财务部管理手册.doc

河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 1 财财 务务 部部 管管 理理 手手 册册 试行 编制 编制 审核 审核 日期 日期 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 2 目目 录录 第一章第一章 财务部架构财务部架构 3 第二章第二章 财务部岗位工作标准财务部岗位工作标准 4 第一节 财务副总工作标准 4 第二节 会 计工作标准 5 第三节 出 纳工作标准 6 第三章第三章财务部工作流程财务部工作流程 7 第一节材料出入库流程 7 第二节 费用报销 货款支付流程 7 第三节 公司印鉴章使用流程 8 第四节 内部员工借支流程 9 第四章第四章 财务部人员岗位描述财务部人员岗位描述 10 第一节 会计人员岗位描述 10 第二节 出纳人员岗位描述 11 第三节 仓管人员岗位描述 12 附 大额资金调度管理暂行办法 13 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 3 职务说明书职务说明书 财务部经理 岗位说明书岗位说明书 职务名称财务经理所属部门财务部 直属上级财务总监直属下级会计 仓管员 出纳 晋升方向财务总监可调岗位总经理 职责职责 配合财务经理作好财务部的相关工作 保证公司资金和财务工作的正常运转 任务 1 每天佩带胸牌 2 打扫办公区卫生 周五进行一次大扫除 3 审核公司货币资金日报表 4 每月对库存现金进行两次盘点 一次为随机抽查 一次为定期盘点 5 根据银行对账单核对银行日记账 6 审核公司记帐凭证 会计帐簿 会计报表的合理性 准确性 及时性 并对财务 档案归档情况进行审核 7 审核工资及提成 8 审核报销手续和借款手续 9 审核公司各项费用开支的合理性 10 负责收据 出入库单的领购及缴销工作 11 负责保管印章 做好印章登记管理工作 月底对各部门的印章使用情况进行审核 12 审核分公司账务 落实分公司应向总部上交的利润 13 审核财务计划和预算的执行及结果 负责财务核算 资金收支等工作 14 审核每月的基材和主材材料商对帐工作 15 建立好所有合作材料的档案 16 协助办公室做好固定资资产的统计和台帐的建立工作 17 作到每一笔款项的认真核对同时准确无误 货比三家 18 热情接待每位交款及结算的客户 19 及时递交每周 每月工作计划及总结 能够自我管理 20 合理处理财务部的日常事务 积极配合行政及工程部的工作 21 审核公司业绩每月 每三期 半年 全年的业绩统计和排名 22 负责向总经理提供每天的的业绩报表 现金流量等所需的财务数据和报表分析 23 每月初 5 日前将当月所需各部门费用汇总报总经理处并财务备档 月底作当月费 用的决算 超出部门上报总经理 超出部门由部门经理和员承担费用的 30 24 监督和掌控公司财务运营状况 最大限度节减各项成本和不必要的支出 25 负责本部门人员的招聘 考核 薪资分配 培训 晋升等事项向人事部提出建 议 26 每月及时向总经理提交 述职报告 汇报工作 并提交下月工作计划 27 保证本部门公司全部财产完好无损 如出现丢失或损坏由本部门负责赔偿 28 认真积极的完成领导临时交办的其他工作 并保质保量 工 作 内 容 29 爱岗敬业 保守公司及财务秘密 权权利 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 4 1 对所有报销票据有签字审核权 2 对所有合作的基材和主材有执行权和监督权 3 对所有购买的物品有监督权作到货比三家 责任 1 对财务数据准确性负责 2 对公司所有帐务负责 3 如因工作失职 给公司造成损失 应负相应的经济责任和行政责任 责 范 围 4 对违反公司制度的行为应负相应的经济责任 行政责任 向谁报告工作 总经理 监督 所有中层的工作 指导 会计 出纳 仓管 合作者 部门内部工作人员 总经理 工 作 关 系 外部关系 材料商 媒体 会计 岗位说明书岗位说明书 职务名称会计所属部门财务部 直属上级财务部经理直属下级仓管员 晋升方向会计主管可调岗位 职责职责 配合财务经理作好财务部的相关工作 保证公司资金和财务工作的正常运转 任务 1 每天佩带胸牌 2 打扫个人及办公区卫生 周五进行一次大扫除 3 每天参加晨会 4 每日与出纳交接需做账的原始凭证 复核这些凭证是否合理合法 审批手续是否 完备 5 依据合理合法的收支凭证进行会计核算及账务处理 