公文管理办法.doc

*公司公文管理办法一、为规范公文管理，进一步提高办文质量与效率，确保上级方针政策、分公司各项决策措施贯彻执行，根据国家公文处理有关规定，结合分公司实际，制定本办法。二、本办法所称公文指上级机关和外单位来文以及公司（行政、党委、工会）制定的，以公司名义上报或下发的文件。三、本办法适用于公司上报或下发的文件以及外来文件的处理，以及内部工作函件办理。四、办公室负责公文的归口管理。五、内部文件处理遵循以下程序：（一）公文草拟1.草拟各项文稿，按照主要领导或分管领导的批示或意见，由承办科室负责起草。对文稿中涉及多个科室职责范围的问题，主办科室在报送审核之前，应主动与相关科室协商会签，统一意见后再行送审。2.草拟公文注意事项：（1）符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定；（2）除综合性工作报告外，行文原则上应一文一事，主题突出，观点鲜明，情况确凿，文字简洁；（3）起草文件一般用打印稿，扉页须附发文稿纸，标明文件标题、主送单位、抄送单位等才能送审。(二)公文审核1.各草拟的公文文稿，由起草部门负责人把关后签字，并附上有关的依据文件、相关单位的意见，然后送办公室负责人核稿。核稿人对不符合规范的公文提出处理意见，或退回重新办理。凡未经承办部门负责人修改并签字的文稿，办公室不予审核；凡未经办公室负责人审核的文稿，不得送领导签发。2.公文审核的重点：（1）确需行文；（2）内容是否符合党和国家的方针、政策及有关的法律法规，是否保持连续性，提法是否同已发布的有关文件相衔接；（3）提出的措施和办法是否符合实际、切实可行；（4）内容涉及的部门是否经过协调或会签，意见是否一致；（5）文字表达是否准确、简明扼要、条理清楚、语法规范；（6）文件格式是否符合要求，文种选择是否适当，秘密等级、紧急程度、发布范围、主送、抄送单位是否合理；（7）文件是否完整、附件是否齐全。（三）送审送签1.拟发的文件经拟稿人草拟、科室负责人把关、办公室负责人审核后，送分管领导会签，再转呈主要领导签发。如属党委议事范围的文件送党委书记签发，属经理层议事范围的行政文送总经理签发。2.上行文归口签发，其中行政上行文由总经理签发，党委上行文由党委书记签发。3.凡领导签发后的文稿，不得擅自改动内容，确需改动的，必须说明原因，请示签发人批准。成文时间，以领导签发时间为准。4.按照归档要求，审、签公文一律用钢笔、签字笔（蓝黑、黑色），定稿正文用打印稿。（四）公文编号、登记公文签发后，由办公室文秘进行发文编号并登记。发文编号必须体现出文号的“三要素”：“发文机关”、“发文时间”、“文号”，按照分类进行登记并编号，不同种类文件不能混合登记。（五）公文印制1.公文登记后，由办公室进行印制。2.缮印公文注意事项：（1）符合规定的文件格式。（2）缮印前承办人负责对公文清样进行两校一读，并在发文纸校对栏签字后方可付印。（3）缮印公文应按时保质，公文一经登记编号后，应立即印制。（4）公文印制要做到文面清晰，字体适当，用纸规范，美观大方。3.公文印制后，由承办人送办公室加盖公章，并将原稿与一份正稿一起存档。公文装订由办公室文秘负责，不能出现缺页、多页、倒置、页码颠倒等现象，并注意剔除污损、空白、歪斜、字体模糊页，装订后应逐份检查。（六）公文分发1.一般情况下，分公司系统内部发文采用电子文件形式。办公室文秘将文件按公文标准格式排版后，加盖电子章、套红、锁定后，通过局域网发布。2.需分发或外送的纸质文件，由承办科室负责分发或邮寄。3.公文分发要严格按规定范围和保密规定发放，不得出现漏发、重发、错发、扩大或缩小范围等事故，密级文件需通过机要途径发放，严禁在局域网发放或转发密级文件。六、内部工作函件处理程序1.分公司内部工作函件处理程序遵循层级原则，逐级上报，不得越级上报。2.分公司内部工作函件处理流程：科室起草分管领导审批呈报主要领导签批。如在分管领导职责范围内的，可由分管领导直接签批。七、外来文件处理程序1.凡外单位来文，由办公室拆封后进行处理。批转流程：办公室文秘接收文件办公室负责人签批拟办相关领导阅示办公室按照领导批示意见送相关科室办理承办科室及时将情况反馈相关领导及办公室。其中一般例行公文可由办公室转相关科室承办；重要公文须提出拟办意见，由办公室负责人签批后，呈送有关领导阅示。文件内容如涉及几个部门职责的，领导阅示意见应明确主办科室牵头承办。2.凡外单位直接寄送至分公司所属各科室的公文，原则上应送交办公室按收文签批手续处理，如属一般性事务衔接的，可由收文科室直接承办，并存档备查。3.分公司领导及科室参加会议带回的文件，办公室要及时登记，根据需要进行流转，按规定存档。4.在承办公文过程中，要保持文件的完整性，相关正件和附件不得散失。一般文件在领导或各科室处停留时间不得超过一天。限期文件必须在规定日期前办结。如有特殊原因需延长时间须向办公室说明。急件随到随办。八、公文保管与归档1.文件管理工作必须严格执行有关保密规定。2.公文办理完毕后，承办人员须把纸质公文原稿、电子公文和有关附件整理好，交办公室清理立卷存档。个人私自不得保存应当归档的公文。3.密级文件严禁自行翻印、复印或转发。确需翻印或复印密级文件，必须经办公室报发文单位审批同意