浅谈办公室工作之创新.doc

安徽机电学院毕业论文 浅谈办公室工作之创新安徽机电职业技术学院毕 业 论 文浅谈办公室工作之创新系 别 人文管理系 专 业 文 秘 班 级 3071 班 姓 名 ！ 学 号 2 0 指导老师 20092010学年第一学期内容摘要随着数字化、网络化时代、知识经济时代的到来，以及全球经济一体化进程的逐步推进，企业的办公室管理工作面临着前所未有的复杂性和多变性，但同时也给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战，新的形势和任务给新时代的企业秘书工作者提出了更高的要求。我国“十一五”规划把自主创新，包括建设创新型国家作为下一步奋斗的目标，这对于企业来说，是一个重大喜讯，也是一次难得的机会。在这种形势下，企业的办公室管理工作就必须制度化、规范化和法制化。企业秘书作为领导的参谋和服务人员，必须做到职能、服务、技术的创新来适应企业办公室理工作的变化，进一步做好企业秘书办公室工作。如果不把创新落实到具体工作之中,把冲动变为行动,把热情变为衷情,使创新成为一种品格,成为一种工作习惯,就不可能迸发活力,实现真正意义上的工作创新.本文简述了企业秘书办公室的创新工作，从秘书工作的职能创新、服务创新和技术创新三个方面展开。主题词：秘书 办公室 创新目 录序言 （4）第1章 秘书工作的职能创新 （5）1.1 强化信息和调研工作（5）1.2 强化协调工作 (6)1.3 强化公共关系工作（6)第2章 秘书工作的服务创新 (7)2.1 主动服务 (7)2.2 超前服务 (7)第3章 秘书工作的技术创新 (9)3.1 实现办公自动化是信息社会的需求 (9)3.2 办公自动化是提高效率和管理水平的有效途径 (10)参考文献 (11)个人简介 （12）致 谢（13）12序 言传统的秘书办公室工作往往是依据组织领导的需要以及秘书对个人自身认识来开展，这就直接导致一些误区:一方面，部分本应由秘书从事的工作实际上由其他部门甚至领导承担；另一方面，秘书的角色意识模糊，单向服从，事事被动，不能积极主动为领导服务，从而影响秘书工作的质量。我国的传统企业都具有一定封闭性，业务限定在一定的狭小市场范围内。企业的经营策略主要靠经验决策，要求秘书工作者只提供事务性辅助。随着现代科学技术的飞速发展，人类已进入了信息社会和知识时代，对秘书提出了数字化、国际化、全球化的要求，秘书的工作重点由比较单一的事务服务转变为事务与参谋并重，工作方式由被动服务转变为主动服务。在现代企业管理中，领导者必须实行科学决策，要求秘书工作者不仅要办文办事，还必须出谋献策。变幻莫测的市场要求企业秘书能够应付自如，需具备多方面的技能。据中国人才报的统计:“人才市场单一型秘书的推荐成功率是8%，80%以上的企业需要具有多种能力复合型人才，要破除凭一技之长端一辈子铁饭碗的传统观念。”在日本很早就提出要培养“四合一”的人才计划即培养有科技内涵、艺术气质、经贸才干、外语本领的复合型人才，认为只有这样才能适应新形势的需要。那么，秘书人员应从哪些方面着手，提高办公室工作的创新能力，以适应新形势下的工作需要呢？第一章 秘书工作的职能创新秘书部门是企事业单位不可缺少的重要部门，之所以重要是因为秘书部门具有管理服务、综合办事、枢纽协调、参谋咨询等多项职能。这些职能发挥的好坏，对企事业单位的全局工作有着直接的、重要的影响。而随着时代的进步，对秘书工作的职能也提出了更高的要求。1.1 强化信息和调研工作经济建设是企业的中心工作，信息好比经济工作的神经。做好信息工作是企业秘书工作的一项主要职责，对于促进企业领导决策的科学化、民主化，推动企业的各项工作有着重要的意义。社会越发展，开放越扩大，企业对信息的需求也就越大，而且对信息工作的要求就越来越高。