6 审核业务员的提成单 安排提成发放时间 7 负责编制公司对内的财务报表 作到准确 及时 完整 提交董事长 总经理 副总及财务负责人审核 参阅 8 协调指导出纳员工作 监督对库存现金的保管 进行定期和不定期的盘点检查 现金每日盘点 月底出具每月末现金盘点表 9 汇总 初审各部门费用预算 有权对不符合法规和公司财务制度的费用支出 退 回经办人 10 负责每月工资 提成的核算 11 负责会计档案的分类 整理 保管工作 严守公司的经济业务机密 保护公司 财产的安全 保证各种信息资料的安全完整 12 及时开具业务人员需要的收据及发票 准备业务员所需的各种书面材料 13 协调指导仓保工作 监督其对库存材料的保管 根据库存材料明细账 进行定期 和不定期的盘点检查 14 负责公司对外的各种报表和资料的准备工作 15 负责清理以前账务 处理遗留问题 工 作 内 容 16 其他 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 5 权利 1 对所有报销票据有签字审核权 2 对所有合作的基材和主材有执行权和监督权 3 对所有购买的物品有监督权 责任 1 对财务数据准确性负责 2 对公司所有帐务负责 3 如因工作失职 给公司造成损失 应负相应的经济责任和行政责任 权 责 范 围 4 对违反公司制度的行为应负相应的经济责任 行政责任 向谁报告工作 财务部经理 监督 无 指导 无 合作者 部门内部工作人员 设计师 监理 工 作 关 系 外部关系 材料商 出纳 岗位说明书岗位说明书 职务名称出纳所属部门财务部 直属上级财务部经理直属下级 晋升方向会计主管可调岗位 职责职责 配合财务经理作好财务部的相关工作 保证公司资金和财务工作的正常运转 任务 1 每天佩带胸牌 2 打扫个人及办公区卫生 周五进行一次大扫除 3 每天参加晨会 4 收款业务 收取现金 包括客户着批款 公司罚没收入 废品销售收入 从银行 提取现金等 收取银行存款 包括存现 5 付款业务 支付现金 包括支付员工报销款项 支付借款 支付物品采购款 支 付员工工资 支付工程施工款 存现等 支付银行存款 包括提现 6 作好支票的管理和领用登记工作 保管好空白支票 掌握存款余额 严禁空白支 票的开具 7 负责销售合同及购销合同的分类 整理 保管工作 严守公司经济业务和财务机 密 8 每月末及时打印银行对账单 核对银行日记账 对未达款项进行追踪 9 对每个单子进行完工结算 准确无误 10 控制公章领用基材的比例占到基装的比例的 22 11 每月十号准确的给员发放工资 12 每期结束后的第二周的周二给员准确的发放上一期的提成 13 及时参加公司主办的各种房展会 作好收款的工作 工 作 内 容 14 每周的周二为报帐日 权利 1 对所有报销票据有审核权 权 责 范2 对所有合作的基材和主材有执行权和监督权 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 6 3 对所有购买的物品有金额监督权 作到货比三家 责任 1 对财务数据准确性负责 2 对公司现金帐负责 3 如因工作失职 给公司造成损失 应负相应的经济责任和行政责任 围 4 对违反公司制度的行为应负相应的经济责任 行政责任 向谁报告工作 财务部经理 监督 无 指导 无 合作者 部门内部工作人员 设计师 监理 工队长 工 作 关 系 外部关系 材料商 仓库管理员 岗位说明书岗位说明书 职务名称仓库管理员所属部门财务部 直属上级财务部经理直属下级 晋升方向会计主管可调岗位 职责职责 配合财务经理作好仓库的入库和出库的相关工作 保证公司所有基材物品和 工队长的领料工作的正常运转 同时作好仓库的盘点工作 作到数字准确无误 任务 1 每天佩带胸牌 2 打扫仓库及办公区卫生 周五进行一次大扫除 3 每月 30 日为仓库的盘点日 4 基材的入库 清点入库产品数量及种类 确认产品处于完好无损的可使用状态 核对供应商送货单 安排合理位置摆放新入库材料 开具正确入库单 有送货商 采购人员 财务 及仓管本人签字 方可验收入库 5 产品状态由仓保负责 产品质量由采购负责 及时将记账联 黄联 交财务做账 报销联 红联 交采购人及送货人结算款项 6 出库 根据工程部工作排期 根据工作需要及时出库 出库单由领用人 部门经 理 会计及仓保本人签字 遇特殊情况另行决策 7 物品存放 仓库应按材料的名称类别 规格 型号摆放整齐 规划好仓库材料 放置位置 依序整齐摆放 摆放物料标示朝外 力求储放立体化 做好标识记号 