富祥商贸有限责任公司规章制度及工作流程.doc

富祥商贸有限责任公司规章制度及工作流程 富祥商贸有限责任公司工作流程流程组成 一、业务工作流程 1、直营业务工作流程-1页 2、XX商超工作流程-2页 3、外埠业务工作流程-4页 4、调度部工作流程-4页 5、综合业务流程-6页（客诉、退换货、直营陈货调整流程、新客户设立、税票、商超变价、箱皮申请手提袋退换特殊活动） 6、市场部工作流程-11页（促销活动、结案、广促物料、基础费用、陈列活动、促销品采购） 7、市场督导流程-15页 二、人力资源工作流程 1、人员招聘流程-18页 2、试用、录用流程-19页 3、离职流程-20页 4、考勤流程-20页 5、职务变更、晋升流程-21页 6、培训流程-21页 7、考核与工资流程-22页 三、行政管理流程 1、办公用品管理流程-23页（办公用品申请流程、办公用品采购流程、办公用品领用流程、办公用品验收流程、废旧物品验收流程） 2、文件收发流程-25页（单据、文件传递流程，公文发送流程，传送需总经理批示的文件） 3、奖罚流程-26页（奖励流程，罚款流程） 四、物流部工作流程 1、直营配送流程-27页 2、外埠配送流程-29页 3、商超配送流程-29页 4、车辆维修及加油流程-33页 5、开票员工作流程-34页 6、仓库入库流程-36页 7、仓库出库流程-37页 8、仓库其他流程-38页 9、陈货统计流程-38页 四、财务流程 1、费用报销流程-38页 2、借款流程-40页 3、公章使用流程-40页流程说明 1、宗旨公司任何部门任何人员不得凌驾工作流程之上。 2、本工作流程根据公司组织结构图制订，各分公司归属销售部由销售总监管理，各分公司财务部、物流部相关人员现场管理归属分公司经理，业务管理归属公司财务部、物流部，如果分公司需招聘财务、物流人员，由分公司经理进行初试，由公司物流总监、副总监，财务总监最终确认，技能培训由公司物流部、财务部负责培训。 如果分公司需更换财务、物流人员，必须经过公司物流总监、副总监，财务总监最终确认，有异议的情况各自反馈，由总经理定夺。 公司实行12小时回复制，任何单据、任何事宜接受部门必须在12小时内回复；发起部门在12小时内得不到回复，从发起时间起12小时内必须越级投诉，否则不予处理；公司各层级员工在签名时必须签日期与时间；单据传递过程每个环节签批人负责向上一环节签批人传递、追踪；需营销副总或总经理签批单据由调度兼总经理办公室主任负责把签批后的单据传递给执行方并通知发起方签批与否。 单据填写必须规范、工整，符合流程要求，否则予以退回不予处理，责任由发起人承担。 3、各部门员工在日常工作沟通中尽可能口避免头承诺事项，如有加急事项需要现场解决，事后3天内必须由当事人以工作联系单或书面形式备案。 超出3天有效时间公司不予处理。 4、公司所有需要总经理批示的文件，必须以总经理的签字或授权签字为准！第一部分业务工作流程 一、直营业务工作流程 1、直营业务流程图示促销活动通知订单市场部销售部业务人员开票员 2、直营订货流程说明1）业务人员在公司确认产品政策、数量、日期，准备好拜访工具，拜访客户。 2）业务人员到达客户后运用客户卡取得订单，订单须写明订货日、店名、电话、地址、产品名称、数量、价格、赠品情况，将客户联交客户。 3）业务人员当天总结订单，填写管理单，写清联络事项。 客户有特殊要求的情况，在管理单中标明，或另写工作联系单（比如客户要求货物送到仓库等情况）要求订单必须字迹清晰、工整、品项名称书写规范。 4）业务人员到达办公室后半小时内将总结好的管理单、订单交开票员，开具出库单，如有调货单，将调货单交与开票员。 最迟不得晚于下班后半小时。 3、直营结款情况说明1）普通商店凭订单、联络单送货，送货时结现款。 2）以下客户分情况送货A.“X X超市”送货同时取收货凭证交帐时顶现金交给出纳，每周六直营业务经理或业务经理指定人带收货凭证到“X X”结账。 每次结账时压款一批。 B.“YY超市”送货同时取收货凭证交账时顶现金交给出纳，每周五直营业务经理带或业务经理指定人收货凭证到“YY”结账。 C.西B“ZF烟酒超市”每次送货须开增值税发票。 D.东D“银宝超市”送货后取收货凭证交帐时顶现金交给出纳，每月23号递交税票，次月7号至9号结账。 E、JU蛋糕送货后取收货凭证交帐时顶现金交给出纳,货款直营经理每月15号结算。 