2013年费用管理办法.doc

二零一三年集团公司本部费用预算及管理办法为合理控制公司费用，现根据公司经营活动特点制定二零一三年集团公司本部费用预算及管理办法，下达至各部门，请各部门贯彻执行。财务部门应认真把关，严格按预算开支。费用报销的控制原则为预算管理、分级负责、层层把关。费用的控制实行预算管理，各个部门的费用支出必须在预算额度之内，超出部分一律不予支出。费用报销采取分级负责、层层把关，即由部门负责人负责本部门人员报销业务的真实性、合理性的一级审查；由财务人员负责报销票据的合法性、报销金额的准确性的二级审查；由总经理进行最后的审核批准。所有签字完备财务人员方可付款（见附表一）。 费用发生过程中，原则上必须由两人或两人以上同时参与或执行，并互相监督和共同承兑相关责任。当事人应充分取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而被财务人员剔除的部分，公司不予承担，由当事人自行负责。费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一印制的“费用报销单”规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、差旅费、招待费、办公费等），分类将要报销的单据整齐、有序的粘贴好，便于归类计算和整理。当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字，交共同参与的人员复查，并请其在证明人一栏上签署其姓名。“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。委托他人办理的，经办人也必须在费用报销单上签字。一、主要管理费用预算及管理办法（一） 招待费 各部门额度为：招待费预算30.8万元。办公室24万、企业经营管理部2.5万、财务部2万、法安部8000元、资产部1万、审计部5000元。 招待费具体管理办法详见湖北省粮油食品进出口（集团）公司招待费管理办法。（二）差旅费差旅费预算22万元。因公出差必须报分管经理批准，部门经理以上人员出差必须报总经理批准。出差人员住宿凭票按以下标准。 级别住宿费差旅补助（含出差地市内交通、伙食）ABAB总经理4006005090副总经理、总经理助理2003005080部门经理1502504070部门副经理1502504070一般员工1202003560说明：1、A：除B以外的地区；B：直辖市（北京、上海、天津、重庆）,省会城市（哈尔滨、长春、沈阳、呼和浩特、石家庄、乌鲁木齐、兰州、西宁、西安、银川、郑州 济南、太原、合肥、南京、成都、贵阳、昆明、南宁、拉萨、杭州、南昌、广州、福州、海南），经济特区（深圳、珠海、厦门、汕头、海南岛、喀什），及惠州。2、住宿费标准为出差人员报销限额（住宿费用除以住宿天数），实际住宿费超过标准的按限额报销，实际住宿费低于标准的按实际金额报销。出差补助天数按住宿天数核算，当天往返的无出差补助。如司机出差当天往返按80元/天补助，不是当天往返按照每天50元补助，最后一天开车返回按80元/天。出差人员乘坐火车硬卧、硬座乘坐一夜的职工，每人每夜50元补助，高铁、火车软卧不予补贴。3、出差人员必须事先填写出差申请单，注明出差地点、事由、天数、所需资金等。一般人员出差需部门经理审批；部门经理出差需分管经理审批；公司副总出差需公司负责人审批。如有特殊情况（需改变路线、天数、人数、交通工具等）可先电话通知上级负责人,回公司后再补填“出差申请单”。4、出差乘坐交通工具标准（1）省外出差须乘坐火车、高铁（如遇特殊情况需要乘坐飞机必须填写出差申请单报公司总经理批准）。（2）省内出差须乘坐火车、长途汽车（如需自带车要事先向办公室申请，由办公室统一派车）。（3）除总经理外，员工出差乘火车及高铁只能购硬座、硬卧、二等软席。如遇特殊情况超限要向公司总经理说明原因。乘飞机只能购经济舱，如遇特殊情况超限要向公司总经理说明原因。出差申请单出差人姓名部门职务事 由日 期自 年 月 日 时起至 年 月 日 时止地 点交通工具预支旅费万仟佰拾元整总经理： 分管经理： 出差人：注：第一联出差人作旅费报销用，第二联凭向财务预支旅费。5、出差始发地及目的地往返机场、车站、码头无车接送的，原则要求乘坐公交及机场大巴，车票可报销。如需公车接送，需出差前填写申请单说明理由，特殊情况下出差始发地及目的地往返机场、车站、码头往返无车接送的的士费可以报销。出差地除往返机场、车站、码头的交通费用外，其它一律计入当天的交通补助，不予额外报销；6、出差开会若会务方安排食宿及交通,则会议期间无伙食及交通补助。7、差旅费的报销不可报总帐（即2次以上差旅费不能合并报帐），要单趟报销并注明出差原因、出差时间、出差人员。8、公司提供车辆出差的除汽油费、过路费、停车费外其他费用一律不得在差旅费中核算。（三）办公费办公费预算8万元，以节约为原则，由办公室掌握使用，财务部核准后报总经理批准开支。办公费包括办公用品费、报刊杂志费等。外购物品一律需向对方索要正规发票，发票要写清公司名称（填写单位全称）、日期、品名、数量、大小写金额等。（四）邮电费邮电费预算8万元，包括电话费、网络费、电话安装费、网络安装费和邮费。