团队简报与团队报告(ppt 34页).ppt

个人与团队管理 第4单元 第四单元团队简报 学习目标了解团队简报的概念 了解团队简报的目的 了解影响团队简报效果的因素 掌握提高沟通效果的方法 掌握抓住听众心理的技巧 掌握分析听众状况的方法 掌握提问的方法与技巧 掌握展开讨论的方法 了解如何布置简短的活动 了解如何运用各种辅助手段 了解团队简报的准备要点 了解设计和开发团队简报的方法 掌握团队简报的时间及规划方法 掌握有效沟通的方法 掌握团队报告中与听众建立良好关系的技巧 掌握消除紧张的方法 第十一章团队简报 作用目的问题效果 一 作用 团队简报是组织沟通与交流的一种机制 是团队介绍情况的工具 保证信息流传递 提供反馈有效渠道 创造团队讨论机会 二 目的 想对谁说 想说服人们做什么事 想告诉人们如何考虑问题 想让人们接受新思想 新方法 想介绍一些技术信息 想决定采取何种行动 决定由谁去执行 想让人们反馈他们的意见 想让人们坦言自己的见解和介绍自己的经验 三 问题 与听众无关 向人们灌输信息 不知道听众是否理解 是否在听 四 效果 单向通道的沟通模式 发送者到接收者双向通道的沟通模式 增加反馈 提高沟通效果 陈述者必须开通一条双向交流渠道 双向沟通和交流 发送者 接收者 信息流 选择言辞 想法 分析含义 决定如何响应 反馈 第十二章分析听众 抓住心理分析听众状况 一 抓住心理 运用视觉辅助手段 提问 布置一些小任务或活动 让听众明白对我们有何意义 经常做阶段性小结 采用清晰的结构使听众便于掌握 二 分析听众状况 多少人 哪些人 他们对主题有多少了解 他们为什么来参加 他们希望从陈述中获得什么 他们将在简报之后做什么 他们有什么成见 有什么特殊需要 第十三章抓住听众 提问展开讨论布置简短的活动运用辅助的视觉手段散发资料让听众明白 这对对我们有何意义 经常做阶段性小结 采用清晰的结构使听众便于掌握 一 提问 作用 检查知识 检查理解程度 寻求信息 引发讨论 激发思考 获得反馈 规律 大多数人不会拒绝 促使人们开动脑筋 问题类型 开放式 你怎样看待 封闭式 懂了吗 自问自答 提问运用 掌握时机 不能滥用 二 展开讨论 明确目的规定时间不要走题提问引导 三 简短的活动 头脑风暴 充分参与 无任何限制 配对或小组活动 目的明确 任务简单 使大家能积极参与每个人畅所欲言调节气氛不聚焦于演讲者个人 四 视觉辅助 突出关键论点给出更多信息信息更清楚吸引注意力增加兴趣 投影胶片 幻灯片 计算机演示 活动挂图展示板 第十四章会议准备 讲话长短报告准备报告安排资料与视觉辅助手段会务和其他 一 讲话长短 讲话与交流比例依据目的而定 传达信息讲话分量重些 需要协商 讨论 大部分时间用于交流 二 报告准备 确定简报的核心内容 尽量使内容简明扼要 自行准备材料 三 报告安排 方法时间安排规划 四 资料与视觉辅助手段 会议材料投影胶片幻灯片基于计算机的团队简报展示表或展示板 五 会务和其他 人员场地通知材料设备等 第十五章团队报告 有效沟通选择用词 形体语言 了解听众 归纳小结 关系良好减少障碍 目光接触 充满信心避免紧张 吸取经验写下感想 征求意见 做出总结 准备下次 一 是非题 沟通中所获信息主要来自于言语交流 少部分来自身体语言 在团队交流的过程中 其中最重要的是倾听 二 单项选择题 1 在团队简报时 如果想展开讨论 首先必须 A明确讨论的目的B 规定讨论的时间C 鼓励提出意见D 确定讨论的人员 单项选择题 2 小张 我一点也不同意这种观点 但是 我能理解你 我们的意见出现分歧是有原因的 小李的这段话并没有得到小张的回应 根据这种情况 小李和小张之间的交流过程是 双向的有效的无效的完整的 四 案例分析题 陈兵前不久刚被提拔为车间副主任 主管车间的后勤工作 尽管他以前从来没有做过类似的工作 但公司领导非常信任他的能力 认为这对他来说是一个不错的锻炼机会 由于生产规模的扩大 