第2讲_邮件信函合并.ppt

第2讲邮件信函合并 07 03 2020 大学计算机二 2 本次课程主要内容 1 邮件信函简介2 制作信函和信封3 制作标签 目录 4 常用域的使用 07 03 2020 大学计算机二 3 案例1 生日请柬 学生李小明将要过生日 想发请柬给同学们 那她应该如何完成呢 请柬内容如下 1 亲爱的 同学 我热情的邀请您参加我的生日Party 时间是2011年4月1日 地点 豪食汇三楼 请您参加 您的同学 李小明 2 同学名单 张三 李四 王五 赵六 田七 生活中还有哪些类似的案例 07 03 2020 大学计算机二 4 案例2 名片 07 03 2020 大学计算机二 5 2 1邮件合并简介 1 邮件合并概念 邮件合并是将一个文档中的信息插入到另外一个文件中 将可变的数据源和一个标准文档相结合 邮件合并功能并不是一定要你发邮件 它的意思是先建立两个文档 一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源 然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息 合成后的文件你可以保存为Word文档 可以打印出来 当然也可以以邮件形式发出去 2 适用的范围 日常生活中 经常需要发送通知 请柬 奖状 毕业证书等 这些文档的大部分内容相同 少部分内容变化 可以使用邮件合并的方式来完成 07 03 2020 大学计算机二 6 2 1邮件合并简介 3 邮件合并的组成部分 1 一个主文档 包括要重复出现的信息 2 一个数据源 用来提供替换的数据 数据源类型 电子表格 数据库或文本文件 3 合并域 用于指示Word在何处插入数据源中的数据 在邮件合并中 主文档 数据源和合并域 就是三个基本要素 07 03 2020 大学计算机二 7 4 邮件合并四步骤 1 打开或创建主文档 2 创建或打开数据源 3 在主文档所需的位置插入合并域名字 4 执行合并操作 2 1邮件合并简介 07 03 2020 大学计算机二 8 2 2案例 批量制作通知书和信封 每年的招生结束后 学校招生办的老师都要给录取的新生寄发录取通知书 招生办的老师想在一天之内把600多位同学的通知书打印出来 装在信封中 并寄发出去 招生办老师在那里奋战了三个多小时 只做出了2百多封 招办老师很着急 有什么快速的方法来解决这个问题呢 07 03 2020 大学计算机二 9 方法1 采用向导制作通知书 1 创建一个新的文档 步骤 工具 菜单 信函与邮件 命令 邮件合并 命令 07 03 2020 大学计算机二 10 2 制作信封主文档 向导第一步 选择文档类型步骤 邮件合并 任务窗格 选择文档类型 信函 选项 下一步 正在启动文档 07 03 2020 大学计算机二 11 2 制作信封主文档 向导第二步 选择开始文档步骤 邮件合并 任务窗格 选择开始文档 使用当前文档 选项 在本文档中输入主文档中的信息并保存 下一步 选取收件人 07 03 2020 大学计算机二 12 3 加载数据源 步骤 选取收件人 使用现有列表 浏览 在弹出的对话框中选择数据源 07 03 2020 大学计算机二 13 3 加载数据源 步骤 撰写信函 其他项目 在弹出的对话框中依次插入合并域 07 03 2020 大学计算机二 14 4 预览信函并合并新文档 步骤 预览信函 完成合并 生成合并新文档 07 03 2020 大学计算机二 15 方法2 利用工具栏合并文档 1 新建空白文档 调出邮件工具栏 单击 设置文档类型 钮 主文档类型 对话框 选择 信函 确定 钮 利用邮件合并工具栏也可进行邮件合并 显示工具栏 工具 信函与邮件 显示邮件合并工具栏 07 03 2020 大学计算机二 16 2 单击邮件工具栏上 打开数据源 钮 在 选取数据源 对话框中选取数据源 确定 钮3 光标定位在主文档中插入域的位置上 单击邮件工具栏上 插入域 钮 邮件工具栏如下 07 03 2020 大学计算机二 17 4 查看合并记录 单击邮件工具栏上 查看合并记录 钮 5 合并到新文档 单击邮件工具栏上 合并到新文档 钮 合并到新文档 对话框 确定 钮 07 03 2020 大学计算机二 18 2 3制作信封或标签 信封和标签是用户在进行邮件合并时最常用的两种主文档格式 包括一些寄信人的地址 收集人的邮编 地址 姓名等 07 03 2020 大学计算机二 19 方法 采用向导制作信封 1 创建一个新的文档 步骤 工具 菜单 信函与邮件 命令 邮件合并 命令 07 03 2020 大学计算机二 20 2 向导第一步 选择文档类型步骤 邮件合并 任务窗格 