会议管理制度(确认版).docx

宁夏美芝妮网络科技有限公司管理标准会议管理制度 MZNWLQB/2016(001)行政字1. 目的根据公司全面精细化管理要求，统一会议管理模式，提高会议质量，特制定本制度。2. 适用范围本制度适用于公司及各个部门的工作管理会议和专项会议。3. 职责3.1 办公室负责会议管理，所有重要会议要经公司领导批准后到办公室备案。3.2 会务工作主要由办公室承办；其他部门召集的会议，办公室应予以协助。4. 公司各类会议说明4.1 公司高、中层管理月例会4.1.1 主持与记录：由办公室组织和负责记录，会议由总经理主持，总经理因故不能出席时，授权公司其他领导成员出席。议定事项形成 公司领导工作例会会议纪要，由办公室起草，经行政部审核后，由总经理或主持会议的其他领导签发。4.1.2召开时间：公司高、中层管理月例会每月召开一次，于每月的第一个工作日上午召开。4.1.3参加人员：为公司高层管理人员，列席会议人员为各部门负责人。4.1.4公司高、中层管理例会的内容主要围绕：通报重要事项，各部门负责人报告本部门上月工作情况，对照上月会议安排，逐条逐项检查落实情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议，提出本月工作安排方案，与会人员讨论有关事项，会议主持人安排和部署下月整体工作并宣布议定事项。4.2董事长办公会4.2.1主持与记录：董事长主持会议，董事长办公会议议定事项形成董事长办公会议纪要，由总经理助理（暂由行政完成）根据会议记录起草，报董事长签发。4.2.2召开时间：董事长办公会不定期召开，由董事长根据需要决定召开。4.2.3参加人员：董事长办公会议出席人员为公司高层管理成员，列席公司会议人员为相关事务的部门负责人。董事长办公会议题由公司高管成员提出，或由公司各部门提出建议后，由董事长决定，公司领导成员如对议题有意见或建议，均在会前提出。4.2.4董事长办公会研究决定公司重大事项，会议内容围绕：4.2.4.1 审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目；4.2.4.2 审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方案；4.2.4.3 审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度；4.2.4.4 研究公司内部管理体制、组织机构设置和调整方案；4.2.4.5 研究公司重大改革方案和部署；4.2.4.6 审议通过公司重要规章制度；4.2.4.7 研究决定公司经营和管理中的重大问题；4.2.4.8 讨论公司年度报告，听取公司各部门的工作汇报；4.2.4.9 董事长认为应研究审议的其他问题； 4.2.5 董事长办公会讨论的有关文件原则上会前要送达与会人员阅读。4.2.6 董事长办公会的材料、纪要须经行政总监批准。4.3 公司商务月例会4.3.1 主持与记录：公司商务例会由商务总监主持，由商务部负责组织和记录，议定事项形成公司商务例会纪要，由商务部起草，经商务部经理审核后，报商务总监或其他会议主持人签发，副本送办公室备案。4.3.2 召开时间：公司商务例会每月召开一次，于每月的30日至次月的5 日召开，具体召开时间由商务总监决定。4.3.3参加人员：商务经理、市场经理、培训经理、客服经理及客服专员参加，总经理根据需要出席，商务总监因故不能出席时，授权其他经理主持，行政总监列席。 4.3.4公司商务月例会的内容主要围绕：会议主持人通报公司整体市场情况，商务部经理总结上月公司商务工作情况，提出本月工作安排方案，各经理汇报上月工作情况，提出本月工作方案，与会人员讨论有关事项，会议主持人对下一月度商务工作进行预测，预测行业发展趋势及业务工作的对策，宣布下月业务工作安排，总经理通报重要事项并提出工作要求。4.4 部门周例会4.4.1 主持与记录：由各部门负责人主持，部门指定专人记录（会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求）。4.4.2 召开时间：每周一上午9:10-9:30。4.4.3 参加人员：该部门全体员工参加。4.4.4部门周例会的内容主要围绕：部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；员工依次汇报上周工作情况：具体开展了哪些工作任务；任务推进、达成的汇报；分享好的工作分析；对不佳工作中遇到的困难和问题，提出预解决方案；进行本周工作安排：与会人员讨论有关事项，部门负责人提出建设性意见，指出工作中存在的弊病有效可行的办法，部署下周工作要点和任务。4.4.5会议追踪：由行政部不定期参与各部门的周例会，以追踪会议的实效性。4.5部门晨会（要求与市场业务相关的部门必须开晨会，目的是利于员工业绩的跟进、把控）。4.4.1 主持与记录：由各部门负责人主持，部门指定专人记录。4.4.2 召开时间：每日上午9:10-9:30。4.4.3 参加人员：该部门全体员工参加。4.4.4部门晨会的内容主要围绕：员工依次汇报昨日工作情况的推进，与客户交流启发；部门负责人进行当日工作安排，部署。4.6 其他会议4.6.1 公司年终总结表彰大会总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进个人。此项会议由办公室具体组织实施。4.6.2 各专题会议公司根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、市场工作、策划工作及合约事宜等专项工作进行讨论、布署和总结。5. 会议要求5.1 应明确公司会议目的、主题，解决问题提高效率，不开无边际的会议，杜绝空谈。5.2 参会人员在会前应明确会议要研究的议题，以便准备好相关文件材料。5.3 与会者发言要言简意骇，会议主持人在开会过程中应该控制时间，无特殊情况不予延长。5.4 会议安排原则：小会服从大会、局部服从整体、临时会议服从例行会议。5.5 与会人员必须做详细的会议记录，以便于会后准确领会会议精神，会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻、落实，力求取得具体成果。落实各项工作任务，办公室将不定期抽查与会人员的会议记录。5.6 公司性质的会议，其会议纪要由总经理助理负责整理（目前由办公室指定专人），由公司领导审阅签发并编号存档。5.7 会议结束后总经理助理负责将工作的要求及问题进行汇总、分类。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由其负责，根据规定的时间节点逐项跟进。5.8 凡涉及到多个人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前2小时向总经理报批后报办公室，由办公室进行统一安排，方可召开。5.9 会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向办公室请假，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。6. 会议的准备6.1 根据需要提前做好投影设备连接调试工作；6.2 会议议程安排（应提前提交）；6.3 会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；6.4 会议场所布置；6.5 会议需要留存资料的应提前通知网络部做好拍照或摄像工作。7.会议纪律7.1 会议召集人员提前10分钟入场，与会人员提前5分钟入场，不得无故迟到、早退；迟到早退者按考勤迟到或早退一次计算。7.2 会议实行签到制度，因特殊情况确实无法参会的人员，应提前向上级领导报批，行政部每月对无故不参加例会人员进行统计，在当月工资中给予缺会一次10元的处罚。7.3 入会场前，与会人员应修整自己的仪表，做到衣冠整齐，精神饱满；会议期间要求集中精力、认真听取发言，不得交头接耳开小会；7.4 会议期间严禁吸烟；7.5 坐姿端正，不随意走动，不允许打瞌睡；7.6 手机关机或设置静音状态，不玩手机或上网、看报纸杂志、听音乐、不得接听手机（除业务急需解决的事宜）等做与会议无关的动作。7.7 与会人员不得泄