行政、人事、合同、业务接待费用管理制度.doc

行政管理制度行政部作为公司行政、后勤管理部门，根据其管理权限和工作范围，订立如下制度。一、 办公用品管理制度1、 控制用品规格、数量，节约开支。2、 所有办公用品的购买，按公司财务管理办法第四十二条第2款的规定办理。3、 行政部建立办公用品领用，保管台账，对领用部门和领用人进行量化管理。4、 非一次性消耗的办公用品明确保管人和使用人（部门），工作异动时纳入移交内容。5、 办公用品严禁带私用。6、 工作人员上岗时由部门负责人领取办公用品并予分发，员工离职时，应上缴剩余办公用品。二、 电脑、打印（复印）机、电话管理制度1、 电脑、打印（复印）机由文印室管理使用，非专职文印人员不得自行操作。2、 打印（复印）文件需经行政部领导批准，个人资料不予打印（复印）。3、 办公电话限公务使用，个人事务禁止使用办公电话。4、 通话应简洁扼要，不得占线聊天。5、 禁止拨打所有声讯、信息台，拨打长途电话时，在摘机会拨17909+长途区号+电话号码。三、印章管理制度1、公司印章是指公司作为企业法人维护、行使权利并履行义务时为证明真实合法性使用的行政章、财务章、合同章、法人印鉴等印章。2、公司印章的刻制、改制与废止由董事会决定，由行政部负责具体办理。3、公司印章关系到公司的法定权利义务，其管理、使用必须极其严格、严肃。4、公司印章的管理分工为：行政章、合同章由行政部指定的印章管理员与行政部经理双管，财务章由主办会计专管，法人印鉴和银行必签印章由出纳和财务总监双管。专管人对印章的安全保管和合法使用负法律责任，非经正式移交，专管人不得将所保管的印章交给他人。5、使用公司印章的批准权为：行政章、合同章的使用批准权为总经理。财务章、法人印鉴用于财务事务性、程序性工作时，由财务总监独立批准用印；用于其他事务时，由总经理、财务总监双批。凡不符合本规定的用印，印章专管人有权拒绝。6、公司制定印章使用登记表，列表使用事由、经办人、批准人、印章管理人等栏，做到一用一登记，次次有记载。7、印章使用在公司内进行。特殊情况下确需携带外出时，需由监事批准且由印章管理员持印一同前往。8、禁止在空白凭证和没有批准内容的空白纸上用印。9、公司以关联企业名义进行工程管理活动时，凡关联企业委托管理或书面同意刻制的印鉴，均参照本办法管理、使用。10、公司任何部门分支机构均不刻制部门专用印章。四、档案管理制度1、除财务档案和工程档案分别由财务和工程部独立建档保管外，公司其他所有文书档案均归公司行政部负责建档保管。2、行政部内设档案室，行政助理兼任档案管理员，具体负责档案的管理工作。3、档案管理的基本任务：1）负责公司档案的收集、整理、保管。2）对各部门的档案工作进行指导、检查和监督。3）编制必要适用的检索工具，为公司领导和各部门的工作服务。4）严格遵守国家和公司的保密规定，确保档案的机要性。5）执行档案接收、借阅登记制度，确保档案的完整性。4、公司档案的归档内容包括：1）公司设立、变更等涉及公司历史沿革的资料；2）公司规章制度及公司的全部下发、外送文件；3）公司经营活动所产生的合同、协议、可研报告、图文资料；4）公司股东名册、员工档案、客户资料等；5）公司法律事务所形成的资料；6）其他重要资料。5、公司内部人员查阅、借阅、复制档案必须经行政部领导批准；外单位人员查阅、借阅、复制档案经总经理批准。6、档案存放处为机要重地，非管理人员不得入内，且须配备消防器材，并定期检查，严禁在内吸烟、生火。7、档案的销毁按档案法规定办理手续。五、文件管理制度1、公司外来文件一律由行政部处理，并将处理结果登记备查，重要事项应予以存档。2、公司文件由承办部门起草，行政部负责审核定稿，然后交主管副总经理审阅，再呈送总经理签批。行政部负责对文件进行统一编号，并负责文件的发送与归档。3、各部门应保管好公司文件，不得外送、遗失。每一年度终了时，应将文件整理全部移交行政部统一处理。4、凡涉及公司权利义务的文件、函电的外送，均须在征求总监室或法律顾问的意见后决定如何修改或是否发出。六、图书管理制度1、本制度所指图书包括各类印刷书籍和光盘、软盘、计算机软件等电子书籍。2、凡需要购买图书的部门或职员应先填写采购申请单，依次签批后，按照规定程序进行采购。3、采购。单次采购金额在300元以内（含300元）的，申请人在得到批准后自行购买；单次采购金额超过300元的，由行政部负责统一采购。