档案学 浅谈文书管理信息化 魏志阳.doc

浅谈文书档案的信息化管理 历史学院 魏志阳 学号2013205255摘要：文书档案管理工作是日常档案管理中的重要组成部分，随着网络信息化的普及，我国文书档案管理也面临着新的挑战，目前管理方式由传统的手工操作向着信息化管理转变，文书档案信息化管理虽然弥补了传统管理方式中很多的不足，但也有其自身的欠缺，本文通过比较了传统人工管理方式和现代信息化管理的区别，着重介绍文书管理信息化的优势及其实际操作过程中所需注意的问题。关键字：信息化应用、档案管理、问题应对文书档案不仅是一个单位过去历史的缩影，也是对现在建设情况的记录，文书档案在某些方面客观地反映着一个单位的问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程与成果。随着社会变革的深入，提高文书档案管理的水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，成为文书档案工作的新形势。 一， 传统文书档案管理与信息化管理1.传统文书档案管理现状目前，国内大多数单位仍采用传统的文档管理方式，对信息的采集、整理、归档等工作还是采用手工的方式，传统文书档案管理存在以下缺陷：第一，实效性差。传统的文书档案管理，借阅者必须亲自到现场，查阅文件既耗时间又耗人力，有些文档数量有限，借阅者需排队等候，大大的降低了文档使用的实效性。第二，文件收集不太齐全。有些材料收集者根据自己的喜好，收集片面，不能满足大众化需求，借阅一个文件需要通过其他渠道，耗费时间、精力。第三，管理复杂。借阅和归还都需要登记，且文书档案格式与企业公文不同，管理者需要具备相关专业知识，但是有些单位管理人员素质不高，管理队伍混乱。第四，文件易损坏。传统档案载体一般为纸质，许多珍贵的档案资料都年代久远，在借阅和管理文档的过程，不可避免的要经常翻阅和移动，这样就很容易使文档遭到破损，不利于文书档案的妥善保管。2.文书档案信息化管理随着现在计算机和网络技术的发展、文书档案信息化管理系统日渐普及，档案长期保存、高效管理和快速查询等通过电子计算机就可以进行。文书档案管理信息化具有以下列几项特点：2.1优势第一，提高办公效率。计算机具有强大的信息处理能力，加上一些便捷的办公软件，可以大幅度提高一个人单位时间内的办公效率。在查询信息资料时，用户只要检索栏中输入关键词就可以查到所需资料，无需到档案管理部门去索取；在以往的档案管理工作中，档案管理人员的操作大多依赖手工，操作时也被要求资料必须收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔要规范、耐用，字迹工整、清楚；进行分类、统汁时要准确无误，结果费时，又费力。而信息化管理系统出现后，不管是文件资料的收集、整理、分类、统计、储存还是查阅等环节都变得十分方便。第二，提高了文档的使用率。由于文件在电脑中是以信息化的形式存在，借阅者不必为了一个文件亲自到访图书馆，也不必为了一个重要文件而排队等候；如需借阅纸质文档，也可以提前从网上查看档案是否已被借走，何时可以归还，这样借阅起来更加方便，大大提高文书档案的阅读率。第三，提高了文件档案的稳定性。电子文件不同于纸质文件，具有形式多样、容量大，何种小、操作方便，简便易行，自动分类组合，便于管理、搜索快捷、寿命长等区别于传统的纸质文件的特点。纸张的耐久性主要取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，纸张的损坏无法避免，但电子文件不同，电子文件的储存、读取目前日趋成熟，我们也可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，以及小容量的盘、大容量的移动硬盘等。移动载体的普遍特点都是存、读写方便快捷，且储存时间较长，受外部环境影响小，不易被损坏，这就注定电子文件具有很强的稳定性，相比于纸质文件更易于储存。第四，提高了文件的管理效率。 采用文件档案管理信息化后，可以减少一些操作流程的同时，也减轻了管理人员的劳动强度，避免了由于管理人员的流动造成的不适应，因为文件在电脑中采用统一的方式进行储存，间接提高文书管理操作人员的技术能力，提高整体人员的素质。第五，提高了文件的安全性。不同的文件在电脑中根据重要程度，会设置不同的保密权限，单位中不同的领导层次会获得不同的使用等级，传统的文件档案管理会提供整份材料，不利于文件的安全性。