商务谈判与实务-商务谈判准备(PPT 60页).ppt

商务谈判与实务 管理工程学院 第四章商务谈判准备 学习目标 学会谈判计划的制定 了解商务谈判准备的各主要环节基本内容 包括信息 人员物质条件准备 商务谈判计划的制定和模拟谈判 案例 在某次交易会上 我方外贸部门与一客商洽谈出口业务 在第一轮谈判中 客商采取各种招数来摸我们的底 罗列过时行情 故意压低购货的数量 我方立即中止谈判 搜集相关的情报 了解到日本一家同类厂商发生重大事故停产 又了解到该产品可能有新用途 再仔细分析了这些情报以后 谈判继续开始 案例 我方根据掌握的情报后发制人 告诉对方 我方的货源不多 产品的需求很大 日本厂商不能供货 对方立刻意识到我方对这场交易背景的了解程度 甘拜下风 在经过一些小的交涉之后 乖乖就范 接受了我方的价格 购买了大量该产品 启示 第一节商务谈判信息准备 信息是制定谈判方案的依据 信息情报是谈判计划和策略制定的最基本的前提 一 商务谈判信息准备的主要内容己方信息对方信息市场信息竞争者信息相关环境信息 1 己方信息 准确评估自己的实力经济实力的评价 当前形势环节状况 产品状况 财务状况 销售状况 采购状况 经营场地设备 广告策略 服务项目谈判策略与目标 最大让步限度 最佳方案 预备方案 策略谈判的有关资料 产品价格表 目录 样本 2 对方信息 最有价值的信息经济实力和资信 财务状况 经营管理状况 履约情况 收付款期限方式 竞争对手的市场目标和竞争方式真正的需求 可能接受的最高 最低交易条件谈判者的权限 合法资格谈判的诚意谈判期限谈判风格 3 市场信息 1 市场供求状况市场供求状况严重影响谈判中的地位 但不同地区 不同时间的市场供求也会发生某种变化 而且买卖双方的地位也不能一概而论 除了与供求状况相关外 双方实力的对比也是影响谈判地位的重要因素 3 市场信息 2 相关产品 或服务 供求分析相关产品包括替代品 互补品及后续产品等 替代品数量越多 品质越好 生产厂家实力越强 卖方在谈判中就越处于不利地位 互补品数量越多 品质越好 生产厂家实力越强买方就越处于不利地位 后续产品数量越多 品质越好买方就越处于不利地位 4 竞争者信息竞争者的情况主要包括竞争者数量 竞争实力 市场占有率 生产规模 经营状况 价格水平等 一般来讲 了解竞争者的状况是比较困难的 因为无论是买方还是卖方 都不可能完全了解自己的所有竞争对手及其情况 因此 对于谈判人员来说 最重要的是了解市场上占主导力量的竞争者 在谈判中了解主要竞争对手 通过评判竞争对手可以更好的评估己方产品的竞争力 掌握谈判主动 案例 复旦大学学生科技咨询开发中心 是大学生们以社会实践为宗旨 服务于同学和社会而创办的实体 多年以来 它不仅为本校的同学提供了各种社会实践活动 勤工俭学的机会和场所 并且获得了令人瞩目的经济效益和社会效益 不仅如此 这个中心还培养出一批批的优秀人才 受到社会的认同和欢迎 其中 作为科技咨询开发中心的谈判能手邵先生就是一个这样的人才 他曾经和学校科技服务处的处长为了一个项目从上午8时一直谈到下午1时 终于使项目有了结果 5 相关环境信息政治状况 科技信息 法律制度 社会习俗 商业习惯 金融状况 气候因素 案例 日本某家株式会社拥有的中方急需的设备 为了进口这些设备 中日双方在上海进行了谈判 日方首先提出了1000万日元的报价 中方早就对该产品的性能 成本以及国际市场上的行情了如指掌 反驳说 根据我们对同类产品的了解 贵公司的报价只能是一种参考 很难作为谈判的基础 日方没有料到我方马上提出该价格的不确定性 有些措手不及地介绍产品性能与质量 我方继续说 不知贵国生产此产品的有几家 贵公司优于其他公司的依据是什么 暗示出我方并非非买你家的产品不可 日方对此非常吃惊 连忙降低姿态 同意削价100万日元 中方根据手中掌握的信息 以对方不经请示就擅自降价10 