F、双龙超市送货后取收货凭证交账时顶现金交给出纳，货款由业务经理或业务经理指定人每隔一周周一递交税票及收货凭证，周二结款，货款为压批结算。 -1-。 G、广和超市送货后取收货凭证交帐时顶现金交给出纳,货款由直营经理或业务经理指定人结算，够3000元结算一次。 H,兴隆超市送货后取收货凭证交帐时顶现金交给出纳，货款每周一由业务经理或业务经理指定人结账。 I，客旺送货后取收货凭证交帐时顶现金交给出纳，货款每周一由业务经理或业务经理指定人结账。 J，GJ早餐送货后取收货凭证交帐时顶现金交给出纳，每月初由业务经理或业务经理指定人对账结款。 4、压批结算货款说明直营业务经理应在到期日内结回货款，如果结不回货款，财务部主管通知销售总监12小时内解决。 5、特价流程随公司特价流程，财务出纳见签批后审批单执行。 6、退换货、客诉流程随公司退换货、客诉流程。 7、乡镇提前出货按4日订单数量通知开票员，预留乡镇出货品项。 乡镇业务人员要每天给开票员报备当天的借货数量，以保证库存数量的准确性。 二、XX商超业务工作流程 1、XX商超订货流程图示上午830X超业务上午900开票员审核X超部经理提报总经理900到商超会计 2、XX商超信用额度、信用期限审批流程图示签批完后次日商超会计业务经理次日的订单销售部总监当日18:00提报 3、XX商超订货流程说明1）、订货日安排如下1/2/ 3、4超市店每周 一、 二、 四、 五、六为订货日。 a/b/c/d/e、超市为订货日、 一、 三、 五、日为订货日。 -2-2）、要求商超业务在早上8:30前将经主管签字确认的订单交给开票员，开票员审核后每天上午900前传真至商超会计。 3）、润发各店网上订单由财务部商超会计于每天上午1200前打印出，与业务所下订单核对，业务手写订单品相只能少于或等于网上订单，单价与公司单价相符，否则财务部有权按最少数量开具或不予开具。 4）、好易购订单随好易购传真报计划，最晚不能超过当日1700。 润发商城中心店可每天报计划。 5）、订货日之外的订货即为加计划，加计划最晚不能超过当日1700,需写申请报销售总监、物流总监、财务总监签字认可。 若有加急送货情况，由商超经理写工作联系单，经销售总监、物流总监签批后，可直接从仓库借货送货，于第二天做订单时补做计划；出库单开具完毕后拿黄联到仓库抽欠条，但业务做订单时必须将借货订单与正常送货订单分开标明，开票员将其分开开具6）、商超部经理每天确定送货路线，下午1700交给物流总监；各超市订单下午17:30前交给物流总监。 7）、超信用期限、信用额度审批单，由泰超部经理提报，销售总监、营销副总、总经理签批，签批后于订单日上午900前到商超会计，无签批后的审批单商超会计不予审核。 商超会计每天1730提供商超欠款表电子版给各区域业务、商超部经理、销售总监。 8）、特价审批单随特价审批流程，商超会计见审批后特价审批单执行。 3、XX商超结款、对账流程1）好易购回款后的下个周五去店内财务部领取对账明细及扣款发票。 2）中百各店送货后的第二天，打验收单到中百财务对账，对账后签字，后至财务结款。 3）中百每月结算2次每月1号，15号打对账单，送税票至中百财务，结款。 每月28号到中百五楼财务部对账，15号，30号前送税票到中百财务。 4)润发7号网上打印结算单经财务部核对后开税票，并在12号前交到济南润发财务，25号左右办电汇。 5）统一各店账期结款。 账期为15天，每月16日、1日从双龙店二楼财务部会计处领发票。 验收单从送货日算起3天内必须拿回。 3、关于帐扣费用商超所有的扣款包括费用扣款及公司调价时所发生的调整库存,商超损失扣款等,在接到财务通知两天内必须将扣款明细查回交于财,不得以任何理由拖延.超过两天后财务主管通知销售总监12小时内解决。 4、XX商超递交税票说明商超业务人员在递交税票及验收单时，应当让对方写收到条或在我公司提供的收到条上签字盖章。 -3- 三、外埠业务和分公司订货流程 1、订货流程图示各区域经理每天上午1000前传电每天下午400前分公司内勤开票员子版计划或分仓调拨计划把有效订单电子版报财务审核出纳出纳，并开始录入财务出纳审核每天上午1000前传电子版配送站余额表 2、订货流程说明外埠业务经理或分公司内勤于每日上午1000前以电子表格的形式上报次日要货计划给公司开票员，财务出纳同时报客户余额表给开票员，所有订货客户必须在上午1200之前将货款存入公司指定账户。 