日常操作过程中，会有办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况，且文件传送时间也受距离限制，文件还可能丢失或是延误，给档案管理人员的归档工作和其他人员的检索利用造成不便。应用计算机网络技术，通过网络就可以进行传递，提高了文件传递的安全性和及时性。第六,资源的充分利用。在传统的文件管理中，大部分资源被保存在文件柜中，造成文件的闲置，不利于的文件查找、会造成资金和资源的浪费。运用文书档案信息化管理系统后，档案管理由单一途径管理转为体系管理，实现了文书内、外部特征(目录和内容)合并管理。计算机及网络技术的进一步发展，档案信息与载体逐渐实现分离利用，也可以和其他管理信息系统进行信息共享，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，提高了档案利用的质量和效率。2.2文书管理信息化的劣势第一，对档案管理人员提出了较高的要求。文书档案信息化管理，不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术就可以，懂得计算机技术或数据通信技术的人员也不是完全能胜任，管理信息化对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。首先现在化管理人员，必须要有较高的知识层次和技术水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代化技术人才，就更不用说档案信息处理复合型人才，大部分档案人员是传统文书管理人员，现代技术水平偏低。第二，数据易失真。电子文件内容也会由于一些偶然因素发生变化，而且可能失去固定的形式，使得文件数据失真。电子文件也易于被修改，且改动后不易看出，目前有一些技术可防止其他操作人员在“原稿”上进行增删改，但就现在来说其内容发生变化的可能性比纸质文件要大得多。二，应对方法任何事物的发展总是存在正反两面，文书档案信息化管理也不例外，但是从现在文书档案管理的信息化应用情况来看，其带给我们的益处远远大于弊端，具体应对方法如下：第一， 提高管理人员的素质，应聘高水平人才。实践证明，在任何领域人才是决定一切事物的根本，不断提高文件档案管理人员的素质，文件档案信息化才能真正执行，否则硬件上的建设和投入只是白下功夫，信息化设备也只是一堆破铜烂铁，除了生锈，基本没什么用处。提高档案人员业务技能的同时不断改善硬件环境，档案人员才能紧随时代发展的步伐，对现在设备设施进行了解、学习直至熟练运用。二，采取“以自学为主，培训为辅”的模式，档案人员才能紧随时代发展，通过不断学习获取知识。第二， 加强各部门之间的交流协作。没有合作的集体只会如同一盘散沙，一吹就散。文书档案管理各部门也需要加强协作，实现各档案部门之间、区域间系统的合作、学习和交流，将档案资源进行知识转化、知识创新，运用高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息来源。第三，网内、网外隔离在单位内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，实现网络内外的隔离是保护信息化网络安全最有效的措施。通常隔离防护第一层是路由器。路由器会主动滤掉被屏蔽的地址和服务，然后有选择地放行一些地址进入信息化网络；第二层，防火墙。大多数防火墙都是有认证机制的，从总体上看，现在防火墙都具有以下五大基本功能：过滤进出网络的数据；管理进出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。第四，加强制度建设，建立长效培训机制。建立全面的在职教育的管理、约束和激励机制，使文档管理工作人员产生行业紧迫感和危机感，积极主动参加在职教育，努力更新专业知识，提高业务能力和水平。如，在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩等。文书档案信息化是人类社会发展的必然，虽然信息化建设还处于起步阶段，但随着电子信息技术的发展，文书档案信息化管理系统必将摆脱其自身局限性，更好更快的服务于人类的发展。参考文献：1梅姣.文书档案管理信息化建设浅谈J.资治文摘,2010,(2)2聂菊荣;鲁礼炳;艾劲松.浅谈文书档案管理的信息化建设J.电脑知识与科技,2007,(8)3薛华成.文书档案管理信息系统 M .北京:清