企业档案管理制度.doc

企业档案管理制度 XX控股集团档案管理制度XX控股集团档案管理制度（试行）（试行）第一条范围第一条范围 一、为规范集团档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为企业发展服务，结合本集团实际情况，特制定本制度。 二、本制度规定了XX控股集团档案管理工作的范围、内容和方法，适用于集团各公司档案管理。 三、本制度包括XX控股集团档案管理工作职责、XX控股集团档案分类、档号编制规则、XX控股集团文件材料归档及保管期限制度、XX控股集团档案保管与库房管理制度、XX控股集团电子文件归档与管理制度、XX控股集团档案借阅与保密制度、XX控股集团档案统计工作制度、XX控股集团档案工作目标管理考核制度、XX控股集团档案鉴定销毁制度等九项附则。 第二条总则第二条总则 一、本制度所称的档案，是指集团在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式和载体的文件材料；档案工作是企业基础管理工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 二、集团档案工作实行集中管理、统筹规划、统一制度、组织协调、监督指导；把档案工作列入企业发展规则和年度计划。 三、集团设立档案室，由集团总经理全面统筹决策集团档案工作；集团各部门、各公司设档案分管领导，负责对档案工作的监督、考核，集团档案室进行定期检查。 第三条规范性引用文件第三条规范性引用文件GB/T18894电子文件归档与管理规范GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T17678.1CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求DA/T1档案工作基本术语DA/T13档号编制规则DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T22归档文件规则DA/T42-xx企业档案工作规范DA/T28-xx国家重大建设项目文件归档要求与档案规范国档发【1988】4号基本建设项目档案资料管理暂行规定国家档案局令第10号企业文件材料归档范围和档案保管期限规定第四条奖励与处罚第四条奖励与处罚 一、集团对档案管理工作中做出显著成绩的公司、部门或个人，给予表彰和奖励。 二、对违反本制度及其相关附则、不按规定归档而造成文件材料缺失的，对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损失的直接责任者，依照企业相关规定进行处罚。 第五条附则第五条附则 一、本制度最终解释权归集团档案室，各公司可参照本制度另行制定相关规定。 二、本制度及九项附则自发布之日起实施。 XX控股集团档案管理工作职责XX控股集团档案管理工作职责 1、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，接受上级档案主管部门的业务指导监督及检查，建立健全XX控股集团档案管理制度。 2、档案工作人员应当忠于职守、维护史实，严格遵守保密纪律、爱岗敬业，刻苦学习，积极参加档案业务培训，提高业务能力和管理水平，努力实现档案管理标准化、系统化、规范化、科学化、现代化。 3、负责集团各类材料的收集、鉴定、归档和保管工作。 积极主动地收集档案材料，接受档案文件、材料时，必须认真验收并办理好移交手续。 4、集团档案室集中统一管理集团的全部档案，统筹规划并负责档案的收集、保管、鉴定、统计、提供利用、销毁和移交工作，编制检索工具和汇编材料。 5、检查档案安全保管情况，发现问题要及时上报采取措施。 做好防潮、防火、防盗、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物工作，保证档案的完整与安全，维护档案的准确与系统。 6、集团档案室负责对各公司及各部门进行档案监督指导，监督、检查各公司档案工作，搞好档案集中和统一管理工作。 7、各公司兼职档案员负责本企业及所属单位文件归档工作的指导、监督、检查，推进档案业务的顺利开展。 8、加强档案队伍建设和业务宣传，提升全员档案意识。 XX控股集团档案分类、档号编制规则XX控股集团档案分类、档号编制规则 1、本规则规定了集团档案的分类原则、分类方法、档号结构、编制原则和方法。 2、本规则适用于集团档案的分类、组卷、档号编制和排架管理。 3、集团档案设置八个一级类目，即1企业管理类（包括党群、行政、经营、生产）、2产品生产类、3工程建设类、 4、基本建设类、5设备仪器类、6会计档案类、7职工管理类、8特种载体类。 4、根据档案的特点及档案形成和状态的不同，对职工管理类设三级类目；设备仪器类、会计档案类和特种载体类设二级类目；其余各类均为一级类目。 （见档案编制表） 5、分类方法5.1企业管理类按公司代码类目号年度保管期限分；5.2产品生产类按产品名称分；5.3工程建设类、基本建设类按工程项目分；5.4设备仪器类按生产装置分；5.5会计档案类按文件形成分；5.6职工管理类按人物分；5.7特种载体类按形态分； 6、公司代号的编制集团及各公司，是独立法人企业，由集团档案室统一以“公司代号”代替公司全宗号。 “公司代号”设置如下集团 01、有限 02、园林 03、高新 04、房产 05、运输 06、混凝土 07、采石场 08、油料 09、车检 10、物业 11、材检12。 7、类目的标识及案卷号、件号的编制。 7.1公司档案分类号统一用09阿拉伯数字标识。 7.2不同级位的类别直接用“”断开。 7.3案卷号用阿拉伯数字标识，按排列次序流水编号，不应有空号。 7.4件号用阿拉伯数字标识，不装订的案卷，卷内文件必须按件装订编号。 8、档号编制方法集团档案号结构分为三种8.1第一种为公司代码类目号年度保管期限件号，即每一机构（公司），在同一年内，按不同保管期限的文件排列顺序从“0001”开始标注，适用于企业管理类。 011xxY00018.2第二种为公司代码类目号案卷号，适用于产品生产类、工程建设类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、特种载体类。 件号保管期限年度公司代码一级类目号013.01168.2.1产品生产类、工程建设类、基本建设类、设备仪器类、特种载体类在最小类下跨年度编制流水号。 8.2.2会计档案类在最小类下每年度编制流水号；8.3第三种为类目号案卷号，适用于职工管理类。 7.01168.3.1职工管理类以工作证号为先后次序编流水号，名人档案设三级类目，按内容先后编流水号。 8.4底图按入库先后，编流水号。 9、案卷排列的次序9.1企业管理类在一级类目下，以件为单位按不同公司，在同年度内按不同保管期限（即永久、30年、10年），编号顺序排列。 9.2产品生产类、工程建设类、基本建设类案卷，在一级类目下案卷号一级类目号公司代码案卷号或员工工号一级类目号二级类目号（项目号）二级类目号按阶段、工作程序排列。 9.3设备仪器类、会计档案类、特种载体类案卷，在二级类目下按先后顺序排列。 9.4职工管理类按员工工号次序排列，名人类案卷，在三级类目下按先后次序排列。 10、目录的编制方法10.1总目录不分类别，按档案归档次序，以卷为单位大流水号登记，总目录有两本以上时，应进行编号，其号由公司代码拼音字母及阿拉伯数字组成，例01Z1，以此类推。 10.2分类目录在最小属类下，以卷为单位登记，分类目录在两本以上，应进行编号，编号为公司代码类目号目录本顺序号，例，01-4-1。 10.3归档文件目录每年按不同保管期限文件排列顺序，以件为单位登记，编制目录，即发文与复文一件时，只对复文进行编目，发文作为附件，但页数应算在一起。 10.4专题目录2-5类按项目、课题编制。 10.5底图总目录按照底图归档顺序，以张为单位进行登记。 10.6底图分目录按专业及归档顺序，以张为单位进行登记。 附档案编制表附档案编制表一级类目一级类目二级类目二级类目三级类目三级类目备注备注类号类号类名类名类号类号类名类名类号类号类名类名1企业管理类2产品生产类3工程建设类4基本建设类5设备仪器类01常规设备02压力容器6会计档案类01报表02账本03凭证04其他7职工管理类01名人档案01活动材料02荣誉证书03奖牌赠品04录音录像05照片02员工档案一级类目一级类目二级类目二级类目三级类目三级类目备注备注类号类号类名类名类号类号类名类名类号类号类名类名8特种载体类01照片02录音、录像03荣誉04光盘、硬盘05证件06印章07书画08匾XX控股集团文件材料归档及保管期限制度XX控股集团文件材料归档及保管期限制度 一、归档范围 一、归档范围 1、反映本企业在生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料； 2、本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料； 3、本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料； 4、有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。 二、不归档范围 二、不归档范围 1、有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 2、本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 3、非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料； 4、所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料； 5、其他不需归档的文件材料。 