灌南县电子政务系统使用说明书.doc

灌南县电子政务系统使用说明书连云港杰瑞网络有限公司二八年三月灌南县电子政务系统使用说明目录1 概述12.系统简介22.1 系统框图简介22.2主界面简介42.3公文管理系统简介52.3.1收文管理62.3.2发文管理82.3.3签报处理182.3.4督办处理192.3.5电报传真202.3.6信息报送232.3.7文件归档232.4个人事务系统简介242.4.1一般邮件242.4.2日程安排252.4.3工作日志252.4.3名片管理262.4.4记事簿管理262.4.5口令更改262.4.6资料维护262.4.7文件管理262.4.8短信平台272.5日常事务系统简介272.5.1信息动态272.5.2领导活动管理272.5.3领导讲话管理282.5.4客情管理282.5.5电话记录282.5.6会议管理282.5.7值班管理282.5.8车辆管理292.5.9出差管理302.6综合信息系统简介302.6.1电子公告302.6.2通知管理302.6.3政策法规322.6.4刊物管理322.6.5大事记管理322.6.6公共通讯录322.7系统管理简介322.7.1部门管理332.7.2用户管理342.7.3用户组管理352.7.4二级用户管理362.7.5系统日志查询362.7.6发文类型管理372.7.7公文字管理372.7.8级别管理372.7.9职务管理382.7.10批示用语管理382.7.11发文工作任务管理382.7.12相关链接管理38第38页1 概述灌南县电子政务系统主要用于政府内部的日常办公管理、政府和基层之间的文件传输信息报送等管理，有收发文件、电子公告、会议管理、领导活动、通知管理、日程安排等功能。它主要反映的是公文流转的过程。系统中发文的办理可以实现与office的无缝连接，实现痕迹保留、电子印章的功能，在文件签批时可以实现非常灵活的流程定义，并且为可视化可拖动的流程。该系统由5个主模块和若干个子模块组成。主模块为公文管理、个人事务、日常事务、综合信息、系统管理，各子模块的功能包括从收文、发文管理到电子公告、通知等各类管理功能。该系统具有界面直观、操作简单、功能实用的特点，在安全性、保密性方面采取了尤为严格的措施。系统提供了对办公信息资源的检索、查阅、共享、归档、保存等先进手段，全面革新了传统的办公管理观念。2.系统简介2.1 系统框图简介灌南县电子政务系统功能模块框图2.2主界面简介打开电子政务网页链接后，出现电子政务系统登录界面。要想进入电子政务系统，要求用户输入自己的用户名和密码：所输入的用户名均由系统管理员统一设置，并给每个用户设置初始密码，根据工作需要分配相应的权限。当输入正确的用户名和密码后，进入电子政务系统的主界面：在主界面的左边菜单部分可以看到电子政务系统的五个主模块：公文管理、个人事务、日常事务、综合信息和系统管理。点击一个主菜单后会显示出相应的子菜单。在主界面的最上边有两个图标按钮：“主页”、“退出登录”。当进入了系统中的其他页面后，可以通过返回主页按钮方便的进入到主页中，退出系统将退回到登录页面让用户重新登录。在主页和退出登录按钮之间有一些快捷菜单按钮，点击可以直接进入相应的页面，主要是为了方便用户操作。在主页的主工作区中可以看到每个用户当前需要办理的事情，即待办工作，包括：待办发文、待办收文、待办签报、待办督办、最新通知、最新信息等。点击右边对应的链接可以查看具体详情。在主工作区中还可以看到最新的通知、公告、最新发文、上级来文、信息动态等信息，点击链接可以查看详细信息。2.3公文管理系统简介公文管理系统能够实现公文起草、签收、核稿、会签、签发、处理、归档全过程的电子化。包括收文管理、发文管理、签报处理、督办处理、文件归档、电报传真、信息报送等几个模块。2.3.1收文管理收文管理是用于对外单位送给本单位的文件的管理。包括文件登记、定义流程、送传阅、浏览查询、维护、发布等过程。收文管理模块主要是由办公室的登记文书使用。其流程图如下：收文流程：首先登记文书（办公室指定的人）填写“收文登记”，附上原文，保存文件后定义流程，送拟办、送批示、或是送办理，领导签署意见后返回拟稿人；拟稿人根据领导的意见对各部门进行传阅，传阅人也可根据情况填写阅签意见，并把传阅意见返回给拟稿人。拟稿人可以随时查询到每份文件的流转情况，以及传阅人进行传阅的情况。另外，还可以专门指定人员来对收文文件进行维护管理。具体操作方法如下：（1）登记：单击“公文管理”-“收文管理”-“登记”，则可以进入登记界面。用户根据界面提示填写相应的信息，有些可以用下拉框选择，然后进行保存操作。正文和附件全部采用上传附件的形式，不用在界面上直接编辑，可以调用编辑好的WORD文件或其他形式的文件。保存后进行流程的定义或送传阅人进行传阅。定义流程：登记文书选择一个用户名，并在右边选择一个工作任务进行流程的定制，系统将按照所选进行文件的流转。注意：定义流程时每次只能选择一个领导，不能多选，即：只能串行不能并行操作。