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论行政公文与写作规范 国际教育学院081班09号 冯丽论行政公文与写作规范一、行政公文的概念 行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体， 具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式 ，并有行文规则和办理办法。 行政公文是依法行政和进行公务活动的工具，其概念内涵，可以从三个方面理解。（1） 行政机关使用 所谓行政机关，主要是指国家机关，即各级政府部门，社会团体、企事业单位。（2）管理过程中形成和使用行政管理是一种公务活动，行政公文只能办理公事，这一点与用于私人交往和表达个人主观感受的文书不同。（3） 具有法定效力和规范体式 所谓法定效力，是指一旦发布，有关单位和人员必须遵守执行。所谓规范体式，即行政公文的内部结构和外在格式均有特定的要求。行政公文的语体与格式就比较规范，任何机关在撰写公文时，必须遵守体式，不能花样翻新。二、行政公文的特征 行政公文是在公务活动中形成并使用的一种实用性很强的文体，离开了公务活动就不能称之为公文。但是，用于公务活动的文字材料并不都是公文，与一般文书比较，行政公文一般具有以下几个特征：作者的法定性、功能的权威性、体式的规范性，其中当属体式的规范性最为重要，规范的体式不仅确保了行政公文的严肃性，同时也为不同区域、不同级别的机关撰写、运转、处理公文提供了便利，因此具有重要的意义。三、行政公文的种类 我国现行的行政机关公文种类，根据国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日施行的办法规定，共有12类13种，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。四、行政公文的作用 办法中明确指出：行政公文是“依法行政和进行公务活动的重要工具”。这既揭示了行政公文的性质、而且也说明了行政公文的作用。公文的作用和种类有关，不同的种类决定了不同的作用。归纳起来，公文主要有以下几种作用。 (1)、法规约束作用（2）、领导指挥作用（3）、知照联系作用（4）、宣传教育作用（5）、依据凭证作用 五、行政公文的格式 行政公文是一种特殊规范化的文体， 具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式，并有行文规则和办理办法。故而行政公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、 确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语。需要特别提出的是行政公文的结构用语。一是开头用语， 用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要、特此通知（报告、函告）等。 三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该；等等。接着就具体来看行政公文的格式。一般而言，行政公文格式结构可分为文头、行文、文尾公文三要素。1、文头部分：公文格式代码，又称文件检索代码。份号即公文编号。秘密等级，分“绝密”、“机密”、“秘密”。紧急程度，分“特急”、“急件”两等。（紧急程度的确定不是根据办事人员的要求，而是根据文件实现要求确定的。以往的情况有不适当的地方。）文件名称，即公文名称。发文写号，包括机关代字、年份、序号三部分，用3号仿宋字体居中排列。机关代字是机关名称的极度缩写，一般用1到3个汉字表示，年份是发文的年度，用阿拉伯数字写全，外加六角括号，置于机关代字之后，序号是发文的序号，多为发文机关发文的流水号，除“命令（令）”外，不必加“第”字，在数序前不必加虚的“0”。联合行文，只注明主办机关的发文字号。例“国办发20057号”。“国办发”表示此件为国务院办公厅制发，2005表示文件为2005年制发，“7号”表示此文件为当年制发的第七份文件。签发人，一般供上行文用，与发文字号在同一行上。（上报文件的签发人必须是机关主要负责人。）2、行文部分:也称正文部分。包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注等。标题。完整的公文标题由发文机关名称、事由、公文种类三部分组成。【目前出现的问题通常是：（1）没有发文机关名称；（2）标题不完整；（3）制作不规范，如“关于不批准”；（4）文种不相称。】主承送机关（标注主送机关，要写明其全称、规范性简称或同类型机关的统称。上行文的主送机关，特别是请示的主送机关，一般只写一个，对需要同时报送的另一个或数个上级机关，可以用抄报的形式。下行文的主送机关，可以有一个或数个，如对下级请示的回复，主送机关就是那个请示的机关；而上级机关对下级机关发布的普发性文件，主送机关则有数个，甚至包括下属所有机关，在这种情况下，主送机关常常使用泛称。）正文，一般分为开头、主体和结尾三部分。附件，可分为两类：一类是对正文起补充说明或印证参考作用的，附在正文之后。另一类是借助公文(如命令、通知、报告等)颁发的规章制度以及向上级机关报送或向下级机关批转(或转发)的文件，直接附印在正文后面。发文机关，是公文的法定作者。