为由 认为对方还有降价的余地 提出750万日元的要求 日方对此坚决反对 双方进入僵局 为打开僵局 中方指出 这次引进设备 我们从几个厂家中选择了贵公司 这已说明我们的诚意了 你们说价格太低 其实不然 此价虽比贵公司销往别国的价格低一点 但是由于中日之间的运费很低 所以总利润并没有减少 更为重要的是 现在还有其他的国家的几个公司正等待着我方的邀请 希望和我们签订销售协议 说完 中方代表将其他外商给中方的电传拿给日本人看 日方代表被中方所掌握的详细信息以及真诚的态度所感动 最后认同了750万日元的价格 此次谈判中方之所以获得如此大的成功 和他们掌握了大量的信息 并且巧妙地运用这些信息为谈判服务是分不开的 首先 中方在谈判前对引进产品的性能 成本 销售行情等很了解并且在谈判中得到了很好的运用 其次 谈判陷入僵局时把运费情况说给对方 指出中方的价格是有依据的 并且把和其他供应商的联系告之对方 给对手造成压力 从而最终取得了谈判的胜利 谈判信息如何搜集 渠道是什么 二 谈判信息的搜集途径1 国内的有关单位或部门 包括国内贸易部 对外贸易促进委员会或其各地分支机构 中国银行的咨询机构 与谈判对手有过往来的企业或部门等 2 从国内在国外的机构及与本单位有联系的当地单位 主要是涉外谈判 包括我国驻当地的使馆 领事馆 商务代办处 国内金融机构在当地的分支机构 本行业集团或本企业在当地的经营机构 本公司或单位在当地的代理人等 3 从公共媒体或公共机构提供的出版或未出版的资料 如广播 电视 杂志 书籍 报纸等媒体 再如国家统计机关 行业协会 研究机构等提供的统计信息 行业资料 调查报告等4 本企业或单位直接派人到对方国家或地区收集资料 包括秘密谈判 直接访问 谈判过程中实时观察 搜寻 案例 83 日本为大庆油田设计设备方案 三 谈判资料的整理与分析1 鉴别资料的真实性与可靠性2 分析资料对谈判的重要性和影响程度获得的信息要正确理解和反映 理解正确 反映不正确适得其反 如杨修 第二节商务谈判的人员准备 一 商务谈判人员的素质要求1 坚定的思想道德素质2 良好的心理素质3 扎实的业务知识和技能4 健康的身体素质 二 谈判组织人员的结构1 谈判小组的人员最佳数量从对谈判的有效管理和谈判要完成的任务来看 合适的谈判小组应该有3 7人对于一些重大问题 谈判难度较大的高层次国际商务谈判 企业会组建由几十甚至上百人的谈判团 谈判团的成员数量多 分工更详细 一般包括各方面的专家及技术人员 保证在各方面与对方势均力敌或者更胜一筹 以减少失误 达到最终目标 2 谈判小组的人员分类 主谈 辅谈 1 主谈 首席代表 主谈是指在谈判的某一阶段 或针对某一个或几个方面的议题 由他为主进行发言 阐述我方的观点和立场 主谈是谈判桌上的主要发言人 是谈判小组的领导者 也是谈判成功的关键人物 他的作用是将谈判桌下研究谈判目标和策略实现 主谈除具备谈判人员的一般素质以外 还需要具有领导指挥 判断决断的能力 具有对谈判小组的影响协调能力 并且熟悉谈判小组成员的知识能力 他要既善于采纳小组成员的建议 又要有独立的调查 思考 判断能力 能迅速做出决定 选择主谈要考虑谈判的内容 重要程度 对方主谈等 2 谈判小组的人员分类 主谈 辅谈 1 主谈 首席代表 主谈的主要职责是 挑选谈判小组成员 组建谈判小组 调动谈判人员的积极性 分配人员职责 协调各成员关系及言行 制定谈判目标 方案 议程 策略 代表本方与对方达成谈判协议 负责与上级沟通意见 引导谈判进程 分析总结谈判结果 撰写谈判报告等 2 辅谈辅谈是除主谈以外的谈判小组的其它成员 一般包括经济人员 专业技术人员 法律人员 翻译人员和记录人员等 有时还会有情报人员 礼仪人员 服务人员等 经济人员 商务人员 一般由熟悉业务的经济师或会计师担任 为主谈提供经济财务方面的资料和意见 同时在与对方经济人员直接磋商时 