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任务清单分析系统 TIA 第一节任务清单分析系统 TIA 简介 TIA是工作倾向性工作分析系统 TIA一般由两个子系统构成 一是用于收集工作信息的一套系统的方法 技术 二是与信息收集方法相匹配的用于分析 综合和报告工作信息的计算机应用程序软件 TIA中收集工作信息的工具实际上是一种高度结构化的调查问卷 一般包括两大部分 一是 背景信息 一是 任务清单 第二节TIA的实施步骤 一 构建任务清单对人力资源部门的任务清单构建可以采用目标分解和调查研究相结合的方法 首先明确人力资源部的部门目标 再由部门目标导出部门职能 然后把部门职能分解为必须要做的工作 再把工作逐步分解 直至分解为各个任务项目 其中每一个分解工程除了理论推导之外 都要参考实证的调查资料 最后 把各个任务项目按一定的逻辑顺序编排起来 就形成了用作问卷的人力资源部门的任务清单 通过资料分析和实践的调查研究发现 人力资源部的部门目标是通过建立 维持与发展有效的人力资源管理系统 以实现组织的目标 人力资源管理系统的有效性最终是通过它实现组织目标的有效性来评价的 人力资源管理要实现的组织目标主要有三个 即高工作效率 高员工满意度及合理的人工成本 这三方面是人力资源管理有效性的主要衡量标准 因此也是人力资源部的三个主要目标 如何实现部门目标 人力资源部主要通过履行一下几方面的职能来实现部门目标 1 参谋 辅助 指导 这是人力资源部的传统职能 也是最基本的职能之一 直线经理是人力资源管理政策 制度的最终实施者 对人力资源管理的有效性负有直接责任 人力资源部要达到的目标只有通过直线经理的合作与支持才能实现 人力资源部的参谋 辅助 指导职能还表现在与一般员工的关系上 人力资源部应当为一般员工提供诸如考核 薪酬福利 职业生涯规划等各方面的人事咨询和服务 使一般员工能从中受益 感觉到人力资源部的价值 2 协调 控制人力资源管理是一个有机的系统 它的各个环节应该是彼此联结 协调统一的 人力资源部负责保证人力资源政策的协调统一性 协调部门之间 上下级之间 个人与组织之间的关系 维护人力资源管理流程的通畅性 秩序性 在企业各部门中 只有人力资源部有从企业全局利益出发考虑整个人力资源管理系统的责任和权利 这也是企业建立人力资源部的初衷之一 人力资源部通过人力资源政策的制定和监督检查以及其他沟通与控制的手段 发挥对整个人力资源管理系统的协调 控制职能 3 人工成本管理人力资源管理的许多环节都涉及人工成本管理问题 最主要 最直接的是报酬管理 另外 像人员招募甄选录用 培训开发 人力资源规划等都对人重成本有重大影响 如何确定薪资水平 福利水平 如何设计报酬结构等报酬管理工作直接关系到人工成本控制的效果 4 战略决策的制定与实施变化趋势 人力资源部从毫无战略意义到为战略实施提供支持再到成为组织平等的甚至是关键的战略伙伴 人力资源部在现代人力资源管理中的战略职能日益凸现 其最根本的原因还是人力资源本身的战略性作用的增强 企业战略决策的选择和制定必须确认 分析和平衡两类因素 一是企业面临的外部机会和挑战 二是企业内部的优势和劣势 但不论是外部环境的分析还是内部形势的判断 最具决定性影响的就是企业人力资源的状况 5 推动组织发展与管理创新人力资源部在人力资源管理中应始终站在理论和实践的前沿 扮演 创新者 的角色 否则人力资源部的价值和威信将大打折扣 人力资源部应负责为企业提供有关管理最新发展动态的信息和最新的解决问题的理论与方法 本章所构建的企业人力资源部的任务清单基于以下研究假设 1 企业的规模较大 人力资源部是一个独立的部门 2 人力资源部的工作任务涉及现代企业人力资源管理的全方位和全过程 包括组织规划设计 工作分析 人力资源规划 选聘录用 薪酬管理 人事考核 培训开发 工作时间管理 员工异动管理 劳动法律 政策与劳工关系 人事资料 人事档案管理等 3 人力资源部的部门目标是通过建立 维持和发展有效的人力资源管理系统 来实现组织的目标的 4 人力资源部能够发挥 参谋 辅助 指导 协调 控制 人工成本管理 战略决策的制定和实施 推动组织和管理创新等职能 二 