另外，工作任务可以根据每份文件的办理需要进行选择，即：不必要逐个流转，可以选择一个或多个任务。领导收到文件后输入批示意见，返回给拟稿人。登记文书再接着定义下一个需要流经的领导。送传阅人：选择传阅人时可以选一个或多选，还可以进行用户组的选择，发给一组人传阅。传阅人看完文件后，可以填写传阅意见也可以不填写意见，返回给拟稿人。转收文库：如果用户想向系统内补填原来的文件，但是又不想再进行流程的定义或送传阅，那么可以通过此按钮转入收文库中。系统将自动记录下文件流转的整个过程。可以通过查看流程来查询文件的流转过程。（2）待办收文待办收文将显示出每个用户尚未办理的收文文件，包括新建的、其他用户发来需要签批办理或传阅的。注意：每个用户看到的内容都不相同，只有文件流经的用户才能看到该文件。点击链接后可以进行详细页面进行文件的查看、修改、签署意见、传阅等操作。（3）浏览可以查询本人起草或流经过本人的所有文件。根据界面上的各个查询条件可以进行组合查询操作。点击链接后可以查看文件的详细信息，还可以通过“查看流程”按钮查看文件的流转过程。（4）收文发布对已经登记的收文文件进行发布管理，发布后的文件即可以在登录页面中看见。选中需要进行发布的文件，点击发布即可，也可以取消发布。还可以点击超级链接查看每条收文的详细信息，并可以查看文件的流转情况。（5）收文库维护可以对所有的文件进行查询并维护，与“浏览”最大的区别是：浏览菜单中查看到的文件只有本人起草的，或者是流经到手里的文件；而维护则是对所有作者起草的所有文件都可以查询并可以对文件进行删除操作。所以该菜单的权限不能赋给所有人。（6）收文库查询当领导想查询所有的收文文件时，可以赋给此权限，但不能赋给所有人。具有此权限的用户可以对所有的收文文件进行查询，与“浏览”最大的区别是：浏览菜单中查看到的文件只有本人起草的，或者是流经到手里的文件；而收文库查询则是对所有作者起草的所有文件都可以查询。与“收文库维护”最大的区别是：收文库查询只能对所有文件进行查询查询但不能删除。2.3.2发文管理发文管理是用于对本单位内部的文件和部门文件的管理。包括文件拟稿、定义流程、文件编号、文件盖章、文件下发、浏览查询、维护、发布等过程。发文管理模块主要是由办公室的收发人员或部门管理人员使用。其流程图如下：发文流程：首先由指定的人填写“发文拟稿单”，保存文件后开始撰写正文。之后定义流程，送核稿、送会签、或是送签发，领导签署意见后返回拟稿人；拟稿人根据领导的意见可以再重新定义流程，当文件的流程流转完毕后，拟稿人可以提交编号、提交盖章或直接提交分发，由专门的人员进行文件的编号、盖章或文件的分发，文件下发时选择要接收文件的人员还可以进行短信的提醒，文件分发后接收单位需要进行文件的签收或拒签，同时可以填写签收意见；文件分发人员可以随时查看文件的签收状态。拟稿人可以随时查询到每份文件的流转情况。另外，还可以专门指定人员来对发文文件进行维护管理。具体操作方法如下：（1）拟稿：单击“公文管理”-“发文管理”-“拟稿”，则进入下面界面：发文管理系统拟稿界面用户根据界面提示填写相应的信息，有些可以用下拉框选择；公文字号可以手动填写，若不填写内容则系统自动生成文号；主送单位和抄送单位可以选择下拉框中的内容；所有信息填写完毕后进行保存操作。附件采用上传附件的形式，不用在界面上直接编辑，可以调用编辑好的WORD文件或其他形式的文件。正文的填写可以采取两种方式：把已经编辑好的WORD文件作为附件上传；直接在系统中拟稿。保存后页面会出现“拟稿”按钮，点击后在出现的页面中进行正文内容的撰写。如果该界面无法正常显示word文档，则点击右上角的链接进行文件的下载和安装。然后可以直接在文档中起草文件，保存后点击下一步进行流程的定义或送传阅人进行传阅。发文管理系统流程定义界面拟稿人从左边部门树中选中一个部门，中间部分会列出该部门中的所有人员，拖动需要指定流程的人员头像到右边部分，在右边显示流程部分可以看到所定义的人员和其工作任务，选中某个头像点击鼠标右键可以为其指定工作任务，流程定义好了后，点击确定按钮进行确认。在上一级页面中点击“办理完毕”，系统将按照定义的流程进行文件的流转。还可以选择是否“短信提醒下一审批人”来进行短信的提醒。注意：定义流程时每次只能选择一个领导，不能多选，即：只能串行不能并行操作。另外，工作任务可以根据每份文件的办理需要进行选择，即：不必要逐个流转，可以选择一个或多个任务。特别提醒：如果一类文件流转过程类似，则可以将流程保存为个人的模板，只需点击保存模板按钮即可。等到下次再发类似的文件时，用户可以直接在下拉框中选择需要的模板，不用再逐个选取流转人。领导收到文件后，可以直接在原文件上进行意见的批示或文字的修改，系统会自动记录下每个用户修改的痕迹，实现痕迹保留功能。每个用户修改的痕迹系统会用不同的颜色标识出来。办理完毕后输入批示意见，还可以调整流程。但是如果已经完成的流程就不能再调整了，即只能调整未发生的流程。领导办理后点击“办理完毕”，系统将按照该份文件的流程进行自动流转。直到定义的流程全部流转完后，该份文件会自动回归到拟稿人处，由拟稿人进行下一步操作，再定义流程或送盖章、提交分发。