4、入库。图书采购回来后，先到行政部入库，填写图书入库清单一式两份，一份交财务部作报销凭证，一份留存行政部备案。5、图书入库报销后再行办理借阅手续。凡在公司借阅了图书的职员离职时，须办理图书清交手续后，财务部方可为之办理离职手续。6、行政助理同时兼任图书管理员。七、工作会议制度1、公司工作会议分为总经理办公例会与专项工作办公会两种形式。2、总经理办公例会的组成成员为公司部门正职以上中高层管理人员，于每月末召开一次，由总经理负责召集。3、总经理办公例会的主要议题是：听取各主管领导和部门的工作汇报并进行讲评，部署安排下部工作。4、遇到重大工作事项，经组成成员提议，可临时召开总经理办公会议。5、专项工作办公会由主管副总召集，组成成员为所分管部门的主管级以上负责人。6、专项工作办公会根据工作需要不定期召开，主管副总认为必要时，可邀请总经理参加。7、专项工作办公会的议题主要是项目运行中出现的组要及时解决的各种实际问题。8、每次会议均应有详细的记录并由行政部存档，其中的重大事项应形成纪要上报。9、所有会议与会人员开会时间内将手机关闭或调为静音，会议迟到罚款100元，请假者罚款200元，旷会者罚款300元，由行政助理造表在每月工资中扣除。10、董事会及股东会会议由董事长召集，特殊情况由监事长提议召集，并由行政总监整理会议记录，重要会议形成会议纪要。八、安全保卫制度1、总经理为公司安全保卫的第一责任人，各部门负责人为该部门安全保卫的第一负责人。第一负责人对本单位、本部门的安全保卫工作领导负责。2、公司设保安员2名，由行政总监和工程部经理分别负责办公保卫和安全工作。3、公司对所有工作人员实施消防上岗训练，严格按消防规定落实消防设施、措施。4、办公区域禁止非因公人员进入，行政前台接洽日常接待登记工作。5、若发生失盗事件，应及时封锁、保护现场并第一时间报警。6、公司工程发包合同应有安全责任条款，项目施工现场应建立起严密的的安全生产体系，第一责任人应随时严格督查。九、人事管理制度1,、员工应自觉遵守劳动法律，公司严格日常考勤。2、日常考勤由公司行政助理负责，对每人每日的出勤情况均须由详细记载，并按月汇总，在员工大会上通报。3、员工迟到、早退月内超过3次，年内累计超过10次者，公司给予书面警告处分；迟到、早退月内超过10次者，扣发当月工资的20%；年内累计超过30次者，扣发全面奖金。4、旷工一日，扣发当月工资的10%，连续旷工5日以上、累计旷工10日以上者，公司予以辞退。5、5日以内事假和10日以内病假按正常出勤全部发放工资；超过一日，扣发一日工资，以此类推。6、婚丧假、产假工资全额发放。7、公司实行文明办公，说普通话，杜绝杂乱与粗俗。办公场所应保持整洁、安静、有序，职员应做到仪表整齐、谈吐文明、举止大方。8、员工招聘和解聘，根据公司需要，确定招聘职位和数量，实习期2个月，拿实习工资（转正工资的80%，且暂不享受公司任何福利待遇。）如遇因通过绩效考核，连续三个月员工所在部门最后一名不称职或员工徇私舞弊，因工作原因造成公司财产损失的，公司将予以解聘，情节严重的，除赔偿经济损失外，移交司政部门追求刑事责任。十、加班管理制度1、定义：所谓加班，是指在正常上班时间内无法完成而又必须在特定时限内进行或者完成的工作任务，由该岗位职员在非正常上班时间内增加工作时间，从而确保工作的正常进行或予以完成的情况。它具有以下特征：1） 必须是在正常上班时间内无法完成的工作；2） 必须是确有必要在非正常下班时间里进行或完成的工作。3） 必须是该岗位责任人通过增加工作时间直接进行或完成的工作。2、安排：加班必须严格控制，由部门经理统一。3、所有加班一律不发放加班工资，而由行政部与部门负责人衔接后，根据岗位工作忙闲安排补休。4、行政部负责加班人员就餐、用车，确保公司应急工作按时完成。5、五一、国庆、元旦、春节值班，在原工资基础上加每天一百元。6、部门经理以上人员加班以工作需要为原则随即安排，不安排补休。十一、车辆管理制度1、 公司设公务车1至2台，供员工外出办公务及公司接待时使用。2、 公司按月为公司领导和特殊岗位限额车辆费用。3、 没有购置私车的领导不享受用车津贴，其交通费用据实报销。4、 领导私车必须由本人或本人私聘的司机驾驶，满足本人为公司服务的用车需要。5、 公司因公务需要调用领导的私车时，按里程加倍计付油费，并实付路桥费用。6、 公司公务车主要供营销骨干因公使用，不足时所发生的交通费用据实审批报销。