第章旅游企业工作分析与工作设计定稿ppt课件.ppt

第3章旅游企业工作分析与工作设计 学习目标 工作分析是人力资源管理中的重要内容 学习本章要了解工作分析的作用 掌握工作分析的内容与方法 熟悉个体差异与职业匹配 从而能做出切实可行的工作分析 知识点了解旅游企业工作分析的概念 了解旅游企业工作分析的地位和作用 掌握工作分析的操作方法 技能点掌握获取旅游企业职务信息的方法 导入案例 谁来打扫厨房 引导与思考 从经典故事中学管理 一 分工 故事 一位年轻的炮兵军官上任后 到下属部队视察操练情况 发现有几个部队操练时有一个共同的情况 在操练中 总有一个士兵自始至终站在大炮的炮筒下 纹丝不动 经过询问 得到的答案是 操练条例就是这样规定的 原来 条例因循的是用马拉大炮时代的规则 当时站在炮筒下的士兵的任务是拉住马的缰绳 防止大炮发射后因后座力产生的距离偏差 减少再次瞄准的时间 现在大炮不再需要这一角色了 但条例没有及时调整 出现了不拉马的士兵 这位军官的发现使他受到了国防部的表彰 分析 管理的首要工作就是科学分工 只有每个员工都明确自己的岗位职责 才不会产生推委 扯皮等不良现象 如果公司象一个庞大的机器 那么每个员工就是一个个零件 只有他们爱岗敬业 公司的机器才能得以良性运转 公司是发展的 管理者应当根据实际动态情况对人员数量和分工及时做出相应调整 否则 队伍中就会出现 不拉马的士兵 如果队伍中有人滥竽充数 给企业带来的不仅仅是工资的损失 而且会导致其他人员的心理不平衡 最终导致公司工作效率整体下降 二 标准 故事 有一个小和尚担任撞钟一职 半年下来 觉得无聊之极 做一天和尚撞一天钟 而已 有一天 主持宣布调他到后院劈柴挑水 原因是他不能胜任撞钟一职 小和尚很不服气地问 我撞的钟难道不准时 不响亮 老主持耐心地告诉他 你撞的钟虽然很准时 也很响亮 但钟声空泛 疲软 没有感召力 钟声是要唤醒沉迷的众生 因此 撞出的钟声不仅要洪亮 而且要圆润 浑厚 深沉 悠远 分析 本故事中的主持犯了一个常识性管理错误 做一天和尚撞一天钟 是由于主持没有提前公布工作标准造成的 如果小和尚进入寺院的当天就明白撞钟的标准和重要性 我想他也不会因怠工而被撤职 工作标准是员工的行为指南和考核依据 缺乏工作标准 往往导致员工的努力方向与公司整体发展方向不统一 造成大量的人力和物力资源浪费 因为缺乏参照物 时间久了员工容易形成自满情绪 导致工作懈怠 制定工作标准尽量做到数字化 要与考核联系起来 注意可操作性 本章纲目 3 1旅游企业工作分析概述3 2旅游企业工作分析的实施3 3旅游企业工作设计 工作分析是企业管理的基础 管理到位的标准 事事有人管 人人有事做责任划清楚 检查有标准 工作分析 实行靠措施 奖惩须分明贯彻须跟踪 纠正要及时 制度建设 目标要明确 计划讲科学 管理前提 8 07 03 2020 8 职务 职责 职权 任职资格 职系 职组 职级 职等 与职位 岗位相关的概念 职位 岗位 工作条件 工作待遇 3 1旅游企业工作分析概述 10 07 03 2020 10 3 1旅游企业工作分析概述 3 1 1工作分析的基本概念 一 基本术语工作要素 指工作中不能再分解的最小动作单位 工作任务 指员工在某一有限的时间段内为了达到某一特定的目的所进行的一项活动 工作族 又称工作类型 是指两个或两个以上的工作任务或人员特征要求相似的一组工作 职业 指在不同的时间内 不同组织中从事相似的工作活动的一系列工作的总称 11 07 03 2020 11 职责 指个体在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务 它可以有一个或多个任务组成 职权 指法律赋予职位的某种权力 以保障履行职责 完成工作任务 职务 指主要职责在重要性与数量上相当的一组职位的集合或统称 12 07 03 2020 12 职位 在一个特定的组织中 一个或多个任务落实到一个特定员工身上时出现的工作岗位 职位分类 指将所有的工作岗位 职位 按其业务性质分为若干职组 职系 从横向上讲 然后按责任的大小 工作的难易 所需教育程度及技术高低分为若干职级 职等 从纵向讲 对每一职位给予准确的定义和描述 制定职位说明书 以此作为聘用 管理人员的依据 职系 