如果已经提交盖章或提交分发了，则该文件就应该由具有盖章权限或文件分发权限的人去处理了。系统将自动记录下文件流转的整个过程。可以通过查看流程来查询文件的流转过程。（2）待办发文待办发文将显示出每个用户尚未办理的发文文件，包括新建的、其他用户发来需要签批的、需要签收的。注意：上边表格显示的是需要进行流转办理的，下边表格显示的是需要签收的文件。每个用户看到的内容都不相同，只有文件流经的用户才能看到该文件。点击链接后可以进行详细页面进行文件的查看、修改、签署意见、签收、拒签等操作。点击待签收文件列表中的文件链接后，出现以下界面：填写签收意见或拒签原因，点击签收或拒签完成操作。还可以查看公文详情。（3）浏览查询可以查询本人起草或流经过本人的所有文件。根据界面上的各个查询条件可以进行组合查询操作。界面的表格中颜色为淡兰色的表示该文件的流程已经流转完毕，正在盖章或文件分发等操作。点击链接后可以查看文件的详细信息，还可以通过“查看流程”按钮查看文件的流转过程。（4）文件编号具有文件编号权限的用户可以对文件正文进行编号操作，这个权限可以赋给专门人员。当文件的拟稿人在流转完毕后提交了编号后，在这个界面中就可以看到需要编号的文件。点击链接进入文件详情，点击公文字号右边的小按钮可以由系统自动编号，也可以直接在公文号的位置填写文件号。再点击附件中的正文链接，在出现的word文档正文中输入公文字号，最后进行保存操作。保存后，在上一级界面中点击盖章或提交分发。文件将会流转到有盖章权限的用户进行盖章或到文件分发权限的用户那里进行文件的下发。（5）文件盖章具有文件盖章权限的用户可以对文件正文进行盖章操作，这个权限可以赋给专门人员。当文件的拟稿人在流转完毕后提交了盖章后，在这个界面中就可以看到需要盖章的文件。点击链接进入文件详情，再点击附件中的正文链接，在出现的word文档正文中点击盖章，章的位置可以随便拖动：盖章后点击保存，在上一级界面中点击提交分发。文件将会流转到有文件分发权限的用户那里进行文件的下发。（6）文件分发当其他用户将流转完毕的文件或是已经盖章的文件提交分发后，具有文件分发权限的的用户就能在此页面中看到该文件。点击文件链接可以进入文件详情，在出现的页面中点击“文件分发”按钮，如下所示：此页面中显示出的是政府的内部用户即一级用户，可以选择需要接收该文件的人员名单，还可以选择是否需要短信提醒，如果选择了短信提醒，则接收人能在手机或小灵通上收到相应的短信提醒。收到文件的用户在待办发文中进行文件的签收。在上一级页面中还有一个选择，可以转发给二级用户，也就是说可以对基层单位发文件，点击“转发二级用户后”该文件就被转到公文交换的发文管理中。这样该用户在公文交换中就可以选择二级用户进行文件的发送了，避免了在公文交换中的文件重复输入工作量。（7）发送接收查询在此界面中可以对本人发送和接收的文件进行查询。以下界面显示的是本人接受文件的情况，列出所有接收到的文件，以及签收情况。点击每份文件的接收情况链接可以查看本人发送的每份文件的签收情况：（8）发文发布对已经登记的发文文件进行发布管理，发布后的文件即可以在登录页面中看见。选中需要进行发布的文件，点击发布即可，也可以取消发布。还可以点击超级链接查看每条发文的详细信息，并可以查看文件的流转情况。（9）发文库维护可以对所有的文件进行查询维护，与“浏览”最大的区别是：查询菜单中查看到的文件只有本人起草的，或者是流经到手里的文件；而发文库维护则是对所有作者起草的所有文件都可以查询并进行删除操作，所以该菜单的权限不能赋给所有人。（10）发文库查询当领导想查询所有的发文文件时，可以赋给此权限，但不能赋给所有人。具有此权限的用户可以对所有的发文文件进行查询，与“浏览”最大的区别是：浏览菜单中查看到的文件只有本人起草的，或者是流经到手里的文件；而发文库查询则是对所有作者起草的所有文件都可以查询。与“发文库维护”最大的区别是：发文库查询只能对所有文件进行查询查询但不能删除。2.3.3签报处理签报处理系统完成下级单位向上级领导的请示、汇报。主要用于平常的事务性工作。流程简单、灵活，适用于日常一般性事务。 签报处理流程：首先由拟稿人填写“拟稿单”，可以直接编辑正文或附上原文，保存文件后定义流程，送核稿、送会签、或是送签发，领导签署意见后返回拟稿人；拟稿人根据领导的意见对各部门进行传阅，传阅人也可根据情况填写阅签意见，并把传阅意见返回给拟稿人。拟稿人可以随时查询到每份文件的流转情况，以及传阅人进行传阅的情况。另外，还可以专门指定人员来对签报文件进行维护管理。具体操作方法如下：（1）拟稿：单击“公文管理”-“签报处理”-“拟稿”，则可以进入登记界面。用户根据界面提示填写相应的信息，有些可以用下拉框选择；所有信息填写完毕后进行保存操作。正文可以直接编辑，也可以采用上传附件的形式，不用在界面上直接编辑，可以调用编辑好的WORD文件或其他形式的文件。保存后点击下一步进行流程的定义或送传阅人进行传阅。