三、归档要求 三、归档要求 1、凡是需要归档的文件材料，都应当做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，图纸必须符合国家制图标准，文件材料禁用铅笔、圆珠笔书写，并有利于长久保存。 2、归档文件材料必须保持成套性、系统性，能完整、准确地反映集团及各公司各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，分类清楚、立卷合理、区别不同保管期限，便于保管和利用。 4、电子文档应有相应的纸质文件一并归档。 5、对归档的图纸修改必须经过有关部门负责人认可。 修改内容少时，可直接在图纸上“杠改”、“刮改”，同时应在修改处标注“修改标记；修改内容超过35%时，应另出新图代替，将原图纸作废，新图列入原图纸目录，并标明所代替的原图图号。 作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。 四、归档时间 四、归档时间 1、企业管理类，在次年5月底前，由各公司、各部门按要求组件、立卷后，向集团档案室归档，并办理移交手续。 2、会计档案类由各公司会计部门自行输入、编号、装盒，保管三年后，填写好移交清单，于每年3月底移交三年前档案到集团档案室，经核对后归档。 3、工程建设类、基本建设类在项目竣工验收后半年内归档，竣工文件及竣工图在移交档案室之前须经施工单位、监理单位、建设单位审核确认并盖骑缝章。 4、重要文件（企业内部机构变动、企业产权变动、临时活动中形成的资料）材料和特种载体档案须随时归档。 5、员工档案由集团人力资源部后统一移交档案室，归档时间原则上要求每年6月、12月各移交一次。 五、归档份数和手续 五、归档份数和手续 1、各类文件材料一般归档一式一份。 重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 反映同一内容而形成不同的文件材料应保持其一致性。 2、需要向上一级档案馆（室）移交的档案归档一式二份。 3、按集团归档范围应归而未归档的内容，责任单位应出具情况说明并经所属公司领导签字确认。 4、归档时要认真填写、核对移交目录清单和档案交接文据，一式两份，交接双方签字，各留一份以备查考。 XX控股集团文件归档基本范围与保管期限参考表XX控股集团文件归档基本范围与保管期限参考表序号序号归档范围归档范围保管期限保管期限 一、企业管理类 一、企业管理类1党、团、工会等党群工作文件材料1.1党员代表大会、职工代表大会、共青团代表大会1.1.1请示、批复、批示、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、会议记录、讨论通过的文件、决议、纪要、公告等文件材料永久1.1.2大会发言、交流、会议简报10年1.2党委会、工会委员会、工会会员代表大会、共青团团委（扩大）会，党群机关办公会会议文件材料1.2.1通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件、参加人员名单永久1.3党务综合性工作1.3.1各项条例、规章制度、办法，工作计划、总结、各类专项活动工作通知、报告、党务工作大事记永久1.4组织工作1.4.1党员干部考察、考核、任免、政审决定等永久1.4.2入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册，党团组织关系的介绍信及存根永久1.4.3党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知永久1.4.4党费收支文件材料30年1.4.5党员学习教育等活动形成的文件材料1.4.5.1重要的永久1.4.5.2一般的10年1.4.7党员统计年报永久1.5企业宣传统战工作报告、会议纪要、计划、总结文件材料、活动记录、精神文明建设方面文件材料永久序号序号1.6归档范围归档范围保管期限保管期限纪检与监察工作纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结党风廉政反腐工作文件材料违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料1.6.3.1重大案件1.6.3.2一般案件工会、共青团、妇联工作规划、年度计划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录职工民主管理、表彰先进、劳保福利、职工维权、工会会费与财务管理文件材料、工会统计年报、工会会员名册女工工作、劳动竞赛、文体活动、计划生育等方面文件材料1.9.1重要的1.9.2一般的共青团组织发展、劳动竞赛、表彰先进、团费管理、文体活动等文件材料1.10.1重要的1.10.2一般的1.11品牌、文化、宣传1.11.1各类荣誉表彰的相关文件1.11.1.1省级以上的1.11.1.2其余1.11.2企业品牌文化宣传文件1.11.3反映本公司活动的报刊、广播稿、刊物、书籍等2公司设立、变更