管理信息系统第5章 课件.ppt

第五章总体规划和可行性分析 第一节管理信息系统总体规划第二节初步调查和可行性研究 一 总体规划的概念和意义管理信息系统的总体规划是关于管理信息系统长远发展的规划 也称为战略规划 是企业战略规划的一个重要部分 一个有效的战略规划可以使管理信息系统和用户有较好的关系 可以做到信息资源的合理分配和使用 从而可以节省管理信息系统的投资 一个有效的规划还可以促进管理信息系统应用的深化 一个好的规划还可以作为一个标准 总之 管理信息系统的规划对我国企业是非常重要的 应大力提倡和推广 第一节管理信息系统总体规划 二 总体规划的特点总体规划的有效性包括两个方面 一方面是战略正确与否 正确的战略应当做到组织资源和环境的良好匹配 另一方面是战略是否适合于该组织的管理过程 也就是和组织活动匹配与否 1 目标明确战略规划的目标应当是明确的 不应是二义性的 2 可执行性良好好的战略的说明应当是通俗的 明确的和可执行的 它应当是各级领导的向导 使各级领导能确切地了解它 执行它 并使自己的战略和它保持一致 第一节管理信息系统总体规划 3 组织人事落实战略的人往往也是执行战略的人 一个好的战略计划只有有了好的人员执行 它才能实现 因而 战略计划要求层层落实 直到个人 4 灵活性好一个组织的目标可能不随时间而变 但它的活动范围和组织计划的形式无时无刻不在改变 现在所制定的战略计划只是一个暂时的文件 只适用于现在 应当进行周期性的校核和评审 灵活性强使之容易适应变革的需要 第一节管理信息系统总体规划 三 总体规划的内容一个管理信息系统的总体规划应包括组织的战略目标 政策和约束 计划和指标的分析 管理信息系统的目标 约束以及计划指标的分析 应用系统或系统的功能结构 信息系统的组织 人员 管理和运行 信息系统的效益分析和实施计划等 一个好的战略管理应当包含以下几个内容 建立运营原则 确定企业地位 设立战略目标 进行评价与控制 这些内容在整个运营过程中是动态的和不断修改的 第一节管理信息系统总体规划 四 总体规划的步骤 四 总体规划的步骤 续 五 总体规划的组织与阶段成果1 组织1 规划领导小组2 人员培训3 规定进度2 阶段成果1 技术文档 系统规划报告 2 管理文档 开发计划 开发合同 系统规划报告评审意见 第一节管理信息系统总体规划 六 管理信息系统总体规划方法用于管理信息系统规划的方法很多 主要是关键成功因素法 CriticalSuccessFactors CSF 战略目标集转化法 StrategySetTransformation SST 和企业系统规划法 BusinessSystemPlanning BSP 其它还有企业信息分析与集成技术 BIAIT 产出 方法分析 E MA 投资回收法 ROI 征费法 chargout 零线预算法 阶石法等 这里我们重点介绍企业系统规划法 第一节管理信息系统总体规划 一 企业系统规划法的基本思想IBM公司70年代初将BSP作为用于内部系统开发的一种方法 它主要是基于用信息支持企业运行的思想 通过自上而下地识别系统目标 企业过程和数据 然后对数据进行分析 自下而上地设计管理信息系统 该管理信息系统支持企业目标的实现 表达所有管理层次的要求 向企业提供一致性信息 对组织机构的变动具有较好的适应性 第一节管理信息系统总体规划 一 企业系统规划法的基本思想IBM公司70年代初将BSP作为用于内部系统开发的一种方法 它主要是基于用信息支持企业运行的思想 通过自上而下地识别系统目标 企业过程和数据 然后对数据进行分析 自下而上地设计管理信息系统 该管理信息系统支持企业目标的实现 表达所有管理层次的要求 向企业提供一致性信息 对组织机构的变动具有较好的适应性 第一节管理信息系统总体规划 二 企业系统规划法的作用1 