋友 所以你的人缘指数一级棒 但如果有朋友得罪你 你的反应也是相当情绪化的 d受欢迎指数80分大家总是不知不觉就会被两性网你吸引过来 但也正因如此 你常常被宠坏 有时 朋友们苦口婆心的意见会被你丢到一旁 要知道 这样只会让真正关心你的朋友越来越少 要求 举止文雅表达恰当言简意赅表情自然声音优美注意口腔卫生 称呼语指在日常工作中与宾客交谈或沟通信息时应恰当使用的称呼 称呼用语 介绍 介绍时更受尊重者有优先知情权把地位 职务低的介绍给地位 职务高的 把男士介绍给女士 把晚辈介绍给长辈 把客户介绍给主人 握手 握手姿势 伸出右手 手掌与地面垂直 五指并拢 稍用力握住对方的手掌 持续3 6秒 身体稍前倾 双目注视对方 面带微笑 初次见面一般3秒以内 一定要用右手 伸出的手是洁净的 握手前要先脱帽 摘墨镜 摘手套 握手时眼睛注视对方 不要做其他事情或与他人交谈 不宜交叉握手 不宜坐着与人握手 握手禁忌 热情过头 用力过猛 会让对方不知所措 死鱼式握手 冷冰冰的 只是被动地配合 显得冷淡 不欢迎 名片礼仪 1 名片正面向上 文字正面朝向对方 2 与外商交往 应将印有外文的一面朝上并朝向对方 3 准备充足的名片 4 把握递送名片的时机 5 赠送名片应有所选择 6 熟悉名片的多种用途 7 掌握递接名片的正确姿势 名片放哪里 相处礼仪 三声 来有应声 问有答声 走有送声 三到 客人到 微笑到 敬语到 三S 看 See 微笑 Smile 起立 Standup 交谈的三A规则 交谈的三A规则是 接受别人accept赞同别人agree重视别人attention 沟通六道 您好 好的 好吗 请 谢谢 对不起 交谈的禁忌 不要独白 不要插嘴 不要抬杠 不要否定 适可而止 谈话交际中的 七不问 1 不问年龄2 不问婚姻3 不问收入4 不问住址5 不问经历6 不问信仰7 不问身体 隐私权 1 行为不文明 举止不顾及别人 2 不注意个人形象 3 工作时间奇装异服 4 工作场合与领导相处不注意分寸 5 工作时间制造噪音 干扰别人正常的工作 如扎堆聊天 6 工作时间接打私人电话 煲电话粥 替人转接电话大声喊叫 7 同事之间过分 关心 别人 或 不拘小节 8 工作上 事不关己 高高挂起 9 同事之间 拉帮结派 10 办公桌上 惨不忍睹 影响办公室人际关系的十个 小节 第七部分 办公室礼仪之餐饮礼仪 餐饮礼仪 在餐桌上的表现可以推测你在客户 同事或领导面前的表现 餐桌上的举止 是对一个人的礼仪和修养的最好考验 你的事业可能会在餐桌上发展起来 也有可能在餐桌上跌落下去 你在品味食物别人在品味你 宴请的五M规则 见面的人是谁meeting费用money菜单menu环境media举止manner 如何敬酒 除主人和服务人员外 其他人不要给别人斟酒 斟酒从位高者开始 然后顺时针斟 白酒和啤酒可以斟满 洋酒不用斟满 敬酒应该在特定的时间进行 并以不影响来宾用餐为首要考虑 敬酒要注意是在对方方便的时候 比如他当时没有和其他人敬酒 嘴里不在咀嚼 认为对方可能愿意接受你的敬酒 而且 如果向同一个人敬酒 应该等身份比自己高的人敬过之后再敬 一般情况下应按年龄大小 职位高低 宾主身份为序 敬酒前一定要充分考虑好敬酒的顺序 分明主次 避免出现尴尬的情况 在中餐里 主人亲自向你敬酒干杯后 要回敬主人 和他再干一杯 1 无论食物多么美味 都不要用 叭叭 的响声来赞美 2 适量地把食品送入口中 不要让口中塞满食物 3 不宜把不能咽下的东西 在众目睽睽之下吐出 