这就要求秘书人员掌握更多、更新、更准、含金量更高的信息，做好信息工作的过滤器，为企业经营服务。1、企业秘书可以通过调研为领导提供外部信息，预测市场走向，为领导制定最佳决策方案，提供可靠依据。同时，企业秘书可以收集内部管理人员、操作人员的反映、意见、建议并及时发现企业存在的主要问题，反馈给企业领导。这样有利于及时解决企业内部存在的问题。曾在我国经济史上创造了辉煌的风云人物史玉柱及其巨人集团，其兴在独立决策，其败也在独立决策。其最终归于失败的根本原因是缺乏与市场的接轨。正如新闻媒体所披露，“巨人集团史玉柱重大决策都习惯于将自己封闭起来冥思苦想，习惯于突然抛出自己有关企业发展的构想和计划。”显而易见，这位风云人物的最后落马，一个重要原因就是缺乏企业内外的科学分析和研究，缺乏一支具有市场意识，能有效辅助、服务、协调领导决策的高素质秘书人员。2、企业秘书可以不断地向企业领导提供政策信息，包括党和国家在各个时期制定的方针政策、法规及其重大的调整信息，以便让领导确定决策信息、决策方向。某生产医药原料药和医药化工中间体的综合性企业，在药品生产中会更多地受到法律条规的限制。在3月份中旬，市政府、环保局对医药、化工生产的相关企业进行重点的检查。在这次重点的检查中，此公司因废物的排放措施不够到位，以致公司头孢拉定车间停产一个星期，造成了公司重大的经济损失。如果本公司能及时掌握政府相关的信息，及时采取相应的治理措施，做到公司环境治理更加规范化，就会避免这次重大的经济损失。3、企业秘书可以收集、掌握国内外同类的最新情况，包括新产品、新技术、新工艺等。收集、掌握其它行业的新经验、新做法，经过分析整理，及时提供给领导，使企业决策利于企业的发展。企业秘书可以通过调研为企业领导提供决策用做参考信息。绍兴是有名的轻纺城，生产的布料质量优良，受到南方的欢迎，可那时并不受到北方人的欢迎。于是秘书部门通过市场调查才发现，流行于南方的颜色可并不受到北方人的喜欢。于是企业领导立即改变对北方的经营策略，给企业带来了很大的经济利益。这都是值得秘书人员借鉴的。所以随着社会市场经济的不断完善，企业秘书为领导提供新、实、准的全方位信息，并协助领导进行管理已成为必要。1.2 强化协调工作协调工作是企业秘书工作的一个重要组成部分，表现为对内协调和对外协调。对内协调有上下关系、秘书与领导的关系、领导成员之间的关系、职能部门之间关系的协调。新的环境下，企业直接进入市场竞争，企业所面对的各种关系更为繁多，所以协调工作显得更为重要。新形势下的企业秘书的协调是对外协调和经济关系的协调。因为在高速发展的市场经济环境下，企业间的交往关系主要是一种经济关系、供求关系。1.3 强化公共关系工作任何一个企业都是社会经济活动的基本单位，都同社会有着千丝万缕的经济联系，所以企业要生存、发展、还必须开展外部公关工作。秘书是树立企业形象的窗口。人们往往把秘书部门看成是领导的代言人。因此，秘书人员树立良好的形象是很重要的。如果企业秘书关系融洽、办事认真、态度友好，就可以给人留下良好的印象，从而增进彼此的业务往来。如果秘书办公室环境杂乱，人员关系紧张，互相推卸工作，让人感到“人难看、事难办”，就必然给人留下不良印象，进而对领导和企业造成负面影响。美国华盛顿一家市场调查机构做了一次调查，结果是这样的：“在来企业办事受到非礼待遇的人当中，96%的人不直接抱怨，但有91%的人不会再到这个企业来。而且，受到非礼待遇的人平均向他周围的9个人讲述。其中13%的人要向他周围的20个人讲述。”1郑姜平. 现代企业秘书应该具备的四大公关意识.秘书之友,2005(10)1可见，企业秘书损害企业形象会给企业造成多大的负面影响。因此，秘书人员必须具备公关意识，强化公关工作，提高组织的知名度，树立良好的企业形象。第二章 秘书工作的服务创新秘书工作是一项常青的职业，古今有之，中外有之。