集团办公自动化系统运行管理制度.doc

胡开云个人工作资料 质量管理程序、制度文件汇编第E 版 第0次修改. 集团办公自动化系统运行管理制度1办公自动化是社会经济发展的趋势，推行办公自动化有利于提升企业管理水平。2办公自动化系统也称知识管理系统，系统由金蝶集团提供的产品化软件优化而成，应用模式及个性化设置由集团自行完成。该系统用于支持集团日常办公及促进信息共享，用户数100人，覆盖集团地产公司八部一室及集团的分支机构。办公自动化系统设置系统流程有：2.1发文管理：工作联系函流程、请示单流程、合同审批流程、认价流程、小组讨论交流流程；2.2企业工作流程：报销审核单流程、出差申请流程、员工假期申请流程、图纸作废流程、设计图纸评审、违规通知书、工作周记流程、会议纪要会签流程、通知审核发放流程、总经室通知审核发放流程、联系系统管理员流程。2.3企业发展中心具体负责办公自动化的管理。3集团办公自动化系统自动记录用户在系统上文件签批的操作过程，并显示出用户的自动签名，各用户对在系统上完成的对文件及其附件的草拟、传递、审批等操作负有责任，集团领导及员工依程序及权限完成的签批具有集团认可的效力，可作为办事依据。需要使用纸制文件作为凭证、对外联系的部门，可打印出反映流程的文件，文件必须由经办人签字，部门经理（主任）或部门分管副经理（副主任）核对、签字，具有集团认可的文件效率。4用户系统操作权限的管理4.1保管好个人账户密码是系统用户的严格责任，系统用户应当每半年至少更换1次用户密码。当系统用户离开电脑时应退出办公自动化系统，各用户应谨慎个人授权功能的使用，一般情况下除出差或请假外不允许设置个人授权，个人授权期间发生的用户操作，仍由本人承担责任。4.2部门经理以上管理人员授权给他人时，须经总经理或副总经理批准。5事务办理时限5.1办公自动化系统时限，以工作日为计算单位的，每个工作日为24小时，在收文部门一般文件办理时限为48小时，急件办理时限为24小时。5.2以天为计算单位的，从接受文件的当天开始计算，期限的最后一日为节假日的，顺延到节假日后的第一个工作日。5.3各系统用户有责任随时查看待办事宜及电子邮件，对待办事宜应及时处理。各部室应当对部门公用用户指定专人查看待办事宜及邮箱。5.4收文部门有权将不完整的或不合格的文件退回相关部门重新处理，文件在相关部门处理的时间累积计算。无正当理由的退单操作产生时间延误的由退单部室负责。5.5附带实物、图纸等附件的文件，附件应同日交接，附件未交接的被认定为未完整提交文件。5.6秘书或资料员是文件流转口，其工作效果对办公效率有较大影响，秘书或资料员收文后应对文件作出处理和分流。6系统管理：6.1系统管理员管理用户的操作，并实现对业务流程的监控和信息采集。6.2系统管理员修改业务流程，须经企业发展中心主任批准。7流程选用系统用户可选用与业务匹配的流程来实现文件的草拟，审批人员及资料员应注意核对是否正确选用了流程（如：是否将请示单误用了工作联系函流程）。8中止流程：8.1若用户因操作失误需中止流程，在文件流出发文部门之前可退回经办人自行结束；在文件流转出发文部门之后才发现流程引用错误的，收文部门可退单给发文部门，收文部门应当通知系统管理员，系统管理员应当进行定期统计通报。8.2流程一旦发起，只能结束不得删除。9附件的处理：9.1附件应尽可能使用电子形式。9.2在文件流转过程中确需附加实物、图纸等附件的，应与电子文件流程同时流转。发文部门应当在草拟文件结束以后，打印文件“基本信息”作为附件封面，供附件标识方便交接。附件接收应在附件移交记录单上留下签收记录。10报销单凭证的处理10.1审批的原始单据留在财务部，财务部门负责单据审核，总经理、副总经理认为有必要时调阅原始单据。11档案管理工作流程结束后，自动归档到相应的档案库。各部室档案定期汇总至档案总库，档案总库由人力资源部档案管理专员负责管理；各部室资料员是部室档案库的管理员，负责组卷、封卷、案卷借阅审核等操作，审批借阅由部门掌握。由发文部门归档的流程有：工作联系函流程、请示单流程、工作周记流程；由总经理室归档的文件有：合同审批流程、总经室通知审核发放流程、联系系统管理员流程；由审计核算部归档的文件有：认价流程；由财务计统部归档的文件有：报销审核单流程；由人力资源部归档的文件有：出差申请流程、员工假期申请流程、违规通知书；由人力资源部档案管理专员归档的文件有：会议纪要会签流程、通知审核发放流程、小组讨论交流流程；由设计研发部归档的文件有：图纸发放记录流程、图纸作废流程、设计图纸评审。12系统用户变更12.1上岗、轮岗人员应当学习系统操作，并参加信息管理专员组织的考核。12.2系统用户离职、换岗时，人力资源部应通知信息管理专员。系统用户离职时，其所在部室应收回其用户权限，并对其未完成工作进行安排。13系统用户发现系统软件错误，应当及时报告系统管理员。硬件与网络的维护、服务器的防黑防毒由人力资源部负责，信息管理专员协调硬件与网络的维护工作。14系统功能模块的管理分工14.1集团的公告应在系统的公告栏上发布。公告栏分类管理人员对新建人员提交的公告内容负责审批发布，公告栏分类管理人员有总经理、副总经理、财务总监、总经理室主任、人力资源部经理。14.2规章制度栏目由人力资源部及质量管理中心负责管理。14.3合同管理栏目由法务中心负责管理。15知识中心知识中心用于传递有情报价值的集团内外部资讯。信息知识中心模块知识发布流程经历新建分类审批分类发布三个环节。企业发展中心组织各部各分支机构挖掘、累积业务开展及经营管理过程中形成的知识和经验，并推动知识的传递利用。每个用户都有知识中心内容新建权限，部门经理分类审批，信管理专员管理目录与设置分类管理员。信息新建人员在知识中心草拟信息时应设定可访问人员，负责分类管理的部室经理等人应审核可访问人员是否恰当，防止泄密。16档案管理模式参见集