行政部门工作流程.doc

行政部工作流程一、办公物品的采购及领用流程1、个人在每月20日前叫本部门内勤提出办公ffl品中谘，内勤根据实际需要， 汇总填写办公用品申请单报给部门经理和总经理签字审批。22円前将审批 单报给行政部库房管理负贵人，序房管理贵任人点库.、派发。同时序房负贵人制 定次月的釆购计划，交由釆购负责人进行釆买。2、原则上在本月末次月初办公ffl品派发完毕，由各部门内勤统一签字领取。3、办公)11品釆购原则上由各部门卩彳行政部提出申请后统一釆购，特殊物品 及临时急爪物品釆购由部门领导及总经理签字同意后另行购买。4、员I:离职时，应认莨清点办公ffl品，到行政部填写交接淸单并签字。二、复印流程1、公司所有复印文丨1股则上统一到综合办公宰内复印，各部门不得私自拿 到公司外复印。2、如需复印数最较多的材料时，需提前通知，合理安排时间。3、任何人未经允许不得私fl&印公司内部资料或利用公司机器复印勹下作 无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度，通知人琪部进行处罚。三、传真收发流程1、公司勹外界联系需对方发送传饵时，尽U要求对方注明本公司具体收件 人，以便行政部及时分发。2、行政部收到传真.后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领 取及签字确认。四、信件收发流程1、公司所有收发管理下作均由行政部统一负责。收发、Ik务范_包括：文件、 邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。3、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。4、对设道物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取。五、名片管理流程1、公司名片格式统化，由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。2、印制名片中请荇坝写名片印刷中谘单，经部门领导签字后交由行政部负 责印制。3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符,姓名、联系办法等 需确认无误。4、公务、客户名片须在公司内作为共令资源。5、自确认名片内容起，一周内到行政部领取。六、公司设备申请流程为加强我公司同定资产管理，规范管理下作程序，提A资产的使W效率， 杜绝浪费，结合我公司实际情况，特制定我公司设备申请流程：(-)原则：讲究计划性和成+效益，以物质资源供给的有序性，保证公司职能的按计 划完成:1、配发过积中，是否供应，供应多少，要以客观需要为依据，而不是单纯的级别； 2、要考虑实际可能的收益（对T.作的推动），而+是+计1:木，+问效果, 一定要保证重点，分清缓急，把有限的资源用在“刀刃”上；3、耍使痄存保持合理的限度（基本上无闲贾的资产），注意提A资金的有 效利用率。(二)、具体流程：1、各部门根据各_丨:作的实际愔况和预算计划，提出切实可行的申请要求 (内奔具体翔实、理rti充分），经部门经理和总经理签字同意后，递交给行政部。2、行政部根据各部门现旮的设谷资产情况对申请进行核实，并对各部门要 求从K.正的客观滿求出发，遵循设谷中谘fe则，提出解决建议和意见（调拨或购 买)。3、如果釆取“调拨”程序，行政部将调拨计划上报总经理签字确认后实施；4、如果采取“购买”程序，行政部将参照本公司财务相关规矫制度的有2关规定具体执行。5、釆购由行政部统一询价、中谘费)1、组织购买、费用摊消，过程遒循“价 廉物美”的原则，在满足部门滿求的骓础上，注意设谷的性能价格比，多乐价 比价、W行节约。设备釆购结束后由库房责任人做入出库登记，Etl各部门登记领 用，责任到人。6、所有资产在使ffl齐离幵公司或调离本部门时疢收归行政部仓库，并在 部门设备管理员处登记。七、会议管理流程（公司内部会议）1、公司行政部统一管理会议制度，所苻会议均须及时通知行政部,便于安排 时和场所，做好会议准备-如有必要由行政部发出会议通知确认。