否则，订单不予处理。 订单要求标明品相、数量、单价、活动、赠品、客户预计打款金额。 公司开票员根据余额表和客户打款审核订单后,于下午400前把有效订单电子版报给出纳，之后开始录入“销售出库单”，开票员负责将审核打印完毕的销售出库单带回财务部加盖财务章。 有货到付款的情况时，各区域经理根据出库单上金额给财务部打欠条，待货款如数交回财务部时抽取欠条。 分公司有配送站的，分公司销售内勤在1530前把配送站有效订单及打款金额报电子版给公司出纳复核。 配送站自提计划必须标注（齐安县、XX配送站自提不能超过260箱，不能低于100箱），并在次日一次性提走，否则对分公司经理或直营经理负激励100元/次，配送站承担仓库占有费100元/次。 四、调度部工作流程 1、如果有的品项需要提前入库，调度在百分之百确定到货时间及具体数量的情况下填写工作联系单报营销副总签字后，传物流开票员并通知物流副总监、物流总监，留财务总监备查。 2、厂家订货汇款填写打款审批表报于财务总监、总经理签字。 财务部出纳凭打款审批表及时汇款。 3、调度订货时如遇产品有促销活动按伊利公司批复订货，到货后应立即通知、-4-出自伊利公司哪个批复，通知开票员是否能填一张入库单。 4、如果有的品项公司无货第一时间通知销售部内勤，由销售部内勤通知各区域负责人；如果公司缺货品项来货，第一时间通知销售部内勤，并由销售部内勤及时通知各区域负责人。 5、调度每天900前给伊利公司上报进销存报表。 6、各分仓销售内勤每日900前上报各区域产品陈货明细，调度收到汇总后上报给营销副总及销售总监。 7、，调度每天1000前上报进销存报表给营销副总，销售总监及市场总监。 8、每周 二、 四、六上午1000前销售部内勤汇总保鲜奶计划，汇总后经销售总监批准后上报到调度处，调度根据销售部内勤上报的保鲜奶计划给伊利公司下订单。 9、调度每天下午1600前给营销副总、销售总监上报日销售报表、订单发货明细、缺货明细表。 10、调度每天下午1700前给各区域、营销副总、销售总监上报日销售达成追踪表。 11、调度在收到市场部下发的促销活动追踪表后于每天下午1700前给营销副总、市场部总监、销售部总监上报促销活动追踪表。 12、客诉反馈调度在收到伊利公司每天下发的客诉反馈表后转于销售部内勤，销售部内勤收到后要根据回访的结果在每天下午1500前反馈处理结果，并发送到调度邮箱内，调度收到反馈后的客诉，审核无误后上报给伊利公司。 13、每月月底最后一天销售内勤汇总本月客诉，汇总后报给调度，调度收到后审核销售内勤上报的客诉汇总表，审核无误后上报给伊利公司。 14、每月25日前销售内勤根据销售总监批准的各区域上报的下月品项计划量汇总后发于调度邮箱内，调度根据销售内勤提报的下月品项计划量给伊利公司下订单。 15、各分公司内勤在下班前将各分公司仓库现存量报于分公司负责人。 五、业务综合流程（一）、客诉处理流程 1、客诉处理流程图示区域业务区域经理销售部内勤销售总监物流副总监-物流总监 2、客诉处理流程说明1）公司销售部内勤接到投诉电话后根据区域通知业务主管，（销售内勤通知业务后2天内业务必需要反馈处理结果。 ）业务主管及时通知区域业务员，业务员接到通知后8小时内及时到达消费者沟通了解情况并验货，验货属实根据消费者赔偿要求初步处理结果作出处理投诉产品在10盒或10袋以下且赔偿比例为1:1-5-的直接业务员收回投诉产品；投诉产品在10盒或10袋以上1件以下（包含1件），或赔偿比例超出1:1的，业务员请示区域经理处理，1件以上区域经理请示销售总监处理，500元以上销售总监请示营销副总，必要时争得伊利公司业务员同意。 得到允许后业务员认真、准确、完整填写“消费者投诉信息及赔偿表”，要求必须填写清楚产品的名称、规格、生产日期及产品批号。 2）、业务人员将填写完整的客诉表交于部门主管验货，部门主管签字确认后交于销售部销售内勤，销售内勤在2个工作小时内确认投诉者的身份、投诉的真实性、投诉产品的数量。 确认后在“消费者投诉信息及赔偿表”上签字。 3）、销售内勤签字后，“消费者投诉信息及赔偿表”交销售总监签字。 4）、销售总监签字后业务员按照“消费者投诉信息及赔偿表”中的品项与数量（大写）无误后随货交物流副总监验货，验货无质量问题物流部副总监不予处理，并直接提报总经理处理。 5）、物流部副总监验货合格签字完毕后，由物流部副总监按销毁流程找物流总监处理。 