是指一些工作性质相同 而责任轻重和困难程度不同 所以职级 职等也有不同的职位系列 职组 工作性质相近的若干职系总和形成职组 职级 指将工作内容 难易程度 责任大小 所需资格都相似的职位划为同一职级 实行相同的管理 使用与报酬 职等 工作性质不同或主要职务不同 但其难易程度 责任大小 所需资格等条件充分相同的职级的归纳统称职等 13 07 03 2020 13 职组 教学系列 研究系列 行政系列 岗位相关概念间关系的举例说明 二 工作分析的含义 工作分析 亦称职务分析 是指通过观察和研究 掌握职务的固有性质 责任 组织内职务之间的相互关系 以确定该职务的工作任务和性质以及工作人员在履行职务上应具有的知识 技术 能力 简单地说 工作分析就是确定某个岗位工作的任务是什么 以及确定什么样的人可以胜任该岗位的工作 工作分析的内容包括对岗位存在的时间作出科学界定 对岗位内在活动内容进行系统分析 明确岗位对员工的素质要求 提出本岗位职工所应具备的资格和条件 制定工作说明书等 案例工作职责分歧 一个机床操作工把大量的液体洒在他机床周围的地板上 车间主任叫操作工把洒在地板上的液体打扫干净 操作工拒绝执行 理由是任职说明书里并没有包括清扫的条文 车间主任顾不上去查任职说明书上的原文 就找来一名服务工来做清扫工作 但服务工同样拒绝 他的理由是任职说明书里同样也没有包括这一类工作 这个工作应该由清杂工来完成 因为清杂工的责任之一是作好清扫工作 车间主任威胁服务工说要解雇他 因为 这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工 服务工勉强同意 但是干完以后立即向公司投诉 有关人员看了投诉以后 审阅了这三类人员的任职说明书 机床操作工 服务工和清杂工 机床操作工的任职说明书上规定 操作工有责任保持机床的清洁 使之处于可操作的状态 但并未提及清扫地板 服务工的任职说明书上规定 服务工有责任以各种方式协助操作工 如领取原料和工具 随叫随到 即时服务 但也没有包括清扫工作 清杂工的任职说明书确实包括了各种形式的清扫工作 但他的工作时间是从正常工人下班以后开始 案例 工作职责分歧 1 对于服务工的投诉 你认为该如何解决 有何建议 2 如何防止类似意见分歧的重复发生 3 你认为该公司在管理上有何需改进之处 3 1 2工作分析的原则 目的原则职位原则系统原则动态原则 3 1 3旅游企业工作分析的意义 1 为旅游企业编制的确定提供依据2 为选拔和任用合格人才确立标准3 有助于对员工实施目标管理4 促进绩效考评的规范化 合理化5 有助于调动员工的工作积极性 提高工作效率6 有助于设计与管理薪酬7 有助于改善工作设计和环境 3 2旅游企业工作分析的实施 3 2 1工作分析要素1 工作主体 Who 2 工作内容 What 3 工作时间 When 4 工作环境 Where 5 工作方式 How 6 工作原因 Why 7 工作关系 Forwhom 20 工作说明书与工作规范的区别 3 2 2工作说明与岗位规范 工作分析的工具 职务说明书 基本资料 1 职务名称 2 直接上级职位 3 所属部门 4 工资等级 5 工资水平 6 所辖人员 7 定员人数 8 工作性质 工作描述 工作概要工作活动内容 活动内容 时间百分比 权限等工作职责工作结果 绩效标准 工作关系 受谁监督 监督谁 可晋升 可转换的职位及可升迁至此的职位 与哪些职位有联系 工作人员运用设备和信息说明 任职资格说明 最低学历 所需培训的时间和科目 从事本职工作和其他相关工作的年限和经验 一般能力兴趣爱好个性特征性别 年龄特征 体能要求 工作姿势 对视觉 听觉 嗅觉有何特殊要求 精神紧张程度 体力消耗大小 工作环境 工作场所 工作环境的危险性 职业病 工作时间特征 工作的均衡性 工作环境的舒服程度 工作分析的工具 职务说明书 23 07 03 2020 23 工作说明书的简介 1 07 03 2020 24 工作说明书的简介 2 工作说明书 标准型 07 03 2020 25 工作说明书的简介 3 工作说明书 完整型 美国Midway医院护士工作说明 部分 某银行贷款助理的工作规范 1 工作参与法的优点从获得工作分析资料的质量方面而言 这种方法比其他几种方法的效果好 