、解散过程文件材料公司筹办和设立的申请文件材料、政府相关部门批准设立企业的相关文件材料2.2公司设立登记相关证照、证照变更登记文件材料2.3公司章程送审稿、批准稿及正式文本1.6.1永久1.6.230年1.6.3永久30年1.7永久1.8永久1.9永久10年1.1030年10年永久30年永久永久2.1永久永久永久序号序号归档范围归档范围保管期限保管期限2.4公司合并、分立、改制、破产、解散或其他变更公司形式等过程中形成的文件材料资产管理文件材料资产权属证明文件材料公司的土地、房屋、基础设施等不动产产权登记文件材料，重要的技术装备、设备等固定资产登记文件材料，自然资源的所有权、使用权、收益等申请、批准、登记文件材料公司拥有的商标权、专利权、著作权、计算机软件、商业秘密、技术诀窍等知识产权创造、申请、审批、登记、运用、保护和管理中产生的文件材料公司特许经营权证文件材料，本企业资质认证、商誉评估、信用等级等文件材料永久33.13.1.1永久3.1.2永久3.1.3永久3.2本公司资产与产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、清算、评估、处置、注销等资产变动文件材料，因产权变动所致职工身份变化的材料永久3.3投资公司董事会、股东会文件材料、投资企业的财务报告、红利分配文件材料，股权证、转让协议等股权管理文件材料永久3.4本公司在并购、参股、股权受让、基金业务及债权型投资等投资业务中形成的其他文件材料公司向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示重要事项一般事项、无批复重要事项公司收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发的文件材料涉及公司经营管理重要事项和其他重要事项的文件材料与公司经营管理等工作有关的一般性文件材料公司产权永久44.14.2永久30年55.1永久5.2610年序号序号6.16.26.36.46.5归档范围归档范围保管期限保管期限永久永久永久永久永久投资规划、决策等产权转让、变动协议合同等资产评估报告资产处置方案、归属方面的材料验资报告6.6各类统计表6.6.1年度6.6.2其他77.17.2永久10年永久30法律工作法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件一般法律事务工作文件案件、纠纷、行政处罚、复议文件材料及公证事务中结论性材料案件、纠纷、行政处罚、复议文件材料及公证事务中调查、协调形成的文件材料7.3永久7.430年8社会责任工作文件材料8.1社会责任报告永久永久永久8.2参与和投入社会公益、慈善、捐赠事业的记录文件材料8.3赈灾、扶贫、献血、拥军优属等文件材料8.4本公司的史、志、年鉴、大事记、组织沿革等编研成果，本企业出版的书、报、刊等出版物经营计划、决策文件材料公司章程、董事会构成及变更方面的文件股东大会文件、董事会、股东会会议纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结、名单等公司中长期规划，重要的经营决策文件材料、总结、年度大会材料、年度组织史年度计划、任务目标、总结文件材料半年、季度、月份等计划、总结文件材料经营目标责任书、考核评价文件材料经理办公会议纪要、参加人员名单永久99.1永久9.2永久9.3永久9.49.59.69.7永久10年30年30年序号序号9.89.9归档范围归档范围保管期限保管期限永久30年公司的发文（各项规章制度、管理办法与条例等）各类年度考核结果表彰大会、动员大会的文件材料通知、名单、报告、讲话、总结、决议、决定、录音录像公司组织架构、人事任免9.11.1公司层面9.11.2其他10市场销售与开发10.1营销工作总结、制度，营销组织等10.1销售工作规划、计划等10.2市场推广、营销宣传等文件材料10.3销售合同、协议、函件等11采购管理11.1采购管理制度、规定、办法11.2采购台帐、统计表采购审批手续、招投标文件材料、合同、协议、来往函件等12与其他单位或个人发生的业务关系形成的文件12.1战略合作协议、重要谈判的合同协议12.2短期合同或协议及其补充件13生产组织13.1生产组织规章制度、办法、总结等13.2生产组织工作规划、计划、报告13.3生产调度会议记录13.4月度生产计划类13.5各类月度统计报表14质量管理质量工作条例、制度、规定、总结，质量体系建设、运行及管理文件材料，产品创优获奖证书质量异议处理、事故分析及处理文件材料、质量认证、检查、评比文件材料14.3全面质量管理工作形成的文件材料14.4质量检测、化验、试验文件材料9.10永久9.11永久短期永久30年30年永久永久30年11.330年永久30年永久30年30年10年10年14.1永久14.2永久30年30年序号序号15归档范围归档范围保管期限保管期限安全生产安全技术管理制度、办法、总结、自然灾害、生产安全事故抢救、调查、处理文件材料安全技术管理规划、计划、通报、会议记录、安全体系建设文件材料等15.1永久15.230年15.3安全、消防教育、应急演练活动文件材料10年15.4安全生产责任书10年1616.116.216.31717.117.217.3档案管理档案开发、移交清单、销毁清册档案利用记录档案信息数据备份文件（移动硬盘、光盘等）信息化管理信息化管理制度、总结等文件材料信息化发展规划、计划、办法等信息系统开发、实施过程评审文件材料信息系统运行维护、数据管理、安全保密等方案、记录、报告 