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第1课Excel2007概述 Excel2007Word PowerPoint Access等组件一起 构成了Office2007办公软件的完整体系 Excel2007是功能强大 技术先进 使用方便且灵活的电子表格软件 可以用来制作电子表格 完成复杂的数据运算 进行数据分析和预测 不仅具有强大的数据组织 计算 分析和统计功能 还可以通过图表 图形等多种形式形象地显示处理结果 更能够方便地与Office2007其他组件相互调用数据 实现资源共享 本课导读 Excel2007是一款电子表格制作软件 日常工作中见到的很多表格都是用它制作的 使用Excel2007首先必须学会启动 退出等基本操作 认识并掌握工作界面中的各个组成部分 根据个人习惯还可以对其工作界面进行自定义操作 并使用帮助功能来解决实际问题 具体要求 熟悉启动和退出Excel2007的方法熟悉Excel2007的工作界面掌握工作界面中各个组成部分的使用方法了解自定义工作界面的多种方式认识Excel2007的视图方式掌握使用Excel2007帮助系统解决问题的方法 1 1Excel2007入门 Excel是Microsoft公司推出的Office办公软件中的核心组件之一 从最初的Excel95到如今的Excel2007 Excel的功能在逐渐增强 界面也越来越人性化 下面粗略介绍一下Excel2007在工作及生活中的应用 然后熟悉其启动和退出方法 并认识它的工作界面 1 Excel2007应用2 启动Excel20073 初识Excel2007全新的工作界面4 工作簿工作表和单元格的关系5 退出Excel2007 1 Excel2007应用 Excel2007的功能强大 可以绘制表格 计算和管理数据 分析与预测数据等 并且还能将枯燥的数据用多种图表显示出来 另外还具有网络功能 2 启动Excel2007 要使用Excel2007制作表格 首先需要启动该程序 启动Excel2007的常用方法有以下3种 通过 开始 菜单启动双击桌面快捷图标启动双击文件启动 3 初识Excel2007全新的工作界面 启动Excel2007 即可进入其工作界面 如图所示 它主要由Office按钮 快速访问工具栏 标题栏 功能区 工作表编辑区及状态栏等部分组成 4 工作簿 工作表和单元格的关系 工作簿 工作表和单元格是Excel2007中特有的因素 Excel2007中的数据都是通过它们进行操作的 工作簿由一张或多张工作表组成 工作表又由多个单元格组成 三者之间构成包含和被包含的关系 如图所示 5 退出Excel2007 对电子表格编辑完成后 可以将其关闭并退出程序 以减少系统资源的占用 退出Excel2007的方式有以下两种 通过Office菜单退出单击 关闭 按钮退出 1 2Excel2007的界面及帮助系统 Excel2007的工作界面可以自己定义 以便于平时的操作 如果有不确定的 需要寻求帮助的操作时 可使用Excel2007的帮助系统 1 2 1知识讲解 用户可以根据个人习惯来自定义工作界面 包括自定义快速访问工具栏 功能区及视图方式等 本节还将介绍如何利用帮助系统解决实际难题 1 自定义快速访问工具栏2 自定义功能区3 切换Excel2007的视图方式4 自定义显示比例5 使用Excel2007的帮助系统 1 自定义快速访问工具栏 快速访问工具栏是一个可自定义的工具栏 其中表示命令的按钮可以自行添加 另外还可以将快速访问工具栏移动到功能区下方显示 1 自定义快速访问工具栏 移动快速访问工具栏的位置在快速访问工具栏上单击鼠标右键 从弹出的快捷菜单中选择 在功能区下方显示快速访问工具栏 命令 快速访问工具栏显示在功能区的下方 并且变成和操作界面一样的宽度 1 自定义快速访问工具栏 添加快速访问工具栏中的按钮在快速访问工具栏上单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 自定义快速访问工具栏 命令 打开 Excel选项 对话框 在 从下列位置选择命令 下拉列表框中选择 常用命令 选项 在其下方的列表框中选择需要添加的命令 单击 添加 按钮 右侧列表框中即可显示添加的命令 单击 确定 按钮 2 自定义功能区 功能区中列出了完成某一任务所需的命令 并按其类别存储在各个选项卡中 为了增大屏幕的显示空间 可以将功能区最小化 3 切换Excel2007的视图方式 单击视图栏中的视图按钮在不同的视图方式之间进行切换 Excel2007中常用的视图方式有以下几种 普通视图 默认状态下启动Excel2007即可进入普通视图模式 3 切换Excel2007的视图方式 页面布局视图 