OA联结一校多区的校园解决方案.doc

OA联结一校多区的校园解决方案近些年，大连交大抓住高教改革的机遇，坚持体制创新，不断拓展新的办学领域，办学规模日益扩大。2004年底，旅顺新校区建成使用，软件学院、爱恩国际学院、信息工程学院、中日友好大连培训中心等一批院校及附属机构落成，拓展了交大办学空间，为交大可持续发展奠定了基础。“一校多区”盼OA随着高校管理体制改革和布局结构调整，大连交大出现了“一校多区”、“一校多院”、“一校多制”等新情况，给交大教学教研、行政办公等管理提出很大挑战。这些院校距离较远，教学、科研和行政事务的管理负荷和管理难度大大增加，信息流通滞缓，办公周期变长，需要利用新信息技术促进管理效率、办学水平的提高。同时，办学空间拓展、办学模式多样、办学体制创新也对交大现有的行政管理造成了影响，要求有校区间的新型现代化办公方式出现，能适应实现多校区远程协同办公。经过多年的信息化投入与建设，在课程体系、教学内容、教学方法和教学手段等方面，大连交大重点抓住支撑系统及信息服务系统的建设，通过信息资源的整合来提高交大管理系统能力。2006年3月，大连交大决定以OA建设为突破口，重点解决交大现有的管理问题与难点，建立多校区协调运转机制，构筑全方位协同办公平台。经过认真论证，合强智能办公系统获得了大连交大的认可，于是双方联手，共同探寻、建设交大OA之路。大连交大公文流程图智能文件管理平台实现知识共享大连交大多数办公事务属于跨院系、跨处室应用，在以前手工填单并完成流转处理的情况下，每天产生至少上百份的纸质表格;交大各学院、学系距离较远，松散分布，存在着损耗时间多、效率低、强度大等现象，容易滋生过程监控难、管理难、协调难等问题。因此，交大力图通过上马协同OA系统，将教程安排、用品购买、代课申请、教务通知、两办公函、行政、财务、人事、后勤管理、附属机构等多个流程规范化，并将这些流程进行电子化、网络化、无纸化处理，以减化中间流转过程，提高办事效率。交通大学在文件库的规划与设置上，一是设置了两办文件库、人事文件库、教务文件库、纪委(监察)库、公共文件库等，用于归档各类流程流转完成的文件，按部门规划文件库;二是设置了管理文件库，用于共享各类管理规定及规章制度等公共信息文档。教务、科研、党务和行政管理是大连交大主要的办公业务，有着大量的跨处室、跨院系的事务需要协同处理。通过上马OA系统，大连交大办文建立了一套完整有序、监管得力的工作流程。领导可对各院校、科室上报的工作计划、财务资金调度、考勤统计、学生考试成绩、教研科研情况等随时查询，满足了交大领导高效处理日常事务的工作需要。伴随大连交大半个世纪的发展历程，日积月累形成了海量、重要的档案资料、技术知识，而存在于各院校、学系、处室之间的“信息孤岛”，给档案文件的咨询、查阅、调用及保存带来挑战，方便性、安全性、储存量等问题凸显。大连交大着手改变传统的档案管理模式，建立智能文件管理平台，进行文档资料的交换、发布和存储，形成知识管理型的信息管理机制，实现对内部日常产生的各类文件文档的有序管理和分类保存，推动知识管理促进内部信息学术交流，营造知识共享和知识创新的信息氛围。四个平台改变传统教务模式通过OA智能办公系统，大连交大重点构建了四个自动化平台、近百个流程运作，主要功能模块均得到充分应用，有效实现了工作协同及知识管理。交大课程调整、会议安排、学生活动、上机审批等日常事务及资源调配安排均在OA中办理与通知，即请即办，即办即批，提高了教学、办公效率。平时新教师入职手续，包括办理电话、上网帐号、IP地址、工资卡号等多项申请也可在OA中实现。会议管理是交大OA一个重点应用，会议召集者使用合强OA系统提供的他人日程功能，看各与会者和各种会议资源(如会议室、投影仪、教具等)的时间安排是否与原定会议时间冲突，作出会议是否改期的决定。就新决定的会议时间，会议召集者通过OA系统提供的会议管理功能，发出会议通知，该会议时间将同时写入各与会者的日程安排中，按照轻重缓急把会议安排得井井有条。对于招生计划、职称评选、财务预算、财务报销、工程建设等重要事项，均可在OA上审批监管有效控制，审批透明、监督有力，使教职工有意识地转变工作作风，增强透明度，提高办事效率。同时，各院校、科室上报的工作计划、考勤统计、学生考试成绩、教研科研情况等集中在OA上反馈，交大领导可随时查询，宏观控制，为科学决策提供依据。下图为交大请示报告单流程示意图：请示报告流程简单描述如下：报送人填写请示报告单，送所在部门领导审批;部门领导填写意见，根据报送的内容决定送校领导审批或送相关职能部门;校领导填写审批意见，送相关职能部门;相关职能部门填写意见，通知创建人;创建人得知请示报告结果，将文档归档完成。交大所有文件从起草、审订、签发、分发全部在网上进行，改变了过去纸质文件“满天飞”、下发文件“跑断腿”的局面，缩短了办公时间;由于实现了电子化流转，全校文件的用纸量、墨的消耗量、电话、传真、信函等费用大幅减少，节省了大量办公经费。交大OA系统覆盖了全校90%以上的机构处室，突破了信息孤岛和门户限制，日常办公模块有近100个流程在运行，电子公告、电子邮件、会议查询、在线短信、电子论坛(学术讨论、党政宣传、合理建议等使用率很高)等模块功能运行良好，信息沟通便捷。交大还充分利用系统的一些辅助功能模块，实现了其它方面的自动化管理，例如物品管理、电子刊物