会展策划与组织课程.ppt

一 会展策划的概念 一 从现代会展说起 1 现代会展的内涵 过去的会展用固定或巡回的方式 公开展出工农业产品 手工业产品 手工业制造品 艺术作品 图书等实物 标本 模型等现代会展是会议 展览和节事等集体性活动的简称 是指在一定地域空间 由多个聚集在一起形成的 定期或不定期的集体性的物质 文化交流活动为参加活动的各方提供的所有服务和产品 核心 第一节会展策划与组织的概念 2 现代会展的外延 外延很广 包括各种类型的会议 展览销售活动 体育竞技活动 集中性商品交易活动以及个中国节事活动等 二 关于策划策划是指与计谋相关的一种行为过程和方法系统 现代社会中 策划 已成为一种具有方法论意义的思维方式和运作方式 有人将策划分为广泛性策划 机能性策划 物质策划 政府策划 社会经济策划等诸多类型 我们将从社会经济策划的角度探讨 策划 在会展经济中的具体运用 会展策划的概念 是在会展活动开始的最初阶段就要进行的 有时甚至要贯穿于会展活动始终的一种优先的 提前的 指导的活动 是对会展进行管理和决策的一种程序 是对会展活动的进程以及会展活动的总体战略进行前瞻性规划的活动 三 会展策划 传统汽车展会劣势 1 静态 几乎所有的汽车展会都是静态的 人所周知试车就应该动起来 2 单一 车展就只展示汽车制造业及其相关企业的产品特性 3 趣味性不够 娱乐达不到 不能调动观众热情 4 单向性 没有互动 只能单方接受展示内容 一 组织与会展组织名 指有意形成的职务结构动 指为成功实现组织目标而设计 建立并维持一种科学合理的组织结构的一个连续过程 指在会展活动过程中 为实现会展目标所形成的相关特定组织以及组织设计会展活动的连续过程 二 会展组织的概念 1 会展目标制定准确的目标是会展取得成功的必要条件 会展组织的目标就算实现经济和社会效益的最佳组合 2 会展人员广义上来讲 指参加会展活动的一切人员 既包括组织中的管理人员 又包括组织中的被管理人员 3 岗位职责会展活动的策划组织者合理 落实安排好会展活动中每一个工作岗位的具体岗位职责 4 协调整合根据会展组织工作持续不断的特点 按照一定逻辑顺序工作 首先 明确实现会展组织目标所需各种活动 其次 组合所需各种活动 最后 从纵横两个方面对组织结构进行协调整合达到务实 高效的会展运作目的 二 会展组织的要素 三 会展组织设计会展组织设计是进行专业分工和建立是各部分互相有机协调配合的系统的过程 会展策划的作用 特点与原则 第二节 会展策划作用 一 战略指导作用策划作为一种理性思维 以确保未来的活动按照预定的目标有序的进行 策划的战略指导作用是只为会展活动的执行提供总体指导思想 在会展策划方案中要详细地提出会展活动的方方面面的预备方案 二 实施规划作用会展策划能为会展活动提供具体能根据的行动计划 策划案是会展活动实施的主要依据 即使在执行的过程中会根据具体的情况进行调整 三 进程制约作用会展策划能安排并制约会展活动的进程 会展活动必须严格按照策划所提出的方案进行 这样才能确保会展活动的顺利进行 会展策划作用 四 效果控制作用效果控制作用是指会展策划具有预测 监督会展项目活动效果的功能 每个会展是否在执行过程中达到预期效果 通过对照策划方案的相关要求就能看出 会展策划不仅能对最终的完成效果进行控制 也能对策划案本身的可行性 合理性进行检验 五 规范运作作用规范运作作用是指会展策划能使会展运作趋于科学 合理 规范 会展策划者运用科学的策划运作程序对计划进行构思和设计 会展策划的特点 一 针对性会展策划是具有针对性的活动 是会展理论在会展活动中的具体运用 在进行会展策划时 首先要明确会展活动要达到什么样的目的 它是针对什么样的问题而举办的 二 系统性会展策划是要对整个会展项目运筹规划 在会展策划过程中 要使所策划的工作或活动中的各个组成部分 各个子系统互相协调 统一 各个方面各个环节进行权衡 重视系统的集成功能 形成设计科学 运作高效的工作流程 会展策划的特点 三 变异性策划活动不是一成不变的 它是有弹性的 灵活的 具有变异性 市场永远是千变万化的 会展策划必须充分考虑到市场的变化 这有利于加强对市场环境的适应性 使其更有效地实现既定的战略目标 四 可行性可行性是指会展策划方案在现实的会展活动中要切实可行并能取得科学有效的效果 一般 会展策划方案必须经过分析论证才能实施 其论证主要是策划的目标定位 实施方案以及经济效益等主要方面进行 会展策划的基本原则 一 借势原则借势包括有借大势 借优势 借形势 二 目的性原则无论是从大的方面讲还是从会展的组织者和参加者来讲都带有一定的目的 三 操作性原则会展活动的实施是会展策划的直接目的 