在页面布局视图模式下不但可以对表格进行编辑 还可以预览表格打印在纸张上的效果 3 切换Excel2007的视图方式 分页预览视图 这是按打印方式显示工作表的编辑视图 可通过左右或上下拖动滚动条来移动页面 3 切换Excel2007的视图方式 全屏显示视图 在该模式下 Excel将不再显示功能区和状态栏 用户可在尽可能多的空间内显示文档内容 4 自定义显示比例 通过设置Excel中的显示比例 可以调整工作表中数据显示的大小 其方法是 在 视图 选项卡的 显示比例 组中单击 显示比例 按钮 打开 显示比例 对话框 在其中选择显示比例对应的单选项或自定义输入显示比例即可 单击视图栏中的当前显示比例值 快速打开 显示比例 对话框进行选择即可 5 使用Excel2007的帮助系统 功能选项卡右端有一个 MicrosoftOfficeExcel帮助 按钮 单击打开 Excel帮助 窗口 其中有两种查找信息的方法 直接单击需要的内容进行查找输入关键字进行查找 第2课Excel2007的基本操作 工作簿 工作表和单元格是Excel2007的三大元素 所有数据都必须以工作表中的单元格为载体 而且所有操作都是在工作簿中进行的 因此学习本课关于Excel2007的基本操作是很有必要的 具体要求 熟悉建立新工作簿 插入新工作表 插入单元格的方法掌握保存 打开和关闭工作簿的方法掌握移动和复制工作表的方法掌握合并与拆分单元格的方法掌握设置单元格行高和列宽的常用方法了解设置工作表标签颜色的方法了解隐藏与显示工作表 隐藏和显示单元格的方法 2 1工作簿的操作 Excel2007中 工作簿的基本操作包括新建 保存 打开和关闭等 其中新建工作簿是进行其他基本操作的基础 下面分别进行讲解 1 新建工作簿 Excel2007启动后 将自动新建一个名为 Book1 的工作簿 在此基础上新建工作簿有以下两种情况 新建空白工作簿可以按 Ctrl N 组合键快速新建空白工作簿 也可以通过菜单命令新建 根据模板新建工作簿Excel2007提供了许多模板 用户只需根据需要填入相应的内容即可 2 保存工作簿 保存工作簿分为以下3种情况 保存新建的工作簿可以按 Ctrl O 组合键快速保存工作簿 也可以通过菜单命令保存 另存工作簿对已有工作簿进行编辑后 如要保存编辑修改 又不想影响原来的内容 可将其以其他名称或格式进行保存 自动保存工作簿为了防止停电 死机等意外情况 可以为Excel2007设置自动保存 3 打开工作簿 在当前工作簿中打开 打开 对话框 在其中选择要打开的工作簿即可 4 关闭工作簿 关闭工作簿有如下几种方法 选择 Office按钮 关闭 命令 按 Ctrl F4 组合键 单击功能选项卡右侧的 关闭 按钮 2 2工作表的操作 实际工作中 通常会在工作簿中创建多张工作表 其中涉以下操作 1 选择工作表2 插入工作表3 重命名工作表4 移动和复制工作表5 删除工作表6 隐藏与显示工作表7 设置工作表标签颜色 1 选择工作表 选择工作表有以下4种方式 选择单张工作表选择多张相邻的工作表选择多张不相邻的工作表选择工作簿中的全部工作表 2 插入工作表 Excel2007默认在一个工作簿中提供3个工作表 但用户可以根据需要插入空白工作表 3 重命名工作表 如果工作簿中包括多张工作表 最好将其重新命名为容易记忆的名称 这样不仅可以直观地表达工作表的内容 还可以方便以后查找数据和管理工作表 4 移动和复制工作表 移动和复制工作表分为两种情况 在同一工作簿中移动或复制工作表在不同工作簿中移动或复制工作表 5 删除工作表 若工作簿中有不需要的工作表 可以将其删除 6 隐藏与显示工作表 若编辑的工作表不想让其他人看到 可以将其设置成隐藏状态 而当需要查看或编辑时 再将其还原成显示状态 7 设置工作表标签颜色 当工作簿中的工作表太多时 除了进行重命名来区别它们外 还可以为各个工作表标签设置不同的颜色 这样看上去更直观 2 3单元格的操作 单元格是Excel2007中最基本的存储和处理数据单元 任何数据都是在其中进行设置和处理的 包括以下基本操作 1 选择单元格2 插入单元格3 删除单元格4 合并与折分单元格5 设置单元格的行高和列宽6 隐藏和显示单元格7 命名单元格 1 选择单元格 选择单元格是输入数据等操作的前提 有如下几种情况 选择单个单元格选择多个单元格选择不相邻的单元格或区域选择整行或整列选择全部单元格 2 插入单元格 在编辑工作表中的数据时 如果要在已有数据的单元格中插入新的数据 首先要插入单元格 可插入整行或整列单元格 也可插入单个单元格 3 删除单元格 如果工作表中有多余的单元格 行或列 可以将其删除 分以下几种情况 删除所选的行或列删除所选的单元格 4 合并与折分单元格 有些表格由于其不规则性 需要将多个单元格合并为一个 或将一个单元格拆分为多个 