集团印章管理制度.doc

印章管理制度第一章 总则第一条 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具。印章管理关系到公司的生存和发展。为了规范集团印章管理，严控印章使用风险，特制订本制度。第二条 集团公司董事局办公室负责集团公司及各子（分）公司的印章管理工作，具体负责印章发放、印章回收和印章代管，并对印章的刻制、保管和使用进行监督、考核。各子（分）公司总经理在集团董事局办公室的指导下，全面负责本公司的印章管理工作。第三条 本制度适用于集团各职能部门、各子（分）公司。第二章 印章的刻制第四条 公司级印章的刻制公司成立后，由办理公司注册登记部门的总经理指定可信赖的人员持公司营业执照、公司法定代表人身份证复印件等资料到当地公安机关指定的印章刻制社刻制公司公章、合同专用章、财务专用章和法定代表人名章，并将刻制好的印章封存后带回集团董事局办公室，办理交接手续后，交由董事局办公室代管。如印章刻制社提供上门服务的，刻制好的印章须直接交给办理公司注册登记部门总经理指定的人员。公司重组、更名等情况需要重新刻制印章的，由总经理指定人员重新刻制。新章刻制后启用前须在集团董事局办公室登记备案，旧章交回董事局办公室统一封存保管。第五条 部门章及其他业务章的刻制公司经营过程中，所辖部门如需刻制部门章或其他业务章时，应由公司或部门负责人向集团董事局办公室提交书面请示，经集团法务处审核、董事局办公室总经理审批后方可刻制；该印章由总经理授权部门负责人保管，并按照本制度的有关规定保管和使用。第三章 印章的领取和保管第六条 公司级印章刻制后，由子（分）公司总经理向集团董事局办公室申请领取使用，并签订公司统一格式的印章委托管理合同，建立印章保管登记表；受托人在领取和归还印章时，应在印章保管登记表上记录签名。新公司成立后、投产前的工厂建设阶段，由项目负责人向集团董事局办公室按上述程序请领使用。 第七条 各子（分）公司应配置专门的电子保险柜用于公司印章的存放。保险柜应摆放在企管办或总经理办公室（办公室人员控制在2-3人左右），尺寸不得小于80*45*45cm，内有单独的保险盒且具备报警功能。两个初始密码必须修改，且不得相同。由总经理保管保险柜钥匙，企管办主任保管密码，实行双人双锁管理。各子分公司总经理仅保留一把机械钥匙，其他机械钥匙和密码钥匙须统一封存且分开摆放在办公室。保险柜钥匙和密码不得由总经理一人完全掌握。保险柜密码至少每3个月必须修改一次。第八条 财务专用章和法定代表人名章应严格分开保管。财务专用章由财务负责人领取和保管，法定代表人名章由企管办负责保管。其他业务章或部门章由总经理授权相关部门负责人保管。第九条 集团董事局办公室和子（分）公司企管办应建立印章保管登记表，对印章保管人予以登记和动态管理。印章持有情况纳入离职时移交工作的一部分。如持有公司印章的员工离职，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。第四章 印章的使用第十条 印章的使用范围1、公司公章：用于公司对外经营活动中以公司名义签署的各类文件，包括公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料。2、合同专用章：专门用于以公司名义对外签订各类经济合同。3、财务专用章：由财务人员依照日常的工作权限使用。4、部门章：仅在本部门的职能范围内使用，不得用于对外签署任何文件。5、业务章：仅用于特定的业务办理，不得超范围使用。6、法定代表人名章：用于财务、合同事务及其他有关事务。第十一条 印章的使用程序（一）公章及合同专用章的使用程序1、公司人员需使用印章时，应填写公司统一格式的用章审批表（包括：印章名、用章材料的名称、用章部门、用章日期和用章次数、留存情况），由其部门负责人从业务角度审核后签署意见。