定义流程：拟稿人选择一个用户名，并在右边选择一个工作任务进行流程的定制，系统将按照所选进行文件的流转。注意：定义流程时每次只能选择一个领导，不能多选，即：只能串行不能并行操作。另外，工作任务可以根据每份文件的办理需要进行选择，即：不必要逐个流转，可以选择一个或多个任务。领导收到文件后输入批示意见，返回给拟稿人。拟稿人再接着定义下一个需要流经的领导。送传阅人：选择传阅人时可以选一个或多选，还可以进行用户组的选择，发给一组人传阅。传阅人看完文件后，可以填写传阅意见也可以不填写意见，返回给拟稿人。系统将自动记录下文件流转的整个过程。可以通过查看流程来查询文件的流转过程。（2）待办签报待办签报将显示出每个用户尚未办理的签报文件，包括新建的、其他用户发来需要批示的、需要传阅的。注意：每个用户看到的内容都不相同，只有文件流经的用户才能看到该文件。点击链接后可以进行详细页面进行文件的查看、修改、签署意见、传阅等操作。（3）浏览可以查询本人起草或流经过本人的所有文件。根据界面上的各个查询条件可以进行组合查询操作。点击链接后可以查看文件的详细信息，还可以通过“查看流程”按钮查看文件的流转过程。（4）签报维护可以对所有的文件进行查询、删除操作，与“浏览”最大的区别是：查询菜单中查看到的文件只有本人起草的，或者是流经到手里的文件；而签报维护则是对所有作者起草的所有文件都可以查询并可以删除，所以该菜单的权限不能赋给所有人。2.3.4督办处理督办处理系统用于上级对下级工作的部署、指示。 督办处理流程：首先由拟稿人填写“拟稿单”，可以直接编辑正文或附上原文，保存文件后定义流程，送批示、或是送办理，领导签署意见后返回拟稿人；拟稿人根据领导的意见送相关部门办理或对各部门进行传阅，传阅人也可根据情况填写阅签意见，并把传阅意见返回给拟稿人。拟稿人可以随时查询到每份文件的流转情况，以及传阅人进行传阅的情况。另外，还可以专门指定人员来对督办文件进行维护管理。具体操作方法同 2.3.3 签报处理2.3.5电报传真电报传真主要是用于本单位和外单位之间发送的电报和传真的管理。包括电报登记、定义流程、电报分发、浏览查询等过程。电报传真管理的流程图如下：电报流程：首先由拟稿人填写“电报登记”，附上原文，保存文件后定义流程，送拟办、或是送批示，领导签署意见后返回拟稿人；拟稿人根据领导的意见提交分发，接收人可以填写签收和拒签意见并进行签收或拒签操作，拟稿人可以随时查看文件的发送接收情况。具体操作方法如下：（1）登记：单击“公文管理”-“电报传真”-“登记”，则可以进入登记界面。用户根据界面提示填写相应的信息，有些可以用下拉框选择，所有信息填写完毕后进行保存操作。正文采用上传附件的形式，不用在界面上直接编辑，可以调用编辑好的WORD文件或其他形式的文件。保存后可以进行定义流程或提交分发操作。点击“定义流程”进行流程的定义。电报传真流程定义界面拟稿人选择一个用户名，并在右边选择一个工作任务进行流程的定制，系统将按照所选进行电报的流转。注意：定义流程时每次只能选择一个领导，不能多选，即：只能串行不能并行操作。另外，工作任务可以根据每份电报的办理需要进行选择，即：不必要逐个流转，可以选择一个或多个任务。同时，还可以进行对下一审批人进行短信提醒，短信的内容系统提供了一个默认的，用户可以自己再修改。领导收到电报后输入批示意见，返回给拟稿人。拟稿人再接着定义下一个需要流经的领导。当该电报已经流转完毕，由拟稿人进行下一步操作，再定义流程或提交分发。如果已经提交分发了，则该电报就应该由具有电报发送权限的人去处理了。系统将自动记录下文件流转的整个过程。可以通过查看流程来查询电报的流转过程。（2）待办电报待办电报将显示出每个用户尚未办理的电报文件，包括新建的、其他用户发来需要签批的、需要签收的。注意：上边表格显示的是需要进行流转办理的，下边表格显示的是需要签收的电报。每个用户看到的内容都不相同，只有电报流经的用户才能看到该电报。点击链接后可以进行详细页面进行电报的查看、修改、签署意见、签收、拒签等操作。点击待签收电报列表中的文件链接后，出现以下界面：填写签收意见或拒签原因，点击签收或拒签完成操作。还可以查看电报详情。（3）浏览查询可以查询本人起草或流经过本人的所有电报。根据界面上的各个查询条件可以进行组合查询操作。点击链接后可以查看电报的详细信息，还可以通过“查看流程”按钮查看电报的流转过程。（4）电报发送当其他用户将流转完毕的电报提交分发后，具有电报发送权限的的用户就能在此页面中看到该电报。点击文件链接可以进入电报详情，在出现的页面中点击“文件分发”按钮，出现选择接收用户的页面。在此页面中可以选择需要接收该电报的人员名单，还可以选择是否需要短信提醒，如果选择了短信提醒，则接收人能在手机或小灵通上收到相应的短信提醒。收到电报的用户在待办电报中进行电报的签收。（5）发送接收查询在此界面中可以对本人发送和接收的电报进行查询。以下界面显示的是本人接受电报的情况，列出所有接收到的电报，以及签收情况。2.3.6信息报送信息报送主要用于单位的下属部门向本单位进行信息的快速传递管理。