邮件合并的操作方法.doc

邮件合并期末了，老师们工作都很忙，为减轻老师们特别是班主任的工作负担，特就有关“邮件合并”的简单操作方法介绍如下，大家可以试一试。只要学会了可以节省很多时间玩麻将、大二=-。我的电脑水平虽不及大家，有些班门弄斧，就算是我给大家的元旦礼物吧。邮件合并的操作方法：第一步：准备数据源这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MSSQLServer数据库。一言蔽之：只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作（这里我就Excel表如何转化为Word文档为例作一简单的、基本的介绍）。下图是一个Excel表（学生考试成绩名册），我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成每生一份的成绩通知书（Word文档）。姓名语文数学外语物理化学张三8590858692李四94939910078王二8879958396第二步：准备模板模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。下图是一个Word文档模板文件，就是成绩通知书的大致样子。（学生姓名及各科成绩为需填写内容）成绩通知书同学，经过你的努力，你已完成了本期的学习任务，-，现将你本学期的学习成绩通知于后。语文数学外语物理化学*学校2010年12月30日第三步：邮件合并打开模板文件，从“工具“菜单中依次选择“信函和邮件“显示邮件合并工具栏“，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，1. 设置数据源点击邮件合并工具栏中的第一个图标“设置文档类型”选“信函”点击点击“确定”。2、打开数据源点击邮件合并工具栏中的第二个图标“打开数据源”，选择你所准备的Excel表即“学生考试成绩名册”（注意：“学生考试成绩名册”上方文件头名不能要）。3、“插入域”，将鼠标插入“成绩通知书”中“同学”之前，点击邮件合并工具栏中的第六个图标“插入域”选“姓名”“插入”“关闭”。将鼠标插入“成绩通知书”中需填语文成绩的地方，点击邮件合并工具栏中的第六个图标“插入域”选“语文”“插入”“关闭”。重复上述操作数次，依次插入其他元素（院系，专业，学制等）。全部完成之后，模板是这个样子的（为强调哪些数据是动态插入的，我将插入的数据域都用红色表示）：这时的Word文档模板文件即成绩通知书将变成下图成绩通知书姓名同学，经过你的努力，你已完成了本期的学习任务，-，现将你本学期的学习成绩通知于后。语文数学外语物理化学语文数学外语物理化学*学校2010年12月30日4、查看合并数据单击邮件合并工具栏上第八个图标“查看合并数据”即可看到邮件合并之后的数据。这时的Word文档模板文件即成绩通知书将变成下图成绩通知书张三同学，经过你的努力，你已完成了本期的学习任务，-，现将你本学期的学习成绩通知于后。语文数学外语物理化学8590858692*学校2010年12月30日工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。第四步：完成合并到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择“合并到新文档“来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以单击邮件合并工具栏上倒数第三个图标 “合并到打印机“，这样就可以一次将所有学生“成绩通知书”打印出来。至于咋样加底纹，咋样查