做好防火 防盗 防水的防范措施 做好定期盘点前的准备工作 仓库空间不够由 公司领导层负责协调解决 8 账务处理 仓保每日在办理完出 入库手续后 应及时登记仓库材料帐 该材料 帐由财务负责设计满足需要的电子表格由仓保负责每日登记 每月与财务核对 每 月盘点 9 盘盈与盘亏 任何仓库材料的盈亏均应本着认真负责的态度进行追查 找到真正 原因并落实相关责任人 盈亏的账务处理需经财务副总审批同意 工 作 内 容 10 每月及时参加公司组织的员工大会 权利 1 对所有进库房的基材及公司物品有票据审核权 权 责 范2 对所有合作的材料商有处罚权和监督权 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 7 3 对所有出入库物品有监督权 责任 5 对库房数据准确性负责 6 对物品出入帐负责 7 如因工作失职 给公司造成损失 应负相应的经济责任和行政责任 围 8 对违反公司制度的行为应负相应的经济责任 行政责任 向谁报告工作 财务部经理 监督 无 指导 无 合作者 行政部工作人员 工队长 物流人员 工 作 关 系 外部关系 基材材料商 财务部工作流程财务部工作流程 基材材料商对帐流程基材材料商对帐流程 1 项目经理把工地现场所需要的材料到工程部让工程内勤机打出库 料单 一式三联 白联财务留存 红联仓库 或供应商 黄联施工 队长或项目经理留存 2 项目经理拿着打好的出库单到财务审批 主要审核机打的出库料 单与客户签的用料明细是否一致 如一致在红联加盖 材料采购部 章 允许提货 3 项目经理到供应商处提货时 材料供应商凭有加盖 材料采购部 章 的红联给项目经理发货 项目经理在发货清单上签字认可 而 红联订购单由供应商保存 供应商凭红单与财务对帐 如红联订购 单发现有涂改现象 财务有权拒绝对账 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 8 4 每月 15 17 日供应商拿着上月订货红联与自己的清单 清单上必 须有项目经理的签字 到财务部会计处对帐 当会计在与供应商所拿 单子对账一致时 打出明细清单双方同时签字认可 在对账五日内 如发现有疑问可及时提出并于解决 如超过此期限 将不再办理 5 会计将已核对完和双方签过字的材料明细单及所附清单交于财务 经理审核签字 确认无误后在材料明细单中签字确认并及时转给总 经理 经总经理审批后于每月 25 日后付款 6 一般没有特殊情况 都按照与供应商所签合同的日期结账 为了 减少环节 在对账的时候因为没有准确的数字 发票到拿转账支票 时开具 所有结账的材料必须有正规的发票才予以办理 主材材料商结账流程 1 主材预算与基础预算一致 都有单独的报价预算清单 明细 2 主材销售导购严格按照公司客户已收交款的预算给客户家下料 3 每个材料商在签订合同时应明确备注每月的 18 20 日对账 如当 月没在规定时间内对账的 将对账顺延到下月日期 4 各个材料商在对账前 必须在主材导购处取回红色下料单 材料商要严格把关下料单 以沪上名家下料单为准 的明细金额 与合计总金额 销货单位与品牌 特价 活动等字样的核对 如 未标明特价 活动等字样的按正常点位对账 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 9 5 材料商需持有材料导购机打下料单 红联 与材料商出库明 细一份并将红色下料单与出库明细依次粘贴 备注 定制类产品 洁具 木地板 衣柜 橱柜 暖气 木门 楼梯 等 需有完 工验收单及监理在出库明细单上签字的单据 方可到财务处对账 6 非订制类主材产品 由监理负责签字确认 7 为了快捷对账 材料商应将每张红色下料单结算金额核算后 写与红单背面 8 对于主材对账不符合合同规定的 公司点位在 25 个点以上的 优惠部份主材销售部经理有五个点的优惠权利 9 如在对账时有疑问及手续未办理完全的单据耽误对账时间的 将顺延下个月进行对账 10 对账完毕后将出具两份结账单据 并有双方签字确认 签字 需注意 本人姓名 厂商名称 日期 本月对账完毕 11 所有对完账的单据由会计转入财务经理处 财务经理审核完 毕并签完字后负责把所有对账单交总经理签字 然后留存财务处 12 每月付款时间为 25 日 30 日支付上月材料款 如有特殊情 况 由财务以书面形式告知 13 沪上名家财务部通知材料商拿支票时 材料厂商可持发票直 接到出纳室领取货款支票 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 