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。具体操作方法同 2.3.3签报处理。2.3.7文件归档文件归档是对本单位的所有收文和发文文件进行归档和查询输出处理，主要包括：发文归档、发文归档查询、收文归档、收文归档查询。（1）发文归档对已经办结完的发文文件可以进行归档操作，该文件将放到归档库中。（2）发文归档查询对发文归档库中的文件进行查询。可以根据查询条件进行组合查询。并可以将查询的结果输出到Excel中。（3）收文归档对已经办结完的文件可以进行归档操作，该文件将放到归档库中。（4）收文归档查询对收文归档库中的文件进行查询。可以根据查询条件进行组合查询。并可以将查询的结果输出到Excel中。2.4个人事务系统简介个人事务包括一般邮件、日程安排、工作日志、名片管理、记事簿、口令更改等模块。2.4.1一般邮件一般邮件主要用于电子政务系统内部用户之间点对点的通信管理。包括：收信息、发信息、收件箱、发件箱、草稿箱、回收站等。（1）收信息单击“个人事务”-“一般邮件”-“收信息”，则弹出收信息的界面。收信息中列出每个用户收到的所有新的信息，当看过了以后将不再出现在此页面中。该页面中可以直接逐条删除信息，也可以清空全部的信息，但是此时删除并不是真正的删除而是放到回收站内。点击链接可以查看详细信息，并可以进行回复或删除操作等。页面表格中的小图片含义如下：表示该信息为最新收到的，尚未浏览过的。：表示该信息中包含附件。打开详细信息页面可以查看附件具体内容。：表示该信息的紧急程度，分别表示为“加急”、“特急”。：表示该信息是一条回复的信息。（2）发信息发信息即是撰写新的信息，可以选择收件人、信息的紧急程度、上传附件、保存到草稿箱等。发送的信息还可以选择同时保存到发件箱中。（3）收件箱 收件箱中列出的是所有收到的信息，包括最新的和已经处理过的信息。该页面中可以直接逐条删除信息，也可以清空全部的信息，但是此时删除并不是真正的删除而是放到回收站内。点击链接可以查看详细信息，并可以进行回复或删除操作等。（4）发件箱列出所有已经发送的而且保存到发件箱中的信息。该页面中可以直接逐条删除信息，也可以清空全部的信息到回收站内。点击链接可以查看详细信息。（5）草稿箱列出所有撰写的但还没发送的信息，用户可以进行修改、删除、发送操作。（6）回收站列出用户在其他页面删除的所有信息，如果在此页面中进行删除则是彻底删除。2.4.2日程安排日程安排用来记录个人每天要安排的事情，系统可以进行提醒。可以进行新增、修改、删除、查询、提醒等操作。操作方法：单击“个人事务”-“备忘录”-“日程安排”。（1）增加：点击增加按钮，出现登记页面，可以增加一条新的日程安排。填写时可以设置日程安排的开始时间、结束时间，还可以选择是否需要系统提醒功能。如果选择了提醒功能，对本人当天有的日程安排信息，系统可以在主页中弹出小窗口给出提示信息，给予提醒。（2）修改：对本人已有的日程安排信息进行修改。点击超级链接进入到详细信息页面，可以对已有信息进行修改。（3）删除：对本人已有的日程安排信息进行逐个删除。（4）查询：查询某段时间内的本人的所有日程安排信息。点击查询按钮，出现查询页面，用户可以根据查询条件进行组合查询，还可以查询每条记录的详细信息。2.4.3工作日志工作日志用来记录个人每天工作的情况。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。具体操作方法同 2.4.2日程安排。2.4.3名片管理名片管理用来管理个人的联系人信息。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。具体操作方法同 2.4.2日程安排。2.4.4记事簿管理记事簿管理用来管理个人的备忘信息。可以进行新增、修改、查询等操作。具体操作方法同 2.4.2日程安排。2.4.5口令更改用于用户修改自己的口令。每个用户在创建时都会由系统管理员设定一个初始密码，当用户进入该系统后，在此模块中修改并重新设定密码。操作方法：单击“个人事务”-“个人资料”-“口令更改”。在此页面中，用户按照要求填写信息，保存后就可以成功的修改密码了。2.4.6资料维护用于二级用户维护自己的信息。每个二级用户在创建时都会由系统管理员设定一些基本信息，当用户进入该系统后，在此模块中可以维护自己的信息，如：操作员姓名、手机小灵通、工作联系电话等。用户将这些信息正确的填写，方便系统进行短信提醒或者是系统管理员和操作员进行联系。操作方法：单击“个人事务”-“个人资料”-“资料维护”。在此页面中，用户按照要求填写信息，保存后就可以成功的更改个人信息了。2.4.7文件管理文件管理用于对个人的一些文档资料等进行管理。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。具体操作方法同 2.5.1信息动态。2.4.8短信平台在短信平台中可以给其他用户发送短信，自己可以编辑短信内容。