项目管理系统基础数据准备及录入相关说明.doc

项目管理系统基础数据准备及录入相关说明系统各模块工作安排项目管理系统工作总体内容序列工作内容系统模块11录入应用项目基本信息，建立项目组织机构，进行项目分部分项和工作分解。项目信息库2.录入应用项目合同信息。（项目主合同信息和项目分合同信息）合同管理3.在项目组织中使分包单位与相应的分包合同相关联。21.根据应用项目材料总计划，整理导入材料信息库，形成材料编码库。物资管理2.录入应用项目材料总计划信息。（根据excel格式整理现有材料总计划信息，导入系统）33.录入项目收料、发料单据信息。（项目从开始至现在所有的收料、发料单据）4.录入每个时间段内各施工班组领用材料的实际消耗数据。1.建立调配部门自有设备台账信息。设备管理2.录入应用项目设备调配单据信息。3.录入应用项目租赁设备运行记录数据。41.上传应用项目各施工阶段的网络计划图。形象进度2.上传应用项目各施工阶段的照片、视频等形象进度信息。51.编辑应用项目标后预算清单。成本预算2.导入应用项目成本预算信息，分解出自行施工预算和分包施工预算信息。3.分包合同当中分包清单引入预算清单信息。4.作业分配中各施工班组引入相应分包合同中的分包清单。1.录入应用项目中各施工班组的月度工程量计划。工程量进度2.汇报项目中各施工班组（月份）实际工程量进度。1.录入每期业主计量的数据。（即业主根据主合同清单计量项目完成的工程量）工程计量2.录入各分包单位每期的分包计量数据。（即根据分包合同计量分包单位完成的工程量）项目信息库1项目立项流程图：2. 模块功能描述：2.1 项目列表：编辑项目基本信息。（如：项目名称、项目编号、设计单位、主管单位、负责人、开竣工日期等）2.2 项目组织：编辑项目组织信息。（即：参加项目施工建设的成员单位的名称，包括内部单位、分包单位）2.3 项目结构：WBS工作分解信息。（即：工程项目分部分项信息）2.4 作业分配：每项工作由哪些施工班组进行施工。3需要准备的数据：3.1 项目基本信息：项目名称、项目编码、负责人、主管单位、设计单位、监理单位、业主单位、开竣工日期、项目所在地区、所属行业、承包类型等。3.2 项目组织结构：项目分别有哪些参建队伍组成，参建队伍名称，哪些属于内部单位，哪些属于分包单位。3.3 项目分部分项：整个项目可分为多少个结构部位，每个结构部位可以分为多少项工作。3.4 工作分解信息：每项工作由哪些施工班组参与施工，各施工班组的名称和信息。4需要完成的工作：4.1 建立应用项目基本信息。4.2 完善应用项目组织结构信息。4.3 划分应用项目分部分项信息。4.4 完成应用项目工作分解信息。合同管理1合同管理流程图：2模块功能描述2.1 合同台账：查询系统中所有合同信息。2.2 项目主合同：新建项目主合同基本信息，编辑项目主合同内容，导入主合同工程量清单。（包括：合同条款、合同进度、合同资金、合同变更、索赔信息、争议、保函、工程量清单、清单变更、合同附件）2.3 项目分合同：新建项目分合同信息，分合同包括：专业分包合同、劳务分包合同、设备内部租赁合同、设备外部租赁合同、材料租赁合同五种类型，分包合同需导入分包合同清单。2.4 合同审批：对系统中工程项目的主合同和分合同信息进行流程审批，相关人员签署审批意见。2.5 合同查询：对系统中所有合同信息进行快速查询，支持多种查询方式。（可按照合同名称、合同编号等查询）2.6 统计报表：可以按照地域、专业等分类信息对系统中的合同信息进行统计分析。3需要准备的数据：3.1应用项目的施工总承包合同（即项目主合同）基本信息： 合同编号、合同名称、经办人、签约日期、生效日期、结束日期、签约部门、合同金额、甲方名称、乙方名称、第三方信息。应用项目主合同的其他信息：合同条款、合同进度、合同资金、合同变更、索赔信息、争议、保函、工程量清单、清单变更、合同附件。3.2 应用项目相关分合同信息的基本信息，分合同包括：专业分包合同、劳务分包合同、设备内部租赁合同、设备外部租赁合同、材料租赁合同五种类型，分包合同需导入分包合同清单。4需要完成的工作：4.1完成应用项目中项目主合同基本信息的录入工作，以及完善项目主合同中其他相关信息，导入主合同工程量清单。4.2 完成应用项目中相关项目分合同的基本信息的录入工作，以及完善项目分合同中其他相关信息。4.3参建单位的分包合同要与项目组织中的对应参建单位相关联。材料管理1材料管理流程图：2模块功能描述2.1 材料计划：编辑材料计划信息，如材料编码、名称、规格、数量、单价等基本信息。（材料计划包括：项目总计划、需用计划（年度、季度、月度）、临时计划、采购计划等类型）2.2 材料合同：维护物资供应商信息，新建材料合同基本信息，选择材料供应商，编辑材料供货清单和合同条款、附件等信息。（材料合同分为：材料采购合同和材料租赁合同两种类型）2.3 合同审批：在合同管理模块对材料合同进行流程审批，相关人员签署审批意见。2.4 现场收料：编辑材料现场收料单信息。（收料单包括：单据类型、收料类型、单据编号、供货商、收料人员、收料日期、材料明细等信息）2.5 现场领料：编辑材料现场领料单信息。（领料单包括：单据编号、领用班组、领用人员、使用部位、发料人员、发料日期等信息）2.6 仓库管理：编辑项目材料存放仓库的信息。