人事档案管理制度(内).doc

人事档案管理制度(内) 人事档案管理制度（内）第一条目的为了规范公司的人事档案管理流程，加强公司的人事档案管理工作，制定本制度。 第二条人事档案的概念本制度所称的人事档案指与公司员工管理相关的、从员工入职到离职各个阶段所形成的文档。 第三条人事档案的范围员工的人事档案包括但不限于 (一)招聘录用阶段形成的或员工提交的文件或资料。 包括应聘/入职人员登记表、录用通知书、薪酬确认书、规章制度签收单、体检报告、员工原工作单位出具的离职证明（或员工个人提交的与其他单位不存在劳动关系的声明）、背景调查函、员工有效证件复印件、学历证明复印件、职业资格证书复印件、照片（含电子版）、劳动合同书（劳务合同、实习合同）、竞业限制协议、保密协议、岗位工作指引等。 (二)员工试用阶段所形成的文件。 包括试用期员工考核表、试用期工作总结、试用期解除劳动合同通知书等。 (三)用工阶段所形成的文件。 包括 1、培训文件。 包括中长期专业技术培训申请表、培训合同、培训合格证书等； 2、奖惩文件。 包括奖励审批表、员工过错行为记录单、员工违纪通知单等； 3、劳动合同变更、续订文件。 包括劳动合同变更书、续订劳动合同通知书、劳动合同续订书、调整工作岗位通知书、劳动合同续签意见征求表、职务、职称晋级、晋档/降级、降档审批表、公司内部调配表、待岗确认书等； 4、考核文件。 包括季度绩效考核表（中层以上管理人员适用）、季度绩效考核表（一般员工适用）、年度考核表（中层以上管理人员适用）、年度考核表（一般员工适用）、年度考核表（自下而上考核适用）等； 5、人事档案转出申请表、外派协议等。 (四)员工离职阶段所形成的文件。 包括离职申请表、离职面谈记录表、员工离职/内部调配工作交接表、员工签收的离职证明、员工签收的各类解除劳动合同通知书或各类解除劳动合同通知书的送达凭证（如EMS邮寄单等）、解除劳务合同通知书、解除劳动合同协议书等。 第四条人事档案的管理 (一)管理人员人力资源部设档案管理员对员工的人事档案进行管理。 (二)人事档案的归档 1、应归档的人事档案形成后，收到该档案的人员应于收到该档案之日起三日内将人事档案交档案管理员归档。 2、归档时，档案管理员应当对档案进行检查，对符合以下条件的档案，方能归档保管 （1）员工提交的文件应有员工本人签字，复印件上的签字应为原始签名； （2）协议类文件应有协议各方的签字盖章； （3）以传真形式形成的档案，应当复印，并同时保留传真件和复印件； （4）公司送达给员工的文件，应有送达回执或相关的凭证（因客观原因无法获得送达回执或凭证的，需有档案提交人的说明和签字）； （5）有关绩效考核等的文件，应当有员工的签字（因客观原因无法获得员工签字的，应有档案提交人的说明和签字）。 3、档案管理员应当做好归档记录，由提交人和接收人在人事档案清单（附件一）上签字。 (三)人事档案的保管 1、归档的人事档案由档案管理员负责保管。 2、对纸质的档案，档案管理员应当采取合理的措施进行保管，防止其被破坏毁损；对电子档的档案，档案管理员应当建立专门的电子文档进行保管，设置为只读模式，并采取相应的保密措施。 (四)人事档案的借阅与使用 1、任何员工借阅人事档案，均需填写人事档案借阅登记表（附件二），获得人力资源部主管的批准。 档案管理员审查经批准的人事档案借阅登记表后，方能将该档案借出。 借出时应当做好借阅登记。 2、未经人力资源部主管书面批准，查阅人事档案，只能在档案管理员指定的地点进行阅览，不得将人事档案带离档案管理员的监管范围。 3、未经人力资源部主管书面批准，任何员工不得以任何方式复制人事档案。 4、除为履行本职工作所必须外，任何人不得擅自使用人事档案。 (五)员工的人事档案永久保留。 第五条罚则 (一)档案管理员违反本制度规定借阅、使用人事档案的，将被认定为较为严重的过错行为，公司有权对其进行通报批评并处罚款800元。 (二)公司员工擅自复制、销毁人事档案、滥用人事档案或泄露所知悉的人事档案内容的行为，属于严重的过错行为，公司将立即与其解除劳动关系、劳务关系或实习关系