6）、仓库保管见物流副总监、总监签批后的“消费者投诉信息及赔偿表”，在2小时内通知当事业务，按赔付数量给业务付货。 再按仓库破损流程提报开票。 7）、齐安县商超客诉、永安客诉物流总监签批后由物流部开票员负责传真至分公司，原件留公司财务；由分公司开票员开单，分公司会计审核，分公司保管见出库单黄联发货。 分公司内勤负责把已处理的客诉，通知业务。 3、客诉处理说明1）、客诉处理只针对因产品质量问题（苦包、涨包、酸包、结块）而引发的消费者直接投诉，不针对其他情况（包括消费者投诉到客户，客户未经业务员直接赔付消费者的，此种情况按“产品退、换货及破损流程”处理）。 处理客诉的业务为第一责任人，区域经理为第二责任人，客诉产品如果物流部确认全部没有质量问题，不予处理，责任有第 一、第二责任人承担。 2）、区域经理和销售总监、物流部副总监在业务员交回的“消费者投诉信息及赔偿表”上签字前必须认真查看客诉产品，确认投诉产品数量及质量问题的真实性（如出现苦包，要亲自闻一闻或尝一尝；漏袋的要查明漏袋的原因等）。 3）、特殊情况说明直营区、XX商超、齐安县商超、永安分公司当因单包或单-6-袋牛奶有质量问题（苦包、涨包、酸包、漏包）而影响到消费者接受同箱牛奶中的其余产品时，业务人员可将此箱牛奶收回公司，赔付消费者新产品。 收回的产品有质量问题的做客诉处理，没有质量问题的物流部作为同类、同价格产品的随货赠品处理。 仓库保管必须把红票黏贴到“消费者投诉信息及赔偿表”后面一同处理。 4）、如出现因各部门主管及物流主管确认不到位而发生的多报或不真实质量问题的客诉赔偿的，将给予“消费者投诉信息及赔偿表”上签字的第一责任人10倍赔偿产品价值的处罚，对其他签字人员承担50%连带责任处理。 5）、外埠及配送站区域内产生的客诉，客诉赔偿品由当地经销商垫付，公司每月按照客户进货金额的一定比例随基础费用返还。 返还比例利乐包千分之零点二五，利乐枕千分之零点三，百利包千分之零点一五。 齐安县商超客诉必须有超市购物发票或小票，公司才与处理。 5）各区域内产生的客诉必须在当月处理完毕，客诉赔偿产品必须在两个工作日内返到消费者手中。 各区域业务人员如未按公司规定处理的，公司将按照产品价值的10%处罚业务人员，业务主管按照业务人员处罚的50%连带责任处理。 6）、单据填写规范，按单据格式填全，字迹工整不能涂改，数量必须大写，否则不予处理。 （二）、产品退、换货及破损流程说明21产品退、换货及破损流程图示区域业务-区域经理-销售部内勤-销售部总监-物流副总监-物流总监2. 2、产品退、换货及破损说明1）商超、直营退换货，配送站退货:A、正常情况下（退换货产品日期与仓库当天所发产品日期一致，无涨包、破损情况）商超、直营、配送站发生退换货时，仓库见销售区域负责人、物流部总监签批后工作联系单收货。 司机、配送在装货时，一定仔细验货，货出仓库概不退换。 B、商超、直营非正常情况下的退换货（退换货产品日期与仓库所发产品日-7-期不一致）因质量问题造成的胀包、苦包、酸包必须在保质期内退换，超出保质期不予退换；退换漏袋产品，超出保质期1/3不予退换；销售部内勤电话回访时核查，超期的产品不予处理。 C、商超、直营非正常情况下退换货，业务员填写“退、换货申批表”（填写时标明产品名称、规格、生产日期、店名、电话、数量必须大写，否则不予处理；字迹工整不能涂改，否则不予处理），先由部门主管、签字确认后，交销售内勤审核日期并电话核实签字，交销售总监签字。 随货报与物流副总监验货，验货不合格的，或有超期情况直接不予处理。 D、物流副总监验货签批后，直接按产品销毁流程找物流总监处理。 E、齐安县商超、永安的“退、换货申批表”物流总监签批后由物流部开票员传真到分公司，由分公司开票员开票，分公司会计审核，原件留公司财务部，分公司保管见出库单黄联发货。 非质量问题退换货，业务员承担产品价值的1%（有促销员的店，促销员承担30%，业务员承担20%）。 2）所有退货必须标明退货原因，凡属于销售部或物流部个人原因造成退货的，部门主管承担退货金额的10%。 非残次品、陈货退货A、客户拒收的情况，直接写工作联系单，由部门主管、销售总监批准；B、陈货或有质量问题退货必须有销售总监、营销副总、总经理签批。 公司会计、物流保管、开票、齐安县、永安分公司保管、开票、会计，见签批后工作联系单收货、开单、审核。 