确定出未来管理信息系统的总体结构2 保证信息的一致性对数据进行统一规划 管理和控制 明确各子系统之间的数据交换关系 保证信息的一致性 3 确保管理信息系统对环境变更的适应性企业系统规划法的优点在于利用它能保证管理信息系统独立于企业的组织机构 也就是能够使管理信息系统具有对环境变更的适应性 第一节管理信息系统总体规划 三 企业系统规划法的基本原则1 管理信息系统必须支持企业的战略目标2 系统的规划应当表达出企业各管理层次的需求3 管理信息系统应能向整个企业提供一致的信息4 管理信息系统对组织机构和管理体制的变化具有适应性5 管理信息系统的战略由管理信息系统总体结构中的子系统开始实现管理信息系统的战略应是先 自上而下 识别 再 自下而上 实施 第一节管理信息系统总体规划 自上而下的系统规划和自下而上的系统实施 四 开发步骤BSP法是把企业的目标转化为管理信息系统战略的全过程 这个过程可归纳为以下四个阶段 1 准备阶段准备阶段是系统规划的前期工作 包括以下三方面的工作 1 在企业领导及主管部门批准后 立项下达任务 明确系统开发的目标 成立系统开发的组织 2 做好系统调查计划 对象 大纲的准备工作 3 开好动员会 这是系统开发工作开始前的一次重要会议 第一节管理信息系统总体规划 2 系统分析阶段它是系统规划基础工作 是系统设计工作的前提 包括以下四个方面的工作 1 定义企业过程它是指识别企业逻辑上相关的一组决策和活动的集合 2 定义数据类 它是指对能够激发企业管理工作活动所需求数据的识别 3 分析当前的系统支持这是指对当前系统在开发新系统中能够提供的支持条件的调查分析 4 分析对未来系统的要求这是指对企业领导和各个管理职能部门管理人员对新系统要求的调查分析 第一节管理信息系统总体规划 3 系统设计阶段 1 设计管理信息系统的总体结构这实际上也是划分子系统的工作 主要采用U C矩阵 2 确定系统开发的优先顺序 管理信息系统的总体结构是由若干个子系统组成的 它的开发优先顺序需要根据企业的需求程度 领导的重视程度 各项资源的支持程度等具体实际情况来确定 4 文件归档阶段主要是指对以上各个阶段各项工作的总结归纳工作 主要包括信息系统开发的建议书和开发计划两个方面的文档编制工作 这是系统开发阶段性的成果标志 形成的报告经过有关领导和部门审批以后即可以进行实施 第一节管理信息系统总体规划 1 U C矩阵的建立首先要进行系统化自顶向下地划分 然后逐个确定其具体的功能 或功能类 和数据 或数据类 最后填上功能 数据之间的关系 即完成了U C矩阵的建立过程 即 首先建立一张二维表格 将数据所调查的数据填写在横向方向 Xi 将功能填写在纵向方向 Yj 然后按照数据与功能之间的产生 Create 与使用 Use 之间的关系 分别在对应的单元中填入C或U 五 U C矩阵 2 U C矩阵的功能 通过对U C矩阵的正确性检验 及时发现前段分析和调查工作的疏漏和错误 通过对U C矩阵的正确性检验来分析数据的正确性和完整性 通过对U C矩阵的求解过程最终得到子系统的划分 通过子系统之间的联系 U 可以确定子系统之间的共享数据 五 U C矩阵 3 U C矩阵的求解 U C矩阵求解过程就是对系统结构划分的优化过程 它是基于子系统划分应相互独立 而且内部凝聚性高这一原则之上的一种聚类操作 U C矩阵的求解过程是通过表上作业来完成的 其具体操作方法是 1 调换表中的行变量或列变量 使得 C 元素尽量地朝对角线靠近 2 以 C 元素为标准 划分子系统 这样划分的子系统独立性和凝聚性都是较好的 因为它可以不受干扰地独立运行 五 U C矩阵 二 功能数据类矩阵 举例 检查功能这一列是否按功能组排列 功能组的排列顺序按管理阶段模型进行 每一功能组中的各功能则按资源生命周期的四个阶段排列排列 