第三章 秘书的日常工作事务教案.doc

桂林旅游高等专科学校教案（章节备课） 授课题目（章、节）第三章 秘书的日常事务工作教学目的（要 求）1.了解秘书日常事务工作的内容2.学会合理地布置工作环境3.为领导设计较为合理的日程安排4.正确处理接听电话事务5.处理邮件6.做好印信与保密工作教学内容（节 名）第一节办公环境的管理第二节安排领导工作日程第三节接打电话与处理邮件第四节保密与印信工作 教学时数4 课时教学重点本章节的教学内容重点是掌握办公室管理的方法、学会合理安排领导的日程并做好相关准备工作、掌握接打电话的方法与技巧、学会处理印信工作、在日常工作中树立良好的保密意识。教学难点通过驱动任务的训练，确保每个学生掌握以上教学目标，并有养成完成基础性的日常事务是从事秘书工作的基本功的意识。教学方法（手 段）案例分析法讨论法任务驱动法角色模拟法教学组织(含每课时课堂教学内容、教学方法、师生互动、时间分配、板书设计等)：第一次课教学组织：导入：为什么说做好日常事务是从事秘书工作的基础？（5分钟）1、对文秘实训室的管理进行评价，并提出意见和建议。2、以你熟悉的一个办公室为例，说明其管理效果。3、你觉得个人习惯受职业的影响明显吗？为什么？请举例说明。预习情况检查：1.请概述章节教学内容，并就教学难点、重点提出小组意见。（值周小组5分钟）2.办公室整理应主要注意的细节有哪些？3.办公室常见的安全隐患有哪些？4.安排领导日程的注意事项？值周小组准备情况检查：1.展示任务2.对所运用的领导日程安排有关理论知识进行解释说明3.其他小组的意见和建议4.上周第2.3小组的作业确认完稿，并投入实际运用。（值周登记表、小组评价表打印）驱动任务安排、组织一、驱动任务1：第3组（好小姐）本周负责实训室管理，周五上课检查情况。 1.整洁度 2.办公物品（可放在桌面） 3.档案资料二、驱动任务2：第4组（轻舞飞扬）做好邮件处理1.撰写关于购买秘书规范的请示2.发电子邮件给教研室主任。 3.回复教研室主任的邮件。三、驱动任务3：第5组（非常3+2），领导日程安排 1.在第一次的近两周领导日程表基础上，制定出学期日程表和周日程表。 2.发送电子邮件并回复。 3.教研室会议记录的整理四、驱动任务4：第2组（球球组）电话处理 1.模拟角色打4个电话（任务不同、周五公布、其他4组安排1人接听电话） 2.谈电话处理的重要性及方法技巧小体会五、驱动任务5：第1组（旺旺大礼包）印信管理 1.制作旅游外语系使用的介绍信 2.教研室电子文档的整理，牵头负责分工给5个小组，期末前完成。 备注教学组织(含每课时课堂教学内容、教学方法、师生互动、时间分配、板书设计等)：第2次课教学组织：第2小组发放小组互评表第一节 办公环境的管理一、检查驱动任务1（15分钟）（一）小组汇报实训室整理的过程、现场效果（二）其他小组互评 1.办公室类型 2.办公室布置遵循了哪些原则？ 布局是否合理化；色彩搭配；设备；隔音；办公设备位置。 3.如果有条件绿化和装饰，请提出建设性的意见和建议 4.办公室的整理还有哪些地方需要改进 5.目前有隐患吗？（无灭火器） 6.制作实训室安全检查登记表（第4组）二、重要知识点讲解（10分钟） 补充课外幻灯片办公环境的管理三、值周小组汇报办理申请实训室网络账号的事宜，请其他小组评分。（5分钟）第二节 安排领导工作日程一、检查驱动任务3（10分钟） 1.展示学期日程安排表 （点评、评分） 2.展示第3.4.5周日程安排表 3.其他小组互评二、重点知识抽查（15分钟） 1.什么是日程安排？ 2.为什么说安排领导日程本身就是一个协调的过程？（第5组与教研室主任协调了吗？） 3.日程表的种类及各自的特点？ 4.安排领导日程为什么要充分尊重领导本人的意见？ 5.安排领导日程为什么要特别注意保密？第三节之三、处理邮件 一、检查驱动任务2（10分钟） 1.小组介绍任务执行过程 2.展示完成的任务 3.小组互评二、电子邮件处理重要知识点讲解（15分钟） 1.发送邮件的礼貌 2.如果有文本，一般用附件方式 3.回复邮件的程序备注教学组织(含每课时课堂教学内容、教学方法、师生互动、时间分配、板书设计等)：下周驱动任务布置（5分钟）一、处理邮件：关于“教育部全国高校教师网络培训中心”的邮件处理 要求：1.展示处理过程 2.利用邮件转送单或传阅顺序提示条二、电话处理 1.教材实践项目案例三 2.教材实践训练（广州蓝天公司于美国艾地公司就考察事宜通电话） 3.其他2个任务下周一课上临时发出，要求其他组接电话的学生也务必做好预习。三、整理教研室会议记录整理第3次课教学组织：一、领导日程表重点知识抽查（15分钟） 1.什么是日程安排？ 2.为什么说安排领导日程本身就是一个协调的过程？（第5组与教研室主任协调了吗？） 3.日程表的种类及各自的特点？ 4.安排领导日程为什么要充分尊重领导本人的意见？ 5.安排领导日程为什么要特别注意保密？二、接打电话任务实践（一）案例三：5分钟 1.第2组演示，其他4组“找茬”，逐一指出所犯错误并提出意见。（二）重要知识点讲解：15分钟 1.2张重要的幻灯片：图解接打电话的流程 2.秘书拨打电话的要点 3.秘书接听电话的要点 4.筛选电话的方法与技巧（三）临时接打电话的任务实践（20分钟） 1.外语系党总支书记打电话给校党委书记，邀请林书记参加“外语系推进学风建设和专业跨越发展研讨会”，并就会议时间征求林书记的意见。 2.外语系办公室主任陈老师接到校工会通知，要求3月16日下午3点组织全系教工参加义务植树活动。地点：教工宿舍区前桥头，种植树木30棵，工具由学校统一安排，要求较高的存活率。 3.文秘教研室主任打电话到柳州饭店，就25日上课时间事宜进行协商。把原计划排在晚上的课提前到早上8:3012:00.原因是26日（周一）早上有课，必须下午课后返回。4.与参加第二届国际旅游论坛的代表（暨南大学旅游学院张院长）确认抵达桂林两江机场及21日早上返程航班时间。登记表内容：18日晚20点抵达，航班NH2168；21日早上航班DH306，起飞时间10点。同时，告知张院长有车接送，并安排好离开大瀑布酒店的时间。 点评：要求每个同学必须掌握电话接打的方法和技巧。备注教学组织(含每课时课堂教学内容、教学方法、师生互动、时间分配、板书设计等)：三、邮件处理 1.第1组展示实践项目（5分钟） 2.邮件的转交（交给领导、有条件的批复、转交他人）3.讲解邮件处理必须注意的细节（10分钟） 四、印信工作 1.第1组设计的介绍信展示 2.说明印章和介绍信的保管细节 3.用印登记表五、保密工作 1.请同学回想在文秘课堂上老师对学生关于保密方面的要求 2.职场案例回放 3.可作为读书报告的主题其他事宜： 1.第3组负责撰写的“涉外文秘2012年招生