实用又易懂的办公室WORD教程 培训教材 作者--葛明灵.docx

07版WORD操作技巧2009葛明灵AUX2009-11-25Word2007培训教材一、07版亮点简介1、华丽的数据图表大家可能已经习惯了用Word来编辑文档，使用Excel来处理数据生成图表。今天，我们就来看看Word数据图表是如何一改过去的单调形象，摇身一变，成为华丽专业一族的。首先选择“插入图表”，弹出“创建图表”窗口，根据数据的特点，在十多种型中选择合适的图表（见图1）。稍等片刻，屏幕右侧会出现一些示例数据，它们是根据刚才选择的图表类型内置的，为了更直观地引导大家按照格式进行数据录入。 如果数据一改动，左侧的图表就会马上实时显示数据信息，上方的工具区也随之转换。利用其中的“编辑数据源”，可以调出数据编辑窗口，对数据进行微调、切换和添加、删除等细节进行操作。如何让图表更美观呢？选中图表，在缩略图显示的功能键上单击，就用“快速布局”和“快速样式”来调整吧。只要不进行复杂的数据分析，这些美轮美奂、变化万千的精美图表就足够让大家惊叹了。2、精美的结构图仓库 SmartArt结构图，这项新功能包括水平列表、垂直列表、组织结构图以及射线图与维恩图。原来需要费劲画图来实现的任务，现在只需轻松几步。与图形样式相配合，会获得意想不到的效果。选择“插入SmartArt”，现在展现在我们眼前的是Word 2007内置的精美SmartArt图形库。3、自动生成的封面 大家可能都用Word做过简历，一切就绪，还差一张最关键的封面时，往往四处寻找模板，或借助绘图软件一点点完成。在左侧的“页”区域中进入“插入封面”，在不同风格的模板中，选择一个令人满意的封面就OK了（见图6）。无论什么文档，都变得更加专业、精美。4、灵动的文本框 大家对文本框都比较熟悉了，当文字没有合适的落脚地时，它就是合适的“住所”。如今，“住所”经过一番样式库的装修，更加精美。 单击“插入文本框”，在三十多种样式中，我们根据需要选择一种。然后输入内容，通过“文本框样式”栏，对文本框填充颜色、外观颜色进行调整。还可单击下拉小箭头，弹出“设置自选图形格式”对话框，设置大小、版式等等。还可以在下拉菜单选择“绘制文本框”和“绘制竖排文本框”。 5、全能的图片编辑器Word 2007支持的图片文件增到了23种格式。在功能标签上选择“插入图片”。在“图片工具”的“格式”功能面板中，“调整”、“图片样式”、“排列”、“大小”四大功能区汇聚其中。增加的“重新着色”预先设置了具有不同风格的颜色样式，一切效果都是所见即所得：鼠标移到相应的工具，页面马上就可以看到效果，基本不需要再麻烦图片处理软件了。“亮度”、“对比度”都预设了分级选项，一目了然。 有时候大家为导入的图片过大而发愁。新增的压缩图片功能设置了“打印”“屏幕”“电子邮件”三个压缩级别，很好地解决了这一问题。而且，图片的样式预设了20多种风格，在“图片效果”中有更多的图片样式，表现力更加出色。右侧的“形状轮廓”还可以对图片框线作进一步处理。再看看这些绝妙的图片效果：“预设”、“阴影”、“反射”、“发光”、“柔滑边缘”、“三维旋转”每一项都有详细的个性设置。6、即时翻译文档中的英文单词具有屏幕取词功能的翻译软件可以帮助你在阅读英文文档时流畅自如，但你还需购买和安装这些第三方软件吗？现在，Microsoft Office Word 2007已经内置了这样的翻译功能。（1） 在Word 2007的“功能区”中，切换到“审阅”选项卡。（2） 在“校对”组中，单击的【翻译屏幕提示】按钮，然后在下拉菜单中执行【中文（中国）】命令，以此来启用屏幕取词翻译的功能。（3） 将鼠标指针停留在任意一个英文单词上，相应的翻译结果就会以屏幕提示的方式显示出来。Hello，welcome to AUX!7、利用文档部件实现内容的再利用对于某些常用文档，其中总有一些内容是固定不变的，例如个人的联系信息就属于这种情况。如果你每次都要重复输入这些信息，很可能会在输入文字和设定格式上浪费很多时间，Microsoft Office Word 2007提供的“文档部件”就可以将这样的内容作为一个单独部件存储并方便用户再次使用。（1） 在任意一个文档中输入一些固定不变的常用信息，并为其设定美观的格式，然后选中这些内容。（2） 切换到“插入”选项卡，然后在“文本”组中单击【文档部件】按钮，并执行下拉菜单中的【将所选内容保存到文档部件库】命令。（3） 在弹出的“新建构建基块”对话框中，设置该文本部件的“名称”，并单击【确定】按钮，完成文本部件的添加。（4） 在“插入”选项卡的“文本”组中，单击【文档部件】按钮，你刚才添加的文档部件已经显示在“文档部件库”中，只需单击该文档部件，它就会被插入到光标当前所在的位置。8、使用更快捷的方法为文档插入目录在先前版本的Microsoft Office中，你每次插入目录时，需要先在一个对话框中进行设置，然后才可以将目录插入到文档中。现在，Microsoft Office Word 2007代替你完成了其中的大部分工作，这就使得插入目录的操作变得非常简便。（1） 将光标定位在要插入目录的位置。（2） 切换到“引用”选项卡，并在“目录”组中单击【目录】按钮，打开“目录库”。（3） “目录库”以可视化方式向你展示了各种目录的编排方式和显示效果，你只需选择其中一个满意的目录形式，就可以立即完成目录的插入操作。9、将文档共享给没有安装Microsoft Office 2007的用户PDF（Portable Document Format）是一种国际通用的文档格式，现在已经有很多可免费下载和使用的PDF文档阅读程序（例如Adobe Reader）。