面对竞争日益激烈的市场，秘书要当好领导的参谋助手，做到主动服务，超前服务。2.1 主动服务秘书是领导的参谋和助手,其工作从属于领导工作并为领导工作服务,秘书的工作是被动的,但秘书工作的被动性不是绝对的.秘书在自己的工作范围之内,可以发挥主观能动性,在被动中求得主动.秘书发挥主动性,有利于提高工作效率,更好地完成各项任务.被动性与主动性是秘书工作的典型特征，变被动服务为主动服务是秘书工作的发展方向。秘书角色职能赋予了秘书工作的主动性。秘书和秘书工作具有被动性，这都是相对于领导和领导工作来说的，就具体秘书活动来说，秘书工作又具有鲜明的主动性。一是秘书不是领导，贴近领导。秘书辅助领导工作，在本单位组织结构中，具有位居中枢、接近领导身旁的位置，起着领导助手的作用。二是秘书没有权力，隐含权力。秘书人员处于两道身边，既是领导下属，又经常由领导授权参与各种管理性活动，同事还是领导与人民圈中密切联系的桥梁和纽带，有着特殊地位和特殊身份。秘书工作往往伴着领导工作进行，隐含着领导权力，并借助这种隐含权力推动和开展工作。三是秘书不在其位，辅助其政。秘书是领导的参谋和助手，是直接为领导服务的，必须充分发挥主观能动性，搜集信息、积累经验、掌握规律，争取同领导一样了解和掌握全局性工作，主动领会领导意图，超前辅助领导工作，不能只是跟着领导走。 传统的秘书受到行政的约束，制约了秘书人员的主动性，主动服务并没有完全体现出来。秘书人员在高速运转的市场竞争中，要保住职位和取得成功，主动服务就显得更为重要。秘书人员要主动围绕着本企业生产、经营以及市场的热点服务、难点问题，主动地跑市场、搞调研、出计策、做协调。由过去的“要我干”向“我要干”转变。由以领导指令为导向的被动服务转变为由市场为基准的主动服务。在实习中，往往是依据组织领导的需要才去开展工作。而在领导没有交待事情时，需要我们自己主动找活或向同事学习公司其相关业务等。这样我们才会感到时间的充实与能力的提高。知识丰富、实践操作能力强才是秘书人员向市场竞争的本钱。2.2 超前服务秘书工作的任务之一是为领导作参谋。参谋作用是出现在决策之前，因此秘书参谋水平的高低决定于秘书的超前意识和和创新意识。秘书要具备思维上的超前意识和创新意识。新形势下，能及时服务还不够，必须做到超前服务。即在复杂的环境中把握企业经济发展的脉搏，预测性地从企业的角度提前谋划企业的经济发展大事。新形势下，企业必须自己探索生存发展的路子，进行重大经济决策。秘书人员要做到超前服务，就必须以发展的眼光，提前摸市场，摸行情，多做预测性分析研究，做到超前思考。 首先必须全面熟悉领导的思想性格、工作作风和工作规律，熟悉领导工作的性质，熟悉有关的方针、政策、法规，熟悉一切有关联的人和事。 其次要有积极的参与意识，主动接近领导的工作和参与领导的活动。如果谈论这种意识，则秘书就丧失了工作中的积极能动作用。根本谈不上思维上的超前意识和创新意识。 再次秘书要有独立的意识和特有的思维方式。秘书应该把全心全意为领导服务和独立的思考问题有机地结合起来，不能什么都按别人的思维去想，要有自己的思路。第三章 秘书工作的技术创新在网络技术飞速发展和信息爆炸的今天，谁能以最快的速度掌握信息，谁就能在信息社会占据市场。因此现代企业秘书使用先进的工作平台，掌握现代化的办公手段，是企业秘书做好一切工作的基础。3.1 实现办公自动化是信息社会的需求当今信息化成倍增长，企业秘书的效率也大幅度提高。比如秘书不必离开工作岗位，就能从计算机的档案里获得所需要的资料。计算机、静电复印机、自动电话机、收录机、摄像机、传真机、缩微照相机等现代技术在信息加工、文字处理、信息存贮与查询、数据处理、声音处理、网络通讯等做到现代化。随着电子商务的飞速发展及外国跨国公司的大量涌入，企业间的合作与竞争将更多地通过电子商务手段解决。无纸办公、无纸贸易将成为现实。