应用文写作讲义[1].doc

第一章 应用文写作基础知识应用文是用于处理事务的具有固定格式的文章。应用文具有实用性、真实性、时间性、格式固定、语言朴素等特点。一、应用文写作的基本问题一是写什么，工作需要什么就写什么；二是怎样写，要表达得清楚、恰当。二、提高写作能力的途径提高应用写作能力，除了掌握写作理论、写作技巧外，还要提高思想水平，提高业务水平，还要多阅读，多练习。三、应用文种类、格式与行文规则（一）公文种类1国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知（国发200023号）规定行政机关的公文种类主要有：（1）命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（2）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（3）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（4）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（5）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理或需要周知的事项。（6）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（7）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（8）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（9）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。（10）批复 适用于答复下级机关的请示事项。（11）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。（12）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（13）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。2中国共产党机关公文处理办法（中办发199614号）规定党的机关公文种类主要有： (1)决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。 (2)决定 用于对重要事项作出决策和安排。 (3)指示 用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。 (4)意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。 (5)通知 用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。 (6)通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 (7)公报 用于公开发布重要决定或者重大事件。 (8)报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。 (9)请示 用于向上级机关请求指示、批准。 (10)批复 用于答复下级机关的请示。 (11)条例 用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。 (12)规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 (13)函 用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 (14)会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。 （二）公文格式1国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知（国发200023号）规定：公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（1）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（3）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称：联合行文，主办机关排列在前。（4）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。（5）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（6）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（7）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（8）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（9）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（10）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。（11）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（12）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。（13）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（14）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。（15）公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。（16）公文用纸一般采用国际标准型（），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。2中国共产党机关公文处理办法（中办发199614号）规定:党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。 (1)版头由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印制。 (2)份号公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号。 (3)密级公文的秘密等级，标注于份号下方。 (4)紧急程度对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”，紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 (5)发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。 (6)签发人上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。 (7)标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。 (8)主送机关主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印。 (9)正文公文的主体，用于表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。 (10)附件公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。 (11)发文机关署名应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。 (12)成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期；联合发文，署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。 (13)印章除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。 (14)印发传达范围加括号标注于成文日期左下方。 (15)主题词按上级机关的要求和公文主题词表标注，位于抄送机关上方。 (16)抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。 (17)印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。 (18)党的机关公文版头的主要形式及适用范围； 中共文件用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。 中国共产党委员会()用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。 中共办公厅(室)文件、中共办公厅(室)()用于各级党委办公厅(室)根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。 中共部文件、中共部()用于除办公厅(室)以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。3国家标准国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）规定：（1）公文用纸幅面尺寸 A4型纸，210mm297mm（2）公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）（3）排版规格 正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。（4）装订要求 左侧装订，不掉页。（5）公文份数序号 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。（6）秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。（7）紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。（8）发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心为25mm；上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。（9）发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位（即1不编为001）。发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。（10）签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（11）公文标题 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（12）主送机关 标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。（13）公文正文 主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。（14）附件 公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码（如“附件：1”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。（15）成文时间 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。成文时间的标识位置见16。（16）公文生效标识1）单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。2）联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章的方式，以保证印章排列整齐。两印章相互不相交或相切，相距不超过3mm。3）特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（17）附注 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。（18）主题词 “主题词” 用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。（19）抄送 公文如有抄送，在位于主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。（20）印发机关和印发时间 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文的付印日期为准，用阿拉伯数码标识。