成文时间，指文件形成的时间【 成文时间不是行文的时间，而是领导签发时间。】印章，是公文正式成文的标志。附注，用以说明公文中其他项目无法说明的各项事项。3、文尾部分：亦称版记，包括主题词、抄送机关、印发标记等。主题词。(主题词的位置在抄送栏左侧上方，先顶格写主题词三字并加冒号，再写主题词，每词之间空一格，不加标点。)抄报抄送机关，抄报机关在上，抄送机关在下，名称要使用全称或规范性简称。（抄送机关在抄送栏下，印发标识栏上，左端顶格再写“抄送”两字并加冒号，其后排列的抄送机关名称不管占几行，均不得越过冒号。）印发标记。印发标识共有三个：一个是印发该公文的机关部门，多数为某机关的办公室（厅），在印发标识栏下，结尾栏上的右侧；一个是印发日期，写成“年月日印发”，在印发机关部门的右侧；一个是“共印份”，在结尾栏下的右侧，印发日期的下面。六、行政公文写作要点正文事项：内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题或用句子表达。（1）并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。这种方法的好处是概括面广，条理性强。要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。 （2）递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。七、主要公文的写作（一）请示根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：请求指示性请示；请求批准性请示；请示批转性请示。1、写作要点（1）主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。（2）正文部分1）开头，主要交代请示的缘由。原因要讲得客观、具体、简明；理由要阐述得合理、充分、条理。2）主体，主要说明请求事项。内容要单一。所谓“一事一报”，就是一件事一个请示，实际上，一件事中可以包含多个请求事项。请示事项要写的具体、明确、条项清楚、不超出审批机关的职权范围。缘由、事实、根据、请示事项要有合理、严密的逻辑性，表达时要有层次性，复杂的还要注意事件发展、逻辑结构、因果等递进性。分层分项写清具体要求并说透理由，提出充足的事实和根据；处理意见要合法、合情、合理、合度，既要符合实际情况需要，也要切实可行，具有可操作性，有利于上级机关的决断和批复。结语，习惯用语一般有“特此请示，请予批准（批示、批复）”、 “特此请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。（二）批复1、根据内容、性质的不同，批复可分为两类：一类是审批性批复。一类是指示性批复。2、批复的结构、内容和写法批复由首部、正文和尾部三部分组成。（1）首部。包括标题和主送机关两个项目内容。标题。批复的标题有多种构成形式：一种是由发文机关名称、批复事项、行文对象和文种构成；一种是由发文机关名称、事由和文种构成；第三种是由事由和文种构成；第四种是由发文机关名称加原件标题和文种构成。主送机关。（2）正文。正文有三部分组成，分别是批复依据、批复事项、执行要求。开头。首先点明批复的下级机关并写明来文日期、标题和文号，以交代批复的根据。主体。主要说明批复事项，针对“请示”的内容给予明确肯定（或否定）的答复或具体的指示，一般不进行议论。（3）结语。一般用“此复”“特此批复”等习惯用语。（4）生效标志，应在正文右下方注明发文机关名称，并用汉字写上年月日加盖印章。（三）报告，主要有综合性报告、专题报告、工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、递送报告。报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。报告的格式结构有标题、主送单位、正文和生效标识四部分。标题。标题常见形式有三种，一种由发文机关、事由和文种组成；二是要写明事由和文种，省略去发文机关；三是只写明文种。主送单位。一般在标题的下面坐起顶格写上受文单位名称。正文。一般可以分为开头、主体、结尾三部分来写。生效标识。生效标识有落款和成文日期组成。落款一般在正文之后的右下角写明制发报告机关的名称。报告的日期年月日位于落款之下，右齐，加盖印章。此外，还有其他类型的行政公文结构，情况大致和这些公文结构一样。八、行政公文处理中常见的格式问题 行政公文作为行政机关处理日常行政事务的一种工具，具有相对的权威性，因而具有严格的规范。然而国家虽然对公文格式制定了十分严格的标准，但在我们的公文处理实际工作中，仍然存在着许多不规范的现象和问题。主要表现在以下几个方面（一）文件内容方面存在的问题，有些文件内容与政策规定不符。 （二)行文关系方面存在的问题 1报送渠道不规范 2. “请示”主送上级机关并领导个人 。 3. 在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构 (三)行文规则方面存在的问题 1. “报告”在行文规则方面存在的问题 有些单位用下行文格式印制报告；报告无主送单位，无签发人；在报告中夹带请示事项，结尾出现“请阅示”字样，混淆了与“请示”的用语规范；有些下行文使用上行文格式。 