工作分析的基本方法与工具.doc

第三章工作分析的基本方法与工具p74第一节观察分析法p74通用职位信息收集，是国内企业在职位分析过程中常见的收集职位信息的方法，通常具有灵活性强、易操作、适用范围广等显著优势，但也存在结构化程度低、缺乏稳定性等缺点。这类职位分析方法主要有问卷法、访谈法、工作日志法、观察法、文献分析法、SEMs会议法等。观察法：一般由有经验者通过直接观察的方法，记录某一时期工作的内容、形式和方法，在此基础上分析有关的工作要素，达到分析目的。一、观察法及其适用范围观察法是指分析人员通过感官或利用其他工具对员工正常工作状态进行观察记录，获得有关工作内容、环境及人与工作关系等信息，并通过对信息进行分析、汇总得出工作分析成果的方法。所以观察法主要适用于大量的、周期性、重复性较强的工作。如采用于复杂性较强的工作时，最好与其他的方法结合使用。二、观察法的优缺点观察法具有真实性、深入性、灵活性、有效性的特点。观察法能够提供工作外在特征方面最有深度的信息。观察法在收集信息目的性方面有较大的灵活性，可以根据工作分析的实际需要有选择地收集各种不同的信息。通过观察法可以在工作过程中建立与任职者面对面的交流，在任职者对自我工作表述有障碍时，通过形体语言给予正确的解答，从而避免信息二次加工失真现象。观察法时长、成本高、难度大、任职者反应异常和表面性的不足。观察法的成本与其耗时比其他传统工作分析方法要高。由于观察法耗时耗力，在实操中，使用频率相对较低，因此其可以参照的案例、程序、经验相对较少，给观察法的操作带来极大的不便。在任职者和组织其他成员看来，观察法必然带有分析人员主观评价成分，因此在受到观察的压力下，他们往往会表现出超常的工作绩效，甚至从事工作职责外的工作，“展示”出错误信息，由此造成工作分析的失真。（如霍桑实验的光照实验）三、观察法的类型（一）自然观察法和实验观察法 （二）直接观察法和间接观察法 （三）参与观察和非参与观察（四）有结构观察和无结构观察 （五）叙述观察，取样观察和评价观察四、观察法的设计与实施（一）观察法的设计1.明确观察的目的。2.确定观察内容。3.选择观察策略.4.制定观察记录表.5.训练观察人员。（二）观察法的实施观察法的实施分为获取观察资料、呈现观察结果两个过程。为保证观察实施的质量，观察者在具体的观察实施中应注意多个问题。其中观察者的客观、中立态度十分重要。五、主要观察策略主要有参与观察、时间取样观察、事件取样观察、行为核查表等四种。六、观察代码系统（一）观察代码系统的含义与功能观察代码系统是将行为或事件分为有意义的、可以观察和处理的类别，将大的行为单位分为小的行为单位，并为观察、记录和随后分析处理的方便而制定出的一整套符号系统。功能：可以提高观察记录处理分析的针对性、有效性，从而节省大量的时间和精力；由代码所产生的数据可消除大量主观误差，是对所发生事件更客观、更准确的描述；由于观察的信度、效度和分析资料的方法事先己基本确定，因而观察的可行性高，记录更有意义；用观察代码系统收集的数据适于用计算机处理。第二节主管人员分析法p78由主管人员通过日常的管理权力来记录与分析所管辖人员的工作任务、责任与要求等因素。理论依据，主管人员以前也曾做过这些工作，因此他们对被分析的工作有双重的理解：对职位所要求的工作技能的鉴别与确定内行。但主管人员的分析中会存在一些偏见，尤其是那些只干过其中部分工作而不了解所有情况的人。一般来说，主管此时往往偏重于他曾做过的那部分工作。如果采取与工作者自我记录法相结合的方法，则这种偏差可以得到有效的消除。表45、46是主管人员分析法中可以采用的一些表格。 第三节访谈分析法p81一、访谈法及其适用范围又称为面谈法，指就某项工作，面对面地询问任职者、其主管及专家等对工作的意见或看法。