（21）版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。（22）版记的位置 版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。（23）页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。空白页和空白页以后的页不标识页码。（三）行文规则1国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知（国发200023号）规定：（1）行文应当确有必要，注重效用。（2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。（3）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。（4）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。（5）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。（6）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。（7）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。（8）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。（9）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。（10） 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报请“请示”、“意见”和“报告”。（11）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一级机关。2中国共产党机关公文处理办法（中办发199614号）规定:（1）行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。 （2）党的机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。 （3）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。 （4）向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。 （5）党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。党委办公厅(室)根据党委授权，可以向下级党委行文；党委的其他部门，不得对下级党委发布指示性公文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。 （6）同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。 （7）不相隶属机关之间一般用函行文。 （8）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。 （9）向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅(室)按规定程序办理，不应直接送领导者个人。 党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。 （10）对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。 四、应用文写作的基本思路与要求应用文写作的基本思路有制衡、无为、兼容、和谐、共生等。应用文写作的基本要求是：1国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知（国发200023号）规定：（1）草拟公文应当做到：符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策，规定等，要切实可行并加以说明。情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“”，第四层为“（）”。应当使用国家法定计量单位。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（2）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。第二十七条 公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。（3）以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。（4）公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。2中国共产党机关公文处理办法（中办发199614号）规定:（1）起草公文应当做到： 符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。 全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。 观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。 开门见山，文字精炼，用语准确，篇幅简短，文风端正。 人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。 文种、格式使用正确。杜绝形式主义和繁琐哲学。 （2）起草重要公文应当由领导人亲自动手或亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，征求有关部门意见。 （3）公文文稿送领导人审批之前，应当由办公厅(室)进行校核。公文校核的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。公文校核的内容是： 报批程序是否符合规定； 是否确需行文； 内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接； 涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见； 所提措施和办法是否切实可行； 人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合本条例的规定。 （4）文稿如需作较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。（5）已经领导人审批过的文稿，在印发之前应再作校核。校核的内容同第十八条（六)款。经校核如需作涉及内容的实质性修改，须报原审批领导人复审。 （6）公文须经本机关领导人审批签发。重要公文应当由机关主要领导人签发。联合发文，须经所有联署机关的领导人会签。党委办公厅(室)根据党委授权发布的公文，由被授权者签发或者按照有关规定签发。领导人签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和时间。若圈阅，则视为同意。 以上两个文件规定的文种被称为法定公文,此外还有事务文书、专用公文等多种。事务文书：指党政机关和各级组织在公务管理过程中形成的正式文字材料中的非法定公文。这类文书种类繁多，如：计划；总结；调查报告；介绍信、证明信；法规、规章等等。专用公文：指某些专业机关和组织因自身公务活动的特殊需要而专门制定和使用的公文，也称“文书”。如：司法文书：诉状、起诉书、判决书、答辩书。科技公文：成果申报书；专利申请文件。财务文书：财务报告、审计报告等标准的公文格式示意：图1A4型公文用纸页边及版心尺寸图2公文首页版式图3上报公文着页版式图4公文末页版式图5联合行文公文末页版式1图6联合行文公文末页版式2注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。 国家质量技术监督局19991227批准发布 20000101实施 份 号 机密一年 特急 XXXX文件X发XXXXXX号XXX关于XX工作的通知XXXX、XXXX、XXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件：1、XXXXXX 2、XXXXXXXXXXXXXXXX年XX月X日（此件发至县、团级）主题词：XXXX XXXX XXX XX抄送：XXXX、XXX、XXXX、 XXXXXXXXXXXXXXXX XXXX年XX月XX日印发二、行政公文写作的基本要求1、观点明确，依据确凿观点是文章的统帅和灵魂，一篇好的公文，首先应该观点正确、鲜明，这是衡量公文质量高低，价值大小的主要依据。观点正确，是指公文必须正确体现党和国家的方针、政策、法规、规章以及上级领导机关的指示精神，不能随心所欲；观点鲜明，是指公文表达必须清楚、明白，提倡什么，反对什么，肯定什么，否定什么，具体的尺度在那里，都要旗帜鲜明。公文是“受命”之作，不像个人作品那样，想写什么就写什么。撰写公文必须有所依据。一是理论依据，如党和国家的方针、政策、法规、规章以及上级领导机关的指示精神。二是事实依据，就是本系统、本单位本部门的实际情况，即具体材料。材料是一切写作活动的前提和基础，公文是因公作文，在选择使用材料时，一定要出以公心，注意实事求是。2、结构完整，布局合理结构是指文章的谋篇布局，也指根据文章观点的需要，对材料进行的安排。那里详写、哪里略写，如何开头、结尾，分成几个层次、段落，层次与层次、段落与段落之间怎样衔接、过渡，要认真考虑，精心组织，使其形成一个完整、严密、连贯、有机的整体。公文一般都由开头、主体、结尾三个部分组成。开头部分，其作用是说明行文必要性。主要写法有：交代制发公文依据的根据式开头；说明制发公文目的、原因的目的式开头；概括公文中心内容的概括式开头；提出一个引人注目的问题并作回答的提问式开头；表明批准、批转、转发执行的态度的表态式开头等。主体部分，即公文的核心部分。其结构方式，一是并列式，即把材料按事物的逻辑关系分成几个平行的层次；二是纵贯式，即按时间和事物发展的先后顺序安排材料；三是递进式，即按由浅入深、由表及里的事理关系安排材料。四是综合式，即把前面几种结构形式交错，综合运用。结尾部分，要求简明扼要，意尽为止。要注意呼应开头。主要方法有：1、总结全文内容，以深化观点，加深读者印象的总结式结尾；2、发出号召，提出希望，展望未来，激励斗志的鼓舞式结尾；3、说明生效、实行时间、适用对象以及有关事项的说明式结尾；4、使用约定俗成，形式固定的公文专用语的定型式结尾。3、语言准确，措词得体语言是思维的工具，是使文章内容得以完美表达的文字符号。公文是用来办事和解决实际问题的文章，贵在实用，应当特别讲究语言准确，措辞得体，切不可有含糊之处。俗话说一字入公文，九牛拔不出，就是说明了遣词造句的准确得体在公文写作中的重要性。语言准确，是指公文语言与公文的行文目的、内容、对象、条件等特定需要相适应；措辞得体是指用词语表达的内容要与客观实际相结合，能恰如其分，恰到好处地表达意思。例如在公文的结尾时，一般要把发文机关的意见和要求，做一个简洁的结语。由于行文方向不同，所用结语亦有所不同。如上行文的结语常用“以上各点请审查”、“当否，请批示”、“特此报请核批”、“即请审核批复”等。下行文的结语常用“此令”、“特此批复”、“希即遵照办理”，“望研究执行”、“请认真贯彻执行”。而平行文的结语，常用“特此函达”、“即请查照”、“望即函复”。这些词语都必须对号入座，用得准确恰当，不能混淆。 表示程度的词语，也要根据实际情况，准确地加以运用。如取得的成绩，是伟大的，还是优异的，突出的、一定的、一般的，都要分辨清楚；参加某一活动的人数，是全部、绝大部分、一部分、还是小部分、少数、个别，也要有所区别。有些词语模棱两可，容易产生歧义的，公文中力求避免。公文语言，不象文学语言，不强调形象生动，不追求华丽，而要求质朴、平实、明白、通俗。表现手法以说明为主，兼有叙述和议论，不用抒情、描写、夸张、渲染等手法，少用形容词和修饰语，以朴实无华为美。4、文字精炼，语意明晓公文一般不宜过长，只要把问题说清楚，意图讲明白就应停止。特别是供上级领导阅读的文件，更要写得简明扼要，用尽量少的词语表达尽量丰富完整的内容。因此在撰写时要有一种惜墨如金的精神，真正做到凝炼而有力地表达事物 。起草公文最好一落笔就涉及主题，开门见山，紧扣中心，抓住主要事实，主要矛盾，主要特点、主要意义写，忌空话、废话入文。要做到文字精炼，就要掌握和熟悉已经形成的、为大家所接受、运用的公文专门用语。这种专用语除体现庄重、严肃外，还具有简便、凝炼的特点，常用的：兹、为、鉴于、遵照、欣值、近查，是为开端用语。贵局、本厂、我校、该员、该项，是为称谓用语。拟请、恳请、务请、敬希、尚望、切盼、希各照知、即请下达，是为期请用语。当否、可否、妥否、是否，是为征询用语。同意、照办、可行、不可，是为表态用语。倾接、前接、谨悉、函悉，是为引叙用语。业经、兹经、并经，是为经办用语。为荷、为要、为盼、特此通知，是为结尾用语。