公章及公文管理制度20161011.doc

公章及公文管理制度编号：版号：页码：第 6 页 共 6 页公章及公文管理制度编 制日 期审 核日 期日 期批 准日 期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人2016/10/02初订一、目的1.1 为了保证公司印章使用、收发文管理的合法性、规范性和安全性，有效的维护公司利益，特制定本管理办法。二、适用范围本管理办法涉及盖章的文件，包括公司发文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。三、印章管理规定 3.1印章的种类和制作。3.1.1印章分为：公司行政章、业务章、人名用章、功能章。公司行政章指公司公章；业务章是指公司财务章、合同专用章、业务部门章等用于指定用途的印章；人名用章是指公司法定代表人、负责人以个人名义由公司进行刻制的用于公务的签名章或印鉴章。3.1.2公司所需印章的刻制均需报公司领导批准同意后，由人行部到公安机关办理相关刻制手续。印章的规格材质按国家有关规定执行。3.1.3新印章要做好戳记，完成印章管理汇总表并统一在综合管理部留样保存，以便备查。3.2印章的使用管理3.2.1需要使用公司印章或人名印章时，由发起人填写盖章审批表，经部门负责人审核后并经相关领导同意后，由人行部将有关文件送呈总经理审批后方可盖章。3.2.2所有合同在盖章前，必须已办妥上述管理规定所需的签署手续。如经查实发现未履行完所有签署手续便擅自盖章，导致公司造成损失的输电网员，公司将追究其法律责任。3.2.3公章原则上不许带出公司，对确需印章带出使用时，须填写印章外出使用审批单并载明具体事项，经公司总经理批准同意后，由两人以上共同前往，全程专人携带保管。3.2.4禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发该批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。严禁在手写文件上加盖公章。3.2.5文件加盖印章后须复印留底、归档备案。3.2.6已盖公章的文件若不能使用，必须交回人行部销毁。3.3印章的保管3.3.1公司行政章、财务章、合同专用章和人名用章由公司指定专人保管。业务部门印章由各部门指定专人负责保管使用，并负全部使用责任。公司领导将不定期抽查业务部门章的使用情况。3.3.2印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章可以向上授权使用，或由公司领导所指定临时保管人保管，并做好交接记录。登记用章的起止日期，实行管章人员登记备案制，以明确责任，落实到人。3.3.3印章须妥善保管，如发现印章变形、毁损等情况，应及时汇报，由公司领导及人行部负责人进行处理；印章遗失，须立即到当地派出所报案，并登报申明作废。3.4印章的停用3.4.1公司在完成工商变更和注销手续后，相应的印章亦作变更和废止工作。3.4.2部门章、专用章等，随着发展的需要，亦可相应的变更和注销。3.4.3所有变更和注销的印章，必须先报公司总经理批准同意后，由人行部履行相关手续。3.4.4印章停用时，须经总经理批准，由人力行政部按公司要求予以封存或销毁。四、收发文管理流程：4.1收文管理流程收签文件时，要查收文件单位或收件人姓名无误后再进行签收，同时对文件份数、标题等内容逐一进行核对，如存在问题及时向主管领导汇报。文件要及时登记以供领导阅批和转阅，提高文件的执行速度。4.2内部发文流程公司内部发文：包含跨部门协调文件、通知、人事任命等，由经办部门编制及分管副总审核后，由综合管理部指定人员将文件呈送至相关领导审批确认。确认完成后编制部门指定人员将正式文稿、发文审批表及公文的电子版报送人行部，由人行部统一发放及备案。4.3对外发文流程对外发文包含以单位名义外发政府类文件、合作单位类正式文件等，由经办部门编制及分管领导审核后；到人行部领取编号后并由人行部指定专人将文件呈送至相关领导审批确认。外发文件需一式两份，审批后的外发文件由经办部门外发一份，另一份由人行部归档。五、文件的审批与盖章5.1各部门均无对外签发正式红头文件之权限，对外发文只能以公司名义。5.2以公司红头发布的文件应由公司领导审核，总经理审批；收文部门必须签字，以便存档。5.3以部门名义发出的文件应盖本部门印章，应经过分管副总审批确认；以公司名义发布的文件应盖公司公章，应经总经理审批确认。5.4人行部负责对以公司名义发布的文件进行编号及管理，文件正式发布前应与分管领导取得一致意见，并有分管领导书面或邮件批准。六、文件的发放与归档和销毁6.1未经相应权限负责人审核同意的文件，一律不准发放；所有发放文件，应存档保留；6.2以公司名义发放文件由人行部登记和归档，各部门发文由发文部门指定人员进行登记和归档。归档部门应存有所发文件的电子版和盖有印章的纸质版。6.3没有归档和存查价值的公文，经过人行部负责人批准，可以定期销毁。七、 合同审查及盖章7.1 定标后，经办部门将草拟并已经过内部初审的合同呈人行部，人行部指定人员统一对接律师事务所进行合同审查，同时提交给总经理审查。7.2 合同定版后，人行部留存合同定版的电子版本，同时指定人员打印合同文本，交由经办部门发起合同审批盖章流程，由经办部门确认及审核后，到人行部进行盖章登记，并由人行部指定专人呈至相关领导进行盖章审批。7.3 已加盖公章的合