访谈的对象可以是工作者，也可以是主管人员或者工作者的同级与下级。访谈法可以对任职者的工作态度和工作动机等深层次内容进行详细了解，通过该方法收集的信息不仅是工作分析的基础，而且可以为其他工作分析方法提供资料，如通过访谈法获取的信息有助于开发工作分析问卷。它适用于各类工作，对中高层管理职位实施工作分析效果最好；还能够促使任职者对工作进行系统性的思考、总结与提炼。访谈法分为结构化访谈和非结构化访谈。通过非结构化访谈可以根据实际情况灵活地收集工作信息，但信息缺乏完备性；通过结构化访谈能够收集全面的信息，但不利于任职者进行发散性思维。在实际中，往往两者结合使用。访谈形式，主要有个别访谈和集体访谈。集体访谈的对象一般是做相同工作或相近工作的员工。访谈中涉及的问题较多，为了避免遗漏，保证质量，应事先拟定一份详细的访谈问卷或访谈提纲。访谈分析法既适用于短时间可以把握的生理特征的分析，又适用于长时间才能把握的心理特征的分析。二、访谈法的基本要素（1）参与者;上游供给者下游接收者直接上级同事下级（2）访谈者的角色定位（3）访谈的结构化程度三、访谈法的优缺点交流充分，信息准确、全面，沟通及时，参与性强。面对面的交流，能深入广泛地探讨与工作有关的信息：目标工作的特征、任职者的态度、价值观和信仰，以及语言等技能水平。但无法准确地收集任职者思维层面的信息。同时访谈法也存在着主观性、耗时性、信度低等局限。四、访谈法的类型（一）结构访谈和非结构访谈结构访谈又称标准化访谈，指按照统一设计要求，按照有一定结构的问卷而进行的较正式的访谈。结构访谈的优点是，访谈结果便于统计分析，对于不同访谈对象的回答易于进行对比分析。同时这种方法对每个被访谈者提供相同的刺激，因此缺乏弹性，使访谈者难于根据双方的具体情况，灵活地采用适当的方式、程序进行访谈，难于对问题进行深入探讨，因而不利于发挥访谈者与被访谈者的积极性、主动性。非结构访谈又称非标准化访谈，指只按照一个粗线条式的访谈提纲而进行的非正式的访谈.非结构访谈有利于发挥访谈者和被访谈者的主动性、创造性，有利于适应各被访谈者的具体和特殊情况，有利于拓宽和加深对问题的研究，有利于处理原来访谈设计方案中没有考虑到的新情况、新问题。同时访谈的结果难以进行定量分析，对不同被访谈者的回答难以进行对比分析，此外，该方法对访谈者的访谈技巧要求比较高。（二）直接访谈和间接访谈直接访谈又称面对面访谈，即访谈者与被访谈者进行面对面交谈。（三）一般访谈和特殊访谈一般访谈是指对一般的访谈对象（如一般的工人、农民、知识分子、干部、军人、市民等）或正常的访谈对象所进行的访谈。（四）个人访谈和集体访谈个别访谈指访谈者对每位访谈对象逐一进行的单独访谈，这种形式使访谈者与访谈对象之间易于沟通，便于根据具体情况灵活地处理问题。五、访谈法的设计（一）详细说明访谈目的与变量 （二）访谈问题形式的设计批批 p85（三）具体访谈问题的编制问题清楚明确，不含糊，不模棱两可。文字表述适合访谈对象的文化程度和知识经验水平，避免用专业术语。不提访谈对象不能做出回答的问题。对需要解释说明的问题，制定统一的解释说明方式、说明范围、内容以及说明用词。使每一具体提问都集中在一个单一的变量或问题上，而不要同时涉及若干不同的问题。避免引导性问题，提问措词不流露出自己的偏见，不用自己好恶影响谈话对象态度和反应。避免使用奉承性问题。（四）访谈问题反应方式的选择常用的有填空式、等级排列式、量表式和核对式等几种。六、访谈的技巧（一）问题设计（1）保持设计问题的热情，直到你认为问题已经足够。（2）根据有关的资料和先前的经验检测所设计的问题。（3）只选择与所调查资料直接相关的问题。（4）把问题按一定的逻辑顺序排列，把那些容易的、没有挑战性但又必要的问题排在前面。