电大论文论现代秘书必须具备的素质.doc

试论现代秘书必须具备的素质秘书工作根据其层次高低的不同，对其应具备的综合素质的要求也不同。凡有志于作好秘书工作的人，对自身的要求应是全方位的。素质是成事之基，是立身之要。在新的历史条件下，领导工作对秘书人员的政治素养、专业知识、综合能力、心理素质、人际关系、思想观念等方面，都提出了新的更高的要求。 秘书应具备坚定正确的政治方向、较高的理论政策水平、实事求是的思想作风和淡泊明志、乐于奉献、踏实细致、一丝不苟的工作作风。秘书素质的好坏是造就高素质秘书队伍，推动秘书事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。因此，研究秘书素质问题有着重要的现实意义。 一、 素质及其对秘书工作的作用 素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。它是人的一种较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响甚至决定作用。秘书作为领导身边的参谋、助手，工作的特殊性决定了必须具有较高的素质。首先，高素质是秘书辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证；其次，高素质是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托；第三，高素质是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。秘书人员贴近领导，直接为领导的工作服务，必须有较高的思想水平和政策水平，过硬的专业能力，高速的办公效率，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，把“上情”与“下情”有机地结合起来，运用现代化办公手段，创造性地开展工作，做好综合服务，才能适应时代要求，充分发挥秘书职能，做好秘书工作。二、秘书从业人员必须具备的素质(一)优良的思想政治素质1、坚定的政治立场和政治态度能否坚持正确的政治立场，对于秘书人员来说是十分重要的。尤其是在国际形势纷繁复杂，国内改革逐步深化的今天，秘书人员必须站在党和人民的立场来想问题、办事情。不管在任何情况下，都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致，自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。2、较强的政治识别能力秘书工作有较强的政治性，具备较强的政治鉴别力有利于秘书人员毫不动摇地坚持党的路线、方针、政策，按党的要求做好各项工作；有利于在工作中分清是非，奉公守法和正确对待改革开放中的新情况、新问题，并正确地研究和解决。3、较高的遵守纪律的自觉性纪律具有十分重要的意义，正是依靠铁的纪律，我们的党才能和人民群众万众一心，取得改革、发展、稳定的大好局面，取得政治、经济和社会的全面发展。纪律是我们事业成功的重要保证。就秘书人员而言，纪律是推动一切工作正常运转的根本。由于秘书人员贴近领导，辅助领导工作，所以必须高度自觉的严格要求和约束自己，把自己置于组织合群中的监督之下。(二)良好的职业道德职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范，是道德在各行各业的具体表现，充分反映了社会对各行各业的根本要求。各行各业都有自己特定的道德规范，秘书工作也是如此：1、热爱祖国，为人忠诚这既是每个中华人民共和国公民最基本的人生准则和道德规范，也是秘书人员最基本的行为准则。忠于职守，即使忠于党，忠于国家和人民利益的具体表现，也是要为本单位、本机关努力做好工作的要求，这两个方面从根本上是统一的，秘书人员要把他们结合起来。2、工作积极，求真务实服务领导是秘书工作的基本职能。市场经济瞬息万变，令人难以把握，秘书人员要强化主动服务，及时把握经济运行和社会发展变化情况。一要认真为领导决策服好务，做到知情早、晓事快、见事深、谋事准，坚持换位思考，多角度、全方位看问题；二要认真为基层群众服务，转变作风，走出机关，深入基层，听取呼声，做到下情上达，上情下传，互相沟通；三要讲求效率，求真务实。工作要雷厉风行、讲求时效。3、与人为善，团结友善秘书工作头绪极多，同上下左右发生联系，涉及面广，往往需要多方面合作共同完成。因此，秘书人员要有团结合作的精神，与各个方面人员搞好团结，相互配合，步调一致。4、谦虚谨慎，平等待人秘书人员接触机要，接近领导，在人们心目中是领导机关和领导的代言人。他们的言行、道德修养、工作作风往往对群众影响很大。