2. “请示”在行文规则方面存在的问题 ：有些单位用下行文格式印制请示；有些没有以附注注明联系人姓名及电话；有些虽然标注了联系人和联系方式，但附注位置不规范；有些文件结尾没有使用“请批示”等规范的请示用语；还有在请示中“以上请示，如无不妥，请求批准”一句为结束语后，又接着写了一段文字也是不对的。 （四）公文要素方面存在的问题 1公文份数序号 按照保密要求，机密级以上秘密公文应在每份文件上标明份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。具体执行中出现报告是机密等级，却未标明份数序号的情况。 2. 发文字号 发文字号中的年度括号应使用“”，序号不编虚位，不加“第”字。但有些文件中发文字号中的年度括号却使用“（）”或“ ” 、还有编虚位、发文字号错误现象。 3. 签发人 国家标准规定：上报的公文标识的“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。有些文件中“签发人”未用3号仿宋体字；有的将“签发人”标识为“签发”；有的未用3号楷体字标识签发人姓名。 4. 公文标题 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。有的单位以“报告”文种报送业务或其他事项时，往往在标题中的文种部分出现的业务调查报告、的专项报告、的专项分析报告等提法，形成文种不规范现象。还有的文件标题末尾将“请示”写作“申请”，将“通知”写作“方案”，将“报告”写作“汇报”。有些文件公文标题中滥用标点符号。 5. 主送机关 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。但有些单位将主送单位“上级机关”写为“国家上级机关”；有些简报、信息在正文前打印了主送单位，不符合简报的行文格式。 6. 公文正文 正文结构层次序数，第一层为“一、”,第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，文章各部分同等层次段落的标题体例应当统一；公文中多次出现某单位的名称时，应当首先引用其全称，同时标注其规范简称，然后均使用规范简称。 有些文件段落序号不连贯、缺序号、序号不符合“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”的层次规范，尤其是第三层序号数字后面常常用“、”，而没有用“”；同一文件内层次序号用法不统一；页之间文字不衔接、出现断行、缺页；正文内对同一审计对象先后使用了多种不同称谓。 7. 附件 国家标准规定：公文如有附件，正文后应标识“附件”；附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号；附件应与公文正文一起装订，页码连续编排；附件的序号和名称前后标识应一致；公文附件如果是表格，仍标识为“附件”，而不能将所附表格标识为“附表”或“表”。 有些文件带附件，但没有在正文结尾处作附件说明；有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致；有些文件附件称谓比较混乱，有的写作“附”，有的写作“附表”；附件标识的序号阿拉伯数字与汉字混用。 有些附件与正文印在同一页，不符合附件与正文分页印制的规范；有些附件没有与正文统一编排页码；有些表格排版装订时朝向不规范；有些文件仅在左上角订一钉；有些文件附件与正文脱离且正文无附件说明。 8. 成文时间 成文日期应当用汉字将年、月、日标全。误将“”写为“零”英文“O”或数字“0”。 9. 印章 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。在实际运用中，出现联合上报的公文，发文机关都加盖了印章。 （ 五）排版规格与印制装订方面存在的问题 1. 排版规格 国家标准规定，公文纸张规格为A4型纸，一份公文纸张规格应当保持一致（有些表格例外）。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。但有些单位的文件A4型与16开纸张混用，文件封面与正文纸张规格不同；排版有的每面为20行或21行、每行有的26个或29个汉字。还有的行距过大或过小。 2. 印刷、装订 国家标准规定，公文双面印刷，页码套正，左侧装订，不掉页。页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。一份文件应统一顺次编排页码。 有些单位的公文为单面印刷，有的还在左上角装订；有的公文页码标识的位置不对，有的没有一字线或一字线字号不规范；有些公文空白页和空白页以后的页标识了页码；转发几份文件的通知，全文未统一顺次编排页码，而是被转发的几份文件页码自成体系。 3. 标题字号 国家标准规定：公文标题用2号小标宋体字，置于红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文一级小标题字型使用长城小标宋体或黑体。 有些单位的公文标题使用仿宋体或黑体；字号使用小二号或者三号；字体被加粗；与红色反线之间未空出两个行距。公文一级小标题字型没有使用长城小标宋体或黑体，而是与正文其他部分一样使用仿宋体或仿宋体加粗。 （六）数字及标点符号方面存在的问题 1. 数字。办法规定，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。但使用