2、会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准缶等（见附表3),便十 行政部配合T作。会前由行政部设备负责人和会议承办人共同做好会场布贸及设 备调试。3、部门主办的会议资料各1存档，并向行做好会议记录等丨:作。、八、车辆管理流程公司现有车辆主要供公司办公活动及主要业务活动使用，公司人员如要 车，请遵循以下管理条例：1、公司车辆由行政部门专人负责管理，分別按车号设册登记管理。2、公司车辆的使用实行车辆屮领记录表随车走制度。用车员I:应提前 告知车辆管理贵任人，做好出:乍计划，合理安排路线和同车人员，W约成本。3、车辆申请记录表由车辆负责人填写出车市由、时间、人员，交由司机 做出车前确认，并记录好公里数。4、车辆使W1完毕，返回公司后，需卩ID口值班保安确认后，入库，并交车 钥匙和车辆申领记录表共M返还至车辆管理负贲人处。5、行政部j车辆管理负iii人每n将耗汕显及行驶旅柷记录签报总经理查核 一次，以防浪费，如超过耗油标准时（指不正常）应送墙调整修理。6、公trr有统的汽车加油卡，司机在给车辆加油前，成告知行政部的车辆 管理负贵人确认，车辆管理负贵H财务中请加油卡给车加油。7、车辆加汕完毕，将加油小票和油卡交给车辆管理负贵人做好计兑和记录T.作。加油卡交换给财务部。九、设备维修流程1. 报修人K先将报修信总反馈给各部门的设济管理员；2. 部门设缶管理员初步检査后，填写设茶报修中（提供设裕编号和故 障现象），部门经理批准后送交行政部；3. 行政部设备管理员根据编联系厂商，组织及时维修；4. 通过暂借、调拨等方式，将暂时的设格给报修打使用；5. 机器设詻维修完毕，行政部登记茶案，发还给报修芥使用：十、档案、合同管理流程1、公司合同股件统一由行政部专人保管，各相关部门经理或指定专人管理 复印件。2、行政部合同管理员制定好统一的合同管理编做好保管和记录T作。3、对于过期合同和作废合同要及时通知相关部门，并做好记录和保管。4、鲆部门档案山評部门经理或指定专人I彳行管理，公司内部文件由行政部 V人管理，并制定统一的资料管理编矸，和借阅、复制权限。5、扔案和合同管理专员要定期的对资料进行查点。行政主管岗位职责岗位名称行政主管所属部门行政部直属上级总经理分管岗位保安、保洁、食堂、司机员丁.姓名任职资格1、25-35岁：2、1年以上同等职位T.作经验及d管现经验：3、优秀的绀织管埋能力，较强的闭队协作和人际协调、沟通能力：4、强烈的贲任感,良好的计划控制能力善于处理复杂車项;5、综合素质优秀，Mi路消晰，有条理，釘创新只.6、熟练使用办公软件、办公自动化设备。7、具侖ft好的逬辨能力和综合处观fj题的能力，优秀的丨、V:变能力：8、坚韧、果断、执行力强，处乱+变：9、为人诚实正茛、积极主动、耐心细致、益任心强;做琪细心、客观、严谨 负责、踏实、敬业：10、具有良好的客f服务意识，拥耔较强的沟通协凋能力主要职责1、制定行政管理规章制度并督促检资制度的贯彻执行情况:2、汛织、协调和统淖，满足各部门的彳丨政服务需求：3、对各部门提出的彳r政服务耑求的合观性进彳r评估，提出处规/窠迚议：4、根枞公4战略ut小，从行政管观炻度提出相关业务的让设性怠见：5、控制公ul后勤成木：6、负*办公)U品的釆购、分紀、维护与管理以及办公坏境的维护：7、管埋公Uj的重要资质证照及资质证照的办理和年审：8、协助公4各种会议的承办以及各项文休活动的汛织和实施。1、负山做好公d办公用车的管观T.作。认*抓好办公用车的雒础管现丁作, 定期检杏和维修车辆部件：2、让立健全公Mj车辆倌息档窠，提KmI机按时年检等；1、定期核汽公物品的使川情况，制定科学合理的使川周期和耗损衍况，节 宵丌支；. ,2、负货公句办公用品的汁划、采购、领用、保管、结算和成木控制管理以及 相关办公设备申请的核准;3、.物品釆购前;、V:先了解山场情况，货比三家，儿迚立商家档案，将采购成木 降为烺低:1、负货行政后勤、保卫、保洁、食堂、M机T.作管理制度拟订、检S、监督、 控制和执行;2、负*纽织编制年、予、月度行政后勒、办公川车、保T.等T作要求和H划， 木蒋合观节约的原则，编制年、予、月度后勤用款明细报表和用款汁划，搞好行政)r勤决符丁作.jf织织计划的实施和检作：3、负贞做好公wj经营川水、电管理丁作。