应侧在一旁 在不引人注目时吐入餐巾纸内 4 不宜对别人点的食物进行抱怨 5 即使远处的菜再好吃 也不可以站起来去 努力 地够 6 餐桌上向人灌酒并不一定会受欢迎 7 不宜张开大口当众剔牙 8 不宜在吃东西时说话 9 不宜用自己的餐具为别人夹菜 10 食物或饮料再烫 也要让它自然凉 不要去 吹 11 胳膊肘是不放在桌上的 餐桌礼仪禁忌 宴会的座次 第八部分 常用办公文书的模版展示 文书参考模板目录 1 会议记录的写作要求2 接听电话记录表3 邀请函范文4 业务信息表5 员工奖惩通知单6 祝酒词 会议记录的写作要求 第一是记录会议的组织情况 应写明 1 会议的名称 2 开会的时间 3 开会的地点 4 出缺席和列席人员 5 主持人的姓名 6 记录人的姓名 7 备注 有些会议还要写清楚会议的起止时间 年 月 日 会议记录的写作要求 第二部分是记录会议的内容 这是会议记录的重要组成部分 1 要写明发言人的姓名 发言的内容 包括讨论的内容 提出的建议 通过的决议等 必要时 还要记下表决情况 如全体通过或多少人同意 多少人异议 多少人弃权 2 记录还要记下会议的有关动态 如发言中的插话 笑声 掌声 临时中断以及会场重要情况等等 3 会议结束 记录完了 就要另起一行写 散会 两字 重要的会议记录 要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字 4 会议的记录在方法上有详细记录和摘要记录两种 这两种记录 采用哪一种 要根据会议的性质和内容来定 接听电话记录表 邀请函 公司年会邀请函的写法公司年会邀请函的基本内容与年会通知一致 包括年会的背景 目的和名称 主办单位和组织机构 会议内容和形式 参加对象 会议的时间和地点 联络方式以及其他需要说明的事项 1 标题 由年会名称和 邀请函 书 组成 一般可不写主办机关名称和 关于举办 的字样 2 称呼 邀请函的发送对象有三类情况 1 发送到单位的邀请函 应当写单位名称 由于邀请函是一种礼仪性文书 称呼中要用单称的写法 不宜用泛称 统称 以示礼貌和尊重 2 邀请函直接发给个人的 应当写个人姓名 前冠 尊敬的 敬语词 后缀 先生 女士 同志 等 3 网上或报刊上公开发布的邀请函 由于对象不确定 可省略称呼 或以 敬启者 统称 3 正文 正文应逐项载明具体内容 开头部分写明举办年会的背景和目的 用 特邀请您出席 列席 照应称呼 再用过渡句转入下文 主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项 最后写明联系联络信息和联络方式 结尾处也可写 此致 再换行顶格写 敬礼 亦可省略 4 落款 因邀请函的标题一般不标注主办单位名称 因此落款处应当署主办单位名称并盖章 5 成文时间 写明具体的年 月 日 范文 2015公司年会邀请函 小姐 先生 仰首是春 俯首成秋 xx公司迎来了她的第一个新年 我们深知在发展的道路上离不开您的合作与支持 我们取得成绩中有您的辛勤工作 久久联合 岁岁相长 作为一家成熟专业的XX公司我们珍惜您的选择 我们愿意与您一起分享对新年的喜悦与期盼 故在此邀请您参加XXXX公司举办的新年酒会 与您共话友情 展望将来 如蒙应允 不胜欣喜 地点 时间 业务信息表 员工奖惩通知单 祝酒词 祝酒词 在宴会开宴前 所发表的表示挚诚敬祝的讲话 格式 标题 称谓 正文 致词人 或代表谁 在什么情况下 向出席者表示欢迎 感谢和问候 谈成绩 作用 意义 展望未来 联系面