因此，秘书的一言一行、一举一动都要从维护领导机关的威信出发，摆正自己的位置，为领导当好参谋。(三)扎实的业务素质业务素质是能力的标志，也是其他素质的一种反映，又是各类素质综合发挥作用的重要条件。对于秘书人员来讲，业务素质主要包括以下几方面：1、观察力秘书的观察力是秘书智力活动的门户和源泉，秘书良好的观察力应具备以下品质：(1)观察时具有目的性观察的目的性要求根据秘书活动的需要，明确观察的对象、要点、步骤、方式和方法。(2)观察的客观性客观性就是不受各种干扰因素的影响，从客观事物本身的实际出发，实事求是，准确反映客观事物的本来面目。(3)观察事物时具有全面性一名称职的秘书应能站在领导者的高度，以全局的目光，对事物进行全方位、多视角、多层次和相互联系的观察，避免片面和孤立地看问题。(4)观察一定要有敏锐性敏锐性就是能够在较短时间内捕捉到事物的特征和本质规律，善于发现容易忽略的东西，为领导提供鲜活、及时的信息。(5)观察还要具有良好的理解性秘书的观察活动中，要有思维的积极加入，要对信息进行必要的整理、比较、分析和综合，观察才能收到良好的效果。2、记忆力秘书作为领导者的综合辅助人员，其职责范围广，头绪多，时效性强，需要具有良好的记忆品质。这些品质包括：(1)记忆要敏捷记忆同样的内容，有的人需要花很少的时间，有的人则能迅速记住。这就是记忆是否敏捷的问题。秘书活动的时间要求很强，如听取领导口授指示、交代任务、接打电话等，都需要快速记住感性材料，不允许用长时间进行记忆。(2)记忆内容具有准确性准确性就是客观、正确地记住感性材料，追求准确无误，不可模糊含混、似是而非。(3)记忆时间要有持久性秘书活动的特殊性，决定了其对某些材料须做持久的记忆，如基本知识、规章制度、党和国家的重要方针政策、本单位的重大情况和重要数据等。秘书应根据工作需要，对上述材料较长时间地保持记忆。3、思维力秘书必须具备良好的思维能力，勤思善谋，发挥参谋和智囊的作用。4、想象力秘书只有在获取大量信息的基础上参与想象力，才能使智力腾起来，翱翔天际，“思接千载，视通万里”，从而进行创造性思维和有效的辅助活动。5、注意力在秘书的智能活动中，注意力起着组织和维持的作用。如果没有注意力的参加，智力活动乃至一切心理活动就难以顺利而有效地发生、发展和形成。一个优秀的秘书必须具备良好的注意力，不断地在实践中培养和改善，否则将难以有作为。6、表达能力秘书要传递和反馈信息，要为领导出谋献策、充当参谋，需要较强的表达能力。表达能力主要有两种形式：(1)文字表达能力即写作能力是秘书尤其是文字秘书的基本功和“看家本领”。现代秘书的写作范围很广，但主要是要善于撰写各种体式的公务文书和常用的应用文书。(2)口头表达能力此即运用口头语言表达事物、事理的能力。秘书经常向领导口头汇报工作、回答问题、提出建议，或代表组织到下级机关口头传达领导指示，或随同领导参加会议、会谈，或到基层作调查研究，或协助领导协调关系、对外接待等等，需要使用口头语言的机会很多。这就要求秘书讲话时既要言之有物、言之成理、简练生动，又要条理分明、口齿清楚、普通话使用正确。7、办事能力“办文、办会、办事”历来被称为秘书的三大任务。秘书每天都要面对大量的事务工作，如文书事务、会议事务、接待事务以及电话、值班、印信等事务，还有领导交办的事务等等。秘书必须具有较强的办事能力：首先要熟悉机关、单位各部门的职权范围，知晓办事渠道，熟悉办事程序，了解有关的业务情况；其次需要有较强的应变能力和交际能力。只有这样，才能提高工作效率。8、管理能力管理主要是单位各级领导者的职能。秘书作为领导的助手和参谋，具有辅助领导进行管理的职能，必须提高自身的管理能力。秘书的管理能力主动体现在辅助领导计划、辅助领导组织实施、辅助领导沟通和协调、辅助领导控制等方面。9、操作能力秘书的操作能力是当代秘书高效率实现秘书活动所必须具备的能力。随着新技术革命对社会各个领域的冲击，秘书仅靠两只手、两条腿、一支笔、一张嘴的工作方式，已难以适应时代的需要。一个称职的秘书，必须具有对办公设备、器械和技术的熟练操作能力，以适应社会发展，跟上时代步伐，更有效地完成自己的本职工作10、分析综合能力分析综合，就是要善于透过现象看本质，从个别的事物中找出他们的内在联系和规律性。秘书人员能否较好地发挥参谋助手的作用，很大程度上取决于分析综合能力的强弱 。因此，秘书要自觉以科学的理论来指导自己的工作，提高思维能力，善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物，尽量做到举一反三，触类旁通，随机应变能力。秘书承担大量事物性工作，常会出现一些意想不到的情况，这就要求秘书人员要有遇事不慌、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要机动灵活。