01-集团差旅费管理制度(2016含流程).doc

集团差旅费管理制度一、目的为规范差旅管理，进一步规范差旅费借支、审批、报销签批程序，明确员工的差旅费报销、出差补贴标准，加强费用成本控制，特修订本管理制度。二、 适用范围本制度适用于全体员工。三、出差：（一）出差审批流程：1、经理级（含）以下员工出差：出差人员填写出差申请单直接上级审批-分管总经理审批人资部备案签收出差人员回岗后写出差报告总经理存档（或指定专人存档）2、副总级员工出差：出差人员填写出差申请单、代理委托书直接上级审批-分管总经理审批集团副总裁审批人资部备案签收回岗后提交出差报告总经理存档（或指定档案人存档）3、总经理级（含）以上管理人员出差：出差人员填写出差申请单、代理委托书直接上级审批-分管总经理审批集团副总裁审批董事长审批人资部备案签收回岗后提交出差报告董事长秘书存档（二） 原则上，出差申请人需至少提前一天完成出差审批手续。确因临时或紧急、突发情况无法先做出差申请的，可以短信、微信等形式经权限人批准及人资部备案后可先出差，待出差回公司后一个工作日内办好出差手续，否则不予报销。（三） 副总级（含）以上管理人员出差期间应指定工作代理人，并填写代理委托书。（四） 副总经（含）以上管理人员出差期间的代理委托书可以视具体情况指定具体事务由代理人处理；代理人无法处理的事务可用微信、短信等有效形式与总经理进行确认，待其回岗后两个工作日内补齐相关手续。未及时履行相关手续的，财务不予报销，情节严重的将给予行政处罚。 四、 差旅费预支借款出境出差人员凭经批准的出差申请表办理差旅费借款手续（机票由总裁办统一预订，预支金额应扣除机票款）。国内出差人员不再办理差旅费借款。五、 差旅费报销（一） 出差人员须在出差结束后5天之内，办理差旅费报销手续；逾期不报的，财务部将视同差旅途中无其它费用产生，将借款从工资中直接扣除。（二）办理报销手续时，须在差旅费报销单填写清楚出差人数、姓名和职务、出差事由、起讫时间及地点，并附上出差申请表及相关票据，在规定标准范围内进行报销。六、 差旅费用标准（一）以下表格中的职务体系各级别请参照：福建大德集团有限公司职务体系等级对照表（出差人员请与人资确认其职等级别）（二）差旅费用标准实行分项计算、限额报销、限额外超支部分自负的办法，具体限额标准如下表：1、 中国国内(不含香港、台湾、澳门)：职别标准地区本公司职务体系中的二、三级本公司职务体系中的四、五级本公司职务体系中的六、七、八级本公司职务体系中的九级伙食交通伙食交通伙食交通伙食交通A110实报实销90实报实销70实报实销60实报实销B90实报实销70实报实销60实报实销50实报实销C80实报实销60实报实销50实报实销40实报实销A类：深圳、广州、珠海、三亚、海口、厦门、西安等同类型城市； B类：省会城市及其他城市如大连、宁波、无锡等同类型城市。 C类：县级市以下（含县级市）2、出境（含香港、台湾、澳门）：职别标准地区本公司职务体系中的二、三级本公司职务体系中的四、五级本公司职务体系中的六、七、八级本公司职务体系中的九级伙食补贴交通伙食补贴交通伙食补贴交通伙食补贴交通AUSD50实报实销USD40实报实销USD35实报实销USD30实报实销BUSD30实报实销USD25实报实销USD20实报实销USD20实报实销注：A类为发达国家和发达地区，如:美国、日本、欧洲国家、加拿大、澳大利亚等； B类为亚洲其他国家如新加坡、香港、澳门、台湾、马来西亚等，以及其他发展中国家。（三）出差住宿标准1、中国国内：住宿费用实报实销，员工出差住宿以锦江之星、如家、MOTEL168等同等级经济型酒店为准住宿（以下住宿费用标准为各级别上限，如有超过，则超出部分自行承担。）职别标准地区本公司职务体系中的二、三级本公司职务体系中的四、五级本公司职务体系中的六、七、八级本公司职务体系中的九级住宿住宿住宿住宿A500 400 300250B400 300 200180 C300 200 1801502、出境：境外出差以公司安排住宿为准，住宿费实报实销。出差马来西亚，住宿和交通由公司安排的，伙食补贴参照国内出差伙食补贴标准执行。七、 差旅费用相关规定（一） 费用须凭正式发票在限额内报销,住宿发票须注明住宿的时间、地点、人数、价格。住宿如果是定额发票，须注明时间、地点。交通费用实报实销，交通票据须注明时间、事由和出发地点、到达地点。