10 财财 务务 借借 款款 流流 程程 一 日常费用借款流程 公司严禁因私借款 因公借款 申请 人应填写现金借款单 部门经理审核签字 财务经理审核签字 总经理批准签字后方可到出纳处领用 申请人须按要求填写借 款单 注明用途 金额 待借款事项办理完毕后 一周内到财 务办理消账手续 且当月借款当月办理冲账手续 跨月的需到 财务经理处进行报备 并与下个月办理冲账手续 如小区开 发借款则借款单后必须附开发报告 流程图 申请人填写借款单 部门经理审核签字 财务部经 理审核签字 总经理审核签字 出纳处领款 注 1 借款金额超过 5000 元以上 需提前半个工作日向财务 部申请报备 周六周日大额借款的需在周五上午向财务部申请 报备 以准备资金 2 出纳处每天上午支出现金 下午不办理支款手续 每周四 固定为工队长打款时间亦不办理支款手续 三 财务报销流程 1 报销发票的内容包括日期 商品名称 单价 数量 金额 并盖有发票专用章 发票必须如实填写 涂改 假发票以及未 盖有财政监制章的收据一律不予报销 2 报销时必须填写 报销单 注明报销事由 销货单位 地址 及联系电话 以备核实 所有单据要按性质 如差旅费 招待 费 办公费等 分类 分次 分页粘贴填制 正规发票紧贴粘 贴单 其他票据以此在上 差旅费必须分次 按出差地点分开 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 11 填列 并计算出差天数在限额内填报 所有报销单据的张数和 合计金额必须准确无误填写 粘贴要求整齐 美观 流程图 报销人填写报销单 部门经理审核签字 财务经理审 核签字 总经理审核签字 出纳处报销 3 报销日期规定 总经理及财务经理报销签字日为周三全天 财务工作职责及与工程部对接流程财务工作职责及与工程部对接流程 施工阶段工作 内容 对接流程相关要求 确认客户 设计师 工期 施工地址等基本情况 核实配料单 主材合同 基础合同准确无误 核实基础 主材款首付 60 确认基础 主材工程款分 开 1 审 核合 同 配合工程部核实成品保护 费 搬运费 清洁费 管理 费 税金是否收取准确无误 开 工 前 2 审 明确优惠合同项目 并要 1 了解合同信息 2 确定合同优惠内容 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 12 求有设计师和相关领导签字核预 算书 合同传达后 及时转交工 程部内勤 并签字确认 及时与工队长签订施工协 议 配合工程部审核工队长材 料单 并盖章确认 批示领 取材料 3 工 程对 接 确认开工通知单客户已签 字并真实有效 确认工地材料已进场 按规定及时给工队长打款 1 首 期支 付 配合工程部明确公司关系 户合同优惠内容 并要求设 计师和相关领导签字确认 特殊情况审批 并要求相 关领导签字确认 后补优惠项目确定 并要 求设计师和相关领导签字确 认 正 式 开 工 2 施 工阶 段 财务人员积极热情为客户 服务 配合监理介绍公司财 1 了解工程信息 2 确定前期基础 主 材增减项 3 做好中期结算 及 时打款 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 13 务相关流程 要求监理 主材导购将水 电路结算 基装主材增减项 单交至财务 配合监理认真仔细为客户 介绍中期款项 并告诉客户 结算方法 结算金额 配合监理 主材导购与客 户核对基础 主材增减项 认真仔细结算工程中期费 用 配合监理 主材导购让客 户确认工程中期费用并签字 告知客户基础减项比例 及减项管理费 中期结算后 按规定及时 给工队长打款 3 中 期结 算 监理 工长 设计师 主 材导购四方必须到位 如有 问题 各方承担相关责任 竣 工 尾款 结算 协助监理审核基础增减项 单据是否齐全 并准确无误 1 核实所有基础 主 材增减项 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 14 协助主材导购审核主材导 购增减项单据是否齐全 并 准确无误 协助监理审核所有合同优 惠项目 核算基础减项净额 并按 比例收取减项管理费 如有 特殊情况 必须请示领导批 示 核对客户缴款收据 确定 客户缴款金额 核算工程总造价 工地完工 15 日后 按规定 给工队长结算 打款 验 收 2 核查合同优惠项目 真实有效 3 核对客户缴款金额 4 做好尾款结算 5 配合客服部做好服 务 项目经理施工材料领取及结算流程 