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第二章经济日用文书写作 第一节书信第二节条据第三节启事第四节声明 第一节书信 书信也称信函 广义的书信包括公文中的函 单位出具的介绍信 证明信和联系事务所发的便函 私人信函及其他各种用途的信 除公文中的函外 现在人们常把其余的书信分为两大类 一般书信和专用书信 3 一 一般书信 一般书信由信文 又称信瓤 和信封两部分组成 一 信文的格式 写法及常用文言书信语1 称谓 1 称谓的位置 2 称谓的用语 3 称谓后的提称知照语提称知照语是表示请求对方查阅的尊敬用语 提称知照语的使用应视对方的身份 职衔 地位等确定 2 问候语 尊禀者 直系尊亲用 敬启者 或 径启者 下行书信用 3 正文4 收束语和祝颂语 1 收束语 即结束全文用语 文言中常用的收束语有 专此奉达 专此奉复 匆此布达 专此复候 专此函复 谨此奉达 谨复等 2 祝颂语 祝颂语是向对方表示祝愿或敬意的用语 其紧接收束语之后写 文言书信中的祝颂语 对父母 祖父母 常用恭叩 敬叩 恭请 敬请等 金安 福安 崇安等 对尊者 师长 常用恭请 敬颂 敬请 恭祝 恭颂等 尊安 钧安 钧祺 台安 台祺 教安 大安 铎安等 对平辈 同仁 常用即请 即颂 顺请 顺问 顺颂 谨请 谨问等 大安或台安 近安 台祺等 对晚辈 常用即问 顺询 近安或近好等 可以根据节日 时令不同写不同的祝颂语 如春安 秋安 年禧 新禧等 根据对方职业不同 可用 教祺 指教师 学祺 学安 指学生 戎安 军人 财祺 商人 5 具名和日期 1 具名个人署名要与信首的称谓呼应 为了表示礼貌 尤其是对尊者 长者通信 具名后往往多加敬辞 又称启告语 如 谨上 谨启 敬上 呈上 顿首 叩上 拜上等 长辈对小辈 上级对下级则不用以上敬辞 父母常用 示 或 字 上级常用 手泐 手谕 2 日期 单位的信函日期要写全称 6 附言 附件 信完之后 尚有未尽之言 遗漏之事需告知 则可在信末空白之处补上 一般先写上 附 或 再者 再启 等字 然后写上内容 结尾再用 又及 或 又言 收结 附件则指随信所附材料 如照片 邮票 转发他人信件等 如有附件应在信末注明 如 附上近照三张 附上复印件一份 等 二 信封 信封有横式和竖式两种 无论横式 竖式信封 都由以下部分构成 邮编 收信人地址 收信人姓名 寄信人地址 姓名 和邮编 称谓后常写 收 启 展 等字样 也可不写 文言书信中则多用 启 字 对长辈用 安启 对尊者用 钧启 台启 对平辈用 大启 台启 对小辈一般用 收启 如果是唁信 则用 礼启 或 素启 三 写作要求 1 语气得体 称谓得当2 忌用红笔3 慎用附言 二 求职信 求职信 又称自荐信 应聘信 一 求职信的格式和基本内容1 称谓2 正文 1 基本情况介绍 主要有 姓名 性别 年龄 学历 职称 职务 如果还未毕业 则写上目前就读学校 专业及毕业时间 2 业务情况介绍 业务情况介绍可分三种 一是所修专业知识介绍 二是相关知识介绍 三是有关技能掌握情况的介绍 3 实践经验及成就的介绍 4 其他情况 这方面可以写自己的特长爱好 性格为人 工作态度等 5 结尾 主要向对方提出给予录用的请求 一般先请求给予面试机会比较妥当 然后再表示感谢 6 联系地址 二 写作要求 1 针对性强 求职信的内容要与用人单位的招聘岗位的要求相符合 2 不过分夸耀 不过分谦虚 3 内容简洁 清晰 三 介绍信 介绍信是机关团体 企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作 了解情况 洽谈业务 参加各种社会活动使用的一种专用书信 包括铅印成文不留存根的印刷介绍信 铅印成文带存根的印刷介绍信 用一般公文纸写的书信式介绍信 一 介绍信的格式和基本内容 介绍信一般应包括标题 称谓 被介绍者简况 事由 署名日期和有效期等一些内容 一 手写式介绍信的写法手写式介绍信包括标题 称谓 正文 结尾 署名等五部分 3 正文 要说明被介绍者的姓名 年龄 政治面貌 职务等 如被介绍者不是只有一人还需注明人数 其中 政治面貌和被介绍者的年龄有时可以省略 写明要接洽或联系的事项 以及向接洽单位或个人所提出的希望和要求等 要在正文的最后注明本介绍信的使用期限 4 结尾介绍信的结尾要写上 此致 敬礼 等表示祝愿和敬意的话 