信息管理部管理制度.doc

信息部管理制度1.总则1.1 为推进公司信息化建设，规范和管理公司信息管理部及各种信息产品、信息资源的合理使用和投资，特制定本制度。1.2 信息管理部管理范围包括总部及门店等。1.3 信息管理部职责在于统筹规划、规范和管理信息产品的使用和投资，组织和负责信息工程的实施，制定、修订信息管理制度、规则和规定。1.4 信息管理部贯彻执行公司的制度、目标和相关规定。1.5 信息管理部管理内容包括：信息产品、信息资源、信息工程等。1.6 本制度所指信息产品、信息资源包括计算机、外设及耗材和网络设备硬件，各类系统及应用软件，各类电子数据和网络资源等。 2.硬件管理2.1 信息产品硬件包括：2.1.1 计算机硬件包括：网络服务器、主机、显示器、键盘、鼠标、存储器、各种接口卡（如视频卡等）。2.1.2 计算机外设包括：打印机、复印、扫描一体机、传真机、UPS（不间断电源）、写卡器、读卡器及其它外围部件在内的设备、备件和耗材。2.1.3 网络设备包括：光纤及其转发器、双胶线、交换机、路由器、VPN、防火墙等。2.2 信息产品硬件管理内容包括：2.2.1 信息产品硬件的购置、调配、维护、维修、报废和随机资料保管等工作。2.2.2 信息产品硬件（固定资产、配件）入库、登记。2.3 部门使用计算机及外设的安装、领用和调配。2.3.1 计算机硬件的装机、测试和相关备份。2.3.1.1 新购置的计算机硬件，在信息管理部或使用部门处开箱验机，确保实物与配置清单相符；2.3.1.2 信息管理部技术人员会对设备进行装机和测试；2.3.1.3 信息管理部技术人员安装相关办公软件和完成基本配置，备份操作系统及驱动程序；2.3.1.4 交由使用部门相关人员使用。2.3.2计算机硬件随机资料保管2.3.2.1驱动程序、使用说明、合格证、用户手册、光盘等随机所有文件和软件资料，由信息管理部按档案要求负责保管。2.3.2.2计算机硬件入库和出库2.3.3购置的计算机硬件验货合格后，信息管理部经理在发票或送货单上签署，并据此填写入库单或固定资产增加单并录入相关数据库； 2.3.3.1使用部门填写领料单，部门经理审批，信息管理部核准后发出相应的计算机硬件，并据此录入相关数据库； 2.4计算机硬件升级和调配2.4.1公司各部门计算机硬件不能满足工作需要时，由使用部门提出书面升级、调换申请，信息管理部签署意见，商品副总审批，交由信息管理部协同相关部门实施。2.4.2计算机硬件的维护和保养。2.4.2.1计算机硬件在使用过程中，应经常保持设备的清洁；2.4.2.2计算机应配备UPS（机房内）；2.4.2.3非信息管理部相关人员不得打开计算机主机机箱和拆、换零配件，严禁带电插拔配件及外设；2.4.2.4计算机及主要外设保养周期定为每季一次。维护人员在保养结束后，填写计算机保养记录单。2.5计算机硬件的维修2.5.1计算机出现故障时，应及时通知信息管理部，信息管理部维修人员在接到通知后，尽快到现场检查故障原因，进行故障鉴定并维修；信息管理部维修人员无法维修的，经信息管理部经理准允，联系相应供应商进行维修。各门店计算机出现故障，由店长按照上述程序办理，信息管理部提供技术支持。2.5.2计算机维修完毕后，信息管理部维修人员需填写维修记录单，经计算机使用者签字确认，归档备案。2.6计算机硬件的报废2.6.1计算机硬件报废的条件：2.6.1.1部件严重损坏，无升级或维修可能的；2.6.1.2计算机过于陈旧，且已经无法正常办公的；2.6.1.3维修费用超过或接近同等效能价值的设备。2.6.2计算机的报废由使用部门提出申请，系统部鉴定，属固定资产的，由总经理审批后按固定资产相关规定办理报废手续。2.6.3已作报废处理的计算机或部件，由信息管理部解体，凡可用零配件的要进行登记，另作备用，其它残体交于相关部门处理。3软件管理3.1信息产品软件包括：3.1.1各类操作系统（如Windows XP、Windows 7、Windows 2003、Windows 2008、LinuX等）。3.1.2各类信息系统（如OA、ERP、FMS、HR等）。3.1.3各类应用软件（如Offie、AutoCAD、Photoshop等）。3.1.4各类电子数据、网络软体等。3.2 信息产品软件管理内容包括：3.2.1各类信息产品软件的安装、维护、规划、购置和开发等。3.2.2主要的信息系统和OA建设。3.3各类信息产品软件的安装、维护和简易开发3.3.1公司各部门工作有软件需求的（常用工具软件），提出书面或口头申请，使用部门经理准许后，信息管理部方可安装。3.3.2计算机使用者或信息管理部相关人员不得对计算机现有的应用软件进行删除。 3.4 信息产品软件的归档和保管3.4.1对于部门级或公司级的软件，信息中心在机房服务器中备份。3.4.2对于部门级或公司级的软件原件，信息管理部移交档案室进行保管。4使用管理4.1信息产品的使用包括：4.1.1硬件的使用，如计算机、交换机、打印机、传真机、复印机等其它外设。4.1.2软件的使用，如操作系统、信息系统、办公软件等。4.1.3网络资源的使用，如局域网、因特网等。4.2信息产品的使用管理内容包括：4.2.1计算机及外设基本操作规程和规定。4.2.2信息系统等软件基本操作。