5 设置单元格的行高和列宽 当表格的行高或列宽过小或过大时 将会影响数据的显示 通过调整设置单元格的行高和列宽 可以更好地显示数据 调整行高列宽有以下两种方式 通过 单元格 组命令设置行高和列宽通过拖动鼠标设置行高和列宽 6 隐藏和显示单元格 如果工作表中有些重要数据不想让他人看到 可以将该单元格对应的行或列隐藏 需要时 再将其再显示出来 隐藏和显示单元格都可以通过 格式 下拉菜单中的命令来完成 7 命名单元格 除了以对应的行号和列标来标示单元格 在一些数据量大的表格中 单元格数量非常多 还可以将其中一些单元格进行命名 以使表格结构更加清晰 第3课输入和编辑表格数据 Excel2007表格中的数据类型包括数字 字母 符号 日期和时间等 这些数据的输入方法和技巧各不相同 本课要求 掌握输入各种类型数据的方法了解输入特殊符号的方法熟悉自动填充数据的方法掌握修改和删除数据的方法掌握移动和复制数据的常用方法了解查找和替换数据的方法掌握撤销和恢复操作 3 1输入表格数据 要在表格中输入数据 首先要将文本插入点定位到单元格中 然后才能输入 输入数据的种类和方法主要包括 1 输入文字2 输入数字3 输入特殊符号4 输入日期与时间5 自动填充数据 1 输入文字 Excel中的文字常用于表示名称 如表格的表头 产品名称和备注等 在表格中输入文字 只要将输入法切换到中文状态下就可以了 2 输入数字 数据是电子表格中重要的组成部分 除了少量的文字型数据外 大多数都是数字型数据 电子表格中的数据包含下面几种 普通数字在单元格中输入普通数字的方法与输入文本的方法相似 小数型数字输入带小数点的数据 需要事先对单元格进行设置 货币型数字在货币数据前加上货币符号 不仅可以区别其他的数字 而且可以显得正规和专业 3 输入特殊符号 在单元格中输入数据时 有时会输入类似 或 等符号 这些符号一般不能通过键盘直接输入 可以通过 特殊符号 组或 插入特殊符号 对话框输入 4 输入日期与时间 Excel2007提供了输入日期与时间的功能 可以插入系统的当前日期与时间 也可以输入指定的日期与时间 但日期和时间需要分别输入 5 自动填充数据 制作表格时免不了要输入一些相同的或有规律的数据 若手动输入 既费时又费力 而Excel2007的快速填充数据功能是专门为这类数据的输入提供的 自动填充数据有下面两种方式 用控制柄填充通过对话框填充 3 2编辑数据 在制作表格的过程中 出于各种原因可能需要对数据进行编辑和修改 编辑数据有多种情况 对已有数据进行编辑操作一般包括 1 修改数据2 删除数据3 移动和复制数据4 查找和替换数据5 撤销和恢复操作 1 修改数据 修改数据的方法分为以下3种 在单元格中修改文本在编辑栏中修改部分数据选择单元格修改全部数据 2 删除数据 选择单元格或单元格区域 按 Delete 键即可快速删除单元格中的数据内容 但保留单元格格式 若要进行其他形式的删除 可以选择 开始 编辑 组 单击 清除 下拉按钮 在弹出的菜单中选择相应的命令 如右图所示 3 移动和复制数据 如果输错数据的位置 不必重复输入 只需将其移动到所需的位置即可 如果需要重复输入相同的数据 则可以通过复制数据来减小工作量 4 查找和替换数据 Excel2007的查找和替换功能可快速定位到满足条件的单元格 并能方便地将单元格中的数据替换为需要的数据 极大地提高了工作效率 查找和替换数据分别通过 查找和替换 对话框的 查找 选项卡和 替换 选项卡进行 5 撤销和恢复操作 在对工作表进行操作时 可能出现各种各样的错误 这时可以使用撤销和恢复操作 撤销或恢复到需要的编辑步骤后再重新进行编辑 第4课表格与数据的格式化 表格的格式化是对数据的一种优化操作 它可以使版面更美观 数据更清晰 常见的格式化操作包括设置单元格中数据的字体格式和对齐方式 设置单元格边框等 更高级的还有直接套用内置的单元格样式和表格格式 并且用条件格式来区分单元格数据 具体要求 熟悉设置单元格中数据的字体格式的方法熟悉设置单元格中数据的对齐方式的方法熟悉设置单元格的边框和填充底纹的方法掌握套用单元格样式的方法了解创建并应用单元格样式的方法掌握套用表格格式的方法掌握使用条件格式设置数据的多种方法 4 1使用夹点编辑功能修改图形 设置单元格格式包括 1 设置字体格式2 设置对齐方式3 设置边框4 设置填充底纹5 通过浮动工具栏设置单元格格式6 使用格式刷复制格式 1 设置字体格式 字体格式主要通过 字体 组进行设置 此外还可以通过Excel2007新增的浮动工具栏进行设置 分别如右图所示 字体 组 字体 组 字体 组 2 设置对齐方式 Excel单元格中的文本默认为左对齐 数字默认为右对齐 设置对齐方式可以通过选择 开始 对齐方式 组 然后单击不同的按钮即可 3 设置边框 