选择文档类型 信封 选项 下一步 正在启动文档 07 03 2020 大学计算机二 21 3 向导第二步 1 选择开始文档步骤 邮件合并 任务窗格 选择开始 更改文档版式 选项 信封选项 07 03 2020 大学计算机二 22 3 向导第二步 2 信封选项设置步骤 信封尺寸 普通1 寄信人地址 字体 钮 设置字体 确定 钮 信封选项 选项对话框 确定 钮 3 信封样式设置 07 03 2020 大学计算机二 23 在寄信人地址中输入 删除收件人文本框 4 保存信封 07 03 2020 大学计算机二 24 创建数据源 1 向导第三步 单击 下一步 选取收件人 07 03 2020 大学计算机二 25 2 选取收件人 选择 键入新列表 创建 钮 在 新建地址列表 输入地址信息 自定义 钮 根据自用户需要定义 07 03 2020 大学计算机二 26 3 自定义地址列表 添加 钮 添加域 对话框 删除钮 确定 钮 07 03 2020 大学计算机二 27 4 新建地址列表 通过 新建条目 钮增加信息 增加完毕后单击 关闭 钮 另存为 对话框 07 03 2020 大学计算机二 28 5 邮件合并收件人 对话框 这种方法创建的数据源是数据库类型文件 不能直接用WORD进行编辑 07 03 2020 大学计算机二 29 6 合并文档 1 预览信封 2 完成合并 07 03 2020 大学计算机二 30 3 打印合并文档 合并区域单击 打印 选项 合并到打印机 对话框 选取打印记录 确定 钮 07 03 2020 大学计算机二 31 4 合并到新文档 合并区域单击 编辑个人信封 选项 合并到新文档 对话框 选取打印记录 确定 钮 07 03 2020 大学计算机二 32 方法 制作标签 标签则用来粘贴在信封 明信片 包裹等邮件的表面 07 03 2020 大学计算机二 33 操作步骤 1 工具 菜单 信函与邮件 命令 邮件合并 命令 07 03 2020 大学计算机二 34 2 信封与标签 对话框 标签 选项卡 选项 钮 07 03 2020 大学计算机二 35 3 标签选项 选择 产品编号 确定 钮 07 03 2020 大学计算机二 36 4 信封与标签 对话框 地址 文本框中输入标签内容 打印 区域 全页为相同标签 地址文本框中输入 07 03 2020 大学计算机二 37 5 信封与标签 对话框 新建文档 钮 标签文档 07 03 2020 大学计算机二 38 域是文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函 标签的占位符 它是一种特殊的代码 用于指示Word在文档中插入某些特定的内容或自动完成某些复杂的功能 域包括域代码和域结果两部分 域代码是代表域的符号 域结果是利用域代码进行一定的替换计算得到的结果 域有些类似于Excel中的公式 具体来说 域代码类似于公式 域结果类似于公式计算得到的值 域的最大优点是可以根据文档的改动或其他有关因素的变化而自动更新 2 4域的使用 07 03 2020 大学计算机二 39 常用域的使用 域实际上是一组能够嵌入Word文档的指令 插入在文档中的域能够完成很多烦琐的工作 为用户编辑文档提供了极大的便利 根据域的功能可以将域分为 结果域 标记域和行为域等三类 结果域用于告诉Word寻找或产生一些特定的文字并将它们粘贴到域代码所在处 如页码 标记域用于标记文本 如索引项 行为域用于告诉Word执行某项操作 但不在文档中放置新的可见字符 如运行一个保存文档的宏 根据域的用途可将域分为 日期和时间 文档自动化 文档信息 等号和公式 索引和表格 链接和引用 邮件合并 编号 用户信息等九类 大学计算机二 40 常用域的使用 插入合并域 通过将合并域插入到邮件合并主文档的适当位置 可以决定合并文档时 使用哪些数据源信息以及它们在合并文档中的位置 插入合并域的步骤如下 1 如果主文档没有打开 先打开主文档 打开主文档窗口时 会显示 邮件合并 工具栏 上面有邮件合并所需要的各种按钮 2 将插入点移到待插入合并域的位置 3 单击 邮件合并 工具栏中的 插入合并域 按钮 将弹出一个下拉菜单 上面有数据源的的所用域名 4 从弹出的合并域列表框中选择要插入的域名 5 重复步骤 2 和 3 将所需要的域名插入主文档中相应的位置 并对其进行必要的格式化 07 03 2020 大学计算机二 41 更新域 1 更新单个域 选中域 F9 2 文档中所有域 选中整篇文档 F9 3 设置 工具 菜单 选项 命令 打印 选项卡 打印选项 更新域 操作 3 确保打印时自动更新文档中的域 07 03 2020 