3）不允许仓库人员帮助隐瞒退货，发现一次罚款100元。 4）直营区调货时，由直营业务人员提供调货明细交于物流部总监，物流配送员打欠条从仓库借货，待按公司要求换回货时抽欠条。 5）中百需退换残次品时，审批单签批完毕，业务直接找仓库保管按退货处理。 6）、所有商超的破损与残次当月必须处理，隔月不处理，因产品质量问题造成的予以处理，如产品质量没问题，公司处理当月销售量的万分之一，超出部分由店内促销承担。 7）XX市内客户破损，业务凭签字后的审批单直接从仓库提货；齐安县、永安开票后凭出库单黄联提货，分公司内勤负责通知业务提货。 商超内产品赠品在卖场内出现过期现象，由导购全额承担损失；商超内产品出现丢失，超过当月进货量的千分之一的，由商场促销承担超出部分的50%。 -8-（三）、直营陈货调整流程3.1针对XX市区直营的保鲜奶产品可以进行调换货，调货的比例不得超过区域保鲜奶单品月出货量的5%。 调换货时，如遇产品断货情况，可以退货处理。 具体调货办法如下A业务头一天拜访店时，将终端店内需调整的陈货记录下来，交于本区配送。 配送员拿到调货单后，按调货单品项从仓库打欠条借货，当晚将陈货和调货单一并交回仓库。 B公司原则上要求回调的产品为百利包出厂13天内可调货，；枕系列出厂20天内可调货；考虑到市场上的实际情况，公司决定保鲜奶不超2/3的产品也可调整一部分百利包出厂18天内调换货，调货比例不能超过百利包单品月销量的2%；枕系列28天内可调换货，调货比例不能超过枕单品月销量的2%。 C业务的月调货率低于公司规定的标准时，每低一个点，对业务奖励20元；月调货率超出公司规定的标准时，超出部分的回调产品对业务负激励百利包3元/件，利乐枕4元/箱，此负激励用于加大力度处理陈货。 D调换货时要求仓库严格按公司要求把好关，同时对直营各区调回的产品在调回陈货统计表上一一做好登记。 如仓库不能准确登记，对仓库保管罚款20元/次，每月一日将上月的陈货统计表交给销售内勤。 由销售区内勤负责统计各区回调产品数量，每月2日上报给行政部和直营区负责人（计算工资时按量扣减提成）。 迟报一天罚款20元。 32针对XX市区直营的利乐包产品可以进行调换货，调货的比例为纯奶类不得超过区域月出货量的3%；优酸乳不得超过区域月出货量的1%；金典不得超过区域月出货量的2%；舒化不得超过区域月出货量的1%；果之优不得超过区域月出货量的3%；谷物奶不得超过区域月出货量的3%；儿童奶不得超过区域月出货量的3%。 乳饮料产品保质期6.5个月以内可以调整，其它利乐包产品保持期4.5个月以内可以调整；直营业务在产品超2/3时，利用2个拜访周期进行统计，由销售内勤汇总后将数据上报销售总监、市场总监；由市场部与营销副总沟通后，通知进行调换货。 具体调货办法如下A前一天下午由直营区域经理，将第二天调货用的调换货统计表收集齐全后签字，交给物流总监审核确认后签字交给相关配送人员。 第二天早上由配送员按调换货统计表的品项数量自仓库打欠条借货，当日调换回陈货当日清理欠条。 B配送员按调换货统计表上的明细进行调换货，同时要求店主签字确认。 调了的店及产品打，当日的调换货统计表必须当日调换完毕。 如因特殊情况，当日未调换完毕的，当日必须由配送员写工作联系单说明原因进行报备，由物流总监签字、直营经理签字后工作联系单报备市场部存档。 C配送员当日调货完毕后，由物流部内勤负责当日将各区域调换货统计表收-9-集齐全后，当日交给销售部内勤。 由销售部内勤负责保存调换货统计表备档，以备公司后期核查追究责任人。 如当日销售部内勤未收到物流返回的调换货统计表，而物流部又无工作联系单报备的情况，由销售部内勤当日应向行政部提报罚款工作联系单（20元/区处罚力度）。 如销售部不提报，公司发现未按流程办理，将对当事人进行20元/区的处罚。 D调货结束后，公司再发现市场上有上述产品，核对备档的调换货统计表，表上有的配送员未调换的，由负责配送员按直营价购买；表上未统计的，由负责业务员按直营价购买；E直营区上报的调换货统计表，配送员发现数量统计不准确的情况（如金典统计2提，店内实际4提；如金典4提，实际调货时有3提，存在销售的情况；差距如太大也需对业务提报处罚），由物流部负责监督提报对负责业务的罚款。 F店内零盒产品由直营区业务人员负责调换（在公司规定时间内）。 G利乐包产品单档调货时间为9天。 （四）、新客户设立流程各市场如有新增客户或更换客户的情况，须由各区业务经理汇报销售总监、营销副总、总经理同意后执行，业务经理在选好客户后，上报新客户资料表与销售总监，经市场部、总经理批准后，由销售内勤将新客户资料表传于财务部，物流部，市场部，调度部备案。 客户资料包括客户名称、押金情况、价格、活动、账期、回款方式、开税票资料等。 （五）、开税票流程发票包括增值税专用发票，增值税普通发票。 51新客户要求开增值税专用发票时须提供:营业执照副本、税务登记证副本、一般纳税人资格证书、复印件各一份,客户开税票机打资料一份。 52所有客户开发票时写工作联系单请总经理批准。 必须提供直营客户提供我公司当日订单；外埠客户提供送货超市的验收单。 当月的送货当月开发票，不允许跨月处理。 53直营开发票客户须在订货单上盖章，原件由配送员交财务部。 随货同行的由业务先传真到财务部出纳开具，配送员拿原件领取发票，原件留财务部出纳；每月开一次的，配送员每次将订货单原件交财务部，月底与业务从客户拿回的订货单核对，不符的不予开具。 -10- (六)、箱皮申请发放流程各区域业务主管填写工作联系单，报公司调度；经销售总监、总经理助理批准后财务按工作联系单开出库单,仓库按出库单发放。 （七）、手提袋退换货流程a因质量问题造成破损的手提袋，业务员直接找物流部物料置换，仓库按破损处理。 b非质量问题的手提袋退换货，同等价值同等大小直接找物料保管退换。 （八）、特殊价格，特殊活动处理流程 1、提报流程图示1745前次日订单提报区域负责人销售总监市场部审核签批后总经理签批提报总经理签批后下班前到财务部财务部、开票员、各分公司 2、流程说明 (1)、各区域内有客户执行特殊价格，特殊活动（包括陈货处理）的情况，由各部门负责人写特价产品审批表次日订单当日1700前提报到销售总监处，销售总监审核后当日1745前提报到市场部总监处；市场部总监与营销副总、总经理沟通签字后，当日下班前传调度，开票，财务部、分公司等相关岗位执行。 销售部内勤或分公司内勤回访完毕，于次日1500报电子版给市场部抽查。 市场督导抽查百分之五十以上，对业务百分之五十，区域负责人百分之三十连带，虚假当地业务十倍以上处罚，区域百分之三十连带。 (九)、关于公司产品销毁流程公司流程中规定所有公司收回的、仓库内的不属于厂家销毁的而且不能再出售的产品，均有物流总监负责监督销毁。 具体流程如下 1、物流总监处备剪刀一把，水桶一个。 2、XX直营、泰超处理的客诉及退换产品，在物流副总监验货后，把货拿到物流办公室找物流总监验货后，由处理人直接把有问题牛奶包装盒（袋）带生产日期面全部剪掉，牛奶全部倒入桶内，空盒放入垃圾筐内，全部处理完毕，由处理人-11-把牛奶倒入下水道，空盒（袋）扔到公司指定位置，水桶清洗干净放回原处，整个过程物流总监必须监督。 3、XX仓库内、永安、齐安县仓库内破损、由XX仓库保管按上述流程操作。 永安、齐安县退换货、客诉产品，在检验后，由销售部内勤按上述流程操作。 4、禁止已签批完毕的不合格产品留在仓库。 如果有哪个环节出现违规情况，每次对当事人罚款50元。 六、市场部工作流程 1、促销活动流程1）市场部文员在收到批复后，复印一式三份。 给财务一份记帐，财务在收到电子版批复的同时，记录电子版台账；市场部总监备份并记录结案台帐；市场部文员自留一份记录结案台帐及电子版结案台帐，并备结案使用。 2）市场部总监在收到批复后，第一时间与营销副总沟通，然后与销售总监沟通活动方案。 各区域主管需在一个工作日内提报活动方案及执行量给销售总监，由销售部内勤汇总后报给销售总监，确认后发给市场部。 由市场部总监后上报营销副总，营销副总与总经理沟通，由总经理批准后由市场部下达促销活动执行细案及促销活动通知书，经营销副总签字、总经理签批后，同时用邮件的形式通知销售总监、财务部、物流部开票员、销售部内勤以及调度主管。 促销活动执行期间，根据市场部最终下发的执行方案，由调度部监控活动期间各销售区域的执行量（不允许出现超批复的量），每日下午1600将前一天各区域的达成情况以邮件的形式发给营销副总、市场总监、销售总监；活动结束后，次日由市场部做出促销活动评估表，上报营销副总。 2、结案流程1）产品买赠结案市场部文员在批复到期后，5日内将结案做好，按伊利公司要求时间内寄出结案材料。 并在结案台帐上记录实际结案金额及结案发出的时间；市场部同时备档。 