Excel2007中的单元格是为了方便存放数据而设计的 并不会打印出来 如要将其打印出来 就需要为单元格设置边框样式 可以通过选择 开始 字体 组 单击 边框 下拉按钮 在弹出的下拉菜单中选择为单元格添加默认的边框样式 4 设置填充底纹 选择 开始 字体 组 打开 设置单元格格式 对话框 选择 填充 选项卡 在其中为单元格设置3种不同的底纹 如右图所示 5 通过浮动工具栏设置单元格格式 选择需要设置字体样式的单元格或单元格区域 单击鼠标右键 浮动工具栏出现 如右图所示 根据需要单击相应按钮进行设置即可 6 使用格式刷复制格式 选择需要复制格式的单元格 然后选择 开始 剪贴板 组 单击 格式刷 按钮 然后单击需要应用该格式的单元格区域即可 4 2使用样式 Excel2007新增了一个功能 即提供了多种单元格样式 用户可以使用它们自定义单元格 若想更快地设置工作表格式 也可以为表格套用一种样式 使用样式包括 1 套用单元格样式2 创建并应用单元格样式3 套用表格格式 1 套用单元格样式 Excel2007提供的样式为单元格定义了填充色 边框色 字体格式等 它们都保存在 开始 样式 组中 在其中进行选择并设置即可 2 创建并应用单元格样式 为了方便随时调用 用户可自行创建样式 选择 开始 样式 组 单击 单元格样式 按钮 在弹出的菜单中选择 新建单元格样式 命令 打开 样式 对话框 在其中进行设置即可 如右图所示 3 套用表格格式 Excel2007提供了许多表格格式 用户可选择单元格区域后应用这些样式 选择 开始 样式 组 单击 套用表格格式 按钮 在弹出菜单中选择要套用的样式 如右图所示 4 3使用条件格式 设置条件格式是Excel2007的新增功能 使用条件格式可以在工作表中突出显示一些单元格或单元格区域 强调异常值 并可以使用颜色刻度 数据条和图标集来直观地显示数据 或使用用户设置的条件赋予单元格不同的样式以示区别 条件格式主要包括 1 使用突出显示单元格规则2 使用数据条度量数据3 使用图标集设置条件格式 1 使用突出显示单元格规则 如果要突出显示单元格中的一些数据 如大于某个值的数据 小于某个值的数据 等于某个值的数据等 可以使用突出显示单元格规则来定义单元格的条件格式 2 使用数据条度量数据 数据条可以查看某个单元格相对于其他单元格的值 数据条的长度代表单元格中的值 数据条越长 表示值越高 数据条越短 表示值越低 在分析大量数据的较高值和较低值时 数据条尤其有用 3 使用图标集设置条件格式 使用图标集可以对数据进行注释 并可以按大小将数据分为3 5个类别 每个图标代表一个数据范围 第5课插入对象的使用 在Excel2007中 如果只是简单地在单元格中输入并编辑数据 制作出来的表格会显得平淡无奇 为了让表格更形象 层次更分明 可以在Excel2007表格中插入各种图形对象 掌握插入图片和剪贴画的方法掌握设置图片和剪贴画样式的方法掌握插入文本框和艺术字的方法掌握设置文本框和艺术字的方法掌握插入形状和SmartArt图形的方法掌握设置形状和编辑SmartArt图形的方法 5 1图片和剪贴画 在Excel2007中 用户可以在电子表格中插入图片 Office2007提供的剪辑管理器中有许多精美的剪贴画 应用它们可以使表格变得图文并茂 引人入胜 1 插入图片2 插入剪贴画3 设置图片和剪贴画的样式 1 插入图片 选择要插入图片的单元格 选择 插入 插图 组 单击 图片 按钮 打开如图5 2所示的 插入图片 对话框 在其中选择要插入的图片即可 2 插入剪贴画 选择 插入 插图 组 单击 剪贴画 按钮 打开 剪贴画 任务窗格 输入关键字进行搜索 单击选择需要的剪贴画 即可将其插入到工作表中 3 设置图片和剪贴画的样式 如果对工作表中插入的图片不满意 可以通过 格式 选项卡中的按钮对图片进行调整 包括对图片或剪贴画亮度 对比度进行调整 对图片样式进行修改 以及对排列方式和大小进行设置等 3 设置图片和剪贴画的样式 调整图片效果通过 调整 组中的按钮可以对图片或剪贴画的亮度 对比度及着色进行调整 设置图片样式在 图片样式 组中可以对图片或剪贴画的图片样式进行设置 设置图片排列方式在 排列 组中可以对图片或剪贴画在表格中的放置方式进行设置 设置图片大小在 大小 组中可设置图片或剪贴画的大小 5 2文本框和艺术字 文本框和艺术字是Excel2007中比较常用的文本对象 文本框是文本与图形之间的桥梁 在其中可以输入文本 插入图片等 而艺术字具有特殊的艺术效果 在表格中插入它们可以使表格的文本形式更加丰富 某些情况下可以使工作表更美观 下面分别讲解它们的插入及设置方法 5 2 1知识讲解 1 插入文本框选择 插入 文本 组 单击 文本框 按钮 在弹出的下拉菜单中选择相应的命令 拖动鼠标即可绘制一个文本框 