二、产品生产类 二、产品生产类1计划决策阶段1.1研究调查市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告技术、经济可行性研究报告、市场需求分析报告、收益预测分析报告1.2决策1.2.1发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同永久30年永久永久30年30年17.430年1.1.1长期1.1.2长期永久长期1.2.2专题分析报告、专题会议纪要1.2.3方案论证报告长期2设计阶段2.1产品研究、设计计划长期2.2技术、经济初步评价长期序号序号归档范围归档范围保管期限保管期限2.3研究试验大纲、试验报告长期2.4产品设计标准技术设计说明书、产品设计图样、专题技术请示报告、设计评审报告试制阶段试制3.1.1试制计划、方案、规程、报告3.1.2工艺研究报告、工艺总体方案论证3.1.3试制工艺流程、工艺标准3.1.4试制工艺文件和工艺装备文件3.1.5工艺评审报告3.1.6试制运行记录、化验记录、试制过程纪要3.1.7原材料与半成品、成品检验方法标准书3.1.8理论分析报告3.1.9技术标准协议、试制质量分析报告3.1.10专题会议记录、纪要、合理化建议3.1.11重大事故分析和排除措施报告3.1.12试制总结报告3.2试验3.2.1试验计划、方案、规程3.2.2试验所需仪器与设备清单3.2.3试验分项目记录3.2.4试验原始数据与材料3.2.5试验分析报告3.2.6试验总结报告3.3鉴定鉴定申请报告及批复、试制、试验鉴定大纲、技术鉴定材料（申请批复、评价材料、会议纪要）成套设计文件、标准化审查报告、可靠性试验情况报告3.3.3产品质量和技术经济分析报告3.3.4设计定型报告、证书、鉴定验收书永久2.5长期33.1永久永久长期长期永久长期长期长期长期长期长期永久永久长期长期永久长期永久3.3.1永久3.3.2长期长期永久序号序号3.3.5试用或试运行报告4生产阶段4.1小批生产归档范围归档范围保管期限保管期限长期4.1.1小批生产方案长期4.1.2小批生产工序工程能力分析报告长期4.1.3关键件、重要件、关键工序的质量控制及检测报告4.1.4原料鉴定卡片、配用设计表4.1.5历次更改与补充的设计及工艺文件和更改通知书4.1.6小批生产总结报告、小批生产鉴定书4.1.7产品设计评审报告、产品研制完成报告4.1.8产品许可证、合格证、产品介绍、样本4.2批量生产4.2.1申请正式投产报告、批复、通知生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范技术标准（国际标准、国家标准、行业标准、企业标准）4.2.4企业标准编制说明、审批书及修改、修订的通知4.2.5生产定型（结构、配方）设计文件4.2.6工艺装备文件、图样说明书4.2.7产品改进与更新建议书、合理化建议4.2.8产品质量技术攻关会议记录、纪要4.2.9重大质量事故分析、质量异议处理结果4.2.10各种操作记录、产品检验报告单 三、工程建设类/ 四、基本建设类 三、工程建设类/ 四、基本建设类11可行性研究、任务书可行性研究、任务书1.1项目建议书及报批文件1.2项目选址意见书及其报批文件1.3可行性研究报告及其评估、报批文件1.4与立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件1.5项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件1.6环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复长期长期长期永久长期长期永久4.2.2永久4.2.3永久永久永久长期长期长期长期长期永久永久永久永久永久永久序号序号归档范围归档范围保管期限保管期限1.7设计任务书、计划任务书、报批文件永久22设计基础文件设计基础文件工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录2.1永久2.2永久2.3水文、气象、地震等其它设计基础资料永久333.13.23.33.43.53.63.73.83.9444.1设计文件设计文件总体规划设计方案及报批文件方案设计初步设计图纸和说明及其报批文件技术设计图纸和说明及其报批文件施工图设计技术秘密材料、专利文件工程设计计算书关键技术