利用任务清单收集信息任务清单实质上是一个高度结构化的调查问卷 在列出任务清单的基础上加上评价尺度 便成为用于收集信息的工具 在利用任务清单收集信息的过程中需要注意以下几个方面 1 调查范围与对象的确定第一种方案 选取两个以上的人力资源部的专职工作人员 第二种方案 选取一个行业的多家企业的人力资源部的专职工作人员 第三种方案 只对一个企业的人力资源部的专职工作人员进行调查 2 调查方式的选择集体调查 即把被调查者集中到一起同时进行调查那么就可以由调查实施者本人发放 回收问卷 单独调查 即由被调查者本人选择应答的时间和地点 那么最好通过正式的组织渠道发放 回收问卷 3 选择适当的信息源有关工作执行与否的信息 时间花费的信息最好由工作执行者本人来提供 而其他一些任务评价信息 如工作的重要程度 困难程度 工作失误的后果的严重程度等信息最好由本工作领域经验丰富的管理者来提供 或至少参考他们的意见 4 填写任务清单的一般步骤第一步 被调查者以填空或选择的方式回答背景信息部分的所有问题 第二步 被调查者阅读任务清单上的所有描述 并在属于其正常工作范围内的任务描述旁边作标记 第三步 被调查者在另一张空白纸上写出没有被包含在任务清单中但属于其正常工作范围内的所有任务描述 最后 被调查者重新回到任务清单起点 逐一对其所选定的任务 属于其正常工作范围内的任务 进行评价 2020 3 10 15 可编辑 按照TIA要求 被调查者需要两次浏览任务清单 一次是找出被调查者本人所执行的各个工作任务 另一次是对所找出的工作任务进行评价 这样做主要出于三个目的 第一 总体上浏览一遍任务清单 有助于被调查者把握全局 更精确地作出相对时间花费地评价 第二 让被调查者有足够地时间阅读各个任务描述 有助于他们补充哪些被遗漏的任务项 第三 可以预防那些没有读懂填写说明的被调查者对所有任务作出评价 三 分析任务清单所收集的信息统计分析方法是用来分析数量化工作信息的最常用方法 因此也是任务清单系统最常用的分析方法 对于大多数工作分析目的而言 最普通的描述统计 就可以满足需要了 一些单变量统计推断方法也会用到 此外 有时也会用到多变量统计方法 1 描述性统计方法如 百分比及其分布 集中趋势测量 离散趋势测量 相关程度测量 包括重叠度测量 2 其他分析方法 如 主成分分析 聚类分析 单变量统计推断等数据统计方法常用来对工作进行比较 分类 为制作工作族文件做准备 多元回归分析和预测模型也是可以利用的方法 表10 2 任务重叠度测量方法示例 由上表可得 工作A B C包含25个互不相同的任务项 A有13个任务项 B有12个任务项 C有16个任务项 A与B的任务重叠度是72 即A与B有72 的任务是相同的 A与C的任务重叠度是34 B与C的任务重叠度是43 由此可以判断 工作A与B比A与C B与C都更为接近 四 利用任务清单编制工作说明书利用任务清单系统对工作进行分析 分析结果是典型的工作说明书 包括工作描述和工作规范两部分 工作描述的主要内容包括 1 工作概要 2 重要的工作纬度 3 非常重要的任务利用任务清单编制工作规范文件之前 要进行 任务 知识 技术 能力 KSAs 矩阵 研究 即将 任务 与一些可能需要的KSAs组成矩阵 用数值表明两者之间的相关程度 其形式可用下表10 3所示 表10 4人员配置专家工作说明书 第三节TIA的应用 通过对任务清单获得的数据进行分析 其分析结果可以应用于人力资源预测 人员招募甄选 绩效考核 薪资管理 培训开发 工作分类以及工作设计等许多方面 任务清单分析系统可以用来描述当前或计划要做的工作 具体的团体性的工作描述可以对工作进行分类或用来确定任职资格要求 环境要求 工作态度要求等 任务清单分析系统最主要的应用之一就是为增加人力资源的潜能提供信息 任务清单分析系统能够为管理提供员工对工作内容不满或员工态度方面的信息 管理者可以利用任务清单来确定能够提高生产力的领域 除了上面提到的一般应用领域之外 任务清单分析系统还有以下的应用 比如工作满意度调查 在少数群体中的运用 涉及专门的培训课程 确定任职资格要求 建立个人经验档案 确定工作危险度 第四节小结 TIA系统的利弊 优点 1 信息可靠性较高 适合用于确定相关的工作职责 工作内容 工作关系和劳动强