4.2.3局域网和因特网资源的合理使用。4.2.4定期给公司计算机操作员开展培训业务等。4.3计算机及外设基本操作规程和规定4.3.1计算机使用实行定人定机。4.3.1.1各部门的计算机由使用部门确定定人定机的名单，报请所属信息管理部备案；4.3.1.2计算机使用者应充分利用计算机处理业务，不得在工作时间内利用公司计算机玩游戏、听歌等与工作内容无关的操作；4.3.1.3变更计算机使用者或对计算机进行调配，应检查计算机原有配件是否完整，文档资料应该进行移交，个人资料应予删除，信息管理部据此更改备案。4.3.2计算机正常工作时，下班后按正常顺序关闭主机、显示器及外设，禁止非法关机。4.3.3禁止非信息管理部维修人员擅自安装、删除和随意更改计算机程序和配置；禁止非本计算机使用者随意删除电子数据。4.3.4禁止用软驱、光驱和其它移动存储器读取、破坏计算机系统或网络的数据。4.3.5计算机操作人员应该避免计算机、打印机等疲劳使用，尽量降低设备损耗。4.4主要信息系统的基本操作4.4.1计算机操作人员必须熟练操作和掌握与自己业务密切联系的OA、ERP等系统模块。4.4.2上班按时登录OA系统查看通知、任务、公文等公众信息，及时完成工作流程中的任务。4.4.3公司信息交流通过QQ、腾讯通、OA等内部统一平台进行传递。4.5局域网和因特网的合理使用4.5.1局域网使用基本要求：4.5.1.1公司与所属门店计算机利用VPN技术连在一个局域网内；4.5.1.2网络上共享资料未经本人或上级领导同意，严禁擅自拷贝、更改、删除；4.5.1.3各公司、各部门充分利用VPN和网络进行资料传输和数据共享，协同工作；4.5.1.4严禁对局域网内计算机进行攻击、破坏。4.5.2因特网使用基本要求：4.5.2.1充分利用上网时间，查找与工作相关信息；4.5.2.2禁止登录不健康网站、上网聊天；4.5.2.3禁止下载未经信息管理部允许的软件、程序和娱乐内容；4.6信息管理部应定期开展培训4.6.1信息管理部有编制计算机和网络使用简易教程的义务。4.6.2信息管理部应定期对公司计算机操作员进行必要的培训。4.6.3信息管理部应考核和培训计算机操作员对自己业务范围内信息系统的应用。5机房管理5.1 公司信息管理部机房禁随意出入5.2公司计算机机房管理内容包括5.2.1公用服务器和公用网络设备的购置、维护、维修、升级、报废等。5.2.2主要信息系统（OA、ERP等）的规划和建设。5.3公用信息产品硬件的管理5.3.1公司服务器和公司网络设备入库与出库按计算机硬件入库与出库程序办理。5.3.2公用服务器、公用网络设备与线路的维护、维修和保养。5.3.2.1定期对上述公用硬件进行维护、保养，保养周期为每季一次；5.3.2.2需要维修的，交由信息管理部鉴定并维修；信息管理部无法维修的，由相关人员填写故障鉴定报告和维修方案建议，信息管理部经理批准，联系相应供应商进行维修；5.3.2.3维修完毕后，须由信息管理部维修人员填写维修记录单，由信息管理部经理确认并归档备案。5.4公司主要信息系统规划和建设5.4.1公司领导正确认识、积极参与和高度重视；5.4.2信息管理部在整个信息工程实施过程中属于中心部门；5.4.3实施前需了解、调查、熟悉、掌握公司各部门各环节工作流程和具体要求，制定相应方案；5.4.4从性能、价格、日后升级、二次开发的难易度和售后服务质量等多方面考证信息系统并合理选购；5.4.5提供试用版本的，信息管理部应该组织在一定范围内试用一段时间以观效果；5.4.6要合理规划、预测和协调事前、事中、事后等各环节工作及进程； 5.4.7在协议或合同中明确、明晰投资双方权责；6采购管理6.1 信息产品硬件采购包括部门用和公司用硬件采购6.1.1部门需配置全新计算机，由所在部门使用人填写信息产品请购单，部门经理审核，系统部签署意见并填写详细配置等相关信息，总经理审批，交由信息管理部统一购置。6.1.2部门需购置计算机配件、耗材或维修用配件，由所在部门使用人填写信息产品请购单，部门经理审核，系统部签署意见，由商品部副总审批后再交信息管理部统一购置。6.1.3门店配置计算机及外设硬件，由所在门店店长填写信息产品请购单，营运部经理审核，信息管理部签署意见，商品部副总审批，交系统部统一购置。6.1.4公用服务器和公用网络设备的购置，由系统部填写信息产品请购单和申请说明书，商品部副总或总经理审批，交由系统部统一购置。6.1.5信息产品硬件购置时，应掌握如下原则：6.1.5.1品牌力求统一；6.1.5.2购置时要货比三家，对供应商的产品性价和售后服务双重考查；6.1.5.3重要信息产品硬件的选购应考虑日后升级、扩展和基于公司应用环境；6.1.5.4信息中心有参与选择供应商的权力。6.2 公司或部门需购置信息产品软件（重要业务信息系统），由信息中心或使用部门填写信息产品软件需求申请报告，由总经理审批后再交由信息管理部办理。6.3付款程序6.3.1公司购置、维修等信息产品硬件取得的发票或费用，须有相关凭证或附件（如入库单、固定资产增加单、信息产品清单、维修记录单等），经信息管理部审核，财务部复核，商品部副总审批后报销。7安全、保密管理7.1系统部应负责公司计算机、服务器和网络安全7.1