原则上出差人员不得乘坐的士，应以公共交通为主，如需乘坐必须经主管同意并签字（的士票要注明起始地以及是由）。（二）集团总公司各部门总监、集团总裁办主任、集团总助、分公司总经理、学校校长出差可以乘坐飞机；除以上人员出差，如需乘坐飞机（出差路途较远或者任务紧急），须经分管领导批准后方可乘坐飞机，并在（出差申请表）上列明。出差在时间允许的情况下，应尽量尽早购买最佳折扣的经济舱机票。如为客人安排机票时，仍以经济舱为准。（三）省内出差需至少提前一天提出，省外出差需至少提前三天提出，出境出差需至少提前一周提出。（四）省内出差由公司派车时，路桥费和油费由司机根据派车单报销，员工不得再申请交通费用。公司未派车时，员工应凭实际车船等票证申请报销交通费用。（五）差旅时间计算方式为经批准的实际起程日至实际返回日。按照交通票据往返时间计算出差天数，算头不算尾，或者头尾两个半天算一天，以中午12点为界。例如：出差时间在12点后，返回时间在12点前，算头不算尾，只算一天。出差回程飞机到达时间为晚上10点后，第二天早上可以补休半天；节假日在外出差的，在回来后的一个月内予以补休同等天数，由出差人所在部门或公司领导予以批准，并报人资部予以备案。出差途中除因病或遭受意外灾害，或因实际需要由出差审批人指示外，不得因私事或借故延长差期，否则以旷工论处。（六）差旅路途计算方式以出差必经地顺路计算，除特殊情况外，如果擅自绕道而行的或中途逗留的，按直达路线报销，超出部分差额自负，且因绕道或中途逗留占用的工作时间按旷工论处。（七） 非公务产生的费用不予以报销，如有夹带报支的按公司规定予以处罚，情节轻微的（1000元以内），警告处分并罚款违规报支部分双倍金额，情节严重的（1000元以上）通报全公司并予以除名；审核人员未能认真审核，一经发现按违规部分金额予以罚款。（八）出差过程中如果有相关单位安排食宿、提供交通工具的，则相应部分的费用不予以报销，原则上，如出差所在地有员工宿舍，应住公司宿舍；如出差所在地有员工食堂，不报销伙食补贴（如食堂仅供一餐，则伙食补贴为30元/天）。（九）出差人员住宿费、出差地交通费，实行各级别人员按照相应限额，凭正式票据报销的办法。同级别同性别人员出差，应合住双人标准间，相应的住宿费按二个人的标准控制。低阶人员随同高阶管理人员出差时，其住宿标准可比照高阶人员酌情按高阶人员标准执行。（十）如和外单位合作方人员一起出差，则食宿标准参照同行本公司人员标准执行。（如果公司已经支付对方补贴，则不享受该条规定之补贴）（十一） 出差人员连续在一个城市出差时间超过1个月的，应由总办安排与外派干部合住，给予住房补贴，按照驻外人员管理规定执行。（十二） 出差期间发生的接待费不合并在差旅费内报销，应另作招待费专项报批（以电话或短信方式事前申请，事后补办手续）。如有发生接待费，则要扣除相应的伙食费补贴。在出差地需招待相关人员的，集团总监及以上级别可先行安排金额在1000元以下的招待事项，超过限额要电话告知分管领导；其他员工要事先报上级领导按权限审批。（十三）出差考察或培训回来后三天内应提交考察或培训书面报告，说明出差工作内容、过程、联络对象资料及结果分析等，供相关部门学习和备案。（十四）如有特殊情况，差旅费超标须由出差人分管领导审核后报董事长批准方可报销，但须说明具体原因。（十五）集团公司各职能部门负责人、集团总裁办主任、集团总助、子公司总经理、学校校长出差由集团总裁办协调派公务用车接送，其余岗位人员出差原则上公司不予派车接送，特殊情况由各部门向集团总裁办提出申请，逐级审批后方可派车。（十六）国内出差所有人员不得另外报销通讯费用，出境出差应遵循节约原则，选择资费最少的方式，如国际漫游话费少于当地购买电话卡费用，则使用国际漫游方式，话费根据电话公司出具的通话详单实报实销；如国际漫游话费高于当地购买电话卡费用，则使用当地电话卡，费用实报实销。（十七）所有人员外出拜访当天来回的，不享受出差补贴。（十八）差旅费报销以单次出差所有内容规整为一个报销单执行，如前台代订交通工具费用和住宿费用，由出差人统一报销，不由前台报销。八、本制度自颁发之日起生效，最终解释权归集团财务部。九、 附件：出差申请单、差旅费报销单。出差申请单申请日期： 年 月 日 部门姓名人数预计出发日预计返回日预计天数交通方式：飞机 车 船 其他交通方式审批意见：同意 不同意预计行程预计费用备注日期地点出差具体事由交通费用（飞机、车、船）住宿标准其他小计项 目 小 计出 差 借 款董事长审批总裁审批副总裁分