操作方法：单击“个人事务”-“短信平台”-“发送短信”，进入短信发送的页面，在此可以选择一个、多个或者全体用户作为短信接收者，在下边的文本框中编辑短信内容，最后点击“发送”按钮就可以发送短信了。另外每个用户还可以查看自己发送成功和失败的所有短信，可以按照接收人、短信内容、发送日期进行组合查询。操作方法：单击“个人事务”-“短信平台”-“发送历史查询”。2.5日常事务系统简介日常事务包括：信息动态、领导活动、领导讲话、客情管理、电话记录、会议管理、值班管理、车辆管理、出差管理。2.5.1信息动态信息动态管理用于在网上发布单位内部、行业、国家近期信息。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。（1）登记单击“日常事务”- “信息动态”-“登记”，则可进入登记界面。用户根据页面中的要求填写各项内容，还可以上传附件，填写完毕后进行保存。（2）修改：对本人填写的已有的信息动态进行修改。点击超级链接进入到详细信息页面，可以对已有信息进行修改。对本人已有的信息动态进行逐个删除。注意：修改时只能看到本人填写过的内容，其他用户填写的信息在此页面中不显示。（3）浏览：查询所有的信息动态。用户可以自己设定查询条件进行组合查询，还可以查询每条记录的详细信息。注意：浏览时可以查询到所有人登记的信息动态，而且只能查看信息不能进行修改。2.5.2领导活动管理领导活动是记录主要领导某段之间内容的活动信息，包括领导活动的开始和结束时间、活动地点、活动内容和主要参加人等内容。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。具体操作方法同 2.5.1信息动态。2.5.3领导讲话管理领导讲话主要是记录领导重要讲话的信息，包括领导讲话的日期时间、讲话主题、讲话内容、密级和起草人等内容。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。具体操作方法同 2.5.1信息动态。2.5.4客情管理客情管理是记录外单位的来访信息和本单位的主要接待情况。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。具体操作方法同 2.5.1信息动态。2.5.5电话记录电话记录主要用于记录外来电话的信息，包括：来电单位、来电时间、来电内容、拟办意见、领导批示、办理情况等内容。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。具体操作方法同 2.5.1信息动态。2.5.6会议管理会议管理用于会议的事前安排、事后总结等工作的处理。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。具体操作方法同 2.5.1信息动态。2.5.7值班管理值班管理用于节假日、日常值班信息的记录。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。具体操作方法同 2.5.1信息动态。2.5.8车辆管理车辆管理对单位的各种机动车辆的档案和派车情况进行管理，包括车况、司机等各方面内容，方便单位对车辆的使用、保养等环节的管理。（1）车辆档案单击“日常事务”-“车辆管理”-“车辆档案”，弹出车辆档案浏览界面。页面中列出所有本人登记过的车辆档案信息。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。增加：点击增加按钮，出现登记页面，可以增加一条新的车辆档案信息。按照页面中所列出的各项进行填写，保存后即可。修改：对本人已填写的车辆档案信息进行修改。点击表格中的修改按钮进入到详细信息页面，可以对已有信息进行修改。删除：对本人已填写的车辆档案信息进行逐个删除。 查询：查询本人填写的所有车辆档案信息。点击查询按钮，出现查询页面，用户可以根据查询条件进行组合查询，还可以查询每条记录的详细信息。（2）派车管理单击“日常事务”-“车辆管理”-“派车管理”，弹出派车管理浏览界面。页面中列出所有本人登记过的所有派车记录信息。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。增加：点击增加按钮，出现登记页面，可以增加一条新的派车信息。按照页面中所列出的各项进行填写，保存后即可。修改：对本人已填写的派车信息进行修改。点击表格中的修改按钮进入到详细信息页面，可以对已有信息进行修改。删除：对本人已填写的派车信息进行逐个删除。 查询：查询本人填写的所有派车信息。点击查询按钮，出现查询页面，用户可以根据查询条件进行组合查询，还可以查询每条记录的详细信息。（3）车辆去向查询所有的派车信息。点击查询按钮，出现查询页面，用户可以根据查询条件进行组合查询，还可以查询每条记录的详细信息。分配了此权限后，用户只能查询派车信息但不能修改。2.5.9出差管理出差管理用于记录领导出差的信息，包括：出差人、出差日期、返回日期、出差路线、临时负责人等内容。