2 工作参与法的缺点要求工作分析人员具备从事某项工作的技能和知识 因而有一定的局限性 3 工作参与法的使用要点工作参与法一般只适合于那些专业性不强 危险性小的简单工作 1 工作实践法这种方法是由工作分析人员亲自参加工作活动 体验工作的整个过程 从中获得工作分析的资料 3 2 3工作分析的方法 3 2 3工作分析的方法 2 观察法观察法指分析人员从旁观察员工的工作活动 并用文字或图表形式记录下工作过程 行为 内容 特点 工具 环境等 然后进行分析与归纳总结 这种方法主要用来收集强调人工技能的那些工作信息 像门卫 流水线上的作业工人所做的工作 1 观察法的优缺点 观察法的优点与不足 优点 直观 可以获得有关工作的感性知识 适用于标准化 周期短的以体力活动为主的工作 不足 不适用于以智力活动为主的工作 不适用于周期长 非标准化的工作 不适用于各种户外工作 应用观察法注意事项 要注意工作行为样本的代表性 观察人员在观察时尽量不要引起被观察者的注意 干扰被观察者的工作 观察前要有详细的观察提纲和行为标准 观察者要避免机械记录 应反映工作有关内容 并对工作信息进行比较和提炼 观察法 2 观察法的使用原则 被观察的员工的工作应相对稳定 即在一定时间内 工作内容 程序 对工作人员的要求不会发生明显的变化 适用于大量标准化的 周期较短的工作 不适用于包含了许多难以测量的脑力活动的工作以及偶然发生的重要工作 不能只观察一名任职者的工作 应尽量多观察几名 然后综合工作信息 同时注意要选择有代表性的样本 观察人员尽可能不干扰被观察员工的工作 观察前要有详细的观察提纲 这样观察才能及时准确 如表3 2所示 表3 2工作分析观察提纲 部分 被观察者姓名 日期 观察者姓名 观察时间 工作类型 工作部门 观察内容 1 什么时候开始正式工作 2 上午工作多少小时 3 上午休息几次 4 第一次休息时间从到 5 第二次休息时间从到 6 上午完成产品多少件 7 平均多长时间完成一件产品 8 与同事交谈几次 9 每次交谈约多长时间 10 室内温度度 11 上午抽了几支香烟 12 上午喝了几次水 13 什么时候开始午休 14 出了多少次品 15 搬了多少次原材料 16 工地噪音分贝 观察法通常与访谈法结合使用 案例 一个经理对下属的工作分析 背景 1998年时 我们南京金和已经成为南京规模较大的一家IT企业 当时有十几个业务人员 业务人员的素质相差不大 但业绩差异十分巨大 其中最明显的两个人 员工小王与员工小李 他们一个月的绩效有5倍之差 但在对全部员工的调查问卷中 大家一致认为小李比小王更吃苦 更认真 于是我对两个人作了一周5个工作日的跟踪 当时我们南京公司规定是上午8 30上班 下午17 30下班 中午休息1小时 一周跟踪下来的情况如下 小王平均是8 21到公司 小李是8 05到公司 小王与小李一天的工作情况 小王 到公司后花5分钟时间做卫生工作 然后开始电话联系新客户 平均到9 40分电话联系结束 这期间平均打电话为21个 找到对方负责人的电话为15个 9 40 11 00 处理前一天老客户的成交单据 同时预约下午的老客户拜访 上午11 00 11 40以及下午13 30 14 30 平均又有大约18个开拓新客户的电话 找到单位负责人的电话为12个 14 30 17 00 外出进行客户的约定拜访 平均走访4家客户 成功拜访 指能见到分管业务的负责人 平均为3 6家 17 00 17 30 回公司处理一些杂务 下班离开公司的平均时间是17 43分 小李 到公司后平均花15分钟时间做卫生工作 其中还会帮其他同事做一些事 8 20开始处理前一天老客户的业务事务 平均处理1小时 到9 20结束 9 20 11 50 电话联系开拓新客户的工作 其间 平均打34个电话 成功找到单位负责人的电话为9个 13 20 17 10 走访老客户 平均走访5家 平均成功访问为1 2家 17 10 18 30 回公司处理一些杂务 平均下班时间为18 35分 结论 对小王 小李的专业业务掌握进行了综合测试 小李得91分 小王得84分 对小王 小李的沟通技巧进行了面试 5个评委 小李得81分 小王得89分 我对小李电话访问成功率低的原因进行了分析 发现小李电话开拓新客户的时间 