这些词语言简意赅，有独特的表达作用，人们对它一目了然，又能体现出公文语体的独特风格。要使语言凝练，还要学会用书面语言。书面语言源于口头语言，但比口头语言更加凝炼，更加严密。口头语言常说“越快越好”，“暂时不要下发”，意思清楚，但不够凝练，如用书面语言的“从速”、“缓发”，既简明又庄重。但是文约事丰，言简意明，目的是要把事情说清楚，讲明白，切不可因为省几个字使意思含糊不清，引起误会，耽误事情。所以我们要在注意凝炼的同时，还要反对胡乱省略。比如公文里涉及到发文、主送、抄送机关名称，一般要用全称或规范化简称，以示公文的严肃性，但鲜为人知的和容易引起误会的，要使用全称，不要生造简称。4、文种准确、格式规范 国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法和国家技术监督局1999年发布的国家行政机关公文格式对什么情况下使用何种公文及公文格式作出了明确的规定。使用者应严格依照规定执行。在现实工作中错用文种、格式的现象屡见不鲜，究其原因多是业务不熟、规范观念不强所致，从事此项工作的人员应加以注意。思考题：1、 国务院于2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法中规定我国行政公文有那几种，它们各自的含义是什么？ 2、请指出并改正下一文件的内容（包括用词、用字等）和格式上的不妥之处。 关于申请办公楼房维修资金的请示报告局基建处、财务处：我所办公楼建于30年代，由澳门XX营建公司设计建造的商业用房，至今已使用近80年，房屋不适合办公使用，且设施陈旧，年久失修，严重影响公安业务的开展。历届所领导曾多次想维修，你们一直没有给钱，再这样下去，不但公务活动会受损失，干警生命安全也难保障。请领导三思。此致敬礼 天山路派出所全体干警 08年3月24日 二、应用文的写法通知（一）概念和分类： 通知是批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理或需要周知的事项的一种下行公文,有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。通知使用范围最为广泛,因而使用频率很高。具有使用范围的广泛性,文种的晓谕性和行文方向的不确定性等特点。 1、批转和转发性通知 下级机关的公文需要相关机构了解执行，上级或不相隶属机关的来文要传达到下属单位贯彻执行,需要用通知的形式,这种通知叫批转、转发性通知.其写法一般有二种:其一是照转照发.其二是除转发文件以外,再根据本地区,本部门的具体情况,提出一些具体要求和希望。 2、指示性通知 上级单位向下级就某一项工作提出要求,意见等往往用通知的形式传达。这种通知带有指令性,称指示性通知。必须有根据,有目的,有任务,有要求。 3、会议通知 会议通知要求以极其简短的文字,写明会议名称,目的,内容(日期,时间,地点,出席对象以及对出席者的要求等)。 4、任免通知. 即上级机关用通知公布人员的任用和免职事项。一般只写决定任免的机关,依据,以及任免人员的具体职务即可。（二）通知的一般写法 1、标题，一般以事由和文种作标题,如关于本年度科研成果评奖的通知,也可视情况写成“紧急通知”“通知”等 。2、主送单位，即被通知的单位或个人,写在正文首行顶格。3、正文，一般由依据,通知事项,执行要求等构成，是通知的主体,如内容多可分段分行。 一般用“以上通知望认真执行”、“特此通知,望认真执行”、“本通知自下发之日起实行”等结尾。 4、署名和日期。 （三）例文评析 关于春节物价检查的通知 各局,科,委,办,街道办事处: 目前,春节商品大量上市,有关各部门必须认真贯彻国务院和市政府发出的有关稳定物价的指示精神,切实加强物价管理，确保市场物价基本稳定.为此,特作如下通知: 1.凡是由国家规定牌价的商品,都必须执行国家规定的零售牌价,不得提高。必须认真执行市人民政府2月7日公布的关于议价商品的品种范围和议价原则的试行规定,不属于议价范围的商品,要坚决执行牌价,议价偏高时,要降下来。2.自行采购和自产自销的商品,要按照审批权限的规定,报上级物价部门的主管公司审批,不得擅自定价。严禁从零售部门进货加价出售。 3.蔬菜的零售价格要按照上年同期价格水平掌握,不得提级提价。 4.按照规定应分等论价的商品,要坚持分等出售,不得以次充好,变相涨价。 5.各商店,超市出售的商品,一律明码标价。饮食、服务、修理行业的质量标准和收费标准要公布于众,并设立公平秤、意见簿,接受群众监督。 各商业、服务单位应如实向群众物价监督员和物价监管部门介绍情况，听取他们的意见和建议,并尽快研究改进措施。 各街道办事处在春节期间要组织群众物价监督员对本管界的商业、服务部门进行普遍检查或重点抽查,发现问题,及时指出。对违反物价政策和物价纪律的现象,要及时制止和纠正。 市区人民政府 年月日 【评语】这是一份指示性通知。通知的中心明确,分项写明了稳定等价几个方面的工作和具体要求,这就具有了政策约束力,便于下级单位遵照执行,顺利地完成这项工作。【练习】1、为庆祝中华人民共和国成立60周年，师范大学团委、学生会拟于年底举办大学生文艺汇演，请拟写通知。提示：1、规定各单位节目数量、质量要求、参演人数等；2、服装、道具、伴奏等解决办法。3、组织者、参演资格等；3、奖项设置及评奖相关事项；4、报名、彩排、审查时间。其他未尽事宜。函 函是不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项时使用的公文。 （一）函的适用范围及作用 国家行政机关公文处理办法规定函适用范围是不相隶属的机关，从内容上说，函比其他诸多文种具有更广泛的适应范围和灵活性。函的作用1机关之间商洽工作、询问问题、督促、催办解决某问题时。2 用于向主管部门请求批准某些事项，相当于上下级之间使用的请示。3主管部门用于答复平行单位或不相隶属的机关、单位请求批准的事项，相当于上下级之间使用的批复。4上下级单位在某些情况下也可以用函，如对通知、请示作补充更正，答复上级询问的有关问题等有时也可以用函。函是一种较为简便的公文，使用时不必用“红头”，文号也可以单独编写。 （二）函的种类1请求批准。因生产、生活、教学、科研等需要，向业务主管部门请求批准时用。2商谈性函。机关之间联系和商洽工作时用。3询问性函。向对方询问有关问题，有时也可以简述某一事项，提出处理意见。4答复性函。答复对方来函询问问题时使用，上级机关对下级机关的请示，有时也可以用函给予答复。5告知性函。将某些事宜和情况告知有关部门时使用。如会议通知、情况通报、以及一些不需要对方复函的事宜。 按行文方向可分为去函和复函。 (三)函的写法及结构模式函的适用范围广、种类多，又可以分为去函和复函。所以函的写法也不尽相同。一般由标题和正文组成，也可以“文件”作标题。