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。具体操作方法同 2.5.1信息动态。2.6综合信息系统简介 综合信息包括电子公告、政策法规、通知管理、刊物管理、大事记、公共通讯录、常用工具等。这些都是局域网上的公开信息。2.6.1电子公告 电子公告管理用于各种公共信息的发布，如公告、启示等。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。具体操作方法同 2.5.1信息动态。2.6.2通知管理通知管理用于一些事情的通告、通知。可以进行新增、修改、删除、送传阅、查询等操作。 通知管理流程：首先由拟稿人起草通知，可以直接编辑正文或附上原文，保存文件后对各部门进行传阅，传阅人也可根据情况填写阅签意见，并把传阅意见返回给拟稿人。拟稿人可以随时查询到文件办理的流程记录。具体操作方法如下：（1）登记：单击“综合信息”-“通知管理”-“登记”，则可以进入登记界面。用户根据界面提示填写相应的信息，有些可以用下拉框选择；所有信息填写完毕后进行保存操作。正文可以直接编辑，也可以采用上传附件的形式，不用在界面上直接编辑，可以调用编辑好的WORD文件或其他形式的文件。保存后点击下一步选择送传阅人进行传阅。送传阅人：选择传阅人时可以选一个或多选，还可以进行用户组的选择，发给一组人传阅。传阅人看完文件后，可以填写传阅意见也可以不填写意见，返回给拟稿人。系统将自动记录下文件流转的整个过程。可以通过查看流程来查询文件的流转过程。（2）待办通知待办通知将显示出每个用户尚未办理的通知文件，包括新建的、其他用户发来需要传阅的。注意：每个用户看到的内容都不相同，只有文件流经的用户才能看到该文件。点击链接后可以进行详细页面进行文件的查看、修改、传阅等操作。（3）浏览可以查询本人起草或流经过本人的所有通知文件。根据界面上的各个查询条件可以进行组合查询操作。点击链接后可以查看文件的详细信息，还可以通过“查看流程”按钮查看文件的流转过程。（4）通知维护可以对所有的通知文件进行查询、删除操作，与“浏览”最大的区别是：浏览菜单中查看到的文件只有本人起草的，或者是流经到手里的文件；而通知维护则是对所有作者起草的所有文件都可以查询并可以删除，所以该菜单的权限不能赋给所有人。2.6.3政策法规政策法规管理用于国家、地方和单位内部各种政策法规标准的发布。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。具体操作方法同 2.5.1信息动态。2.6.4刊物管理刊物管理用于对内部刊物信息的登记和发布，方便大家查看。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。具体操作方法同 2.5.1信息动态。刊物类型维护：作为刊物管理的基本信息，对刊物的类型进行管理和维护，在登记刊物管理时会进行调用。可以进行新增、保存、删除刊物类型等操作。2.6.5大事记管理大事记用于记录每年或某段时间内本单位所发生的重大事情。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。具体操作方法同 2.5.1信息动态。2.6.6公共通讯录公共通讯录用于记录所内经常用到的联系人信息。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。具体操作方法同 2.5.1信息动态。注意：登记公共通讯录时系统提供批量导入数据的功能，选择是否批量导入后，会出现选择导入数据的文件模板页面，模板是事先编辑好的EXCEL文件，必须按照规定的格式编辑。选择完文件后直接导入数据即可。2.7系统管理简介系统管理是对整个办公自动化系统的日常管理和维护，对用户以及其权限的管理。该模块重要是由系统管理员使用。系统管理包括字典维护和系统管理两个子系统。其中字典维护主要包括：发文类型维护、公文字维护、职称级别管理、职务管理、批示用语、发文工作任务等几个模块；系统管理子系统包括：部门信息、用户管理、用户组管理、系统日志查询等几个子模块的内容。2.7.1部门管理部门信息管理用于对单位内部的部门组织机构信息进行管理，在整个系统中作为基础信息进行调用。主要包括：部门名称、部门主管、联系电话等信息。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。此信息将做为基础数据，在输入用户基本信息时进行调用。此基础数据一经输入后，就不要轻易修改，否则会出现前后信息不一致的问题。单击“系统管理”- “系统管理”-“部门管理”，则进入部门管理的界面。部门信息管理页面中左边显示的为树性结构，可以分级显示部门，树上显示的为部门名称，当点击带加号的部门时还可以查看其下一级部门。页面的右边显示的是部门输入部分，包括：部门名称、部门主管、联系电话、和备注等信息。当左边选中了某个部门后，右边显示的是该部门的详细信息。随着左边树中部门的变化，右边数据也是随之改变的。