5 署名 日期 公章 二 印刷式介绍信的写法 不带存根的印刷式介绍信印刷的内容 格式同手写式介绍信大体一样 带存根的印刷式介绍信一般由存根联 正式联和间缝三部分组成 范文 带存根的印刷式介绍信 1 存根部分 1 存根部分的第一行正中写有 介绍信 三个字 字体要大 紧接 介绍信 的字后 用括号注明 存根 两个字 2 第二行 在右下方写有 字 号 字样 如是市教委的介绍信就写 市教字 号 如是县政府商业局的介绍信可写 县商字 号 号 是介绍信的页码编号 3 正文 A 被介绍对象的姓名 人数及相关的身份内容介绍 还要写明前往何处何单位 B 具体说明办理什么事情 有什么要求等 结尾 结尾只注明成文日期即可 不必署名 2 介绍信的间缝部分 存根部分同正文部分之间有一条虚线 虚线上即有 字第 号 字样 这里可照存根第二行 字 号 的内容填写 要求数字要大写 如 壹佰叁拾肆号 字体要大些 便于从虚线处截开后 字迹在存根联和正文联各有一半 同时 应在虚线正中加盖公章 3 正式联部分 第一行正中写有 介绍信 字样 字体较大 第二行在右下方有 字 号 字样 内容照存根联填写 称谓 正文 内容同存根内容一样 主要写明持介绍信者的姓名 人数 要接洽的具体事项 要求等 结尾 写明祝愿或敬意的话 一般要写些诸如 请接洽 请指教 请协助 等类的话 后边还要写 此致 敬礼 最后要注明该介绍信的有效期限 署名 公章 日期 练习思考题 1 如给一位台商 年龄四十左右 写信 商洽业务 信首应如何称呼对方 用什么提称知照语比较好 在信尾祝颂语中 用 此致敬礼 是否妥当 应用哪些比较好 2 根据自己的情况 给某心仪的用人单位写一份求职信 3 写自荐信的原则是 推销 自己 推销 的含义是什么 为什么不提 全面介绍 4 以下是一封香港人写的信函 请用白话解释 敬启者 关于台端名下之楼宇贷款 编号略 积欠分期供款五期本息合共港币壹万玖仟柒佰圆整 本行由今年二月起曾多次函电促请尽清付 惟一直未蒙合作 谨再函达 至祈于本函发出之日起七天内清缴积压期款及过期利息 否则 本行惟有循法律途径行使银主之权利 将物业拍卖 倘所得不足以清付余欠 则不足之数仍须由台端负责也 敬悉察注为荷 此致 先生 银行有限公司放款部 谨启二00六年 月 日 5 分析改写下列信函A厂财务科 你们几次写来讨钱的信 我们早就收到 老实说 近来一年 厂里的货卖不掉 工人奖金也发不出 所以没有钱还债 实在不行 要么把我厂里的存货折款抵押给你们 请你们帮帮忙 给以谅解 B厂财务科二00六年 月 日 6 讨论题 失信的求职包装最近的一次招聘会 让这位北电网络人力资源部招聘经理有点哭笑不得 300多份高校毕业生送来的简历 竟然有一半掺假 他们假就假在把自己描绘得太好了 邢少国解释 大学只有4年的时间 他们哪有那么多的时间和精力去参加社会活动 尤其是我们IT行业 一个证书读下来往往需要好几万元 可有的学生手里这样的证书竟然有好几个 依我看 甚至有一部分学生的 经历 去应聘总经理都没有问题 北京澳柯玛视美乐有限公司人力资源部经理田益飞说 我碰到的做伪最厉害的 是一个25岁的小伙子 自称国内名牌大学毕业 曾任IBM和微软的市场经理 联想集团的大区经理 可他太年轻了 也太能吹自己了 根据我们的调查 他不过是那所大学成人教育班的学生 一家外地驻武汉做装饰生意的企业准备招1名广告策划人员 在报纸上做了招聘广告后 很快接到许多应届大学毕业生的自荐材料 公司人事部门逐一翻阅 发现从同一所大学竟来了3个现任的 校学生会主席 我觉得 与过去相比 大学生学会包装自己是件好事 可是 这包装是不是有点过了火 邢少国很疑惑 第二节条据 条据是人们在日常生活 学习 工作中 要办理某些事情 或发生财务往来时常用的一种简便文体 条据可以分为两大类 一类是说明性条据 如请假条 便条等 一类是凭证性条据 如领条 借条等 这类条据又称单据 一 说明性条据 一 便条便条大致有留言条 托事条 约会条等等 便条的写法 1 称呼 第一行顶格写 2 正文 另起一行空两格 写上要告知对方的具体内容 结尾的祝颂语可写可不写 3 具名和日期 正文右下方 二 请假条 请假条是出于手续上的需要 向单位或者负责人阐明不能参加学习 工作或活动的原因和时间 有时候 还要附上相关证明 如病假单 住院凭证等 请假条的写法 1 称呼 必须写尊称 不可太随意 