去函是指主动发出的函，它包括请求批准的函、询问性函、商谈性函、告知性函等。复函是答复对方的函。1 去函的写法：标题概括事由、文种，如关于商调XXX同志来XXX院工作的函开头一般先写发函的依据和原因，中间写要求解决的事项和要求，最后写结尾语。结束语，用词语气要谦和诚恳，平实得体，也不要用客套话和寒暄语。发函，按是否要回复的要求用不同的惯用语，如要对方回复，一般用“特此函询，请函复”、“即请函复”、“敬请大力支持为盼 ” ；如无须对方回复，一般用“特此函达”、“特此函告”等。请求批准的函。这种函与请示的写作方法大体相同，可参照请示的写法拟写。标题写XX学校关于修建校门请求断绝交通的函。正文部分，首先要把问题的原因、可行性写清楚，使所商谈的问题引起主管部门的重视；其次，要明确写出要求主管部门批准的问题、处理意见和方案，以供其参考。商洽性函。一要明确提出所要联系和商谈事项的具体内容。二要写清要求和希望。所提的要求和希望要能在对方解决的范围之内，提得恰到好处。询问性函。要写明询问的目的、原因及询问的具体内容。告知性函。这类函只要把事项写清楚即可，不要求答复。 可参照通知写法写作。例文：关于商洽承办省运动会比赛项目的函XX市体委：我省第三届体育运动会拟于2011年10月举行，本着“厉行节约，广泛参与”的办会原则，运动会拟分散的省内几大城市分别举行，省体委考虑你市场地条件较好，拟请你们承办篮球、排球比赛，赛事规模及相关要求见附件。可否承办，望你们研究并与9月底前答复我会。 省体委 二00九年八月十二日2复函的写法：复函的标题要明确写出是关于什么的复函，如关于在职职工脱产学习期间工龄计算办法的复函复函正文由引语和答复两部分组成。引语是在开头先写：“X年X月X日XX号来函收悉，”接着简要复述对方提出的问题和要求，之后用“经研究现答复如下”承上启下，过渡到下文答复的内容。答复一般另起一行，具体明确。必要时，还可以提出一些要求或注意事项。省体委：二00九年八月十二日XX号函悉。经我市体委与相关方面研究现答复如下：我市同意按你们的意见承办省第三届体育运动会篮球、排球比赛，具体经费和人员安排问题，还请省体委予以调配解决。 XX市体委 二00九年八月二十日(四)拟写函应注意的问题1请求批准的函应一函一事。2用词确切，简洁明了；切忌陈述过多，杂乱冗长。3语气上要注意礼貌，尊重对方，戒用指示、命令式的语言。 【练习】某学院拟引进一博士学位教师，尚请另一学院协助安置其配偶，请拟一封商洽函，具体情况自行设想。要求内容丰富，情况合理，符合文体规范。报告(一)概念：报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告可分为工作报告、情况报告、上复报告和报送文件物品报告。（二）分类及写法报告的标题一般由事由和文种组成，如关于市委党校2008年招生情况的报告等。一般不再省略。然后写主送机关。1、工作报告 开头，一般概述全文核心内容或结果，使读者有一个总的印象。主体写作了什么、怎样做的（即步骤、做法、措施等）、结果（即收获、效果、成果等，或后果）。结尾可以写结论，或不写结尾。工作报告可以采取并列式的写法，即将工作分成并列的几个方面分别写；也可以采取递进式写法，即按“做了什么怎样做的结果”或“成绩做法不足打算”的顺序写。2、情况报告可以写单一事件，也可以写综合情况。写单一事件要写明时间、地点、人物、事件、原因、结果，要重点突出，要用概括叙述；写综合情况时，开头一般作概括性总述，主体分成几个方面，每方面确立一个观点，每个观点之下讲面上情况与典型事例。3、答复上级询问的报告，开头扼要引出上级询问的内容，或引出上级的指示、要求等，主体有针对性地做答。 4、报送文件物品报告要说明报送了什么物品或文件即可。报告的结尾一般写：特此报告、以上报告如无不妥，请批转各地执行等。报告的写作有相对固定的模式，业内称为“报告写作通则”一般采用三段式，由于写作目的、内容等的不同略有变化：1、 情况-做法-问题（意见）2、 情况（做法）-问题-今后意见3、 情况-问题-今后意见4、 情况-原因（责任）-下步做法5、 情况-做法-责任及处理意见6、 情况-问题-建议等例文：关于进一步做好少数民族语言文字工作的报告国务院：一九八七年以来，我们对少数民族语言文字问题进行了广泛深入的调查研究，听取了中央、地方有关部门以及民族语言文字工作者和有关专家学者的意见。最近，根据党中央、国务院关于民族工作的指示精神，对今后我国民族语文工作的指导方针、主要任务和措施又作了进一步的研究。现报告如下。一、我国民族语文工作的现状我国是一个统一的多民族的社会主义国家，少数民族语种多，文种多。在五十五个少数民族中，五十三个民族有自己的语言，（回、满两个民族通用汉语文）；解放前，二十一个民族有自己的文字。五十年代，国家帮助十个少数民族创制了文字，帮助一些民族改革或改进了文字。目前，大众少数民族的多数人的本民族语言为主要交际工具。党和国家历来重视民族语文工作，根据马克思主义关于民族园文字平等的原则，制定了一系列关于民族语文工作的方针、政策和法律四十多年来，民族语文工作在党中央、国务院的正确指导下，在各地各级党委和政府的领导以及各有关部门的积极支持配合下，认真贯彻执行党和国家的民族语文政策，取得了显著的成绩特别是党的十一届三中全会以来，民族语文工作认真贯彻实事求是思想路线，在逐步恢复的基础上有了新的发展但是，现在民族语言文字工作中还存在着一些问题，主要是（二）我国民族语文工作的方针、任务和措施我国民族语文工作的实践充分证明，做好民族语文工作，对处理好民族问题，维护和促进民族平等、民族团结和各民族的共同繁荣，维护民族地区的稳定，具有重要的意义。为此，提出如下意见：（一）新时期民族语文工作指导思想和基本方针（二）新时期民族语文工作的主要任务（三）贯彻落实民族语文工作的方针和任务的主要措施第一，从实际出发，分类指导，切实做好少数民族语文文字的使用和推行工作第二，鼓励各民族互相学习语言文字第三，按照中华人民我国民族区域自治法规定的精神第四，加强领导以上报告如无不妥，请批转各地遵照执行。国家民族事务委员会一九九一年四月三十日【评点】本报告属于呈转性的工作报告。是主管某项涉及面广，需要多方配合工作的机构，就该工作提出方案，但它没有布置各方面执行的权力，需要主管全局的领导机关批转执行。比如，国家民委与全国各省直辖市、自治区是平级的，它制订的工作方案须经国务院转发执行。请示（一）概念：请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示的使用范围较广。凡涉及有关方针政策界限、重大问题、需要上级机关审核批准的事项（如财政支出、资产购置、人员定编、机构设置）等时，均应以“请示”行文。各机关对于超出自己职权范围的工作，也应向上级请示，获得批准后方可办理。按请示的内容、性质和功用划分，有