2 设置文本框在 形状样式 组中可以快速设置文本框 也可以打开 设置形状格式 对话框进行设置 5 2 1知识讲解 3 插入艺术字选择 插入 文本 组 单击 艺术字 按钮 在弹出的下拉菜单中选择一种艺术字样式 即可在工作表中插入艺术字 4 插入艺术字在 艺术字样式 组中 可以根据需要对艺术字的形状 样式等效果进行设置 5 3形状与SmartArt图形 Excel2007还允许用户绘制矩形 椭圆 箭头 星形与旗帜 标注等形状 如果想制作出具有专业设计师水准的插入形状 需要使用SmartArt图形 1 插入形状2 设置形状3 插入SmartArt图形4 编辑SmartArt图形 1 插入形状 选择 插入 插图 组 单击 形状 按钮 在弹出的下拉菜单中选择不同种类的图形即可 2 设置形状 绘制图形后 将自动激活 格式 选项卡 在其中可以根据需要对图形的颜色 外观效果进行设置 3 插入SmartArt图形 Excel2007新增了一种SmartArt图形 它包括列表 流程 循环 层次结构 关系 矩阵和棱锥图等 使用它只需单击几下鼠标即可创建出具有设计师水准的图形效果 4 编辑SmartArt图形 创建SmartArt图形后 还可以根据需要对它的颜色 样式 布局等进行编辑和设置 从而设计出一个更符合个人美感的图形 编辑SmartArt图形包括以下几个方面的内容 输入文本内容更改形状数量设置图形的样式和布局 第6课用公式和函数计算数据 Excel2007提供了强大的计算功能 既包括基本的加减乘除运算 也包括复杂的函数计算 Excel2007的计算功能是通过公式和函数来实现的 为了更好地使用它们 必须掌握单元格的相对引用和绝对引用 本课要点 使用公式计算单元格和区域的引用使用函数计算 具体要求 熟悉输入公式 复制公式 删除公式的方法了解公式的常见错误掌握相对引用 绝对引用和混合引用掌握引用工作簿中元格的方法熟悉函数的格式 类型掌握插入函数及嵌套函数的方法掌握常用函数的使用 6 1使用公式计算 公式是对工作表中的数据进行计算的等式 它遵循一个特定的语法或次序 公式以等号 开头 其中包括以下部分内容或全部内容 引用 引用单元格中的数据 运算符 一个标记或符号 指定表达式的计算类型 有数学 比较 逻辑和引用运算符等 常量 直接输入公式中的数字或文本值 函数 预先编写的公式 可以对一个或多个值进行计算 并返回一个或多个值 6 1 1知识讲解 1 输入公式2 复制公式3 删除公式4 公式常见错误解析 1 输入公式 输入公式的操作与输入文本和数据类似 同的是在输入一个公式时首先要输入 以此作为开头 然后才是公式的表达式 2 复制公式 复制公式的方法有如下两种 选择 开始 剪贴板 组 通过单击 复制 粘贴 按钮 或者通过 Ctrl V 和 Ctrl C 组合键进行复制 通过拖动鼠标光标的方法 3 删除公式 公式的删除方法与数据的删除方法不太一样 如果直接按 Delete 键删除公式 则单元格中的数据也将被删除 要删除单元格中不需要的公式且保留其中的数据 打开 选择性粘贴 对话框 在 粘贴 栏中选中单选项 如右图所示 4 公式常见错误解析 在单元格中输入错误的公式可能产生以下错误值 列宽不足 VALUE 参数或操作数类型错误 DIV 0 当公式被0除时 会产生该错误值 NAME 使用Excel2007不能识别的文本 N A 公式中没有可用数值 REF 单元格引用无效 NUM 公式或函数中使用了无效数字 NULL 指定并不相交的两个区域的交点 6 2单元格和区域的引用 在Excel2007中使用公式和函数时需要对单元格地址进行引用 一个引用地址代表工作表中的一个或者多个单元格或单元格区域 6 2 1知识讲解 单元格和单元格区域引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元格区域 并告知Excel在何处查找要使用的数据 通过单元格引用 可以在一个公式中使用工作表中不同单元格的数据 或者在多个公式中使用同一个单元格的数值 还可以引用同一个工作簿中其他工作表中的单元格的数据及其他工作簿中的数据 6 2 1知识讲解 1 相对引用相对引用是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置 如果公式所在单元格的位置改变 引用也随之改变 2 绝对引用将公式复制到新位置时 公式中的单元格地址始终保持固定不变 结果与包含公式的单元格位置无关 这就是绝对引用 6 2 1知识讲解 3 混合引用混合引用具有绝对列和相对行或绝对行和相对列 绝对引用列采用 A1 B1等形式 绝对引用行采用A 1 B 1等形式 4 在同一工作薄中引用其他工作表中的单元格如果工作表中的单元格需要与同一工作簿中其他工作表中的单元格进行计算 