项目经理施工材料领取及结算流程 1 项目经理到财务交纳工程质量责任及服从管理承诺风险保证 金 最低 20000 元 拿财务部开具收据到人事部办理正式入职 手续 在后期根据所施工完工地结算金额来扣除 直至扣除到 所签订合同的应交金额为止 2 目前在公司施工的项目经理所交纳工程质量责任及服从管理 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 15 承诺风险保证金为 50000 元 3 工程部经理根据工队实际情况派单 派单严格按照公司派单 制度来确定工队所能接施工单子的大小 5 工地开工前三日内必须签订施工协议 交底三日内必须开工 6 新进工队长在郑州市 按财务要求 办理一张银行卡 报出纳 处备案 公司所支付给工队长的工费都通过银行支付 每周四由 财务部统一支付工费 当日工程部专员到财务部拿项目经理打款 清单 7 新进项目经理如信誉保证金未交够二万元 第一 第二个工地 不予给工程首批及中期工费 到完工结算时一起支付 并根据结 算的金额来扣除工程质量责任及服从管理承诺信誉保证金 8 项目经理工地开工后 到工程部开材料领用单并到财务 部签字盖章 材料领用单严禁涂改 9 项目经理未签订施工协议财务部将不予批准领材料 所 有领材料的工地必须签完施工协议 10 由会计签完字的料单将会及时入账 并且按照所下料单 的金额入账 下料单到仓库或是供应商提材料时不允许 随便更换材料 11 每月的 30 日定为仓库盘点日 为了保证当天所有账务的 及时了结 当天项目经理不领料 仓库也不发货 请各 个工队长时间安排好 12 仓库管理员每周礼拜一休息 当天不发货 如有特殊情 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 16 况另行通知 13 工队长拿盖有公司物料章的材料订购单红联到公司所指 定的材料供应商处领料 公司已明确规定材料商只按照 材料订购单数量发货 多余部分公司不予结账 14 所有下料单在四日内提货有效 如未提货在提货日期到 期后三天内交回财务冲账 每月临盘点前一日之前所有 提货单必须提货 如未提货及提货单未在规定时间内交 回财务的 视同此单已发生 成本将不再办理任何退货 手续 17 严格按照预算和客户用料明细使用材料 如果发现偷工减 料 用次充好现象 公司将严格处分 最低罚款 5000 元 18 成本在结算时 所有工队长提料必须达到所施工项目的 22 否则将不达标部份扣除 付款时直接兑现 凡是发现未提 公司材料的罚款 1000 5000 元 19 如果是外地工地由施工队长负责保洁 保洁费用在签订施 工协议时就补给工队长 按实际面积每平方补 2 00 元 完 工结算时由售后部抽查此工地保洁情况 如未保洁 保洁 费用退回公司并双倍处罚 属于客户未交尾款的工地 保 洁费用在与工队结算时扣回 由工队长承担此项费用 20 公司预算内的集成吊顶严禁减项 如属恶意减项的将处罚 5000 元 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 17 21 工队长结算时应将工程部客户档案填写齐全 十八项 经 监理或工程内勤签字确认后方可结算 22 如工地完工验收后三个月后客户未结算的 工队长可申请 强行结算 工队长写申请 由监理 工程部经理及设计师 签字方可到财务结算 尾款由工队长承担 不再扣除质保 金 23 完工结算必须基础与主材全部完工 客户交完尾款后在规 定日期内成本才予以结算 客客 户户 结结 算算 流流 程程 24 1 首期款流程 客户签订合同交纳首期款时 预算中必须 含有垃圾清运费 成品保护费 3 元 平方米 税金 税金 随尾款结算 郑州市外的必须含有远程费 按工程直接费 的 5 10 收取 25 郑州市郊县内远程费 5 收取 合同 配料单 主材代购单 必须有客户 设计师签字 预算及优惠审批单上必须有店 面经理 设计师及客户签字 合同 预算 配料单一式三 份 主材代购单一式四份 合同中水电路单必须有客户签 字确认单价 26 客户交齐合同金额的 30 后 不能带走合同及预算 只有 交齐 60 后方可开工 每个工地必须在预算中注明建筑面 积 27 客户交款时定金及合同名称必须保持一致 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 18 28 2 中期款流程 客户在来公司交中期款前 监理负责将工 地上所有基础增减项及主材增减项手续办完 将增减项手 续办理完毕并交至财务部 