要能够独当一面 发挥自己的主动性和创造力 专业技术人员由本单位熟悉生产 科研技术 能够解决谈判中涉及到的技术问题 谈判前技术人员需要掌握大量的技术资料 谈判中能够帮助主谈进行技术分析和判断 解决己方有关的技术难题 法律人员需要熟悉各种经济法规 在国际商务谈判中还需要了解国际商法和有关国家 地区的法律法规 要能够透彻掌握各种合同 协议中条款的法律意义和要求 使本企业在贸易往来中得到法律保障 维护自身利益 语言沟通是商务谈判的基础 如果语言不通就难以实现双方意见的交换 尤其是在涉外谈判中 翻译人员是必备的 另外 记录人员 情报人员等也在谈判中对主谈起着一定的辅助作用 总之 商务谈判的辅谈需要具备工业技术 法律合同 商务谈判 语言翻译等方面的知识和技能 辅谈一般也是谈判小组必不可少的 也主谈进行分工合作 帮助配合主谈的工作 为主谈提供一些专业性帮助 起到参谋和支持性工作 3 谈判小组的人员构成原则 1 知识互补原则 2 性格互补原则 3 明确分工 统一目标原则 4 地位对等原则 我方谈判小组成员的在企业中的地位应该与对方对等 不能相差太大案例 范蠡错派使者害子 范蠡错派使者害子 话说范蠡功成身退做了陶朱公发了大财 他的次子因为杀人而被楚国拘捕 范蠡决定让小儿子带着黄金前往楚国搭救他 可是范蠡的长子却说父亲不让他去是说他不肖 哭着闹着寻死觅活的 他的母亲就劝范蠡让长子前往楚国 范蠡就给好友庄生写了封信让长子转交给他 并交代长子一切事宜都要听从庄生 老大到了楚国按父亲的要求把信和黄金交给了庄生 庄生让老大离开并要他在弟弟释放后不要问原因 老大口中答应了却没有走 并用自己私带的财宝贿赂楚王的左右 庄生找了个机会说服楚王说天象不好要实行大赦 楚王的左右就把这个消息告诉了老大 老大寻思既然要大赦弟弟自然就可以被释放了 那给庄生的黄金不是白搭了吗 于是他又去找庄生说楚国要大赦了 他想和弟弟一道回家 庄生听出了他话中的意思 就让老大把黄金拿走了 老大暗自庆幸黄金失而复得 庄生认为自己遭到老大的愚弄 他又进宫和楚王说 现在外面都在议论是因为陶朱公儿子才实行大赦的 说他家用黄金贿赂了您 楚王大怒杀了范蠡的次子然后宣布大赦天下 范蠡错派使者害子 老大把他亲爱的弟弟带回来了 可带回来的是一具冰冷的尸体 他的母亲非常悲痛 范蠡平静的说 我不让老大去是因为他把钱财看得太重了 老三一生下来就在蜜缸里对钱财毫不吝惜 让老三去是因人因事而为啊 范蠡错派使者害子 第三节商务谈判物质条件的准备 一 谈判场所的设施1 场地环境布置谈判场所安排在交通方便 环境优美 安静舒适 生活设施齐全的地方 较为正规的商务谈判一般安排两个房间 一个是主谈室 是主要的谈判场地 一个是密谈室 是供双方使用的单独的房间 如果条件允许的话还要配备一个休息室 供双方人员中途休息 1 主谈室的布置主谈室在光线 通风 色彩 温度 声音 空气质量 装饰以及设备配置等方面都有较高的要求 主谈室应该安排书写白板 黑板 或投影等视觉中心 有桌椅 纸笔 电插座 隔音设备 茶水 桌签 旗帜等 但一般不要有录音设备 除非事先争取双方同意 否则会影响谈判人员正常发言 2 密谈室的布置密谈室是双方都可以使用的单独房间 可供一方内部协商 也可供双方私下讨论 密谈室一般靠近主谈室 要求有书写白板 或黑板 电脑 网线 笔 桌子 椅子 茶水等 密谈室的桌子不需要太大 以便洽谈的某一方内部协调使用 密谈室同样不应有录音设备 有时候有些情报窃取人员会在密谈室用微型摄录设备偷录对方密谈信息 所以在密谈时一定要谨慎 尤其是客场谈判 另外 密谈室光线不需要太亮 要有良好的隔音设备 要配备窗帘 3 休息室的布置休息室是供谈判双方松弛神经 缓和气氛 平息情绪 恢复体力所用的 休息室的布置一定要以休闲 舒适为主 一般布置一些鲜花 盆景 字画 轻柔的音乐等 休息室还应该准备一些茶点 饮料 杂志 报纸等 