（5）构造一种粗略的工具，对少量的被访者进行先导性的试验访谈。（6）检查结果，修改或删除问题。（7）修改不清楚的问题（8）做上述修改后，构建一个问题清单。（9）通过整理资料方式使问题的回答选择化。（10）进行第二次试验访谈，重点是检查问题和回答项是否足够。（11）通过检查第二次试验访谈的结果来构建最终的访谈提纲。 （二）访谈技巧实践中，已经形成了以下访谈的规则。（1）事先清晰地说明访谈的目标和方法。（2）在访谈前，确认访谈是不是得到所要信息的合适工具。（3）选择适当的回答者以满足所寻求信息的性质、资料收集的方式和其他要求。（4）为达到访谈的目的需要取得回答者的支持。（5）控制访谈，使访谈指向一定的目标。1）帮助回答者根据问题的逻辑顺序去思考和交谈。2）给回答者足够的时间回答问题。3）从一个问题转向另一个问题前，使回答者注意具体而又全面的信息。如果离题了，必须及时回到还没有完全涵盖的问题。4）提供已经完成的阶段性总结，这样的总结有利于保持谈话主题，即使回答者离题了也能使其返回主题。（6）控制个人举止、行为等会影响结果因素。1）用清楚易懂的语言进行访谈；2）不与回答者发生争辩；3）在所讨论问题上不表现出任何偏好；4）整个过程中礼貌和谦恭；5）不高人一等的对待回答者；6）不受个人影响而又不失对话题的兴趣；7）不让你自己受个人爱好和观点的影响。（7）记下意外重要信息，尤其是正式访谈计划中没有想到的或新的信息。 第四节问卷调查分析法p87一、问卷法的特点与类型（一）问卷法的含义与特点问卷法是研究者用统一、严格设计的问卷收集研究对象有关的心理特征和行为数据资料的一种研究方法。问卷法的目的性强，可用来研究多种心理特征、行为和态度。特点一，标准化程度较高，严格按照统一设计和固定结构的问卷进行研究。特点二，在较短的时间内收集大量的资料。（二）问卷法的类型（1）结构问卷和无结构问卷（2）发送问卷、访问问卷和邮寄问卷二、问卷的设计（一）问卷的一般结构与设计步骤1.问卷的一般结构 （1）题目、前言和指导语（2）问题和答案（3）结束语2.非结构化问卷的构成（1）工作基本信息。（2）工作目的。（3）工作职责。（4）绩效标准。（5）工作联系。（6）组织架构。（7）工作特征。（8）任职资格。（9）所需培训。（10）职业生涯。3.问卷设计的原则和步骤（1）问卷设计的原则第一，目的性原则，即指设计问卷时要明确问卷设计的目的。第二，全面性原则，即全面考虑，明确问卷设计的步骤和内容。第三，计划性原则，即指设计问卷时要明确问卷法实施的影响因素。如畏难情绪，涉及个人敏感问题或隐私，研究对象自身的文化水平、能力等。在问卷设计时应当明确问卷法实施的各种影响因素，要从回答者角度着想，设计出既有较高的信度和效度，又能取得合作的问卷。（2）问卷设计的步骤准备。初步设计。试用和修改。（二）问题的类别与选择1.事实性问题2.态度性问题（三）问题的表述方式1.问题表述的两种类型（1）开放式问题（2）封闭式问题2.问题表述的文字技巧及注意事项（1）简洁、通俗易懂，不用太长的句子和学术词语，便于被试理解和接受。（2）具体、清晰、可操作，不用含糊不清、概念化或有双重含义的句子。（3）客观谨慎，不用倾向性或引导性的口气进行提问，不问敏感或刺激性的问题。（4）正面肯定提问，不要用假设句，更不用反问句或否定句。（四）问题排列方式的设计具体排列问题时，应当遵循以下几点：时间顺序上，内容顺序上，类别顺序上， 问题的性质上,问题的具体程度上，（五）回答方式的设计第一，是否式。第二，多项选择式。第三，排列式。（二）影响问卷回收率的因素1.设计的问卷是否科学合理第一，课题的吸引力。第二，前言与指导语的表述。第三，问卷的内容。此外，问卷复杂程度、长短、印刷清晰程度等，也有影响。2.选取的被试是否合作、胜任3.