(四)健康的心理素质秘书的心理素质是决定秘书活动和行为好坏的一个重要因素。秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。秘书心理素质的好坏，集中表现在秘书的角色意识上，角色意识对于秘书的工作具有指导意义。秘书的角色意识是指秘书个体在社会实践中发展起来的，通过思维、语言为核心的心理活动，对所从事的职业的认识和评价。秘书必须具备如下六个角色意识：1、自我意识秘书的自我意识是指秘书对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书又是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天, 一方面，秘书受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性 ；另一方面,他们多半受过较高层次的教育,更应有思考的独立性。如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为秘书,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力 ,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。 2、信息意识当今时代是一个信息时代,增强信息意识是秘书提高工作效率的重要保证。秘书每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,秘书应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍，把最有用的信息提供给领导。这就要求行政秘书必须具备敏锐的洞察力，而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。秘书丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识，而且包括对单位现状和前景的深研，对基层工作和民意的了解，这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。3、超前意识超前意识是秘书在领导决策之前的思维活动和心理感受，它受秘书自身素质、思维方式和对情况、资料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影响。秘书科学、准确的超前意识，可以对领导决策发挥积极的推动作用；反之，则有可能影响领导决策的正确性。而参与意识和效率观念则是秘书树立超前意识的前提。一是秘书必须具备强烈的责任感和使命感，积极主动地参与领导的工作，不仅仅满足于为领导服务、对领导负责，而且要时时意识到自己的工作是全局性活动的一部分，从而克服“不在其位，不谋其政”的消极观念；二是秘书要有强烈的时间观念和效率观念，事事走在领导面前，成为领导的马前卒，这样才能掌握最新信息，并据此对事物的发展做出正确的判断、推理和科学的预测、合理的评估，为领导决策提供参考。正确的超前意识一旦为领导者所接受并转化为领导意识，将在领导决策中发挥重要作用。 4、创新意识过去对秘书的创新意识明显重视不够，只承担大量的收文、发文任务，对报告、请示不提处理的初步意见，一方面， 秘书无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员，自然起不到“参与政务”作用，影响了工作的积极性；另一方面，领导者事必躬亲，陷入烦琐的事务性工作中，影响了对全局工作的准确把握。在新形势下，要发挥秘书的创造性，就要发挥他们的主观能动性，大胆地让他们出点子、想办法，分担领导的一些具体工作，做领导名副其实的参谋和助手；领导同志也应该给秘书以充分的信任和支持，不要仅在收发文本或文字材料上提要求，而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。 5、竞争意识目前， 秘书的文化层次呈上升趋势，高学历者越来越多，这固然是一个优势，但高学历并不一定就有高水平，高学历者还必须埋下头、扎下根在实际工作中不断学习，加强锻炼，使理论和实际相结合，以便增强竞争力。有的秘书虽然工作时间较长、实践经验丰富，但知识老化，必须继续学习新的知识，以适应形势的发展和竞争的需要。所以， 秘书无论文化层次高低、经验丰富与否，都要具备竞争意识，只有在竞争中，才能加快工作节奏，提高工作效6、责任意识秘书工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。