7、 员工因公务发生的交通费用据实审批报销。8、 公司公务车由公司指定专人管理，办公时间内由行政统一调度安排，驾驶员按行政部开出的派车单出车；非紧急、重大情况且经批准，不得因私车出车。9、 公司公务车的维修由行政部指定厂家，油票按核定公里数发放，路桥通行费用按实报销。10、 公司公务车驾驶员应忠于职守，维护好车辆，控制好车辆开支，不出人情车，不私自用车。十二、其他1、 本制度自公司董事会批准之日起施行。2、 本制度解释权、修改权在公司董事会。业务招待费用管理制度为规范公司业务招待工作，提高办事效率，特判定如下管理制度。一、 政府各相关部门和业务单位来公司办事，需招待费用支出时，由公司相关部门负责人填写工作应酬申请单，由行政助理根据客人、职务、人数核定应酬金额，经公司主管领导审定后方可办理接待。原则上超过500元/次经费开支，由两位以上公司领导审批。二、 公司应酬物品（烟、酒、纪念品、茶叶等）须由部门负责人填写公司公务接待申领单，根据物品价格和数量确定公司审批人员，超过500元/次价值由两位以上公司领导审批。三、 所有公司应酬物品均由公司指定专人保管和发放，一律按审批程序办理，禁止任何弄虚作假行为发生。四、 凡在外出差的员工需要应酬经费开支须电告公司主管领导同意后方可开支。五、 公司所有应酬、办公、交通、礼金等经费开支报销程序为：经办人部门经理公司财务复核行政助理如实登记财务总监批复总经理监事长董事长，共七道程序严格把关。六、 此制度自2012年1月1日起执行。合同管理办法一、 为维护公司合法权益，防范合同风险，确保公司稳健运行，制订本办法。二、 合同订立1、 合同事项根据公司业务的客观需求确定，由工程部和经营部负责人口头提出，总经理口头批准交办。合同事项一经确定，部门负责人或经办人即为该合同事项的第一负责人。2、 总经理口头交办后，第一责任人即负责进行合同谈判的前期工作。它包括：询质、询价等市场调研工作，合同对方的背景、资质等相关查证工作，合同标事项（规划设计、工程、材料、设备等）的分析研究工作，采样审验等。凡属重大经济合同，按照公司项目管理流程执行，并整理出书面材料呈报董事会决定。3、 前期工作完成后，由公司主管领导会同对应的监察负责人听取第一责任人的工作汇报，设定谈判要点，确定由第一分责任人牵头的、由2至3人参与的重大合同的谈判；凡属涉及规划设计、工程、材料、设备等主营业务的重大合同的谈判，必须有监事会、工程部经理和总工程师参加。4、 谈判小组依据相关情况及公司主管领导确定的要点进行谈判。若谈判涉及到对要点的修改，则必须请求公司主管领导，主管领导在征求对应总监意见后仍不能决断时，报请总经理定案。5、 合同谈判完成后，进入合同起草、协商定稿阶段，这一过程由第一负责人具体负责。6、 合同文本经对方确认定稿后，由第一负责人填写合同审批单按程序审批。7、 审批程序完成，由总经理、监事长、董事长签字，行政部根据审批意见在合同书上用印。三、 合同保管1、 所有合同，我方均须持有两份原件，一份由行政部存档，一份存放财务部，作为付款审查依据，执行部门存放一份加盖公司行政印章并注有“此件与原件核对无误，仅供履行用”字样的复印件。2、 合同原件一律不得交由个人保管；未经主管领导批准，合同不得复印、查阅，不得带出公司。3、 合同审批单原件及相关定质、定价、资质等资料都是合同的附件，均须连同合同原件一起交由行政部存档。四、 合同履行1、 合同订立时的第一责任人即为我方履行合同的第一负责人，亦即履约事务承办人。2、 合同一经订立，我司与他方即形成法定的权利义务关系。为此，我方必须恪守诚信原则，严格履行约定义务，避免违约的发生；同时，我方应紧扣合同条款，按时、按质、按量督促对方履行，防止受到欺骗而损害我方正当权益。3、 合同订立并进入履约阶段后，尽量避免或挽回可能发生的损失，然后按法律规定处理。4、 凡属需要修改合同或订制补充协议的，均按原合同批准程序办理。5、 合同履约完毕，第一负责人应及时清洁该事项，将全部资料整理归档。五、 合同纠纷处理1、 在履行合同过程中，若发生争议事项，应尽量通过协商途径解决，不到万不得已，不主动提起诉讼。2、 合同诉论事务由公司行政部负责衔接，聘请法律顾问具体办理。六、 特别规定本办法规定的合同审批程序必须严格执行，但不得因此而影响办事效率。为此，公司特别规定：1、 各个审批环节原则上必须即时签批。个别不