2）基础费用结案市场部文员在每月5号将本月需结案基础费用及其它堆头费用明细，以邮件的形式发给销售部内勤及各区域主管，由销售内勤电话通知各销售区域主管；由销售内勤负责追踪各区域上交结案资料，由销售内勤检查后在每月20日前将当月结案所需发票、协议及照片交到市场部文员处。 结案材料不能按时交回的，针对销售区域负责人按每区域单家店20元/天负激励。 3）其它结案按产品买赠结案标准要求。 -12-4）a伊利的结案必须在每月5号之前完成上月所有批复的结案工作；b酷莎的结案必须在每月15号之前完成隔月的结案工作。 以上各类结案均由市场部文员结案完毕后，同时将结案评估表交给财务总监记帐；并于每月五号前与财务总监核对批复台账，以防止批复遗漏或未结案等情况发生。 每月10号市场部与财务部同时将上月批复结案情况报于营销副总、总经理；各厂家的批复逾期不能及时结案的，按每天5元/份结案对市场部进行处罚. 3、基础费用流程每个区域每月新增基础费用，先提报销售总监、市场总监、营销副总、总经理批准。 每月17号之前，由各区业务负责人提报下月基础费用明细表（按市场部下发的格式）发到销售部内勤邮箱。 由销售部内勤负责汇总下月基础费用明细表，18号以电子版格式报给市场部文员，由市场部总监审核后报营销副总、总经理审批后，由市场部文员基础费用申请，于每月20号报伊利公司申请。 基础费用批复伊利下发后，每月5号由市场部文员给销售各区域和销售内勤各转一份，要求销售内勤通知各销售区域，业务经理通知相关业务准备结案资料，结案资料所用发票不能有任何刮挖涂改的痕迹，照片发到销售内勤的邮箱。 销售内勤按公司下发的要求，追踪各销售区域的结案资料（协议、发票、照片），是否如期上交。 所有的基础费用结案资料在每月的20日下班之前到达市场部。 备注照片拍摄要求注明拍摄时间，堆头上张贴打印出的店名（A4大小的纸上打印出店名，拍照片时张贴到店内堆头上），陈列丰满的近景一张，远景一张（近景的要求看清堆头全貌，远景的能看清整个堆头全貌，看清超市背景）。 对于基础费用中堆头陈列照片，不符合结案要求标准的，在三天内补拍上交，再次上交仍不达标的，给予区域业务主管10元/家店的罚款，负责业务5元/家店的罚款；逾期未上交的区域，按单店20元/天计算处罚。 各商超需自留发票复印件，以备报销使用。 每月1号15号，由市场部督导检查各区域上月实际发生堆头费用，将检查结果报给市场总监、销售总监、营销副总、总经理及相关销售区域，由销售部2日内提报处理方案同时通报处理结果及整改排期；逾期销售部不处理的情况，由市场部报营销副总、总经理签批处理意见，同时销售部总监及相关负责人连带责任，由行政部1个工作日内以通报形式下发至公司各部门。 -13-商超陈列费用采取打款以及帐扣的形式支付。 以打款的形式支付陈列费的商场，需由商超向我公司提供公户或商超开证明盖公章提供的个人帐户。 4、陈列活动流程1）总经理、营销副总与市场部总监沟通活动要求后，由市场部总监通知销售部，由销售总监通知各销售区域。 根据公司活动要求在24小时内，各销售区域提报陈列活动细案，分客户提报执行量及费用预算。 由销售部内勤汇总后，报销售总监确认后，发市场部；由市场部报营销副总、总经理。 待总经理审批后，由市场部将促销申请报伊利公司。 2）费用批复后，由市场部总监第一时间与营销副总、总经理沟通确定活动方案后，将活动细案传达到销售部，由销售总监与各部门主管沟通执行细案。 直营市场的陈列协议由公司统一胶印（销售部内勤工作联系单申请），分销市场由分销商自行准备陈列协议。 3）各区域接到活动通知一周内，各分销商必须按陈列协议要求品项及出货量自公司进货。 此活动进货量由销售部内勤监控。 达不到进货标准的区域，将取消陈列活动支持。 4）陈列签订时间 （1）单区域陈列家数在50家以内的，要求4天内签完； （2）单区域陈列家数在100家以内的，要求7天内签完； （3）单区域陈列家数在200家以内的，要求10天内签完； （4）单区域陈列家数在500家以内的，要求15天内签完；陈列签订期间，各销售区域负责人（分公司由销售内勤上报）每天下午14点之前电子版，上报前一天陈列追踪表及陈列明细到销售部内勤；由销售部内勤负责追踪各区域陈列执行进度。 并将陈列追踪汇总明细表日报销售总监、市场部总监、营销副总；5）陈列相关结案资料的收集陈列协议要求书写规范，内容须填写完整。 如上交的协议不符合要求，将视为无效协议，此协议费用由区域负责人承担。 