秘书工作者特别是企业秘书迫切需要电子商务知识及其操作技巧。如果对方公司紧需公司的文件资料，运用现代化的传真机以极快的速度已传到了对方公司。如果用邮寄的方式不仅浪费了时间而且还耽误了工作的开展。因此新形势下的企业秘书靠陈旧的劳动方式去处理潮水一样涌来的信息流，已经是远不适应了，必须走办公自动化的道路。现代秘书工作推行办公自动化是信息社会、网络时代的需要,是社会经济发展的需要,是秘书工作科学化、规范化和标准化的基本要求. 办公自动化是实现秘书工作现代化的重要条件，它使传统的办公室结构和工作方式发生了巨大变化。在自动化办公室里，再也见不到塞满房间的档案柜、文件匣；看不到成堆的表格和纸张。所有文件的内容，全部存放在一个小小的磁盘机中。桌上的计算机将按照向它发出的指令做着各式各样的工作。显示屏代替了纸，键盘代替了笔，打印机代替了大量的抄写和复写工作。有了自动化设备，不用担心离开办公室后无人接电话。电话来后，若无人接，它会自动将电话存入电脑中，并在显示屏上显示电话内容或提醒主人：已经来过电话。如果建立了局部网，便可不必为发信件、文件发愁，此时只要在网络工作站上发一个命令，所有该发的东西全部都会迅速、无误地到达接受者手里。打字机坏了不必着急，可以在自己办公室里通过通信手段，借用其他办公室的打印机工作。有些数据在本办公室找不到，可以通过网络到别处去取，这就是共享数据库。在这样的办公室里，秘书人员会高效而有条不紊地工作。3.2 办公自动化是提高效率和管理水平的有效途径社会化的大生产要求降低生产技术成本，提高工作质量和工作效率，讲求经济效率，扩大管理范围，增强竞争地位。这是当今瞬息万变、激烈竞争的时代对各企业提出的客观要求，也是企业成功的关键所在。企业实现办公自动化后，平时需要60-70分钟的会议运用电子日程表后就减少到23分钟，并且可以解决一段时间中很多人组成的会议。实现办公自动化的过程，也就是促进管理工作改革的过程。实现办公自动化后，可以实现时间管理自动化。因为电子日程表和电子备忘录可以在2-3min之内安排好一个在平时需60-70min方能安排好的会议，还会巧妙地解决同一段时间中很多人参加的多种会议，使人轻易地应付大量会议改期或撤消等情况。由此可见，实现办公自动化必然促进管理系统和管理手段的改革。办公自动化能在分享信息中获得大量好处，由此促进那些手工业式的、自给自足的小农式的单位和设备的横向联合，而我国有些单位只注意在办公室里使用计算机，忽视了通信，结果计算机不能很好地发挥其效用。未来是一个完全开放的社会，随着全球经济一体化进程的逐步推进，最终会达到全球资源的共享。秘书人员的国际化流通也是必然的趋势。企业的生存和发展充满新的机遇和挑战。社会的进步为秘书的发展提供了广阔的舞台。新的形势向新时代的企业秘书提出了更高的要求。企业秘书只要能够切实转变观念，加强理论修养，提高业务水平，就一定能够应对新的职业挑战，实现自己的人生价值。参考文献：1陈合宜秘书学.暨南大学出版社， 1993年2袁维国等.秘书学.高等教育出版社，1995年3高尚卿.秘书学.中国商业出版社，1997年4方国雄. 秘书学.高等教育出版社 ,2003年8月5黄海兰论跨世纪企业秘书人才的素质.秘书,1998年6王育.如何做好办公室管理.合肥工业大学出版社, 2007年7李欣等.中国现代秘书工作基础. 高等教育出版社，2007年8洪琦.新时代 新秘书.参政消息副刊9-16版第251期,2005年9钱立静. 办公室管理.合肥工业大学出版社， 2005年 9月10池松军.试论现代制度下秘书工作的转变.江汉大学学报,1997年11向国敏.现代秘书学与现代秘书实务.上海:华东师大出版社，2005年12中国秘书网以及其他秘书网站、论坛等个人简介我生于1989年，现在就读于安徽机电学院，所学的是文秘专业，一门适合于各个时代的学科。理论学习上 我认真学习