可以使用在单元格引用的前面加上工作表的名称和感叹号 的方法 6 2 1知识讲解 5 引用其他工作簿中的单元格如果引用其他工作簿中工作表的单元格 一般格式为 工作簿存储地址 工作簿名称 工作表名称 单元格地址 6 3使用公式计算 函数是一种预定义的公式 通过使用一些称为参数的数值以特定的顺序或结构进行计算 函数可用于进行简单或复杂的计算 下面介绍它的具体使用方法 1 函数的格式2 函数的类型3 插入函数4 嵌套函数5 常用函数的使用 1 函数的格式 函数一般由等号 函数名称和参数3部分构成 以函数名称开始 然后是括号 括号里是以逗号隔开的计算参数 2 函数的类型 函数的主要类型有如下几种 加载宏和自动化函数 使用加载项程序加载 数据库函数 用于对存储在列表或数据库中的数据进行分析 日期和时间函数 用于计算工作表中日期和时间的函数 工程函数 用于一些复数和进制转换的函数 财务函数 用于在财务方面进行计算的函数 2 函数的类型 信息函数 针对工作表中数据信息的函数 逻辑函数 包括一些逻辑运算符的函数 查找和引用函数 对工作表中数据进行查找或引用的函数 数学和三角函数 在数学和三角函数中进行计算的函数 统计函数 对工作表中数据进行统计的函数 文本函数 针对工作表中文本字符的函数 3 插入函数 插入相应的函数 方法有如下两种 选择 公式 函数库 组 打开 插入函数 对话框 在其中选择函数 然后打开 函数参数 对话框 选择参数单元格 选择 公式 函数库 组 在其中单击对应函数的下拉按钮 在弹出的下拉菜单中选择需要插入的函数即可 4 嵌套函数 有些函数可以用做其他函数的参数 这称为嵌套函数 将函数嵌套使用能够简化函数参数 使数据的处理更清晰明了 也能实现更多的功能 嵌套函数时 将首先计算最深层的嵌套表达式 然后逐步向外扩展 5 常用函数的使用 选择了 常用函数 类别之后 列表框中就将列出一般常用函数 SUM函数 对选择的单元格或单元格区域进行加法运算 AVERAGE函数 对选择的单元格或单元格区域进行算术平均值运算 IF函数 执行真 true 假 false 值判断 根据逻辑计算的真假值 返回不同的结果 MAX函数 对选择的单元格区域中的数据进行比较 找到其中最大的数字并返回到目标单元格中 第7课管理工作表数据 Excel2007在管理数据方面的功能可以显著地提高工作效率 这些功能主要包括排序和筛选 分类汇总与统计运算等 具体要求 熟悉对单列和多列数据排序的方法掌握自定义排序的方法熟悉自动筛选的方法掌握自定义筛选和高级筛选的方法掌握创建分类汇总的方法掌握合并运算的方法了解删除重复项和设置数据有效性的方法 7 1数据排序和筛选 Excel2007中的数据排序功能和数据筛选功能是对数据进行分析时常用的操作 1 单列数据的排序2 多列数据组合排序3 自定义排序4 自动筛选5 自定义筛选6 高级筛选 1 单列数据的排序 单列数据的排序是最简单 最基本的排序操作 它是指对工作表中一列单元格中的数据进行升序或降序排序 2 多列数据组合排序 对多列数据进行排列 可以在排列的同时 保持工作表中数据的对应关系 在多列单元格中排序需要以关键字进行 以关键字进行排序时 其他列中的单元格数据将随之发生变化 3 自定义排序 自定义排序即通过设置多个关键字对数据进行排序 以其他关键字对相同排序的数据进行排序 自定义排序可以避免在排列结果中出现相同的数据 并减少分析数据的麻烦 4 自动筛选 筛选是一种查找和处理单元格区域中数据的方法 对表格数据进行自动筛选时 各记录项将按照选定内容简单筛选 如果不选择数据区域 Excel默认将对整张工作表的数据进行筛选 5 自定义筛选 Excel2007能够自定义筛选条件 以筛选出符合条件的数据 根据表头字段的内容 其下拉菜单将显示不同的命令 6 高级筛选 Excel2007的高级筛选能够实现与自动筛选同样的功能 但不显示下拉列表 而是通过在单独的条件区域中输入筛选条件来进行的 高级筛选能够筛选出同时满足两个或更多复杂约束条件的记录 7 2分类汇总与统计运算 Excel2007中的分类汇总功能可以让用户在按照某一字段进行排序分类的同时 对同一类记录中的数据进行统计运算 通过统计运算 如合并运算 删除重复项和数据有效性等 可以对数据进行统计管理 7 2 1知识讲解 分类汇总和统计运算是统计管理数据时常用到的操作 有利于用户更好地掌握并概括分析工作表中的数据信息 1 创建分类汇总2 隐藏或显示分类汇总3 合并运算4 删除重复项5 数据的有效性 1 创建分类汇总 Excel2007能够自动计算表格中包含数字的列分类后的汇总值 并且将分类的明细数据隐藏起来 只分级显示其汇总列表 进行分类汇总前 必须对数据清单进行排序 且排序关键字与分类汇总的关键字必须一致 2 隐藏或显示分类汇总 为了方便查看数据 