2 正文 首先写明请假原因 例如 今因有事请假一天 就很不明确 其次 要写明请假的时间 如果是两天以上 必须写明从哪天开始哪天为止 正文结束 往往写上 请予批准 请准假 等结束语 3 具名和日期 姓名 年月日 二 凭证性条据 凭证性条据又称单据 是单位之间 个人之间或单位与个人之间发生财务往来时 一方写给另一方的字句凭证 这样的字句称为凭证性条据 常用的凭证性条据有 借条 借据 收条 收据 欠条 领条等 一 凭证性条据的写法 1 单据名称单据因其种类不同 故在每张单据上应标明单据种类的名称 如借条 收据等 或写 今借 今收到 今欠 今领到 等名称 单据的名称写在首行居中 2 正文单据不用写称呼 直接写正文 正文要写明立字据的事由或事实 具体钱财 物品的名称 数量 如果是借条或者欠条 还应写上还款日期 还款方式 利息支付等其他事项 正文结束还应写上 此据 两字收结 以防止别人在后面添加其他内容 此据 可紧接在正文后面写 也可以另起一行空两格写 3 具名和日期签名时 应在姓名前写上 借款人 欠款人 收款人 领取人 经手人 等名称 有的还写上单位名称 一般单位立的字据都加盖公章 重要的字据个人也加盖印章 具名之下写上具体的日期 二 写作要求 1 财物数额要大写2 单据不宜涂改3 书写端正清楚 思考和练习 1 下列条据中有哪些错误 请指出并作修改 请假条老李 我因病故请假3天 此致敬礼王晓刚4月5日 今领到厂劳资科发给的劳动布工作服96套 白纱手套87副 高筒胶鞋82双 此系工人劳保用品 车间张 97年5月27日 2 根据下列材料写3张单据 1 因班级开联欢会 向学生科借收录机2台 电视机1台 话筒2只 预支活动费250元 还期请自订 2 某商店向 帽厂批进新式童帽200顶 每只定价20元 当场付现金3000元 尚缺1000元 经帽厂同意 余款在三天内付清 3 一个个体饭店经营者在集市上向一位农村妇女买了5只老母鸡 每斤8元钱 一共有20斤 又买大白鹅3只 每斤5元钱 一共三十斤 因这位农妇不具有发票 且不会写字 请你为她代立一单据 3 请为单位设计一张表格式的请假单 第三节启事 一 启事的性质及种类 启 即告知 陈述的意思 启事是单位 个人因有事向社会告知或请求别人帮助所写的一种应用文 启事的种类很多 大体上分为三大类 1 告知类启事 即因有事要向社会宣布或告知 并希望引起人们注意所发的启事 2 征求类启事 即出于某种需要 请求别人帮助 关照时所发的启事 3 寻求类启事 即因丢失物品 资料 或因有人走失 下落不明所写的启事 二 启事的写法 1 标题一是笼统式 只写 启事 两字 二是事由和文种式 三是事由式 即只有事由 没有文种 四是单位名称 事由和文种组合而成的标题 另外 有的启事为表明诚意 还在标题中加上敬语 如 诚聘 敬聘 有的要紧启事 还在标题中注明 紧急寻人启事 这样更容易引起人 2 正文由于启事种类繁多 正文内容也不一致 启事由于内容间断 所以通常不另结尾 三 启事的写作要求 1 标题需醒目一般都标明事由 便于人们按需查找 2 内容要单一启事应做到一事一启3 语言要简洁4 实事求是 思考与练习 1 指出下列启事中存在的问题 期货经纪人的摇篮 期货经纪公司拥有一流的通讯设备及信息终端 因业务需要经上海市人事局同意委托 大学培训经纪人员可以在公司模拟期货市场交易感受期货市场魅力 培训结束 大学颁发结业证书 我公司择优录用带薪实习 报名地址 路 号 室 公司另聘计算机管理人员一名 需具备计算维修经验和网络维护经验 有意者将本人简历及证明寄本市 路 号 期货人事部 征婚启示男36岁 身高1 70米以上 身体健康 貌端且酷 独子 独居 有煤卫 以后住房条件会更好 大学同等学力 现在外企上班 月薪3000元左右 爱好广泛 牌艺精湛 舞技出众 深受女士欢迎 为过理想生活 开创美好未来 现找一位22岁以上 高1 60米以上 如容貌秀丽 婚否 地区不限女性 附照必复 来信请寄 市 路 号 来电打 2 根据材料写启事 1 有一单位现有二层的楼面空置 一层面积有500平米 第二层有450平米 可作为办公 展览 餐饮等用房 也可用作休闲娱乐活动场所和证券公司的营业所 大楼内装有电话线 配有电脑 水电煤一应俱全 大楼面临 路 周围居民多 交通也十分便利 位置很优越 该单位要将这两层楼面租借出去 希望有意者来洽谈 请你为该单位代拟