试验设计评价、鉴定及审批项目管理文件项目管理文件征地、移民文件建设申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图4.1.2征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书4.1.3建设前原始地形、地貌、状况图、照片施工执照（规划许可证及附件、开工审查表、施工许可证等）4.2计划、投资、统计、管理文件有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划4.2.2概算、预算管理、差价管理文件4.2.3合同变更、索赔等涉及法律事务的文件4.2.4规程、规范、标准、规划、方案、规定永久永久永久永久长期长期长期永久永久4.1.1永久永久永久4.1.4永久4.2.1长期长期长期长期序号序号4.2.5招标文件审查、技术设计审查、技术协议4.2.6投资、进度、质量、安全、合同控制文件4.3招标投标、承发包合同协议4.3.1招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件归档范围归档范围保管期限保管期限长期长期长期4.3.2投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告4.3.4中标通知书合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件4.4专项申请、批复文件环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件，水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议及规划图4.4.3原料、材料、燃料供应等协议文件55施工文件施工文件5.1建筑施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、施工组织设计、专项方案专家论证资料施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件5.1.3原材料及构件出厂证职、质量鉴定、复验单5.1.4建筑材料试验报告设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验销记录5.1.8施工日记、大事记5.1.9隐蔽工程验收记录5.1.10各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告永久4.3.3长期长期4.3.5永久4.4.1永久4.4.2长期长期5.1.1长期5.1.2长期长期长期5.1.5永久5.1.6永久5.1.7永久永久永久永久5.1.11工程质量检查、评定序号序号5.1.12技术总结、施工预、决算5.1.13交工验收记录证明5.1.14竣工报告、竣工验收报告5.1.15竣工图永久归档范围归档范围保管期限保管期限永久永久永久5.1.16声像材料长期5.2设备及管线安装施工文件5.2.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单建筑材料试验报告设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录隐蔽工程检查验收记录强度、密闭性试验报告设备、网络调试记录施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告5.2.11系统调试、调试记录5.2.12管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录5.2.13管线标高、位置、坡度测量记录5.2.14中间教交工验收记录证明、工程质量评定5.2.15竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算5.2.16竣工图5.3电气、仪表安装施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件5.3.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期5.2.2长期5.2.35.2.4长期长期5.2.5永久5.2.65.2.75.2.85.2.9永久永久长期长期5.2.10长期长期短期长期永久永久永久5.3.1长期5.3.2短期长期5.3.4建筑材料试验报告长期序号序号归档范围归档范围保管期限保管期限5.3.