可以将分类汇总后暂时不需要的数据隐藏起来 以减小界面的占用空间 查看时再将其显示出来 3 合并运算 若要汇总多个单独工作表的结果 可以将其合并到一个主工作表中 这些工作表可以与主工作表在同一个工作簿中 也可以位于其他工作簿中 对数据进行合并运算就是组合数据 组合数据可以更容易地对数据进行定期或不定期地更新和汇总 4 删除重复项 重复项是指某行中的所有值与另一行中的所有值完全匹配 它由单元格中显示的值确定 不一定是存储在单元格中的值 选择需要删除重复项的单元格区域 选择 数据 数据工具 组 单击 删除重复项 按钮即可 5 数据的有效性 在工作表中输入数据是为了获得正确的计算和结果 通过设置数据的有效性可以确保数据输入的准确性 如果用户输入了无效数据 Excel2007提供即时帮助对用户进行指导 同时清除相应的无效数据 第8课图表的应用 Excel2007通过将工作表中的数据图形化来创建各种类型的图表 这样可以直观地反映工作表中的抽象数据 方便对数据进行对比和分析 了解Excel2007中的图表类型熟悉插入图表的方法掌握设置图表大小与位置的方法掌握修改图表数据的方法掌握设置图表类型的方法掌握设置图表样式的方法掌握设置图表各组件的布局的方法 8 1创建图表 在Excel2007中 可以很轻松地创建具有专业外观的图表 只需选择图表类型 图表布局和图表样式 便可在每次创建图表时即刻获得专业效果 1 认识图表类型2 插入图表3 设置图表大小与位置4 修改图表数据 1 认识图表类型 Excel2007提供了各式各样的图表 如柱形图 条形图和饼图等 用户可以根据数据的特点及分析需要选择相应的图表 柱形图折线图饼图条形图 1 认识图表类型 面积图XY散点图股价图曲面图圆环图气泡图雷达图 2 插入图表 插入图表的方法主要有如下两种 选择用于创建图表的数据 选择 插入 图表 组 单击所需类型的图表按钮即可 在 插入 图表 组中选择 所有图表类型 命令 打开 插入图表 对话框 在其中选择所需的图表 3 设置图表大小与位置 如果创建的图表太小 可以适当地调整图表的大小 如果插入的图表挡住了工作表中的数据 还可以移动图表位置 另外 还可以对图表中的绘图区 图例等进行移动 3 设置图表大小与位置 设置图表大小 在创建的图表上单击鼠标 其四周将出现一个图表边框 拖动鼠标即可调整图表的大小 设置图表位置包括移动图表本身的位置和移动图表组成部分的位置 二者操作方法相同 都可以通过拖动鼠标来实现 4 修改图表数据 图表中的数据与工作表中的数据是动态联系的 如果在单元格中修改了数据 图表也会随之变化 8 2设置图表外观 整洁的图表外观不仅可以给观众赏心悦目的感觉 而且可以表示出图表所表达的含义 因此在创建图表后 可以对图表进行美化操作 8 2 1知识讲解 设置图表外观包括重新设置图表类型 图表布局 它们主要是在图表工具的 设计 和 布局 选项卡中进行操作的 下面分别讲解 1 设置图表的类型2 设置图表样式3 设置图表的布局 1 设置图表的类型 Excel2007中包含多种适合不同情况的图表类型 如果创建的图表类型不能表达数据的含义 则可以重新选择另一种图表类型 选择创建的图表后 将激活如右图所示的 设计 选项卡 2 设置图表样式 创建图表后 通过可以 设计 选项卡的 图表样式 组快速将一个预定义的样式应用到图表中 而无须手动添加或更改图表元素来设置图表样式 3 设置图表的布局 设置图表的布局是指设置标题 图表区 绘图区 图例 网格线 数据系列和坐标轴等组成部分的布局 合理的布局使图表更加美观 图表的布局主要是在 布局 选项卡中进行的 3 设置图表的布局 设置图表标题格式选择图表后 选择 布局 标签 组 单击 图表标题 按钮 在弹出的下拉菜单中选择添加图表标题的方式 3 设置图表的布局 设置图表区格式在图表区单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 设置图表区域格式 命令 打开 设置图表区格式 对话框 在其中设置图表的填充颜色 边框颜色和边框样式等 3 设置图表的布局 设置绘图区格式绘图区中文字的格式 填充颜色 边框颜色 边框样式 阴影及三维格式可以在 设置绘图区格式 对话框中设置 其设置选项和图表区基本相同 3 设置图表的布局 设置数据标签格式数据标签就是在图表的数据系列上显示出对应的数据 选择 布局 标签 组 单击 数据标签 按钮 在弹出的下拉菜单中选择相应的命令 设置数据标签在图表数据系列中显示的位置 并设置标签的数字 颜色 填充等格式 3 设置图表的布局 设置网格线格式为了便于查看图表中的数据 可以在图表的绘图区中显示水平轴和垂直轴延伸出的水平和垂直网格线 3 设置图表的布局 设置坐标轴格式图表通常有两个用于对数据进行度量和分类的坐标轴 垂直轴 