中期款项所需增减项手续有水 电路验收单 水电单必须有客户 监理 设计师 水电工 队长签字 中期验收单 项目增减项单必须有客户 监理 设计师 工队长签字 主材增减项单 主材增减项必须有 客户 导购 监理签字认可 29 客户在交中期款时 监理或工队长必须到场一人 增减手 续必须在客户来结算室之前全部办理完毕 主材导购必须 到现场 手续未办理完毕时 先安排进行核算及手续的补 充 财务部在跟客户结算时以合同中所有增减单为准 如 因其他部门个人原因导致增减手续未交至财务部而少算中 期款的 相关人员自行负责追回所欠款项 30 3 尾款流程 完工验收后 监理负责将整个工地基础及主 材增减手续办理完毕交至财务部 客户完工结算时设计师 工队长 监理 主材导购必须在现场为客户办理完工结算 如不能前来办理完工结算 则需委托主管或部门经理代办 手续 并在财务交款单及结算单上签字确认 31 财务部对不符合手续及流程的情况有监督及处罚权 32 4 客户结完尾款后 不再发生工地减项 如再发生减项由 相关责任人承担责任和退款 33 客户减项超过 20 不再享受原合同所有优惠 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 19 现金借支流程 34 一 办公物品采购流程 办公物品采购金额在 2000 元以内 的 可根据当月审批预算 按一般借款流程借款 采购金 额超过 2000 元以上的 借款人需事先进行市场询价 货比 三家后 填写借款单附填写好的 大宗物品采购申请表 报财务审批 故借款人如需购买大宗物品需提前办理市场 询价事宜 另常用的办公用品采用招投标形式固定两家或 三家 行政部在每月的采购中 必须了解市场价格变动情 况 价格有变动及时调整报价 35 二 工程物资借款流程 物流主管应事先进行市场询价 货比三家后 填写借款单 借款单后附填写好的 大宗物 品采购申请表 工程物资 经部门经理审核签字 财务经 理签字 总经理签字后方可借支 材料借款收款单位大部 分为材料商 所以材料借款如无特殊情况一律为转款支付 36 流程图 借款人事先询价并填写采购申请表流程图 借款人事先询价并填写采购申请表 申请人填写申请人填写 借款单借款单 部门经理审核签字部门经理审核签字 财务经理审核签字财务经理审核签字 总经理总经理 审核签字审核签字 出纳处领款出纳处领款 37 注注 1 借款金额超过 2000 元以上 进行转款支付不再领 取现金 38 2 出纳处借款时间为每天上午 下午不借支 每周四固定 为工队长打款时间亦不借支 39 三 所有采购物品在报销时需在清单上详细注明 采购物 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 20 品的品名 型号 规格 销售商名称 具体地址 电话以 及其他 否则财务人员不予受理 预算审批流程预算审批流程 40 各部门每月预算审批流程 每月 1 号 12 点前 各部门经 理将本月的预算发至行政部经理处 行政经理在 3 号上午 将各部门的预算汇总后报总经理审批 总经理 5 号审批后 回传至财务经理处 财务经理再将审批后预算回传至各部 门经理处 每月的部门费用将严格按照审批后预算执行 当月费用当月报销 费用发生后未及时报销的 此费用将 直接计入报销当月的预算中 因此而超出整月审批费用的 由部门人员按超出部分的 30 均摊 41 每月结账后 财务经理将本月发生的费用进行汇总分析 将决算表随月报表报送至总经理处 薪酬发放及答疑流程薪酬发放及答疑流程 42 每月 10 号为员工工资发放日 新进员工必须于 8 号之 前将工资卡号报送至财务部 员工姓名 卡名必须与身份 证保持一致 财务部规定工资发放后每月 12 日固定为工资 答疑日 员工工资如有疑问 请于 11 日将疑问报送至本部 门经理处 由本部门经理查找财务部核查如有错算财务部 于三日内以现金形式补发工资 43 每期考核期结束后的下周二为员工提成发放日 员工提成 如有疑问 请于次日将疑问报送至财务部 经核查后提成 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 21 确有误者 于次日补发提成 44 如遇节假日 工资及提成的发放日自动顺延 答疑日也自 动顺延 材料出入库流程材料出入库流程 仓库部门应及时将采购物品验收入库 并填写 入库单 入库单必须经采购人 仓库 保管 部门经理及会计签字确认 仓库保管对不符合规定质量 型号 规格标准或假冒次品 滞销材料 应拒绝验收入 库 