以节约为原则，由办公室掌握严格控制和把关，财务部核准后报总经理批准开支。邮电费一律需向对方索要正规发票，发票要写清公司名称、日期、话费类别、大小写金额等。邮寄费用要注明邮寄地点及邮寄内容。办公室应每个月按部门分期汇总邮电费报财务部审核，以便费用的控制。（五）涉外费和广告费涉外费预算15万元，广告及展销费预算30万元，由办公室安排计划，报总经理批准后开支。（六）保险费出口货运保险由业务部办理，纳入其成本核算。财产保险由资产部、财务部共同管理，报总经理批准后开支。（七）修理费用维修费用分为本部办公用房（含职工宿舍）维修费用和下属单位路面、仓库等相关维修费用。其中，本部办公用房（含职工宿舍）维修，下属单位路面、仓库等相关维修由资产部负责管理，上述合计费用不超过60万元。竣工后应有专项审计，验收合格后报分管经理审批，总经理批准后凭预算报告、合同、发票、完工单和专项审计报告向财务部报销，费用不得超过预算额度。（八）汽车及交通费用汽车及交通费用预算42万元。汽车费包括车辆的修理费、保险费、年审费等，按照2013年汽车管理办法执行。由部门负责人审批，财务核准后报总经理批准开支，不在规定范围之内的车辆和费用项目一律不得开支。本着控制汽车费原则，2013年按车辆牌号核准每辆车的费用，维修需出示正规的电脑打印清单与正规发票，列示各个维修项目。具体管理办法另行制定。交通费具体管理办法详见湖北省粮油食品进出口（集团）公司交通费管理办法。（九）工资及福利工资及福利按照薪酬管理办法执行，工资和福利费控制额度不超过国资委核定当年的工资总额。总经理、副总经理、总经理助理的通讯费用按规定的补贴标准给予补贴，在年度薪酬外单列并按月发放。对生病住院职工及去世职工慰问由办公室负责，费用报分管经理审批，财务核准后报总经理批准开支。（十）低值易耗品摊销费低值易耗品由购置部门提出计划，办公室审核，报总经理批准。为便于管理和核算，凡购置单价在2000元以下的低值易耗品均采用“一次性摊销法”报销，不另设“低置易耗品”帐管理（批量购置除外）。（十一）离退休干部费用管理由办公室审核，分管经理批准、总经理签字后报销。（十二）水电费和物业管理费水电费预算21万元，物业管理费预算43万元，由办公室管理，报财务部审核，总经理批准后方可付款。（十三）审计费审计费预算48万元，由财务部按实际列支，报总经理批准开支。（十四）会务费会务费预算30万元，由组织会议的相关部门向办公室提出会议申请，相关费用财务部核准后报总经理批准执行。（十五）会费、软件费及其他服务咨询费用会费、软件费及其他服务咨询费用预算15万元，由办公室安排计划，财务部核准后报总经理批准执行。（十六）办案费用办案费用预算20万元，包括律师费、办案差旅费等费用，办案费用发生前由法安部提出报告，总经理审批后按合同或相应标准报销。（十七）备用金管理若有个人借备用金，原则为前账不清，后账不结，同时借备用金需要公司部门经理、财务经理、分管副总、总会计师、总经理五方签字财务人员方可付款。（十八）固定资产购置固定资产时，使用部门必须首先提出申请，填写固定资产/零配件申购表，经固定资产管理部门（生产性固定资产属于资产管理部管理、非生产性资产属办公室管理。非生产性资产主要指非直接从事生产经营的管理部门所使用电脑、办公桌等电子设备、办公家俬以及管理部门所使用车辆）审核实际情况并签字确认，再由财务部门审核，进行论证后报公司总经理审批。（十九）其他费用其他费用指不包括在前述费用中的一些杂项支出以及突发事件引起的支出。其他费用发生前由相关部门提出报告，总经理审批后按合同或相应标准报销。二、对各开支部门的要求各部门对于本部门开支及本部门所管理的开支项目，要本着节俭的原则和负责的态度加强管理，精打细算，自觉杜绝铺张浪费及以权谋私的行为，不得以任何理由或方式超预算开支，各部门经理对此负有直接责任。因财务管理要求和年度决算的需要，各部门必须于12月28日前到财务部报销截止到12月28日之前的费用，12月29日至12月31日发生的费用请与12月31日报销（12月31日只报销29日-31日发生的）超过时间的一律不予报销。三、对财务部的要求（一）财务部要切实加强预算编制、执行、审核等管理工作，要在财务人员中牢固树立预算意识和费用管理意识。（二）财务部要建立费用预警机制，定期通报费用开支情况，对于达到和接近预算额度的项目要及时通知相关部门停止开支。（三）财务部要严格按照预算项目及额度审核管理各项费用开支，审核费用开支必须以预算为准则，而不以领导签字为准则。（四）财务部必须保证预算的严肃性，不得以任何形式超预算或预算外开支，不得另设科目转移和隐藏超预算或预算外开支项目，财务部经理对此类现象承担全部责任。四、预算的修改预算一经制定，原则上不得更改。遇特殊情况，确需超预算开支或增加预算外开支，必须由开支部门提出申请，财务部审核，提交总经理办公会集体讨论决定。五、本预算执行时间自二零一三年一月一日至二零一三年十二月三十一日。 二一三年一月一日附表一：报销流程图 经办人 出 纳、出纳付款经手人确认收款。 、经办人整理原 、财务经理复核后交由 始发票按照财务制出纳付款。度管理办法填写单据，交由部门负责人对单据的真实性 财务经理和合理性审核。