也称数值轴或y轴 和水平轴 也称分类轴或x轴 根据需要可以对图表的坐标轴进行设置 包括设置坐标轴中刻录的显示 坐标轴位置及坐标轴中文字的格式等 第9课数据透视表和透视图 使用数据透视表可以浏览 分析 汇总和提供摘要数据 而数据透视图则可以可视化数据透视表中的摘要数据 并且可以方便地查看和比较数据 数据透视表和数据透视图二者是相对应的 数据透视表又称分析报表 而数据透视图则是用图像的形式表现数据透视表 具体要求 了解数据透视表和数据透视图掌握创建数据透视表的方法掌握设置数据透视表布局及样式等选项的方法掌握创建数据透视图的方法掌握设置数据透视图布局及样式等选项的方法 9 1数据透视表的使用 数据透视表是Excel2007提供的交互式报表 它能够快速合并和比较大量数据 用户可以根据需要显示或隐藏透视区域的明细数据 便于对数据进行分析处理 1 认识数据透视表2 创建数据透视表3 设置数据透视表选项4 删除数据透视表 1 认识数据透视表 数据透视表是一种可以快速汇总大量数据的交互式方法 使用数据透视表可以深入地分析数据 并且可以了解一些预计不到的数据问题 1 认识数据透视表 数据透视表主要有以下几种用途 以多种友好方式查询大量数据 对数值数据进行分类汇总和聚合 按分类和子分类对数据进行汇总 创建自定义计算和公式 展开或折叠要关注结果的数据级别 查看感兴趣区域的摘要数据的明细 将行移动到列或将列移动到行 以查看源数据的不同汇总 对最有用和最关注的数据子集进行筛选 排序 分组和有条件地设置格式 让用户能够关注所需的信息 提供简明 有吸引力并且带有批注的联机报表和打印报表 2 创建数据透视表 要创建数据透视表 需要连接到一个数据源 并输入报表的位置 选择 插入 表 组 单击 数据透视表 按钮 打开 创建数据透视表 对话框 在其中选择相应的选项即可 3 设置数据透视表选项 创建数据透视表之后 可以在 数据透视表字段列表 任务窗格中编辑字段 默认情况下 该任务窗格显示为两部分 上部分用于添加和删除字段 下部分用于重新排列和定位字段 创建数据透视表的布局就是将 数据透视表字段列表 任务窗格中的字段添加到数据透视表相应的区域中 4 删除数据透视表 创建了数据透视表后 如果对其中添加的字段不满意 可以将其删除 如果不需要数据透视表 也可以将整个数据透视表删除 删除字段可以通过单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 删除字段 命令 也可以通过 数据透视表字段列表 任务窗格删除 9 2数据透视图的使用 数据透视图不仅具有与数据透视表的交互性功能 还具有与图表的图释功能 使用它可以更直观地查看工作表中的数据 更利于分析与对比数据 数据透视图和一般的图表类似 但在交互性 图表类型 图表位置 源数据等方式上有一点差别 1 认识数据透视图 数据透视图以图表的形式表示数据透视表中的数据 数据透视图通常有与之关联的数据透视表 其字段互相对应 除具有标准图表的系列 标记和坐标轴外 数据透视图还有一些特殊元素 值字段系列字段项分类字段自定义报表 2 创建数据透视图 数据透视图可以通过工作表中的源数据和数据透视表来创建 选择 选项 工具 组 打开 插入图表 对话框 在其中进行选择设置即可 3 设置数据透视图 设置数据透视图的方法与设置图表的方法类似 激活 设计 选项卡后 通过其中的 数据 图表布局 和 图表样式 组可以完成数据透视图的设置 第10课Excel2007高级应用 在Excel2007的高级应用中 比较常用的有网络应用 共享及修订工作簿 主要包括在工作表中使用超链接 使用电子邮件发送Excel文档 通过网络发布Excel文档 共享工作簿及修订工作簿 插入批注等 具体要求 熟悉在工作表中插入和编辑超链接的方法掌握使用电子邮件发送Excel文档的方法了解通过网络发布Excel文档的方法掌握保护工作簿 工作表和单元格的方法掌握在局域网中共享工作簿的方法掌握修订共享工作簿的方法掌握添加批注的方法 10 1网络应用 Excel2007的网络应用主要包括在工作表中使用超链接 使用电子邮件发送Excel文档及共享Excel文档等 下面对其分别进行讲解 1 在工作表中使用超链接2 使用电子邮件发送Excel文档3 通过网络发布Excel文档 1 在工作表中使用超链接 超链接是指在工作表中链接的数据或图片 当单击数据或图片时 可以转向其他工作表或数据 Excel2007提供了多种插入超链接的方法 如直接插入 通过自动更正功能将输入的内容转换为超链接等 当插入的超链接发生错误时 如指定的链接位置不存在 或链接的文件发生错误 还可以编辑超链接 2 使用电子邮件发送Excel文档 Excel2007支持将工作簿以正文或者附件的形式通过邮件发送出去 当对方收到邮件之后 可