【如何操作】： 增加部门：选中左边树的某个结点，点击“增加”按钮，就可以增加该结点的下一级结点，即该部门的子部门。此时输入部门名称等信息，输入完毕后，可以通过“保存”按钮进行数据的保存。 删除部门：在左边树中选中需要删除的部门，点击“删除”按钮，就可以进行部门的删除操作了。但是需要注意的是，出现以下几种情况时该部门将不允许被删除：该部门包含子部门；该部门已经被用户信息模块所调用。此时系统不允许删除，将会出现相应的提示信息。 修改部门：可以对某个选中的部门进行修改操作。可以对修改完毕的内容通过“保存”按钮进行数据的提交。 保存部门：当新增加了部门或对某个部门的数据进行修改后，可以点击“保存”按钮进行数据的保存。保存前系统要对输入信息的合法性进行判断，如部门名称为空，系统将拒绝保存，用户需要修改相关信息后，重新保存。2.7.2用户管理用户管理用于对单位内部的人员的帐户、权限、密码、所属部门、所属用户组进行设置和管理，在整个系统中作为基础信息进行调用。主要包括：登录用户名、真实姓名、所属部门、用户密码、用户角色、职称、职务、联系电话、同级排序等信息。可以进行新增、修改、删除、查询等操作。因为目前是全县使用一套电子政务系统，所以总的系统管理员还可以给每个单位设置分管理员，设置分管理员限定登录的系统。由各单位管理员去设置本单位的部门和人员及权限信息。单击“系统管理”- “系统管理”-“用户管理”，则可进入用户管理的界面。此页面左部的树形结构框中显示的是单位所有部门的信息，在初始情况下显示的一级部门名称，打开某一级部门目录，可显示出它的各个分部门名称。右边表格中显示的是与左部树形结构中的部门相对应所有用户的基本信息。注意：右边表格中显示出来的用户信息的排序规律为部门、级别、同级排序号。【如何操作】： “增加”：点击增加按钮可增加一个新的用户基本信息，用户可按照要求输入基本信息中的各项内容。输入完毕后，通过保存按钮进行数据的提交。注意：点击增加按钮后，系统将根据左边选中的部门树节点数据自动填写“部门编号”和“部门名称”两项内容，用户也可以通过部门编号右边的小按钮在出现的页面中选择部门；同级排序号不是必填项目，但是当几个用户属于同一部门、同一级别时，想要给他们排序时就需要填写同级排序号，数字越小越排在前边。 “删除”：当用户基本信息表中数据不为空时，可以点击表中的“删除”按钮对某个用户信息进行删除，删除后不可恢复。当某用户删除后，他所具有的权限也被清除。 “修改”：在用户信息表格中点击“选择”按钮，页面下边将显示出所选用户的基本信息和所属用户组信息。可以对用户的基本信息进行修改，修改完毕可以通过“保存”按钮进行数据的提交。注意：此时如果想给用户修改密码，则将“修改密码”选择框打上勾，再在密码框中设定密码，保存后即可完成密码的修改。如果不想修改用户密码，则不必选择“修改密码”框。 “保存”：可以对新增加的记录或者是修改的内容进行数据的保存，保存后数据才有效。保存前系统要对输入信息的合法性进行检查，如果有非法数据，如用户名为空、用户名重复、密码为空、部门信息为空等，系统将拒绝保存。如果保存时发生错误，系统将提示错误信息。用户可以根据提示信息，进行相应修改，然后重新保存。 “权限设置”：为每个用户设定能操作模块的权限。在用户信息表格中选择想要设定权限的用户，再点击“权限设置”按钮，在出现的页面中进行权限设置，系统管理员要根据每个用户的实际工作需要来设定权限，在树上打勾即表示有此权限。 “用户组设置”：为每个用户设定所属的用户组，用户组有的权限则组中的用户也有此权限。在用户信息表格中选择想要设定用户组的用户，再点击“用户组设置”按钮，在出现的页面中列出现有的所有用户组，并标识出该用户目前所属的用户组有哪些，如果想设置则在选择框中打勾即可。2.7.3用户组管理用户组管理主要用于对用户组以及其权限进行设置，包括设置用户组的定义、用户组的权限定义、用户组成员的定义等功能。可以进行用户组及其成员和权限的增加、修改、删除、查询等操作。单击“系统管理”- “系统管理”-“用户组管理”，则可进入用户组管理的界面。用户组管理页面中上部以表格的形式显示出所有用户组的信息，中间部分显示的是每个用户组的详细信息，下边部分显示的是用户组中的成员信息。【如何操作】： “增加”：点击增加按钮可增加一个新的用户组信息，用户可按照要求输入基本信息中的各项内容。输入完毕后，通过“保存”按钮进行数据的提交。 “删除”：当用户组信息表中数据不为空时，可以点击表格中的“删除”按钮对某个用户组信息进行删除，删除后不可恢复。当某用户组被删除后，他所具有的权限和组内成员也被清除。 “修改”：在用户组信息表格中点击“选择”按钮，页面下边将显示出所选用户组的基本信息和组内成员信息。可以对用户组的基本信息进行修改，修改完毕可以通过“保存”按钮进行数据的提交。 “保存”：可以对新增加的记录或者是修改的内容进行数据的保存，保存后数据才有效。保存前系统要对输入信息的合法性进行检查，如果有非法数据，系统将拒绝保存。如果保存时发生错误，系统