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等5.3.6系统测试、整定记录永久长期5.3.7绝缘、接地电阻等性能测试、校核长期5.3.8材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告5.3.9操作、联动试验5.3.10电气装置交接记录5.3.11中间交工验收记录、工程质量评定5.3.12竣工报告、竣工验收报告5.3.13竣工图5.3.14声像材料66监理文件监理文件6.1施工监理文件、资料6.1.1监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审6.1.4开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书6.1.5设计变更、材料、零部件、设备代用审批监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件6.1.7工程材料监理检查、复检、实验记录、报告6.1.8监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告6.1.11工程进度计划、实施、分析统计文件6.1.12变更价格审查、支付审批、索赔处理文件永久短期短期永久永久永久长期长期6.1.2长期6.1.3长期长期长期6.1.6长期长期长期6.1.9长期6.1.10长期长期长期序号序号6.1.13单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部、分项质量认证、评估6.1.14主要材料及工程投资计划、完成报表6.2设备采购、监造工作监理资料6.2.1设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划归档范围归档范围保管期限保管期限长期长期长期6.2.2市场调查、考察报告长期6.2.3设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表6.2.4原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告6.2.5开动、复工报审表、暂停令6.2.6会议纪要、来往文件6.2.7监理工程师通知单、监理工作联系单6.2.8监理日志、监理月报6.2.9质量事故处理文件、设备制造索赔文件6.2.10设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件6.2.11设备采购、监造工作总结6.3监理工作声像材料7工艺设备文件7工艺设备文件7.1工艺说明、规程、路线、试验、技术总结7.2产品检验、包装、工装图、检测记录7.3设备采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单7.5设备图纸、使用说明书、零部件目录7.6设备测绘、验收记录及索赔文件7.7设备安装调试、测定数据、性能鉴定8生产技术准备、试生产文件8生产技术准备、试生产文件8.1技术准备计划长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期7.4长期长期长期长期短期8.2试生产管理、技术责任制短期8.3开停车方案短期序号序号8.4归档范围归档范围保管期限保管期限长期设备试车、验收、运转、维护记录试生产产品质量鉴定报告8.5短期8.68.78.88.9安全操作规程、事故分析报告长期短期短期永久运行记录技术培训材料产品技术参数、性能、图纸工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录财务、器材管理文件财务、器材管理文件财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明。 主要材料消耗、器材管理交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册竣工验收文件竣工验收文件项目竣工验收报告工程设计总结工程施工总结工程监理总结项目质量评审文件工程现场声像文件工程审计文件、材料、决算报告环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件10.10项目评优报奖申报材料、批准文件及证书 五、设备仪器类 五、设备仪器类1综合1.1设备管理条例、办法、方案、规定、通告等设备管理规划、计划、总结，设备运行管理文件，备品备件管理文件8.10短期999.1短期9.2永久9.3短期9.4永久101010.110.210.310.410.510.610.7永久永久永久永久永久永久永久10.8永久10.9永久长期长期1.2短期序号序号1.31.422.12.22.32.4归档范围归档范围保管期限保管期限长期永久长期长期长期长期设备技术管理文件设备台帐单台（套）设备仪器调研、考察材料；购买设备的申请、批复文件购置合同、协议洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料设备仪器开箱验收记录设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明书、环保材料等随机图样及文字材料设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检验验收等材料运行记录及重大事故分析处理报告设备仪器保养和大修计划、记录设备仪器检查记录、设备仪器履历表设备改造记录和总结材料技术、质量异议的处理结果材料设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果 