2、集团办公室主任或子（分）公司企管办主任对用章审批表填写的完整性、部门负责人签字的真实性以及用章材料规范性、内容真实性、法律风险性进行审核并签署意见。用章材料内容涉及法律、技术、财务等专业领域的，应送交相关部门审核，并签署意见。3、将材料审核意见报总经理确认，由总经理在用章审批表上签署同意意见后，方可履行盖章手续。涉及金额为100万元以上合同以及其他重大投资、与政府合作协议等重要文件的，必须报请总裁审批后盖章。涉及金额为1000万元以上的用章文件必须上报董事会及董事长审批。4、子（分）公司企管办主任出差期间，可将保险柜密码委托给企管办文员暂管。企管办主任回来后，应及时修改密码。总经理出差期间，可将保险柜钥匙委托给除企管办主任和文员以外的其他可信赖人员暂管。出现紧急用印情况时，暂管人口头请示总经理同意后，可先行与企管办主任取印。用印完毕后，暂管人应将用印材料留存一份，待总经理回公司后审核。总经理回公司后应及时在用章审批单办理补签手续，并注明“补签”字样。5、印章审批单作为用印凭据由集团董事局办公室或子（分）公司企管办留存一份，每月定期整理后交档案员归档。6、印章原则上不得带出公司。确因工作需要将印章带出使用的，必须填写印章外出使用交接表。详细填写印章名称、借用日期、借用原因、借用人、审核领导以及归还时间，经集团董事局办公室总经理或子（分）公司总经理批准后由一名印章保管员和一名申请使用部门人员（共两位非关联方）共同携带使用。在任何情况下，绝不允许单独由申请借章部门一人将印章带出使用。7、印章必须和落款名称相符。盖章应端正清晰，齐年盖月（日）。签名盖章一起的，必须遵循先签名后盖章的原则。每份用章文件超过一页纸的须加盖骑缝章。8、用章后的材料必须由印章管理部门留存备档复印件。涉及公文、合同以及其他重要材料的，则必须留存备档一份原件。（二）其他部门或业务章的使用程序其他部门或业务印章的使用由部门负责人在其职权范围内根据规定的使用范围对用章材料进行审核确认，并在用章审批单上签字后方可盖章。部门或业务印章的使用情况须及时做好使用登记，每月定期将使用登记表报企管办备案存档。第五章 责任第十二条 印章保管人必须妥善保管印章，如有偷盗、遗失、损毁，必须及时向董事局办公室档案室负责人以及子分公司总经理报告并及时登报公告挂失，责任人应按刻制价格赔偿。给公司造成损失的，按集团公司索赔管理制度承担赔偿责任。印章遗失、损毁后，由总经理指定人员凭营业执照、公告挂失的报纸等材料，到当地公安机关指定的印章刻制社重新刻制公章。各类需要销毁的印章必须交到董事局办公室统一封存，各子分公司及职能部门不得擅自处理。第十三条 任何人员必须严格依照本制度规定的程序、范围使用印章，未经履行规定手续，不得擅自使用。董事局办公室将定期安排人员检查制度执行情况，对于违反本制度规定使用印章的，将视情况给予责任人相应的行政、经济处罚。1、未按制度规定擅自刻制、领用公司或部门印章的，给予500元经济处罚；2、未按制度规定配置保险柜和管理钥匙、密码的，给予300元经济处罚；3、未按制度规定将财务专用章和法定代表人印鉴由一人掌握的，给予300元经济处罚；4、未按印章使用流程使用公司印章的，给予500元经济处罚；5、未按制度规定单独由一人将印章借出使用的，给予500元经济处罚；6、未按制度规定将用章审批表和重要用章文件存档的，给予300元经济处罚；7、未按制度规定擅自销毁公司印章的，给予300元经济处罚。8、其他违反本制度规定的行为将视情况给予300-500元经济处罚。其他公司造成损失的，将另行追究责任人的相关赔偿责任；触犯国家法律的，将移送司法机关依法处理