广州办事处合同归档.doc

广州办事处合同归档 广州办事处合同资料立卷归档的情况介绍广州办事处合同资料立卷归档的情况介绍二八年四月主要内容 一、广州办事处业务的基本情况 二、原合同档案管理情况及存在的问题 一、广州办事处业务的基本情况 二、原合同档案管理情况及存在的问题三合同档案管理规定的制定过程和主要内容2 三、合同档案管理规定的制定过程和主要内容 四、合同档案实际管理情况 五、合同管理工作仍待完善的问题 四、合同档案实际管理情况 五、合同管理工作仍待完善的问题 一、广州办事处业务的基本情况3广州办事处业务基本情况广州办事处现有业务种类自营进口业务、代理进口业务、自营出口业务、4国内贸易、来料加工业务、转口贸易广州办事处业务基本情况广州办事处xx年合同签约情况经营规模逾年合同签约情况经营规模逾9亿元合同数量847个个5合同数量847个个系统外经营业务约占总业务量的90%广州办事处原合同档案管理的情况阶段一简单套用了文书档案的管理模式，未制定业务合同档案的管理规定，未明确合同归档目简单套用了文书档案的管理模式，未制定业务合同档案的管理规定，未明确合同归档目6录及归档时间等。 业务档案由各业务部门自行保管，并放置在各部门的文件柜中。 业务档案由各业务部门自行保管，并放置在各部门的文件柜中。 广州办事处原合同档案管理的基本情况阶段二简单套用了文书档案的管理模式，未制定业务合同档案的管理规定，未明确合同归档目录。 简单套用了文书档案的管理模式，未制定业务合同档案的管理规定，未明确合同归档目录。 初步明确了业务合同资料归档时间不超过半年7初步明确了业务合同资料归档时间不超过半年。 业务部门负责将合同档案成册并移交给办公室归口管理，办公室按部门简单地编制移交目录、编号和存档。 业务部门负责将合同档案成册并移交给办公室归口管理，办公室按部门简单地编制移交目录、编号和存档。 广州办事处原合同档案管理存在的主要问题办事处原合同档案管理存在的主要问题业务合同档案管理随意性大，杂乱无章，8存在潜在的业务隐患。 业务合同资料归档不及时。 合同档案管理规定的制定过程和主要内容 二、合同档案管理规定的制定过程9和主要内容合同档案管理规定的制定过程和主要内容制定合同档案管理规定的必要性部（公司）“业务公开、过程受控、全程在案、永久追溯”的要求10久追溯的要求。 企业管理工作的需要，是做好ISO9000质量体系运行和内控管理的重要手段。 质量体系运行和内控管理的重要手段。 贯彻AB岗制度的需要。 完善合同档案管理工作的需要。 合同档案管理规定的制定过程和主要内容制定合同档案管理规定的主要目的明确合同归档的范围、合同归档的目录、合同归档的时间和合同归档的操作程序11合同归档的时间和合同归档的操作程序。 明确业务部门和办公室在合同归档管理中的工作职责。 明确业务部门和办公室在合同归档管理中的工作职责。 合同档案管理规定的制定过程和主要内容合同档案管理规定的制定过程（一）明确合同归档的范围合同档案管理规定的制定过程（一）明确合同归档的范围广州办事处目前所有已执行完毕的合同（包括12广州办事处目前所有已执行完毕的合同（包括所有业务形式自营进口、代理进口、自营出口、国内贸易、来料加工、转口贸易）所有业务形式自营进口、代理进口、自营出口、国内贸易、来料加工、转口贸易）其中xx年12月31日以前执行完的合同按旧合同归档方式执行，日以前执行完的合同按旧合同归档方式执行，xx年1月1日后的合同必须严格执行新的合同档案管理规定。 日后的合同必须严格执行新的合同档案管理规定。 合同档案管理规定的制定过程和主要内容（二）制定合同归档目录 1、合同归档目录的设计思路?合同归档目录应覆盖办事处所有的业务种类并13?合同归档目录应覆盖办事处所有的业务种类，并按业务种类分类设计。 ?合同归档目录在涵盖所有业务的同时，目录的种类不宜过多。 合同归档目录在涵盖所有业务的同时，目录的种类不宜过多。 ?