正好是多数客户的负责人外出办事的时间 而小王打电话时间多数客户的负责人还在公司 小李走访客户没有事先预约 所以成功率低 多数客户的负责人不在 仅有的一点成功率也多是在下午17 00左右的最后一两个拜访中出现的 而小王的走访多是事先预约的 我认为以上两点是小王 小李业绩差异的主要问题 调整 根据这一结论 我让小李先调整工作时间的分配 采用小王的工作时间分配形式 调整后 经过一周的磨合 到第二周 发现小李的成功率有了大幅度的上升 工作量反而有了一些下降 电话开拓新客户的数量为每天36个 成功数上升到22个 客户走访量仍是5家 成功率上升到4家 两个月后 小李的业绩已经达到小王的90 企业管理 就是要能对员工的工作行为进行记录 并在此基础上进行科学分析 来调整与引导员工的工作行为 在行为习惯中形成公司的管理文化 3 面谈法 对许多工作 分析人员不可能实际去做 如飞行员的工作 或者不可能去观察 如设计师的工作 在这种情况下 需要请员工讲述他们自己的工作目标 工作内容 工作的性质与范围及所负的责任等 和观察法一样 访谈时也应使用标准格式来搜集资料 这样才能使所有的问题和回答限制在与工作有关的范围内 更重要的是 使用标准格式便于比较调查过程中不同的人的反映情况 3 面谈法 在搜集工作分析信息时 可以使用以下三种访谈法 个人面谈法 群体面谈法和主管人员面谈法 1 面谈法的优缺点优点效率高 可以在短时间内收集到尽可能多的工作信息 准确 规范 可以收集到含义清晰的工作信息 方便 可以随时安排调查 不足问题事先已经设定 调查难以深入 工作信息的采集受问卷设计水平的影响较大 对任职者知识水平要求较高 2 访谈准则面谈法是工作分析中大量运用的一种方法 访谈中既可以提一些结构性的问题 如与工作经历有关的问题 也可以提一些开放性的问题 如谈谈你所在职位的主要职责 典型的提问方式如 你所做的是一种什么工作 你所在职位的主要职责工作是什么 3 面谈法 你的工作环境与别人有什么不同 做这项工作所需具备的教育程度 工作经历 技能是怎样的 它要求你必须具有什么样的文凭或工作许可证 你真正参与的活动有哪些 你的责任是什么 你的工作环境和工作条件是怎样的 工作对身体的要求是怎样的 工作对情绪和脑力的要求又是怎样的 工作对安全和健康的影响如何 在工作中你有可能受到身体伤害吗 你在工作时会暴露于非正常的工作条件之下吗 4 问卷调查法 这是工作分析中最常用的一种方法 也是获取工作信息的一种较好的方法 就是让员工通过填写问卷来描述其工作中所包括的任务和职责 问卷法适用于脑力工作者 管理工作者或工作不确定因素很大的员工 比如软件开发人员 行政经理等 问卷法比观察法更便于统计和分析 1 问卷法的形式及特点问卷通常包括结构化问卷 开放式问卷两种 2 问卷法的优缺点 1 问卷调查法的优点 1 规范化 数量化 便于计算机对结果进行统计分析 2 成本低 2 问卷调查法的缺点 1 问卷设计存在难度 2 缺乏反馈 3 信息失真工作分析中使用的典型问卷如表3 3所示 表3 3工作分析问卷工作问卷卡恩制造公司姓名工作名称部门工号主管姓名主管职位1 任务综述 请用你自己的语言简要叙述你的主要工作任务 如果你还负责写报告或做记录 请同时完成第8部分的内容 2 特定资格要求 请列举为完成由你的职位所承担的那些任务 需要具有哪些证书 文凭或许可证3 设备 请列举为了完成本职位的工作 你通常使用的所有设备 机器 工具 比如打字机 计算器 汽车 车床 叉车 钻机等 机器名称平均每周使用小时 次数 4 常规工作任务 请用概括的语言描述你的常规工作任务 请根据各项任务的重要性以及每个月每项任务所花费时间的百分比将其从高到低排列 并尽可能多地列出工作任务 如果此处空白不够 请另外附纸5 工作接触 你所从事的工作要求你同其他部门和其他人员 其他公司或机构有所联系吗 如果是 请列出要求与他人接触的工作任务并说明其频繁程度 6 监督 你的职位负有监督职责吗 有 没有 如果有 请另外填写一张附加的监督职位工作问卷 并把它附在本表格上 如果你的职位对其他人的工作还负有责任但不是监督职责的话 请加以解释7 决策 请解释你在完成常规工作的过程中所要做出的决策有哪些 a 如果你所做出的判断或决定的质量不高 b 所采取的行动不恰当 