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文档简介

Word邮件合并功能在审计证据笔录中的妙用(多图)Microsoft Office Word作为一种字处理程序，能够创建、共享、阅读文档和邮件合并。在审计实施阶段，面对大量复杂的审计事项，巧用Word“邮件合并”功能，创建套用分项字段，引导组织地址数据，将其合并到通用文档中并打印生成具有固定格式的文档，有利于规范审计证据笔录的取证和电子、纸质文档的建立，提高审计工作效率和质量，现以审计证据笔录为例，详解如何运用此功能。邮件合并功能生成两个文件，一个是word主文档，主文档中包括了要重复出现在套用审计证据笔录分项字段的通用格式信息。另一个是数据源文件，数据源中包括了在各个合并文档中各不相同的数据，可以是已有的电子表格、数据库或文本文件，也可以是用“邮件合并帮助器”创建的 Word 表格。在主文档中插入合并域，合并域是占位符，用于指示 Microsoft Word 在何处插入数据源中的数据。数据源中的每一行（或记录）都会生成一个单独的分类项（一份审计证据笔录）。可以将合并文档直接发送到打印机、电子邮件地址或传真号码。也可将合并文档汇集到一个新文档中以便于以后审阅或打印。下面将邮件合并功能在审计证据笔录中的运用分两部分介绍。第一部分，制作过程及具体操作步骤。第一步：创建主文档。（1）打开一个已创建好的取证格式文件。如图：（2）菜单中选工具|邮件合并，调出“邮件合并帮助器”对话框。（3）点击创建|分类，取证笔录文档（前面准备格式文件）。第二步：创建数据源。在“邮件合并帮助器”对话框中，点击获取数据源|新建数据源|确定，调出“另存为”对话框，保存数据源文件给数据源文件起名字。在这里命名为“取证数据”再点击保存|编辑数据源，调出“数据表单”对话框，点击右下角查看数据源这时，就调出了当保存的数据源文件，如图所示。在该文件中进行字段名的编辑。把姓名、单位、职务等字段名改为“被审计单位、分项目底稿名称、证据类别、取证日期、审计取证内容、审计人员、审计组长、备注”这是Word 表格文件，可以把页面设置改为A3的纸型，字体设置一下，便于查看。此时的文档格式，与打印出的效果无关。这样，数据源文件框架就建好了。第三步：在主文档中插入合并域。回到主文档，对主档进行编辑。移动光标到被审计单位的被填项（空白的格子），在“邮件合并”菜单中，选插入合并域|被审计单位，如图所示。依此类推，将其他七项也分别插入。插入后的效果如图：第二部分，使用过程及操作步骤。（1）输入取证内容。数据源文件是用来写入取证内容的，便于对取证内容的查看、修改。首先，打开“取证数据”文件。如图所示。这就是在审计过程中，输入的审计取证资料。（2）打印输出审计证据笔录。主文档具有套打固定格式的功能。打
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