问卷的分发方式是否合理4.问卷研究是否得到有关组织机构的支持（三）影响问卷有效率的因素1.问卷设计第一，指导语含糊不清。第二，问卷的内容有偏差。第三，问卷复杂、数量过多。2.被试被试的态度和能力。被试的心理状态。3.外界作用第五节文献分析法 p96一、文献分析法及其适用范围指通过对与工作相关的现有文献进行系统性的分析来获取工作信息。二、文献分析法的优缺点为其他工作分析方法的使用提供一手资料。但由于是对现有资料的分析提炼、总结加工，无法弥补原有资料的缺失和验证原有描述的真伪。三、文献分析的范围（1）内部信息。（2）外部信息。四、文献分析的主要内容（1）总结并标示出各项工作活动与任务；（2）各项工作活动与任务的细节，重点是各项活动、任务的主动词，对于动作出现的先后，可用数字加以区分；（3）文献分析中遇到的问题；（4）引用的其他需要查阅的文献；（5）知识、技能、能力要求；（6）特殊环境要求（如工作危险、警告等）；（7）工作中使用的设备；（8）绩效标准；（9）工作成果；五、文献分析法过程控制要点（1）发现并标出有效信息点。（2）关注缺漏，挖掘隐含信息。（3）列举关健信息。（4）恰当使用所获信息。六、优缺点比较（1）优点：分析成本低，工作效率高。能够为进一步工作分析提供基础资料、信息。（2）缺点：收集的信息不够全面，尤其是小型企业或管理落后的企业无法收集到有效、即时的信息。要与其他工作分析方法结合起来使用。第六节主题专家会议法 一、概述指熟悉目标职位的组织内部人和外部人就目标职位的相关信息展开讨论，收集数据，验证并确认分析结果。二、几种主要方法（一）德尔菲法（二）名义群体法（三）脑力激荡法 第七节关键事件法一、关健事件法及其适用范围指工作分析人员、目标工作的任职者或与目标工作有关的人员，将工作过程中的“关键事件”加以记录，在大量收集信息后，对工作的特征和要求进行分析的一种方法。二、关键事件法的优缺点最大优点是简单、快捷，并能获得非常真实可靠的资料。由于在行为进行时观察与测量 ，所描述的工作行为、建立的行为标准准确，能很好地确定每一行为的利益和作用。关键事件法要求分析人员熟悉本行业，具有丰富专业知识和熟练技术。否则会使关键事件法运用困难。关键事件法需要花费大量的时间去收集“关键事件”并加以概括和分类；关键事件并不对工作提供一种完整的描述，对中等绩效的员工难以涉及，不反映平均绩效水平。三、关键事件法实施步骤1.获取关键事件 2.描述（编辑）关键事件 第八节职位分析问卷法系统性职位分析方法指职位分析方法从实施过程、问卷量表使用、结果表达运用方面都体现出高度结构化的特征，通过量化的方式刻画职位特征的职位分析方法。一、职位分析问卷法及其适用范围职位分析问卷法是一种基于计算机的、以人为基础的，通过标准化、结构化的问卷形式来收集工作信息的定量化的工作分析方法。 管理职位分析问卷法;管理职位分析问卷法（MPDQ）是一种结构化的、以工作为基础、以管理型职位为分析对象的职位分析方法工作要素法;对于工作，最简单方面是组成该工作的各种要素或者成功完成该工作所需具有的人员特征。工作要素法的目的在于确定对成功完成特定领域的工作有显著作用的行为职能工作分析法;以工作为基础的职位分析方法是指从职位角度出发，侧重描述完成其组成元素（工作任务）所需的活动、绩效标准以及相关任职条件（KSAOs）等.任务清单分析法;任务清单分析法（TIA）是一种典型的工作导向性工作分析系统。传统工业企业职位分析方法一、工作研究;工作研究是运用系统分析的方法将工作中不合理和不经济的因素排除，寻找更经济和更容易操作的工作方法，以提高系统的效率。工作研究的基本目标是避免在时间、人力、物力和资金等多方面的浪费。本章小结本章对目前国内外企事业组织中常用的工作分析方法作了一个基本的分析与归类。把