并及时向公司领导汇报 仓库 财务部应对入库的材料定期或不定期地组织盘点 原则上每月盘点一次 以确 保库存材料账物相符 发现毁损 短少 溢余 应及时查清原因 并上报公司领导 公司 视其具体情况及时酌情处理 长期不流动的材料 盘点后对物品的处理 财务提出意见 领用材料 公司各使用部门应根据产品标准配置领取材料 仓库管理员应依据产品配 置标准严把材料出库关 做到有凭有据办理材料出库手续 第二节第二节 费用报销流程费用报销流程 1 材料付款 先送货 后付款 由工程部经办 部门经理确认后 交会计审核 由财务经 理 副总经理 总经理 监事签字确认后报销 2 加油费 过路费 运费 租车费由具体经手人经办 部门经理确认后 交会计审核 由 财务经理 副总经理 总经理 监事签字确认后报销 3 销售部业务人员的提成 在回款后由具体销售人员经办 部门经理审批后 交会计审核 财务经理 由副总经理 总经理 监事签字确认后报销 4 其他费用 水费 电费 招待费 差旅费 由各部门报销人员经办 部门经理确认后 交会计审核 由财务经理 副总经理 总经理 监事签字确认后报销 5 公司宣传费用及制作费用 制作公司需附所制作样稿经相关部门负责人签字确认后 交 会计审核 由财务经理 副总经理 总经理 监事签字确认后支付 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 22 5 所有费用报销经会计审核 财务经理 副总经理 总经理 公司监事签字确认报销 6 大额资金依据 大额资金调度管理办法 执行 注意 1 报销单据在交财务室相应审核人员前 请确认 经办人 及 部门主管 处的签字必须 完整 不可空缺 2 每日报销单统一交至财务室审核 后每周四集中至总经办由副总经理及总经理确认 每 周五监事签批后 集中报销 审核期间 有问题的单据财务会及时通知请款人退回单据重 新经办 业务员的提成 安排及时审核 签字并付款 3 费用报销单要求填写整齐规范 不可涂改 第三节第三节 公司印鉴章使用流程公司印鉴章使用流程 公司合同专用章 发票专用章 法人私人印鉴章由出纳负责保管 公司财务专用章 公司公章由财务经理保管 合同章及公司公章盖章前需履行审批程序 1 公司财务专用章与法人私人印鉴章分开保存和管理 各种款项进账时 出纳可 随时持有效银行票据至印鉴章的保管人处盖章 及时为公司回收各种款项 2 需从银行支付款项时 要根据审批完的费用报销单 由出纳将需盖章付款的银 行票据填写完毕 至会计处审核 盖章完毕 方可进行款项支付 3 公司公章 法人私章及财务章不可同时外借 若有特殊情况 需有两人以上持 上述印鉴章共同办理业务 4 合同章加盖前 业务人员需持审核完毕的合同审批单 至财务主管处填写合同 章使用登记表方可加盖公司合同专用章 5 公司公章的使用需由使用人先填写公司公章使用登记表 由部门经理签字确认 后 至财务主管处审批并至行政人事部加盖公章 6 印鉴章使用人应在公司业务许可的范围内合理使用印鉴章 若出现违规使用 的 一经发现 公司将进行严厉处罚 若问题重大的 公司保留追究其刑事责任的 权利 7 凡使用公司任何印鉴 均需申请批准后登记 方行使用 公司涉及对外担保 资 金借贷需加盖公章的相关文件需经董事会 股东会书面决议同意 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 23 第四节第四节 借支流程借支流程 1 原则上不允许公司内部人员借支 确有大额的物品申购需经各相关人员 签字确认后财务方可借支其款项 2 借支需先由部门经理确认 由会计审核 经财务经理 主管财务副总签 字 3 下次借支前 上次借支款项必须报销冲抵完毕 4 当月借支要求必须当月内冲抵还款完毕 若在次月 15 号之前仍未报销或 还款 直接在本月工资中扣除借支款项 5 经授权后的借支超过一个月未报销 将不再对该员工进行借支 同时 之前所借款项需采取非常手段将借支款追回 6 股东借款 需由股东会批准 7 具体借支额度按照后附 大额资金调度管理办法 执行 大额资金调度管理暂行办法大额资金调度管理暂行办法 第一条 为加强公司 以下简称公司 大额资金调度管理 确保公司资金安全运行 特制定本办法 第二条 大额资金是指公司日常零星收支以外的对外投资 委托贷款 委托理财 固 定资产购置 有价证券买卖 银行间资金划转和其他业务收付的资金 公司发放的职工工 资不属本办法规定的范围 第三条 大额资金调度是指公司数额较大的资金收入 付出 投放 收回等 第四条 大额资金调度的决策和执行应实行分离原则和分级授权原则 