合同归档目录应简明、清晰、合理，便于使用。 合同档案管理规定的制定过程和主要内容 2、合同归档目录的主要内容业务种类、类别、编号、资料名称、单证来、合同归档目录的主要内容业务种类、类别、编号、资料名称、单证、资料性质、页码14源、资料性质、页码合同归档目录（xx-10）.xls合同档案管理规定的制定过程和主要内容?业务种类七大类自营进口业务、代理进口业务、自营出口业务国内贸易转口贸易15自营出口业务、国内贸易、转口贸易来料加工业务合同档案管理规定的制定过程和主要内容?合同目录种类九大类采购类自营进口、国内采购、转口贸易采购销售类国内销售、自营出口、转口贸易采购销售类国内销售、自营出口、转口贸易销售16代理类代理进口、转口贸易-代理采购其他来料加工代理采购其他来料加工合同档案管理规定的制定过程和主要内容?资料性质有必备、发生时、合同约定、信用证项下等。 资料性质有必备、发生时、合同约定、信用证项下等。 ?单证包括系统生成、客户提供、17单源括统成客户提海关返回、银行提供、供应商提供、商务部提供、财务开具、业务员制作等。 海关返回、银行提供、供应商提供、商务部提供、财务开具、业务员制作等。 ?注上述内容，除可更改页码外，业务员不允许自行做任何形式的删改和变更。 注上述内容，除可更改页码外，业务员不允许自行做任何形式的删改和变更。 ?合同归档目录（xx-10）.xls18合同档案管理规定的制定过程和主要内容（三）规定了合同归档的时间合同执行完毕后二个月完成移交归档19合同执行完毕后二个月完成移交、归档。 合同档案管理规定的制定过程和主要内容（四）明确了合同归档的操作程序明晰了各部门在合同归档工作中的职责，（四）明确了合同归档的操作程序明晰了各部门在合同归档工作中的职责，20对具体的操作程序也进行了规定。 广州办事处合同资料立卷归档的管理规定.doc合同档案管理规定的制定过程和主要内容 1、在合同执行完毕后两个月内，业务员须根据合同归档目录的要求合同档案资料，并按顺序编制页码。 、在合同执行完毕后两个月内，业务员须根据合同归档目录的要求合同档案资料，并按顺序编制页码。 2、填写合同归档卡（作为合同档案封面），并与合同档案装订成册。 、填写合同归档卡（作为合同档案封面），并与合同档案装订成册。 合同档案归档卡.doc合同归档卡列明了合同名称、合同号、部门经理、主办人、签21合同归档卡列明了合同名称合同号部门经理主办人签署时间、总页数、接收人签名，其中“部门经理”一项由部门经理审阅无误后，签名，“接收人”项则由办公室的合同管理员在确认无误后签名。 署时间、总页数、接收人签名，其中“部门经理”一项由部门经理审阅无误后，签名，“接收人”项则由办公室的合同管理员在确认无误后签名。 3、填写合同移交明细表合同移交明细表.xls 4、经办公室合同管理员认真检查确认无误后完成移交。 （xx年又推行了电子归档管理规定，便于共享和查阅）年又推行了电子归档管理规定，便于共享和查阅） 5、办公室设立专柜，分门别类做好归档。 合同档案实际管理情况 四、合同档案实际管理情况22合同档案实际管理情况（一）办公室指定专人负责合同档案工作，员工们积极配合，严格执行合同管理规定，迄今已先后、移交、归档了（一）办公室指定专人负责合同档案工作，员工们积极配合，严格执行合同管理规定，迄今已先后、移交、归档了xx年的合同档案600余份，合同档案管理工作上了一个新台阶。 23（二）在合同资料、移交、归档过程中也重新梳理了业务流程，对目录中不符合业务实际之处及时提出、修正，利于合同管理工作的持续改进。 （三）目前已将合同档案管理列入（二）在合同资料、移交、归档过程中也重新梳理了业务流程，对目录中不符合业务实际之处及时提出、修正，利于合同管理工作的持续改进。 （三）目前已将合同档案管理列入xx年部门和人员考核项。 年部门和人员考核项。 合同管理工作仍待完善的问题 五、合同管理工作仍待完善的问题24合同管理工作仍待完善的问题