数据类 这一行 使得矩阵中C靠近主对角线在调整的过程中 可以适当地调整功能组 在这张表中 字母C被大致排列在从左上角到右下角的矩阵对角线上 1 调整功能 数据类矩阵 基本c u矩阵 基本c u矩阵 基本c u矩阵 基本c u矩阵 用粗实线框出功能组 字母C应该尽量被圈入方框内 并给功能组起一个名称 每个功能组就是一个子系统方框的选择需要一定的判断力和实际经验 可参照系统的逻辑职能来划分方框代表着逻辑信息系统的划分 负有产生和维护系统内数据类的责任 2 划分子系统 主要子系统划分 当一个字母U落在任意方框外时 必定存在着子系统之间的数据流 画出所有的数据流 删除所有的字母C和U 并给子系统加上名称 这样就形成了新系统的体系结构 3 寻找子系统的数据交流 主要子系统划分 4 信息系统结构图 5 C U矩阵中数据的产生 在C U矩阵中每一个主题数据库中的数据 都必须至少由一个过程产生 如果某一数据库只被某些业务过程所使用而没有业务过程产生它 就说明可能有被遗漏的业务过程 如果某一数据库由多个过程产生 规划人员可以根据实际管理需求来考虑是否应将有关的主题数据库分成多个数据库 尽量使数据库由一个过程产生 被多个过程使用 从而可以保证数据库数据的完整性和一致性 一 现行系统的初步调查 一 问题的识别系统开发要搞清楚5个w 即what why who where when 即要做什么 为什么要做 由谁来做 在什么地方做和什么时候做 这里首先讲What 识别问题是最最重要的事 过去进行事务处理系统的分析时一般提调查信息需求 在今天管理信息系统和网络时代已显得不够 当代管理信息系统的开发 要先了解企业目标 现行企业系统的问题 企业的信息战略 然后是如何用信息技术解决这些问题 第二节初步调查和可行性研究 二 初步调查的目标管理信息系统的开发一般都是由用户提出需求开始的 而对于这种开发需求是否具有可行性 需要开发人员在系统开发之前认真调查分析 为了使系统开发工作更加有效地展开 有经验的开发者往往将系统调查分为两步 第一步是初步调查 即先投入少量人力对系统进行大致的了解 分析其有无开发的可行性 第二步是系统详细调查 即在系统开发具有可行性并已正式立项后 再投入大量人力展开大规模 全面的系统调查 第二节初步调查和可行性研究 三 初步调查的任务1 确定关键的规划问题 抓住实质初步调查的第一步是从用户提出系统开发的原因以及用户对系统的需求入手 考查用户对系统的需求 预期系统要达到的目的 2 确定系统的边界和制约条件初步调查的第二步是要定义系统的边界和制约条件 3 调查企业经营战略目标与任务调查企业在今后一段时期内生产经营活动欲达到的战略目标与任务 同时还应调查企业组织机构 包括企业组织机构的设置及职能 规模 人员数量等 第二节初步调查和可行性研究 4 调查企业的当前运行状况5 调查企业管理方式和基础数据管理状况现有企业的管理方式和基础数据管理状况是整个系统调查工作的重点 它对今后将要开发的管理信息系统影响颇大 6 调查企业现行系统运行状况在决定是否开发管理信息系统之前一定要了解一下现行系统的运行状况 特点 所存在的问题 可利用的信息资源 可利用的技术力量以及可利用的信息处理设备等 7 调查网上客户的需求情况 第二节初步调查和可行性研究 四 初步调查的步骤1 获得明确的授权在开始初步调查之前 项目小组应该从企业主管处获得明确的授权 这主要是让各级管理人员知道项目小组在开发中的角色 2 列出需要获取的必要信息在初步调查阶段 项目小组可根据需求清单 准备一份所要获取的具体信息的清单和一个切实可行的活动进度表 3 收集所要求的信息4 分析信息 决定开发方案 第二节初步调查和可行性研究 二 新系统目标的确定 一 管理信息系统目标的特性1 目标的总体战略性2 