第五条 对外投资 委托贷款 委托理财 有价证券买卖业务所涉资金调度由项目业 务经营部门提出用款申请 固定资产购置所涉资金调度由行政管理部门提出用款申请 银 行间资金划转和其他业务的资金调度由财务部门提出申请 第六条 按照公司分级管理权限 大额资金调度应先由财务部门经理审核 由公司监 事 总经理 董事长及股东代表审批 凡单笔金额人民币 5000 元以下或累计人民币 20000 元以下 总经理 董事长签字即可 超过以上金额均由股东代表审批签字后方可实施 第七条 公司财务部按财务管理办法办理财务手续 并在大额资金调度审批表上注明 经办银行 第八条 本办法由公司财务部负责解释 第九条 本办法自批准之日起执行 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 24 公司大额资金调度审批表公司大额资金调度审批表 编号 日期 申 请 部 门经 办 人 用 途 金 额部门经理 经 办 银 行 大 写 金 额 审 核常务副总 审 批总经理 审 批公司监事 审 批董事长 进达装饰营业费用列支明细表进达装饰营业费用列支明细表 工资设计部 市场部基本工资 岗位工资 补助 本期提成当月签单合同提成 上期提成当月完工合同提成 奖金部门 店面 小组达标奖金 宣传制作费市场部 店面领用的宣传册 小礼品 简介 海报 市场开发费场地费 小区开发费 房租 水电等相关费用 办公费市场部 店面领用的办公用品 复印机电脑维护费 复印费 领用名片 杂志 培训费 水电费市场部 店面发生的水电费 电话费市场部 店面发生的市话费 IP 话费 购电话卡 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 25 房租市场部 店面租金 物业费市场部 店面物业管理费 装修费摊销按月摊销的金额 折旧市场部 店面按月发生的固定资产折旧费 其他送款交通费 店面执照登记及年检 店面日常维护 进达装饰管理费用列支明细表进达装饰管理费用列支明细表 521 001工资 管理人员的基本工资 岗位工资 补助 工龄工资 住房补助 异地补助 521 002提成 监理 经理提成 521 003奖金 二线人员达标奖金及各种奖励 521 004办公费购买的办公用品 复印机电脑维修费 复印费 领用名片 杂志 培训费 清洁费 花卉 饰 物 521 005媒体广告 广播 电视 报纸 车体广告 广告牌 521 006宣传制作费 印刷品 小礼品 宣传品 521 007招待费 实际发生的招待费 礼品费 公关费 红包 521 008车辆费 加油 过路过桥 停车 维修保养 保险 税费 521 009房租 物业费 房租物业费 521 010电话费 发生的市话费 IP 话费 购电话卡 网络费 521 011水电费 发生的水电费 含饮用水 521 012装修费摊销 按月摊销的金额 521 013仓储费 仓库发生的费用 租金 搬运费等 521 014展会费 展会的场地费 宣传费 制作费等 521 015其他 招标费等 521 016佣金 非公司人员的返点提成 工装介绍人好处费 信息费 521 017差旅费 往返交通费 住宿费 补助 521 018招聘费 培训 招聘费 存档费 河南进达建筑装饰工程有限公司河南进达建筑装饰工程有限公司 ADD 中国 郑州 商务外环与九如东路中国人保大厦 12 楼 26 费 521 019福利费 为员工支付的福利费用 521 020印花税 合同 账簿 证照印花税 工会经费 521 021家装招待费 由公司承担的相关人员的装修费 521 022折旧 管理部门按月发生的固定资产折旧费 收据录入 日 期 收据 编号 合同 号 客 户 一期 款 二期 款 尾 款 设计 费 定 金 主 材 款 地 砖 加 工 费 胸 卡 押 金 支票 管理 费 进 场 费 材 料 单 冲 借 款 洛阳 投资 款 主 材 返 点 各部门固定资产统计表各部门固定资产统计表 时间 2010 年 12 月 31 日 总部 编 号 名称规格 单 位 数 量 单价金额 购买日 期 部门 责任 人 月折旧 额 累计折旧 额 固定资产净 值 电脑 台 12100 00 2100 00 2010 12 财务 部 0 00 2100 00 电脑 台 12150 00 2150 00 财务 部 89 58 89 58 2060 42 电脑 台 13900 00 3900 00 财务 部 162 50 162 50 3737 50 打印机 LQ 730K 台 11000