认從抓好水、电的汁飧裉础管理丁 作，定期检杏和维修H讨器具，抓好电器设济和线路的保养维修T作，加强用 水、电费用核算，及时交纳水、电费;4、让立和完莕彳j政岗位任制.加人考核力度提W服务质(I丨提商：5、加强部门人员的培训教行丁作9协同人讲、企管笠职能部门，做好M机、 炊$员、保R人员、保洁人员等U常安伞教fl和职业道德教下作。6、.负访公司活动、团体活动的组织和安排87、按时完成公“领导交办的扰他T.作仃务。职能描述：负责员工就餐的卫生管理工作和午餐的质贷堂理 食管丨、定期检杏食堂和鲥苈的R生情况和人员的健康状况，保证卫生安全；保证釆购物品的食品卫*和安全;、根枞卞节和实际怙况选择食品品种.迮保证食品安全的同时.降低成木;职能描述：负责公司办公车辆的安全和成本控制职能描述：负责公司的办公用品和日常物品的计划和釆购司公辆理 公办车管品购理物釆管职责二日常丁作职责4、.按期做好食品的花销计划，和实际花销，并及时上报;5、严禁有浪费现象发生s职责五职能描述：保安管理丨、负山公4内部治安管理T.作。维护内部fr安秩序，搞好治安综合治理，预 防犯罪和治安灾逬事故的发生,保护公司财产的安全,确保生产、T作的 顺利进行.2、负资逑立和完養安全贲任制。述立以防火、防盗、防灾忠事故为主要内界 的安全保TWi任制.做到绀织落实、制度落实和灾任落实：备注司机岗位职责岗位名称司机所属部门行政部直属上级行政主管分管岗位无员工姓名任职资格1. 高中或以上学历,年龄25-35岁,具有3年以上驾龄及良好的驾驶技 木，持B1照及以上驾照。2. 男，身高172以上，形象气质佳3. 熟悉大连市及周边道路环境和交通安全法规，无交通安全事故记录；4. 熟悉车辆日常维护、保养，保证车辆的车容车貌；5. 诚实可靠，能吃苦耐劳，愿意加班。男，20-35岁。:r作内容及 职责1. 保持良好的职业道德，热诚的服务态度；2. 产丨觉逍守公司外项规章制度，服从公司领妤的调配，定期汇报车辆的 运行怡况，保证车辆迕安全的状态卜行使，并记泶乍辆的行使路线及 行程；3. 自觉做到不违章行车、不私自用车、不酒后开车、不幵赌气车；4. 上班不出车期间,必须按公司作息时间准时到办公室,服从行政主管 的统一调度；5. 车辆维修、保养费用必须预先申谘，经批准后，按规定和耍求维修， 保持良好的车状及车辆的清洁；6. 负责车辆各种税赀的缴纳、车辆承审、年审以及车辆变史业务的办理；7. 定期检查车辆部件和油耗，发现问题或隐患，及时查淸排除；8. 执行上级交付的其它T作任务。备注保安员岗位职责岗位名称保安员所属部门行政部直属上级分管岗位无员工姓名任职资格：1男，20-35 Vo2. 伢体健康，能适应夜间执勤T作。3. 赘惕性高，反应灵敏，贲任心强。任职资格须掌握的技能：1) 熟悉日常站位姿势和要领。2) 熟悉车场站位要领和车辆指挥手势。3) 熟悉公司消防和安全设格设施的正确操作、检査要点和故障判 断。4) 熟悉公司巡逻路线，重点巡逻区域。5) 熟悉保安的丨:作职贵和本岗位的丨:作职贪和I:作流程。职责描述：机动聱戒责工作任务丨、了解公4保安丨:作的特点，熟悉公匀R域范II彳闪的悄况、熟悉公4巡逻路线。2、对巡逻路线认*检齊巡视，小留死ft,赘惕治安消防怙况。Vi? VV V / V1 f I ? I I3、每U每间隔二小时对所涉辖的范阳进行仔细的巡杏、巡检丁.作并认真填写相 关记录。4、对公uj施现场检杏监抒治安、消防、扑境P.生、噪#及旮无违令操作行为， 如发现叫题.通知相关部门或及时丨.报处理。5、对可疑人员JE点观察，如有任何叫题，及时上报，6、努埸异味、异光、异烟，如发现异常怡况.立即对相;、V设谷设施进彳丨检杏， 通知相关部门或上报处J3U1、有重人接待活动、团队穴人接待时，紀合典他部门组织做好所辖K域的安保工作。8、维持公iij出入U、楼戻或公共区域等纪律.如有治安車件发生,及时通报上 级领导，上级赶到现场，配合处现。9、公4冈域内发生紧总怙况（如火灾)耑要进彳疏散，在疏散过W屮要保护 好员工和公4客人的人身安全,注怠防盜，以快报告上级,并积极参加抢救、抢险T作。10、认與进行:T作记录,做好交接班T.