那么可能会带来的后果是什么 8 文件记录责任 请列出需要由你准备的报告或保存的文件资料有哪些 并请概括说明每份报告都是递交给谁的 a 报告递交给 b 保存的资料 9 监督的频率 为进行决策或决定采取某种正确的行动程序 你必须以一种怎样的频率同你的主管或其他人协商 经常 偶尔 很少 从来不10 工作条件 请描述你是在一种什么样的条件下进行工作的 包括内部条件 外部条件 空调办公区域等 请一定将所有令人不满意或非常规的工作条件记述下来 11 资历要求 请指出为令人满意地完成本职位的工作 工作承担者需要达到的最低要求是什么 a 教育 最低学历受教育年限专业或专长 b 工作经验 工作经验的类型工作经验的年限 c 特殊培训 类型年限 d 特殊技能 打字 字 分钟速记 字 分钟其他 12 其他信息 请提供前面各项中所未能包括 但你认为对你的职位来说是十分重要的信息员工签名 日期 5 工作日志法 工作日志法又称工作写实法 是由员工本人自行进行的一种工作分析方法 表3 4 3 5列举了工作日志实例 表3 4工作日志的实例 表3 5工作日志填写实例 正文 5月29日工作开始时间 8 30工作结束时间 17 30 工作日记法优缺点1 工作日记法的优点 1 信息全面 2 成本低 3 可以提高绩效水平 2 工作日记法的缺点 1 影响正常工作 2 信息失真 3 整理困难 3 工作日记法的使用要点 1 争取员工配合 2 制定规范 观察法 能较多 较深刻地了解工作要求 不适用于高层领导 研究工作 耗时长或技术复杂的工作 不确定性工作 面谈法 效率较高 面谈对象可能持怀疑 保留态度 对提问要求高 易失真 问卷调查法 费用低 速度快 调查面广 可在业余进行 易于量化 可对调查结果进行多方式 多用途的分析 对问卷设计要求高 可能产生理解上的不一致 实践法 短期内可掌握的工作 不适用于需进行大量训练或危险的工作 典型事例法 可揭示工作的动态性 生动具体 费时 难以形成对一般性工作行为的总的概念 3 2 3工作分析的方法 各种方法的优缺点 3 2 4工作分析的步骤 制订明确的目标制定明朗的分析计划分析研究信息撰写说明书运用与控制 3 3旅游企业工作设计 工作设计 对于新建的组织 工作设计是利用工作分析提供的信息 设计工作流程 工作方法 工作所需的各种设备 材料及工作环境条件 即对新工作规范的认定与新工作的完整描述 工作再设计 对于已有的组织 工作设计是根据组织发展的需要 重新设计组织结构 界定工作 改进工作方法 改善设备 提高员工的参与程度 从而提高员工的积极性 责任感和满意度 即对已有工作的改进 工作设计是把工作的内容 工作的资格条件和报酬结合起来以满足员工和组织的需要的手段 是激励员工努力工作的关键环节 其前提是要了解工作要求 员工的要求和个人能力 61 3 3 1旅游企业工作设计的定义和作用 一 旅游企业工作设计和工作再设计1 旅游企业工作设计就是根据旅游企业的需要并兼顾员工的需要 规定某个工作的任务 责任 权力以及在组织中与其他职务关系的过程2 旅游企业工作再设计是指旅游企业已经存在了一段时间后对职务设置 职务职责等进行重新的思考和设计 是旅游企业为了提高工作效率采取的修改职务描述和职务资格要求的行为 3 旅游企业进行工作再设计的情形工作设置不合理旅游企业计划进行管理改革员工工作效率下降 二 旅游企业工作设计的作用1 工作设计可降低员工的流动率2 工作设计重新赋予工作以乐趣3 工作设计改变了员工和职务之间的基本关系 3 3 2旅游企业工作设计的方法 一 旅游企业工作设计需要考虑的因素1 环境因素2 组织因素3 行为因素 二 旅游企业工作设计的方法 1 工作专业化2 工作扩大化3 工作丰富化4 工作轮换法 3 3 3工作设计的综合模式 见P41图3 1 丰华公司的工作分析诊断 案例分析 李力 我一直想象不出你究竟需要什么样的员工 丰华企业人力资源部负责人程磊说 我已经给你提供了四名面试人选 他们好像都还满足工作说明书中规定的要求 但你一个都没有录用 什么工作说明书 李力答到 我所关心的是找到能胜任那项工作的人 但是你给我派来的人都无法胜任 而且 我从来没见过什么工作说明书 程磊递给李力一份工作说明书 并逐条解释给他听 结果他们发现 要么是工作说明与实际工作不符 要么