（仓库编号、仓库名称、库管人员、仓库地址）2.7 收料点验：供货商发票到达之后，用于确定收料单材料价格。收料点验完成之后，可以与供货商进行结算。2.8 发料报销：对现场领料单中的材料价格进行确认，用于材料成本核算确定材料价格。2.9 基础数据：维护系统中材料库的材料信息（如：材料类别、编码、名称、规格、价格等）和材料供应商库中供应商的基本信息。2.10 统计报表：材料模块中的各类统计报表，用于统计分析材料的收、发、存等信息。3需要准备的数据：3.1 应用项目物资的总计划信息：物资名称、物资编码、单价、数量等。3.2 材料供货商信息：供货商名称、编码、类型等。3.3 项目收料单据、领料单据信息： 收料单据信息：单据编号、供货商名称、收料仓库、收料人员、收料日期、收料发票号、收料清单（材料编码、名称、单价、数量）等。 发料单据信息：单据编号、领用班组名称、发料仓库、发料人员、发料日期、使用部位、发料清单（材料编码、名称、单价、数量）等。4需要完成的工作：4.1 根据项目材料总计划，整理材料基础编码数据，导入系统材料编码库。（EXCEL格式见附件材料编码）4.2 完善材料供货商库，录入材料供货商信息。4.3 根据材料总计划格式，整理材料总计划导入系统。4.4 录入应用项目从开工到现在所有的现场收料单据。4.5 录入应用项目从开工到想在所有的现场领料单据。设备管理1设备管理流程图：2模块功能描述2.1 设备台账：查询、编辑系统中所有设备信息。（包括：自有设备台账和租赁设备台账）2.2 项目需求计划：编辑项目中所用设备的需求计划信息，包括编制部门、日期、设备明细等信息。2.3 设备合同：新建设备合同基本信息，选择设备供应商，编辑设备供货清单和合同条款、附件等信息。（设备合同分为：设备租赁合同和设备采购合同两种类型）2.4 设备运行记录：记录租赁设备在项目中运行的台班数量，用于计算设备租赁费用。2.5 设备采购计划：编辑公司的设备采购计划信息，包括编制部门、日期、设备明细等信息。2.6 自有设备管理：记录设备折旧（设备名称、设备编码、折旧日期、折旧金额）、维修保养、人员工资、耗用材料/能源和设备租赁（租出）等信息，用于公司自有设备的单机成本核算，形成单机成本报表。3需要准备的数据：3.1 设备台帐：应用项目中自有设备的清单，包括如下信息： 3.2 设备调遣信息：设备调遣单：根据设备内部租赁合同、外部租赁合同签订的内容，进行设备调遣的时间、调遣设备清单、调遣部门。3.3 应用项目中所用到的自有设备和租赁设备的运行信息： 自有设备：设备名称、设备编码、运行小时数 租赁设备：设备名称、设备编码、运行台班数（默认1台班=8小时）。3.4 设备部门自有设备折旧信息： 设备折旧：设备名称、设备编码、折旧日期、折旧金额。3.5 设备使用配件、燃油、水电费，以及设备人员工资、奖金、伙食费等信息： 设备在工程运行期间所领用的配件、燃油等材料明细的（时间、数量、单价）4需要完成的工作：4.1 建立应用项目中租赁单位的自有设备台账。4.2 录入应用项目中设备调配单据信息。4.3 录入应用项目中租赁设备的运行记录信息。4.4 录入自有设备的折旧、维修、保养、燃油、配件、费用等信息。成本管理1成本管理流程图：2模块功能描述2.1 定额管理：导入工程项目预算涉及到的定额库信息。2.2 成本预算：导入项目预算清单，根据工程量清单套用相应定额进行项目成本预算，从而得到预算清单的综合单价。根据实际项目情况，将项目预算清单分解为分包预算清单和自行施工清单。2.3 成本摊销：将项目中材料成本、设备成本、人工费用、其他直接费、间接费、管理费等成本数据按照时间和产值分别摊销到项目的各个工程部位当中，形成项目按照时间摊销阶段实际成本。 2.4 预算成本：通过预算清单的综合单价与实际进度的工程量可以得到项目阶段性预算成本。 2.5 成本分析：通过过去一段时间预算成本与实际成本之间的对比情况，从而达到指导下一步工作的目的，通过成本控制的情况，为决策者提供数据支持和决策依据。（成本分析可以针对多项目成本综合分析，也可以对单个项目进行逐级分析，通过对比项目人工、材料、机械、费用等数据的预算成本和实际成本之间的差异，从而追根溯源找到差异原因，及时决策达到成本控制的目的。）3需要准备的数据：3.1 应用项目的预算清单信息：项目清单编号、清单名称、单位、清单单价、工程量等。格式如图：4需要完成的工作：4.1 导入应用项目预算清单。4.2 编辑应用项目的成本预算，将预算清单分解为分包清单和自行施工清单。4.3 成本汇报中项目人工成本、材料实际消耗成本、设备租赁费用摊销、其他直接费、间接费、部门管理费、自有设备成本摊销等信息的录入和完善。进度管理1进度管理流程图：2模块功能描述2.1 进度计划：根据工作分解中各参建单位的工作清单，分别制定各单位所需完成的工程量计划。（进度计划分为：年度计划、季度计划和月度计划。）2.2 进度汇报：各参建单位定期汇报实际完成工程量。2.3 进度分析： 根据进度计划和实际完成工程量的对比分析，可以判断出项目进度超前和滞后的情况。3需要准备的数据：3.1 应用项目施工进度计划。（月度计划）3.2 .应用项目各施工班组的阶段进度数据信息：施工班组