作。职责职责描述：车场瞀戒工作任务1、掌握停车场环境，举握高峰期车辆流m,合埋布罝、引导车辆停放，维持好停车场的秩序.疏导各种车辆，确保车辆出入通畅。2、牢id老客户的车辆，以识给予冏定停车位：3、侖艰人接待活动时，提前预留车位，提前疏通道路交通，注总闷丨丨彳悄况。4、礼貌提醒车主取走车内资重物品、锁好门窗，如发现车门未锁等可疑情况, 立即通知车主。5、如发现客人带进公M内的鉍燃铋爆婷危险品，进彳丨礼貌劝阻，成通报相关部 门、上报领导。6、检杏id朵伶车场内泠放的车辆，做好车辆防火、防盜及防破坏等下作，对可 疑车辆进打车牌M邛i羊细记录，如旮特殊悄况，及时报告上级。7、指挥、管理停车场内衍各的出积车辆，保证停车场秩序JI然。8、礼貌劝Ik无关人员在停车场的无故伶阐。9、及时处理发生在停车场的车辆碰撺、迫甩笱帘丨1.做好记录j|及时报告上级.10、做好值班丨己录与交接记录，大值班存在遗留问题要及时上报领导职责职责描述：固定瞥戒工作任务1、坚守岗位，保持警惕，严禁聊天、会客、做私活、吸烟、脱岗,要临时走开 必须呼叫定岗人员到岗后方可离开。2、执行公M规章制度,对进出的人员和物资进行管理:凡进出的物资，mm 行检杳登记，所奋物品外出必须有行政部开据的物料放行单方可放行。3、所奋新销饵的车辆必须有出哞中方可放行。4、所奋维修保养的车辆必须脊出门证方可放行*5、所有试乘试涔车辆或妃外出维修检测4:辆，必须符试车中.力讨放打。6、礼貌劝阻无关人员进出员工通道，注怠可疑人员，如有特殊情况，及时上报67、负货公：!员T进出的包褒等检杏下作,监督公m1员T.执行上、下班打卡制度6 如侖员丨:把绝杏验，礼貌告知公uj规定后，如仍遭扪绝，及时上报领导处理，不可与员工争执。8、认真做好外来人员(如面试、客户拜访等)出入登记，认真负边邮件收发登 记，邮件不得在值班室过夜、丢失。9、认真做好值班记录，如实填写当班发生的各类事件,交接器材淸楚、记录淸 楚、從任明确、交接情况明了。职资职责描述：其他要求工作任务丨、执勤期间必须猗装胳齐，佩敝祢志，保持严谨的一丝+苟的T.作作W。2、着装整洁、执岗文明，处埋问題公正,按时上、下班,个脱岗，不睡岗不做 与T.作无关的事。3、礼貌回答客人的询问帮助行动小便的客人。4、协助公安机关调杏公m内发生的违法犯罪案fh5、参加公w】本部门或相关部门组织的安保知i只、消防安全知识及安保、消防业 务技能训练。备注保安员值勤工作流程考勤时间早 7: 00晚上 17: 30值勤时间项目流程及内容7： 00 前上岗交接检食仪容仪表。打卡上岗，填写I:作交接记录8： 00-8： 30早操领队人员带领全体1班保安员练复队列、叫方转、行 军礼、打交通指挥手势等。8： 30-8： 50早会主管主持早会，回顾上一班值勤保安的下作，安排1R丨:作。8： 30第一次巡逻(1) 保安员按间定路线检查巡查公司内部及外丨間，并准确 及时地做好记录。如发现特殊问题，及时上报。(2) 巡忾结束后，配合车场维持车场秩序。9： 00-11： 00车场矜戒(1) 车场岗始终保持两名保安值勤。(2) 车场保安员随时保持矜惕，疏通停车场通道，指挥来 店车辆到达指定停车位，保证停车场内车辆安全，指挥离店车辆顺利离开。巾(3) 所有新销俜的车辆必须苻出库中方可放行。(4) 所有维修保奍的车辆必须宵出门丨正方可放行。(5) 所有试乘试驾车辆或是外出维修检测车辆，必须有试 车单方可放行。11： 00消防巡逻(1 )沿丨AI定路线检查公司内部消防设缶、设施及消防器 并准确及时填写消防记录。(2)如有特殊情况，及时上报。11： 00-11： 30车场立岗(1)车场矜成岗和机动羚戒岗至车场由南至北一字排开， 按既定位置立岗，以标准交通手势指挥来往车辆，保 持畅通。11： 30-12： 30午餐1班保安人员分两组轮换，一组1丨餐时，另一组车场执勤。13： 00第二次巡逻(1) 保安员按同定路线检查巡查公司内部及外围，并准确及 时地做好记录。如发现特殊问题，及时上报。(2) 巡查结束后，配合车场维持车场秩序。13： 00-17： 00车场羚成(1) 1日保安人员轮换值班，车场始终保持一人值勤，如 有特殊情况及时上报。(2) 参考上面的车场瞥成。17