目标的多重性3 目标的依附性信息系统的目标不是凭空想象孤立制定的 它依附于现行系统的战略目标 4 目标的长期性5 目标的适应性管理信息系统是在外部环境中运行的 当环境变化时 系统的功能和信息也将发生变化 为了使系统有良好的适应性 首先要求其目标具有良好适应性 第二节初步调查和可行性研究 二 新系统目标可能的提法提高和改进管理信息服务 减少人力和设备费用 增强资源共享 高系统的安全性 可靠性和可控性 改进人员利用率 提高社会和经济效益 拟建系统满足需求的程度 节省成本和日常费用开支 提高工作效率 减轻劳动强度 提高信息处理速度和准确性 提供各种新的处理功能和决策信息 为服务对象提供更多的方便条件 第二节初步调查和可行性研究 三 可行性研究可行性研究 FeasibilityStudy 又称可行性分析 FeasibilityAnalysis 可行性研究是指在当前组织内外的具体条件下 系统开发工作必须具备资源和条件 看其是否满足系统目标的要求 在现代化管理中 经济效益的评价是决策的重要依据 当采取一项重大的改革和投资行动之前 首先关心的是它能取得多大的经济效益 一 可行性分析的概念可行性分析是指在当前组织内外的具体环境和现有条件下 某个项目投资的研制工作是否具备必要的资源及其他条件 其可行性可以从技术可行性 经济可行性和管理可行性三个方面来考虑 第二节初步调查和可行性研究 1 技术上的可行性这方面应分析当前的软 硬件技术能否满足对系统提出的要求 此外 还要考虑开发人员的水平 根据现有的技术条件 考虑提出的要求能否达到 技术方面的可行性包括如下几个方面 1 人员和技术力量的可行性 2 基础管理的可行性 3 组织系统开发方案的可行性 4 计算机硬件的可行性 5 计算机软件的可行性 6 环境条件以及运行技术方面的可行性 第二节初步调查和可行性研究 2 经济上的可行性主要是预估费用支出和对项目的经济效益进行评价 在费用支出方面 不仅要考虑主机费用 而且要计算外围设备费用 软件开发费用 人员培训费用和将来系统投入运行后的经常费用和备件费用 3 管理上的可行性指管理人员对开发应用项目的态度和管理方面的条件 经济效益应从两方面综合考虑 一部分是可以用钱来衡量的效益 如加快流动资金周转 减少资金积压等 另一部分是难以用钱表示的 例如提供更多的 更高质量的信息 提高取得信息的速度等 第二节初步调查和可行性研究 二 可行性分析的实施步骤1 系统的分析人员对现实系统进行初步调查 2 编写用户需求书面材料 3 对待开发系统进行可行性分析 4 写出系统可行性分析报告 5 评审和审批系统可行性分析报告 6 若项目可行 则制定初步的项目开发计划 并签署合同 第二节初步调查和可行性研究 三 可行性分析的结论 1 可行性分析结果完全不可行通过可行性分析可以发现目前的系统完全不具备开发的条件 则系统开发工作必须放弃 2 系统具备立即开发的可行性如果系统具备立即开发的可行性 则可进入系统开发的下一个阶段 3 某些条件不具备 待条件成熟再重新论证如果某些条件不成熟 则要创造条件 增加资源或改变新系统的目标后 再重新进行可行性论证 第二节初步调查和可行性研究 四 可行性研究报告 一 引言主要包括管理信息系统的名称 目标和基本功能 用户单位名称 新系统开发单位 该系统与其他系统或机构的关系与联系 在可行性报告中使用的专门术语及其定义 该报告中所引用的文件和技术资料 格式 1 摘要 系统名称 目标和功能 2 背景 系统开发的组织单位 系统的服务对象 本系统和其他系统或机构的关系和联系 3 参考和引用的资料 4 专门术语和缩写词 第二节初步调查和可行性研究 二 系统开发的必要性和意义可行性不等于可能性 可行性含有必要性 某个单位的领导对现行系统感到满意 对计算机辅助管理不感兴趣 即使新系统的开发在