会议管理制度.doc

作业文件文件编号：TA/WI-HR-201408001版 次：A01页 码：第 6 页共 6 页最新修订日期：2014年8月28日会议管理制度管理体系作业文件文件编号：TA/WI-HR-201408001最高版次：A01页数：6最新修定日期：2014年8月28日会议管理制度制 作审 核批 准页次123456附件1附件2附件3附件4页版次A01A01A01A01A01A01A01A01A01A01电子档共享部门总经办稽核中心技术中心营销中心制造中心运营中心管理中心质量部财务部书面档下发部门总经办稽核中心技术中心营销中心制造中心运营中心管理中心下发份数1111111书面档下发部门质量部财务部下发份数111、1、 目的：为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，提高会议质量，特制定本制度。2、 适用范围：公司所有会议。3、职责： 3.1稽核中心负责会议管理，所有重要会议要在董事长批准后到稽核中心登记备案。3.2公司重大会议会务工作主要由管理中心承办；各中心或部门主办、召集的会议会务工作自行承办。 3.3公司级会议资料由总经办文控中心整理、分发、立卷、存档。3.4会议召集人：3.4.1确定会议主题、会议主持人、参加人员。3.5会议主持人：3.5.1确定会议通知人、记录人、会议议程；3.5.2准时召开会议，控制会议节奏与时间，把握会议重点不偏离主题；3.5.3确保会议不受干扰，主动处理解决干扰会议行为；3.5.4平衡发言，增强与会人员对会议结论的支持；3.5.5会议召开时间及议程变更的事前协调；3.5.6会议纪律的监督、会议中违规行为的处理；3.5.7会议决议或改善对策的实施跟进，对实施效果的验证；3.5.8会议记录及会议决议的签核。3.6会议通知人：3.6.1会议召开前一天，在稽核中心备案；3.6.2发出会议通知（注：公司固定召开的例会，除临时变更外，不另行通知，但主持人要求通知的，必须提前通知到相关人员）；3.6.3临时召集会议通知一般采用书面形式通知，被通知人或其授权代理人应在通知单上签字确认，特殊情况也可采用电话通知，但需确保通知到参会者本人；3.6.4会议开始前按主持人要求准备会议资料并分发到相关与会人员；3.6.5会议召开前发生异常状况致会议无法按时召开时，即时通知会议主持人及相关人员；3.6.6会议因故取消或延迟，需提前30分钟通知相关人员。3.7会议记录人3.7.1提前10分钟做好会场准备；3.7.2组织签到，发放并收回会议签到表，在会议正式开始前向会议主持人报告会议缺席情况； 3.7.3现场记录会议内容；3.7.4会议结束后在一个工作日内整理完成会议记录、决议，报主持人审核签字，按主持人要求发至相应中心或门/人； 3.7.5会议结束时当场公布会议的违规情况及处理结果；3.7.6会议召开后两日内，会议记录人需把填写完整的会议签到表和会议记录提交稽核中心。3.8参会人员3.8.1事前准备相关会议资料和发言准备；3.8.2准时参加会议，因突发紧急事件不能准时参加或缺席，应提前通知会议主持人，并委派职务代理人参加；3.8.3会后1个工作日或在规定时间内向下属传达会议精神，非紧急会议通过中心或部门例会或其它形式向下属传达会议精神； 3.8.4按会议决议规定，落实会议决议。4、会议分类：4.1公司级会议：主要包括股东会议、董事会议、月度工作例会、公司年终总结大会、全体职工大会等，应分别报请公司董事长批准后，由总经办和管理中心负责组织召开并做好会议记录。4.2专题会议：即全公司性的政策、业务综合会。比如：各中心或部门的专项工作等，由相关中心或部门提出会议计划报稽核中心备案，由会议召集中心或部门负责会议通知、组织和实施并指定专人对会议记录进行整理和存档。4.3部门工作会议：各中心或部门召开的工作例会，由各中心或部门负责人决定召开并负责组织。4.4各类培训课程：由公司或相关中心、部门组织的各类培训和学习课程。5、会议安排：5.1例会安排：为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例会规定的时间、地点、内容和汇报程序来组织召开。例行会议安排如下：5.1.1董事会议此会议的举行时间根据公司生产经营情况及董事会成员日程安排临时确定，主要研究公司的重大事件的解决以及重大决策的确定，以宏观掌控公司的发展目标及管理动向。5.1.2公司周例会此会议的举行时间为每周四19：00-21：00，如有其它变动总经办将提前通知各中心或部门。由各中心和部门负责人参加，总结各中心或部门月度工作，汇报下月工作重点及出现的疑难问题需由其它中心或部门配合及公司领导协调解决事宜；由董事长或董事长指定人员进行汇总总结并布署下月公司的整体工作。5.1.3公司各中心或部门工作会议总结中心或部门工作，并对下一阶段工作进行布署，各中心或部门可以根据实际情况自行安排开会时间并组织召开。