六、会计档案类 六、会计档案类1会计凭证类原始凭证、记帐凭证、汇总凭证会计帐簿类总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、银行账3财务报告类3.1月、季度财务报告3.2年度财务报告（决算）4其他类4.1会计档案保管清册、会计档案销毁清册4.2银行余额调节表、银行对帐单4.3工资、福利等发放清单 七、职工管理类 七、职工管理类1名人类1.1个人自传、生平传记等材料1.2著作手稿、日记、笔记、回忆录等创作材料2.5长期2.6长期2.72.82.92.102.112.12长期长期长期长期永久长期15年215年3年永久永久5年长期永久永久序号序号1.3归档范围归档范围保管期限保管期限永久出席参加各类会议、公务活动材料在各种会议上的报告的底稿或提纲、会议发言材料、担任某职位的聘书等个人荣誉、照片、画册、录音、影像等材料赠品、礼物员工档案履历材料（应聘登记表、劳动合同、转正、调动、培训、辞职、退休等文件材料）职务任免、升降、奖惩、考核、职称等方面文件社保、医疗、工伤保险等文件材料 八、特种载体类 八、特种载体类1声像类1.1上级领导来集团视察的照片、录音、影像材料集团内重大庆祝活动、事件或事故的照片、录音、影像材料1.3集团领导主持召开的重要会议照片、录音、影像材料2实物类2.1获得国家级的荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯等2.2省级及以下荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯等1.4永久1.51.62永久永久2.1永久2.22.3永久永久永久1.2永久永久永久长期XX控股集团档案保管与库房管理制度XX控股集团档案保管与库房管理制度 一、档案保管 一、档案保管 1、集团档案室应根据需要编制归档文件目录、专题目录、分类目录、底图目录等不同形式的检索工具。 2、存放档案必须有专柜、架，并编存放柜号，排架要科学，便于查找。 3、底图除修改、复制、送晒外，不得外借。 修改后底图入库，要认真检查其修改、补充等情况。 4、存放胶片、照片、磁带、盘片要用专用工具，专柜保管。 5、对公司知识产权和涉及商业秘密的档案，设专柜、双锁专人保管。 6、每年要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到账物相符。 对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。 7、档案鉴定应由集团领导及各公司领导、专业技术人员和档案工作人员组成的档案鉴定小组负责档案的鉴定工作。 鉴定工作每五年左右进行一次。 经鉴定无保存价值的档案登记造册，由集团董事长批准后，指派专人负责监销，并由监销人员的销毁清册上签字。 二、库房管理 二、库房管理 1、库房管理应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，并每月检查一次，发现问题及时处理。 2、档案库房应和办公室、阅览室分开，禁止非本单位、非档案工作人员进入，保持清洁卫生。 3、库房内必须配备适合档案用的消防器材，电线、插座及电器设备应完好无损，不准使用电热设备，不准堆放易爆、易燃物品及其杂物，库房内严禁吸烟。 4、做好库房温湿度的调节，坚持温湿度记录，配备空调和除湿设备。 库房温度应控制在1224之间，湿度应控制在45%60%之间。 5、库房要做好防潮、防火、防盗、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物等安全措施。 XX控股集团电子文件归档与管理制度XX控股集团电子文件归档与管理制度 一、范围 一、范围 1、本制度规定了生产、经营、管理等各项活动中产生的、具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法，适用于电子文件的归档与管理工作。 2、电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和工作。 档案部门进行指导与监督。 3、电子文件的管理由集团档案室负责，电子文件形成部门提供协助和支持。 二、收集与积累 二、收集与积累 1、收集积累要求 1、收集积累要求1.1记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其他电子版本的