应此会展应具有充分的可操作性 好的策划要考虑人财物的支撑 还要考虑天时 地利 人和 会展策划的基本原则 四 创新性原则创新是策划的灵魂 策划的关键在于创新 创新性是会展策划所追求的目标 创新并不排斥借鉴他人的长处 创新主要表现在理念 目标 决策和组织管理等的创新 五 有效性原则取得良好的经济和社会效益是举办会展活动的一个主要目的 会展活动要达到或者超出通过实际的 科学的预测和控制方法来把握的效果 六 规范性原则尽快建立统一 公平 有序的市场体系 提高展览市场的透明度和规范度 会展策划的规范性原则首先要求遵守法律 其次要遵守伦理道德 第三节会展策划的内容 流程和方法 一 会展策划的内容 会展的调查与分析会展的立项与决策会展的运作与实施会展的效果与评价 一 会展的调查与分析 WHW 1 why 调查的作用和意义 展会成功关键在于严密的计划和细致入微的先期准备工作会展的市场调查是选定会展项目的重要依据可以是为会展本身提供资讯的调研和以展会为平台解决营销问题的调研 2 how 调查的方法 因地制宜 根据本地区 本区域的经济结构 产业结构 地理位置 交通状况和展会设施条件等特点 围绕市场进行调查 3 what 调查的内容 市场角度会展环境 会展企业情况 会展项目情况 会展市场竞争情况还包括 参展商 参观商 参会者 参加者 支持协助单位等情况的调查会展主办方角度主题调研 场馆调研 参观人数预测 同类展会竞争者调研 居民意见调研 环境影响调研 二 会展的立项与决策 1 影响会展决策的因素 营销需要 市场条件 营销方法 内部条件等2 可行性论证报告 是会展策划者就某一个项目进行可行性研究的书面表达是会展组织者决定是否继续进行某项展会活动的依据 三 会展的运转与实施会展的中心环节会展策划的重心 1 会展宣传的主要方式 媒体广告 户外广告 推介活动等2 会展组织工作要求充分宣传 认真选择 例如招展工作3 展会工作筹划的步骤 明确分工精确细节理清脉络协调运转 四 会展的效果评价与测定 会展的效果评价与测定是全面验证会展策划实施情况必不可少的工作 当整个会展策划 实施工作结束后 会展人员应及时进行评估 总结经验 寻找问题 并写出评估测定工作总结报告 为以后会展工作准备可借鉴的历史参考文献 不断提高会展策划水平 二 会展策划的基本流程 最后 实施效果评估 公关人员即公共关系人员 英文为PublicRelationPractitioner 缩写为PRPractitionerPRPractitioner 公共关系从业人员 PRMan 公关人员 PROfficer 公关官员 制定设计策略 总体设计方案首先是展会环境 场地空间然后要确立展示的基调 主要包括展出形式的色彩基调和动势基调局部设计方案对象主要有 布展陈列中的会标屏风 展架 展台 道具 栏杆 展品组合等 版面设计中的版式 图片 灯箱 声像 字体 色彩等 公关服务中的广告 请柬 参观券 会刊 纪念章 样品等 制定预算方案 1 历史数据2 行政管理费3 收益4 固定费用5 可变费用6 详细开列的项目7 调整控制 制定预算方案 撰写和实施 会展策划就是会展的策略规划 是为了会展的成功进行 队会展的整体性和未来性的策略进行的规划 将各种可实现的构想和创意通过文字完整的记录下来 实施与效果评估 耕耘 与 收获 会展效果评估包括会展工作评估与会展效果评估运用定量的评估内容会让评估结果更加的客观 更有价值 一 系统方法 二 头脑风暴法 三 德尔菲法 四 智能放大法 三 会展策划的方法 系统方法的主要原理 把事物看成一个完整的系统 这个系统既包括组成要素的各个方面 又包括各个要素间的联系以及各个相关事物间的关系与地位 系统方法 系统方法通常有以下步骤 确定策划目标综合拟定方案分析评价方案系统选择 策划优选跟踪实施 调整方案 系统方法 采用会议形式 邀请专家开座谈会 征询各专家的意见 将专家对历史资料的解释和未来的分析组织起来 由策划者作出统一结论 在此基础上 找出症结 提出具体策划创意 缺点 专家挑选不恰当 专家地位不相仿 则可能产生权威效应 影响一部分专家创造性思维的发挥 导致策划失败 优点 获取广泛信息 创意 互相启发 集思广益 启发策划人的思维 产生优秀策划方案 头脑风暴法 采用函询的方式或电话网络的方式 反复咨询专家们的建议 然后由策划人做出统计 如果结果不趋向一致 那么就在征询专家 直至得出比较统一的方案 缺点 缺乏客观标准 主要凭专家判断 在者由于次数较多反馈时间较长 有的专家可能因某些原因中途退出 影响策划的准确性 优点 专家互不见面 不会产生权威效应 专家们因此可以充分表达自己的意见 从而