陈列期间直营市场的协议，每天交给销售内勤，由销售内勤负责电子版明细表；协议签订完毕次日由销售内勤将陈列明细与各区域核对是否有误。 活动结束次日，由其它各销售区域上报电子版陈列明细到销售内勤处汇总，在活动结束2日内将电子版陈列明细上报市场部。 由市场部安排督导对陈列效果进行检查；-14-如检查不符合标准，销售部次日早上出处理意见及整改排期；逾期销售部不处理，由市场部报营销副总、总经理签批处理意见，由行政部1个工作日内以通报形式下发至公司各部门。 陈列协议签完后，各区域三日内将原件交回销售部，由销售部内勤完毕后，发至各相关区域，同时两个工作日确认陈列明细是否完整无误；陈列签完五日内上交到市场部备档返奖；由市场部文员备档结案。 陈列照片的上报陈列签完3日内由各销售区域将陈列照片上传至销售部内勤的邮箱。 5日内由销售部内勤将销售各区域的陈列照片发至市场部，由市场部文员备档结案。 陈列活动资料未按要求时间上交的，按照10元/天考核区域负责人，区域业务罚款5元/天。 6）外埠返奖陈列活动结束后，三日内由市场部总监返奖明细表发各执行区域，由分销商提前垫付，五日内返奖完毕，七日内将实际返奖明细报给市场部总监，由市场部督导根据返奖明细抽查各区返奖情况，确定属实后，对分销商返还同等价值的产品。 抽查不合格的区域，合格率每低一个百分点对客户罚款500元，对区域负责人罚款100元；合格率低于95%的将取消对客户返奖，同时对区域负责人罚款500元；7）直营返奖陈列活动到期后，三日内由市场部总监与销售总监沟通返奖的产品，同时将返款明细表发至销售部核对。 陈列活动到期时，签订陈列的客户必须达到陈列要求标准后，陈列到期一周内开始返奖，由市场部以工作联系单的形式通知销售、财务、物流。 返奖时间根据陈列家数在39个工作日处理完毕。 返奖过程中，业务必须按返奖明细表针对当天拜访路线的客户以订单的形式报物流部开票员处，由开票员开具出单后，配送员按订单返还，并打回收条（签收必须是店主签名，如店主不在，店员代签店主姓名并签名），并且要求店主在返奖明细表上签字。 当天配送员交款时将收条交财务，出纳当场核对收条签收数量与出库单数量是否相符，出现不符由配送打欠条。 当日由配送员交给销售部内勤，将返奖明细表次日给业务员。 业务凭返奖明细表与客户核对是否返奖。 由直营业务经理负责追踪返奖，发现问题后对相关责任人进行10元/家的处罚。 次日由市场部文员到财务出纳处以借条的形式，将直营区前一天返奖的收条取回，并-15-进行核对、抽查。 在返奖结束后，由市场部文员将核查的结果，通知直营区经理，针对直营区查出有问题的客户，追究相关责任人通报处理，并进行10元/家的处罚。 5、促销品采购流程市场部接到伊利公司的关于自行采购促销品的批复后，先与营销副总、总经理沟通，得到允许后，市场部总监和销售总监共同到批发市场采价，经过多家对比后，报价到营销副总、总经理。 总经理批示后，由市场部总监负责购买促销品。 6、广促物料流程市场部收到伊利公司物料分配表，由市场部文员转发到调度主管的邮箱；由调度主管第一时间进行打印，同时到财务盖章，伊利城市经理签字，然后传真到物流部，通知物流部总监安排去济南提取物料。 物料分配表原件交由市场部文员备档。 物料保管员把实际到货核对无误后第一时间报给市场部文员记电子台账及物料保管帐（仓库同时记账）。 a以物料分配明细表的形式通知销售部，由销售内勤通知各区域同时打印出一份给物料保管。 销售部收到物料分配表后，XX区域要求第二天将物料领取完毕并投放到终端，外埠市场的物料要求物料保管给其三日内随货发放。 各区域收到物料后核对数量，3日内将物料投放完毕。 物料投放不及时，或领取不及时的区域，考核区域负责人负激励10元/天。 b公司承担费用的物料到货后由物料保管将收货品名及数量以书面形式报给开票员入库，财务凭物料保管的到货收条审核入库。 由市场部与营销副总沟通后，报总经理批准，下达活动方案，通知销售部内勤、物流开票员及财务部。 销售部内勤通知相关销售区域促销活动力度；由开票员按活动给各区域开单出库，财务审核。 物料保管见出库单发放物料。 不允许物料保管员私自借货给别人。 C、公司不承担费用但需入物料帐套的到货后由物料保管将收货品名及数量以书面形式报给开票员入库，财务部凭物料保管的到货收条审核入库。 由市场部与营销副总沟通后，报总经理批准，下达活动方案，通知销