档案管理制度.doc

档 案 管 理 制 度第一章 总 则第一条 为加强xxxxxxxx集团有限公司(以下简称“公司”)档案工作的建设，结合公司实际情况，特制订本制度。第二条 本制度为公司档案管理的基本制度，若与之前出台相关制度有抵触的以本制度为准；若与相关国家法律法规相抵触，以国家法律法规为准。第二章 职能分工第三条 公司档案管理纳入公司行政人事部职责管辖范围，公司全部档案由行政人事部负责集中统一保管，落实专人管理。第四条 下属各子公司行政人事部门负责对各单位档案管理工作进行监督和指导，传达集团公司关于档案工作的精神和指示，是集团行政人事部在档案管理工作中的对口部门。第五条 各子公司及各部门负责人应高度重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。第三章 行政人事部档案管理职能第六条 贯彻执行上级机关对于档案工作的方针、政策和要求，制定和完善公司档案管理的各项制度。第七条 指导、监督和检查各部门和子公司档案业务工作。第八条 负责管理各部门移交的文书、业务、声像、实物等档案，并做好档案的收集、鉴定、整理、保管、统计工作。第九条 编制档案检索工具，及时准确地为公司各部门提供利用服务。第十条 负责档案的鉴定和销毁工作。并按国家规定定期向上级档案部门移交具有永久性、长期性保管参考价值的档案。第十一条 落实档案（库房）安全防护措施，做好档案（库房）的管理工作。第四章 档案分类第十二条 凡集团各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。第十三条 属于以下类别的各类资料均属于归档的范围：1、反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）；2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；5、政府、项目批文、合同；6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；9、公司签订的各类合同（含商品销售合同）；10、公司有效证照、证件、印章；11、具有法律效力及保存价值的文件；12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。第四章 档案管理流程第十四条 档案的收集和初步整理1、符合第十二条中所列各项资料均为档案收集的对象，各部门、各子公司在工作中应及时收集相关资料并进行初步分类整理，按照移交手续的要求列出基本明细表单。2、各部门、子公司在整体档案时应做到下述几点：（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。（3）文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。第十五条 档案的接收1、 集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。2、 公司行政人事部按照文书档案等归档制度的规定，每年一次定期接收各部门在日常工作活动中形成的文书档案、业务档案、声像档案、实物档案。3、 常规档案的移交时间：各部门、各子公司在本年度六月移交上一年度档案资料。4、 会计档案由财务部保管两年，第三年向公司行政人事部移交。5、 工程建设项目档案（包括各类批文、图纸、合同、预决算资料等）在项目竣工决算后二个月内向行政人事部移交；6、 各类荣誉资料在获得后半月内进行移交；7、 各部门、子公司移交与集团行政人事部的档案资料必须是原件。8、 各分子公司向集团行政人事部提交档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。9、 特殊接收：凡未按规定及时归档的文件材料，在书面说明原因后，上报公司领导审批处理并归档。第十六条 档案的归类集团行政人事部负责编制档案检索工具，包括案卷目录与全引目录，具体应做到以下几点：（1）公司档案管理的一级类目分为：行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类等八大类，各大类下依据实际需要编制二级科目。（2）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。（3）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内。第十七条 档案的保管应采取适当措施，做到防盗、防光、防火、防潮、防霉、防尘、防虫等，保护档案的安全，使档案不受损坏。第十八条 档案的保管期限1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为五年至二十年左右，短期为五年以下，三年以上。2、确定集团档案保管期限的原则（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。第十九条 档案的保密级别1、档案分一般档案和密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部总监核定密级。2、密级档案只许在档案室翻阅，不许带离；密级档案复制时，需经行政人事部总监、副总裁及以上领导批准。3、密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经集团行政人事部总监、副总裁及以上领导批准。4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和集团行政人事部总监鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。第二十条 档案的借阅1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或集团行政人事部总监批准。3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经集团行政人事部总监批准。 5、有密级的档案调阅、复制时均需行政人事部总监及副总裁或以上领导批准。6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。第二十一条 档案的鉴定和销毁1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。2、档案鉴定工作由集团行政人事部总监主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。 3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。第二十二条 档案的移交行政人事部按照档案局规定的移交接受范围和有关规定向档案局移交档案，并办理交接手续。第五章 罚 则第二十三条 集团各子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元500元，并予以集团内通报批评。第二十四条 集团所有员工凡违反制度第十九条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。第二十五条 集团所有员工凡违反本制度第十九条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。第二十六条 集团所有员工凡违反本制度第十九条第7项，遗失档案的，应立即