陈兵所在的车间去年从公司搬了出去 搬到了离公司两公里远的新位置办公 厂房和设备都是新的 但一些配套设施还不是非常完善 这不 由于最近一段时间定货量的上升 车间新雇佣了许多临时工 车间原有的食堂已经不能满足使用 必须尽快对食堂进行扩建 公司领导让陈兵负责食堂扩建的工作 这使得他非常忙碌 陈兵准备在本周四的下午召开车间人员参加的会议 就食堂扩建工作进行汇报并征询大家的意见 主要的问题有两点 一是扩建食堂必须占用现有的停车场 这会使本来就紧张的停车场更加不够使用 给车间的人员带来比较大的麻烦 另外一点是 食堂扩建之后势必需要增加更多的服务人员 如果从车间各部门抽调 可能会影响现有的人员配备情况 这需要得到各部门的大力支持 如果从外部重新招聘 则会增加车间的开支和成本 影响到已经做好的年度预算 这个会议定在周四下午召开 主要参加人员包括车间各部门的领导 车间党政工团的负责人 各班组长以及有条件参加的车间工人 陈兵已经准备好了在会上的发言和所要讨论的问题 他还需要思考的问题是是否需要邀请公司相关领导参加这个会议 对于参加会议的人来说 需要他们做出怎样的决定 知识点 团队简报的概念团队简报的目的影响团队简报效果的因素团队简报中的准备工作 案例二车间原有的食堂已经不能满足使用 必须尽快对食堂进行扩建 公司领导让新任车间副主任陈兵负责食堂扩建的工作 这使得他非常忙碌 陈兵准备在本周四的下午召开车间人员参加的会议 就食堂扩建工作征询大家的意见 为了取得有效的会议结果 首先必须赢得车间主任老王的支持 老王任主任的时间非常长 在车间从来都是说一不二 因此 只要他认可了 其他人即使有不同的意见 也好商量 在以前的汇报中 老王一直强调车间预算有限 经费比较紧张 但是他也承认食堂必须扩建 关键是怎样能够减少和利用现有的资源 在尽量节约的前提下办事 主任如果不支持 这个食堂扩建项目就不可能获得成功 尽管他目前还没有大力鼓吹和支持 但是老王从来不是一个固执的人 只要有相关的能够说明事实的数据 有来自广大群众的呼声 获得他的支持还是比较容易的事 获得群众支持是相对比较容易的 因为食堂扩建直接牵涉到他们的切身利益 不用太多的理由 他们都知道并且都深受其中之苦 如果说扩建食堂可能会影响到他们的停车问题 估计他们也会做出选择和取舍 毕竟吃饭是更重要的事 但是 也必须告诉他们停车场的问题也在车间的考虑当中 在不远的将来一定会得到解决 对参加会议的各方面情况和人员情况分析完成之后 陈兵就需要准备会议中相关的资料了 他必须使大家在参加会议的过程中能够畅所欲言 能够积极提出有价值的建议 另外 他还必须想到怎样使用比较风趣和幽默的语言来召开这次会议 毕竟 下午人们是会犯困的 必须采用各种方法提高大家参与的积极性 知识点 团队简报的准备分析听众抓住听众注意力的方法 案例三刘总准备在销售团队的会议上发表简短的演讲 演讲的目的是寻求到有效开拓产品市场的方法 这就需要告诉参加会议的人员最近公司产品销售方面的一些信息 同时提出如何开拓市场的问题供大家讨论 最后能够得到一些可行的推广方案 刘总已经准备好了演讲的材料 这些材料有书面文字材料 包括产品销售的数据和一些关键的报表 为了更加直观和形象 刘总还将讲座中的一些内容准备成ppt文档 为了取得更好的结果 刘总在会议召开之前仔细地对将要参加会议的人进行了充分的了解和分析 因为他需要对参加会议的成员有更清楚的了解 这样在演讲和召开会议的过程中就可以能够更加具有针对性 他分析了一下参会人员的知识背景以及各自的性格特点 他认为在了解这些信息的基础上 他就可以在演讲过程中取得听众的有效反馈 会议开始后 刘总首先对他所演讲的内容做了一些介绍 随后又介绍了这次会议的目的和时间安排 由于没有很好地把握好 这个介绍的过程时间有点长 下面的听众中有人就开始窃窃私语 有的人低下头想别的事情 这种情形让刘总很不高兴 他觉得需要发放一些能够引起大家兴趣的资料 随后就把事先准备好的资料散发下去 随