大学计算机二 42 常用域的使用 插入合并域 合并域是使用一对书名号括起来的域名 域名对应于数据源中的域名 书名号是合并域的特征符号 它不是从键盘上直接键入的 如果用户直接键入或使用 插入 菜单中的 符号 命令插入符号 Word将不承认它是合并域的特征符号 只把它当作普通文字对待 07 03 2020 大学计算机二 43 常用域的使用 插入合并域 如果要查看合并结果 单击 邮件合并 工具栏上的 查看合并数据 按钮 Word将合并域显示为第一条数据记录中的信息 如果要查看数据源其他记录的合并结果 可以使用 邮件合并 工具栏上的 首记录 上一记录 下一记录 末记录 箭头按钮 也可以在 跳至记录 框中输入记录号 可以查看其他数据记录的信息 查看完后 再次单击 查看合并数据 按钮恢复显示合并域 07 03 2020 大学计算机二 44 插入Word域 控制数据的合并方式 通过在主文档中插入几种Word域 可以在最终的合并文档中包含更多的信息 并且可以控制数据的合并方式 插入这些域的步骤如下 1 将插入点移到待插入合并域的位置 2 单击 邮件合并 工具栏中的 插入Word域 按钮 将弹出一个下拉菜单 上面有一些Word域名 3 从弹出的Word域列表框中选择要插入的域名 可以打开与之对应的对话窗口或直接插入域代码到主文档 4 重复步骤 2 和 3 将所需要的域名插入主文档中相应的位置 07 03 2020 大学计算机二 45 几个Word域的用法 1 Ask域用途 插入Ask域 可以在合并主文档和数据源时 提示输入某个书签的文本 操作 在主文档中插入Ask域时 将出现 插入域 Ask 对话框 可以在 书签 框中输入书签名 在 提示 框中输入书签的提示文字 在 默认书签文字 框中输入书签的默认值 插入Ask域后 Word合并每一个数据记录和主文档时 显示一个对话框 要求用户在插入Ask域位置输入新的标签文字 07 03 2020 大学计算机二 46 2 Fill in域 用途 插入Fill in域 可以在合并主文档和数据源时 提示输入要插入Fill in域位置的文本 操作 在主文档中插入Fill in域时 将出现 插入Word域 Fill in 对话框 可以在 提示 框中输入提示文字 在 默认填充文字 框中输入默认的插入值 插入Fill in域后 Word合并每一个数据记录和主文档时 将显示一个对话框 要求用户在插入Fill in域位置输入需要的文字 07 03 2020 大学计算机二 47 3 If Then Else 域 用途 插入If Then Else 域 可以在合并主文档和数据源时 根据条件判断的结果插入相应的文本 例如 当数据域名 数学 的值大于等于60时 在主文档中插入 及格 否则插入 不及格 操作 在主文档中插入If Then Else 域时 将出现 插入域 If 对话框 可以在 域名 下拉列表框中选定 数学 在 比较关系 下拉列表框中选定 大于等于 在 比较对象 文本框中输入 60 在 则插入此文字 文本框中输入 及格 在 否则插入此文字 文本框中输入 不及格 这样插入If Then Else 域后 Word合并每一个数据记录和主文档时 将判断该记录的 数学 域名的值 如果大于等于60 插入 及格 否则插入 不及格 07 03 2020 大学计算机二 48 4 合并记录域与合并序列域 插入合并记录域 可以在合并主文档和数据源时 会在插入合并记录域的位置插入当前合并记录的记录号 插入合并序列域 可以在合并主文档和数据源时 会在插入合并记录域的位置插入当前合并记录的顺序号 给顺序号成功合并的数据记录数 Word在每次合并文档时 均从1开始给合并的记录记数 该数值可能与合并记录域插入的值不同 例如 假定只合并编号范围在5到15之间的记录 尽管MERGEREC对应合并的第一个数据记录的数值为5 但是合并记录域对应该数据记录的值仍为1 07 03 2020 大学计算机二 49 5 下一记录域 插入下一记录域 可以将下一个数据记录合并到当前的文档中 而不是重新开始一个新的合并文档 插入下一记录域后 合并文档的记录号将变为下一个 以后再碰到插入的数据域 将使用下一记录的值 例如 在还未插入数据域的时候插入一个下一记录域 则开始合并时 使用的记录号为1 但Word看到下一记录域 就跳过第一个记录 开始使用第2个记录进行合并 合并完一个记录 记录号变为3 又碰到下一记录域 记录又变为4 对第4个记录进行合并 这样就只合并记录号为双数的记录 07 03 2020 大学计算机二 50 6 下一记录条件域 插入下一记录条件域 可以条件判断的结果 决定是否合并该记录 在主文档中插入下一记录条件域时 将出