5.1.4公司年终总结大会总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，此项会议由总经办召集并组织实施。5.1.5各专题会议相关中心或部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、工作开展、企划工作、管理工作、合约事宜等专项工作进行讨论、布署和总结。5.2其它会议安排凡涉及到多个中心或部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集人应在召开前1天将董事长批准后的会议通知单（详见附件）报稽核中心，由稽核中心进行统一安排，方可召开。5.3稽核中心每月统一编制例会会议计划并发送至各中心或部门。5.4凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织中心或部门应至少提前1天报董事长审批并报请稽核中心调整会议计划，未经稽核中心调整的，任何人（中心或部门）不得随意调整正常会议计划。5.5各中心或部门工作例会必须服从公司的统一安排，各中心或部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。5.6会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向会议召集人请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。6、会议的准备：6.1公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由会议通知人通知信息部提前做好投影设备连接调试工作；6.2会议之前，会议主持人应指派专人根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；6.3上级重要领导检查指导、座谈性质会议及团体会等会议，公司应准备果品和鲜花；6.4根据会议规模需使用音响设备的，由会议通知人提前做好音响调试安排；6.5特别重大会议，应由管理中心负责各项准备工作，具体包括以下内容：6.5.1会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；6.5.2会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；6.5.3会议场所布置；6.5.4会议服务人员的安排；6.5.5会议签到；6.5.6会后事项安排。6.7会议需要留存资料的应提前通知宣传策划部做好拍照、摄像工作。7、其他规定：7.1应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。7.2会前，由会议通知人通知与会人员，明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。7.3与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会时应予以明示。7.4重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。7.5与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，稽核中心将不定期抽查与会人员的会议记录。7.6公司例会的会议记录由总经办专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议记录应分发给与会人员，必要时，分发给相关中心或部门。其它会议由召集中心或部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。7.7会议结束后总经办或其它会议组织中心或部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各中心或部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由稽核中心专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各中心或部门完成情况报公司领导。8、会议纪律8.1任何人员不得无故缺席会议，如确实有紧急情况，须提前请假（中层干部请假需董事长批准，其它人员需向会议组织部门请假），否则视为缺席，每次向公司员工稽核基金乐捐20元；8.2与会人员不得因任何理由迟到、早退（提前请假获批者除外）。