如果你要将Word 2007文档以丝毫不变的风格发送给那些没有安装Microsoft Office Word 2007程序的用户观看，将该文档转换为PDF文件格式将是一个不错的选择。（1） 在Microsoft Office Word 2007中打开要发布的文档。（2） 在Word 2007主窗口的左上角，单击【Office按钮】，然后从下拉菜单中执行【另存为】|【PDF或XPS】命令，打开“发布为PDF或XPS”对话框。（3） 为新的PDF文件指定保存路径和文件名，并单击【发布】按钮，即可完成从Word文档到PDF文档的转换操作。10、快速创建与格式化表格表格是一种用于整理数据的有效方式，但普通的数据表格阅读起来却又是一件非常枯燥的事情。如何用最快的速度和最少的工作量来让你的表格与众不同、精美别致？在Microsoft Office Word 2007中，这一切都将变得比以往更加简便。 （1） 切换到“插入”选项卡，在“表格”组中，单击【表格】按钮，并在下拉菜单的“插入表格”区域中以滑动鼠标的方式指定表格的行列数目，确定后单击即可将指定行列数目的表格插入到文档中。 （2） 向表格中输入数据。 （3） 确保光标仍处于表格范围之内，并在表格的“设计”选项卡的“表样式”组中，通过实时预览方式为表格指定内置的样式。现在，美观的表格就展现在你的面前了。11、将你常用的表格保存到“快速表格库”虽然Microsoft Office Word 2007为快速制作美观而专业的表格提供了良好的支持，但相信你也不愿意反复制作某个常用的表格。Word 2007为你提供了一种更加快速创建常用表格的方法“快速表格库”功能，该表格库现已包含了若干个创建好的表格模板，但你也可以将自己制作好的常用表格加入到该表格库中，以便随时以“一次单击”方式快速创建表格。（1） 在包含你常用表格的文档中，单击该表格左上角的 手柄来选中整个表格。（2） 切换到“插入”选项卡，在“表格”组中，单击【表格】按钮，并从下拉菜单中执行【快速表格】|【将所选内容保存到快速表格库】命令。（3） 在打开的“新建构建基块”对话框中，为该表格设置“名称”属性，并单击【确定】按钮。现在，表格已被添加到“快速表格库”中。（4） 每当用户需要插入该表格时，只需打开“快速表格库”并从中单击它即可。12、Word 2007日历模板的简单技巧使用Office2007提供了各式各样的模板，例如会议模板、简历表格模板等，下面就以常用的Word2007日历模板为例，向大家展示一下模板的妙用。怎样选择日历模板鼠标左键单击Office徽标，在出现的下拉菜单中选择“新建”命令，在随后出现的“新建文档”提示栏内切换到“MicrosoftOfficeonline”下的“日历”模板类，在这里可以看到各种各样的模板缩略图。13、巧妙移动Word 2007中的表格行和列在编辑简历表格的过程中，经常需要调用整行（列）到一个新的位置，平常我们习惯性的做法是先插入一个空白行（列），而后再把要移动的行（列）复制到空白行（列）。显然这种做法很烦琐。有没有更为简单、实用的方法呢？方法1：首先选中要移动的行（列），把鼠标移动到选中的行（列）上，当指针变成箭头形状时，按下左键不放，上下（左右）拖动鼠标来移动行（列）。方法2：选中要移动的行（列），右击选择“剪切”，移动鼠标到其他位置，右击选择“粘贴行”（“粘贴列”），也可以完成行（列）的移动。方法3：对于移动行，有一种更简单的方法。选中要移动的行，按下Shift和Alt键的同时，按下上下方向键，可以使行向上或向下移动。167892695735866二、常用快捷键现在是讲效率的时代，使用Word来进行平时的办公处理也是一样。那么，我们怎样才能够在Word中快起来呢？ Ctrl + C 复制所选文本或对象Ctrl + X 剪切所选文本或对象Ctrl + V 粘贴文本或对象Ctrl + S 保存文档Ctrl + Z 撤消上一操作Ctrl + Y 重复上一操作Ctrl + D 改变字体格式Ctrl + B 使字符变为粗体Ctrl + I 使字符变为斜体Ctrl + U 为字符添加下划线Ctrl + P 打印文档Ctrl + E 段落居中Ctrl + L 左对齐Ctrl + R 右对齐Ctrl + 逐磅增大字号Ctrl + 逐磅减小字号Ctrl + Shift + 增大字号Ctrl+Shift+A 将所选字母设为大写Shift+F3 切换字母大小写F1 帮助F4 重复上一步操作F5 定位F7 拼写F8 扩展所选内容F10 显示快捷键提示F12 另存为Alt+Ctrl+C 版权符号Alt+Ctrl+R 注册商标符号Alt+Ctrl+T 商标符号Alt+Ctrl+.（句点） 省略号Shift+End 行尾Shift+Home 行首Shift+ 下一行Shift+ 上一行Ctrl+Shift+ 段尾Ctrl+Shift+ 段首Ctrl+A 包含整篇文档三、实用快速操作技巧1、快速定位到上次编辑位置Shift+F5定位到Word最后三次编辑的位置。2、快速插入当前日期或时间Alt+Shift+D键来插入系统日期，Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间。3、快速多次使用格式刷双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。4、快速改变文本字号（1）选中文字后，按下Ctrl+Shift+键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号（2）选中文字后，按Ctrl+键逐磅增大所选文字，按Ctrl+键逐磅缩小所选文字。5、快速取消自动编号Ctrl+Z键反悔操作