二 谈判房间的布置1 谈判桌的选择1 圆形谈判桌让谈判者围坐在桌子周围可以让双方不分主次围坐 便于双方交换意见 沟通感情 从而营造一种宽松自在的谈判气氛 适合于多方谈判或合作性较强的谈判 国际或国内政治谈判 2 方形谈判桌方形谈判桌一般让谈判双方分别坐在桌子的一侧 给人以正规 严肃 紧张的印象 但是不利于双方交流 缺少轻松活泼的气氛 无形中把双方看成对立方 往往暗示着双方存在着很多分歧 需要进一步协商 对抗 方形谈判桌比较适合于竞争性和对抗性较强的谈判 双方激烈的竞争与防御的抗争容易造成双方的对立 方形谈判桌也分为长方形桌和正方形桌两种 长方形桌也分为横对坐 竖对坐和围坐三种 3 T 型谈判桌 T 型谈判桌就是把谈判所用的桌子摆成 T 型 双方主谈坐于 T 字顶头 其他辅助人员坐于 T 字两边 或者在多方谈判中 处于协调一方的坐于 T 字顶头 其它对立方分别坐于两边 4 不设谈判桌有时候 小型的谈判也可不设谈判桌 直接在会客室沙发上进行 坐在一起随意交谈 或者双方主谈人在中间长沙发就坐 译员等其余人员随意分坐两边 这种形式便于双方交换意见 有助于增强谈判的友好气氛 2 座次的安排一般情况下 谈判双方主谈人坐在中心位置 其余成员坐在主谈者的两侧 一般翻译人员坐在主谈人的右侧 也有少数国家习惯于让译员坐于左侧或后侧 还有一种排位的方法就是任意就坐 谈判双方人员混杂在一起 这种就坐方式一般在双方人员比较熟悉的情况下选择 可以创造一种友善 自由的气氛 否则会由于对方毫无准备而产生被包围 孤立的感觉 也不利于双方内部的交流 具体座位安排上 主谈人坐于中心位置 按照右为尊的标准 按照谈判人员重要程度依次按 右 左 右 左 的次序分别排开 在圆形谈判桌情况下 主方应该背对门而坐 客人面对门坐 显示对客人的尊重 长方形谈判桌也分为对坐和围坐两种 其中对坐也可以分为竖对坐和横对坐 如果是竖对坐 以正门为基准 主人一方位于左侧 客人位于右侧 表示对客人的尊重 如果是横对坐 主方应该背对门而坐 客人面对门坐 如果是围坐 主方主谈人坐于左边中心位置 客方主谈人坐于右边中心位置 双方辅助服务人员分别排开 T 型谈判桌一般主方是处于强势位置或者扮演协调角色的一方 一般正对门而坐 其他方分坐两旁 三 食宿安排周到细致 方便舒适 第四节商务谈判计划方案的制定 一 谈判的主题和目标一定要首先确定一个主题 也就是谈判活动围绕什么来进行 然后确定谈判的目标 也就是谈判需要获得哪些具体的成果 谈判的主题就是谈判的目的 而谈判的目标是谈判主题的具体体现 谈判目标就是谈判者与对手协商所要解决的问题和要达到的经济 技术目的 是谈判中所争取的经济利益 也是商务谈判活动的起点和终点企业总目标谈判目标 最优期望目标 最高目标 最低限度目标可接受的目标谈判某一阶段的具体目标 目标分解 二 谈判方案的内容谈判方案是谈判人员在谈判前对谈判目标等具体内容和步骤所作的安排 是在谈判信息的分析和研究的基础上 根据谈判双方的实力对比 对谈判目标 议程 策略等的事先安排 是谈判者行动的指南和提要 1 制定谈判方案的要求1 简明扼要2 具体明确3 灵活机动 2 谈判方案的内容1 谈判的基本策略 如何去谈判的问题 谈判的总体目标 谈判要解决的问题 谈判的总体策略 是指为了实现我方目标 应该采取哪些谈判策略 谈判的具体策略 具体策略是总体策略的细化 关系到每一个条款 可能遇到的某种情况下应该采取的措施 如如何报价 如何还价 如何提出条件 如何应对突发事件 哪些条款可以让步 遇到僵局时如何解决等 2 谈判的辅助策略主要是与谈判议程和谈判服务相关的策略 谈判议程和服务安排也是商务谈判的重要内容 是谈判顺利进行的保障 同时这些辅助策略有时也能成为谈判制胜的关键 2 谈判的辅助策略谈判辅助策略主要包括以下内容 谈判准备工作安排 包括谈判之前的人员调整 临时训练 礼仪 接待等