会议迟到或早退的，每次向公司员工稽核基金乐捐10元，会议通知人未通知到相关人员的，每次向公司员工稽核基金乐捐5元；8.3召开会议期间，与会人员须将手机关机或调成振动状态，不准接听电话，如有重要电话应向会议组织者请假后离场接听，以免影响会议效果，违者向公司员工稽核基金乐捐10元/次；8.4与会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗或随意进出，应按次序发言，如有急需说明事项，应向会议组织者示意获准后发言，违者向公司员工稽核基金乐捐10元/次；8.5在会议上有骂人、拍桌子、扔物品及其它严重扰乱会议秩序行为者，向公司员工稽核基金乐捐100元/次；8.6会议主持人未按照会议议程主持会议或会议延时，主持人向稽核基金乐捐10元/次；8.7会议主持人未提前30分钟以上通知，擅自取消例会，向公司员工稽核基金乐捐10元/次，特殊情况不能召开例会的，须经总经理批准；8.8会议记录人会后未在一个工作日内完成整理会议记录、决议并呈报主持人确认，向公司员工稽核基金乐捐5元/次；8.9参会人员会后未在主持人规定时间内向下属传达会议精神的，向公司员工稽核基金乐捐10元/次；8.10未按期完成会议决议且未提前向主持人申请或申请未得到主持人同意的，向公司员工稽核基金乐捐10元/项；8.11违反其它会议规定或未履行相关职责的，向公司员工稽核基金乐捐10元/次； 8.12所有乐捐由稽核人员负责统计公布，统一纳入公司员工稽核基金。9、会议记录内容： 会议时间、会议主题及内容、主持人、与会人员、发文中心或部门、备注。10、附则：本制度由管理中心负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。11、附录：文件/记录保存部门编号保存期限公司例会一览表稽核中心TA/WI-HR-201408001-012年会议通知单稽核中心TA/WI-HR-201408001-022年会议签到表稽核中心TA/WI-HR-201408001-032年会议记录表稽核中心TA/WI-HR-201408001-042年公 司 例 会 一 览 表 文件编号：TA/WI-HR-201408001-01序号例会类型例会名称主持人会议时间会议地点主要参会人员备注1日例会早会（班前会）各部门负责人每日上午班前15分钟大厅各部门全员生产分部以班组为单位在车间召开2生产协调会PMC经理每日17：15-18：00会议室制造中心总监；计划物控经理、专员；采购经理、仓储经理；制造中心经理及以上人员；指定车间主管周日除外3周例会公司周例会每周四19：00-21：00教室制造中心车间主管及以上人员，其他中心主管及以上人员管理变革委员会全员、PMC全员4品质周例会每周一14：30-15：30教室营销中心主管及以上人员、技术中心除模具加工以外人员、制造中心组长及以上人员、质量部全员5设备周例会每周三14：30-15：30教室设备维修全员、模具加工全员6案例分析会时间以通知为准教室参加人员以会议通知为准每周2次7月例会营销月例会每月6日8：00-12：00教室营销中心全体业务人员、主管及以上人员8销售协调会每月12日9：00-10：30会议室销售经理；制造、管理、技术中心总监；质量部经理等董事长视日程安排确定是否列席9质量月例会每月10日9：00-11：00教室质量部正副经理、质量工程师；制造中心、运营中心、技术中心相关人员，管理中心总监列席10制造月例会每月18日8：30-11：00教室制造中心组长以上人员、机电维修正副主管、计划调度主管、生产安全主管、持续改善主管，管理中心总监列席逢18号为周日的提前一天开例会11员工大会时间以通知为准大厅公司全员，由董事长和制造中心总监重点讲话刘董（15分），李耀军（30分）12员工座谈会时间以通知为准教室参加人员以会议通知为准，项目组老师列席会议1个小时，茶话会形式，准备零食、水13其他例会营销中心周例会每周一早上7:30-8：00展厅处营销中心全员（司机、业务员不在厂的除外）14质量部周例会每周四16:00-17：00实验室质量部全员15制造中心周例会每周一7：00-：7：30南北通道制造中心车间主管及以上人员；机电维修正副主管、生产安全主管随公司作息时间调整会议时间16运营中心周例会每周一7：30-8：30供应办运营中心正副职总监、经理；计划、物控全员；下属仓库主管、采购专员、采购统计专员17技术中心月例会不固定技术办技术中心全员例会时间根据工作安排、差旅和假休情况进行调整确定18财务部月例会不固定财务办财务部全员19管理中心周例会每周一14:30-15:30会议室管理中心主管以上人员备注：其他例会与周例会、月例会有时间冲突者让步于周例会、月例会，另行调整会议时间；月例会与周例会有时间冲突者让步于周例会，另行调整会议时间。会议通知单文件编号：TA/WI-HR-201408001-02会议名称主持人时间地点通知人记录人会议主题议题主要内容备 注12签 认规定参加人员（部门/姓名）确认签名规定参加人员（部门/姓名）确认签