现代企业档案管理培训PPT..ppt

中国人民大学信息资源管理学院宫晓东E mail zuishig 企业文档管理的问题与对策 深圳海油文档工作培训专用 目录 企业文件的形成与处理企业文档管理的基本概念建立正确的企业档案意识企业文档管理的基本体制企业文档的区分与类集企业文档管理实务企业文档管理的自动化 企业公文的写作与处理 一 基本概念 一 文件的概念 特点 作用 1 文件的概念文件是人类以文字符号的形式记录和传达某种意图或活动情况的具有特定体式的信息材料 公文即公务文件 是指机关或以公职身份的个人在公务活动中形成和处理的文件 在这里 我们所指的文件即公文 2 文件的特点第一 文件有法定的作者 第二 文件有法定的权威 第三 文件有特定的体式 第四 文件有特定的处理程序 3 文件的作用第一 信息的记录 第二 信息的传播 第三 信息的存贮 二 文件的划分与文种发文1 文件的划分收文来源和去向内部文件上行文行文关系下行文法规性文件文件平行文指导性文件通报性文件性质 作用记录性文件保密文件保密要求非密级文件时限文件时限要求非时限文件 一 基本概念 2 基本文种 1 指导性文件 决定 决议 计划 规划等 2 规章性文件 条例 规定 规则 办法 章程等 3 公布性文件 公告 通告 布告 启事 通报 通知 简报等 4 请示批复性文件 请示 批复 指示等 5 函类文件 公函等 6 报告类文件 专题性报告 综合性报告等 7 会议类文件 开幕词 讲话稿 会议总结 闭幕词 会议记录会议纪要 会议议程等 8 合同类文件 合同书 协议书等 9 财务类文件 台帐 报表 凭证等 二 文件的写作 一 文件写作的基本要求1 观点正确2 切合实际 1 明确发文目的 2 掌握本单位的具体情况 3 严格核实材料 3 正确使用语言文字 1 用词要准确 2 语言要简练 3 语气要适当 4 避免完全口语化 4 讲求时效5 符合体式要求6 注意正确选择文字的字迹材料和书写材料 二 文件写作的基本步骤1 了解发文背景 明确发文目的具体内容包括 1 发文对象 2 发文范围 3 文种选用 4 提炼主题 5 对收文机关的具体要求2 调查研究 收集材料3 拟写提纲4 撰写正文 1 突出文件的主题 拟好标题 写好导语 在内容的布局安排和文字的表述上突出文件的主题 2 处理好观点与材料的关系 3 有关事项要交代清楚 人物 时间 事件 会议的名称 地点 所引用的文件的名称等 5 检查与修改 三 主要文种的写作要点1 决定与决议决定与决议是领导机关在工作中对某些问题 行为 事项所作出的重要决策 一般都是带有领导性 法规性的文件 2 规章类文件条例 规则 规定 办法 规章等都是为了在工作或社会活动中建立正常的秩序而颁发的规章类文件 此类文件一般具有四个基本部分 标题 导语 具体条款 附则 3 公布性文件公布性文件是宣布某个事项 规定 告知收文者某些需要了解的事宜或应当周知的要求时所使用的一类文件 包括 公告 通告 布告 启示 通报 通知 简报等具体文种 公布性文件结构比较灵活 公布性文件的正文一般由三个部分组成 一是导语 用于阐述发文的根据 目的等 二是事由 即文件要宣布的具体内容 三是结尾 用于说明相关事项 由于公布性文件常常以报刊 张贴等形式与公众直接见面 因此这类文件的语言要通俗 句子宜短不宜长 使其易读 易懂 易记 公布性文件写作的具体要求 1 公告 公告一般是较高级别的政府或机关所使用的文种 要求语言庄重 行文简练 不做细节性的叙述和解释 2 通告 一般对两个方面有明确的限定 一是对公布的范围有所限定 二是其内容必须限定在某项具体的事件范围内 写作是要求针对问题 结合实际 3 布告 布告是一种极为普通的公布性文种 使用的范围较广 所公布的内告事项可大可小 对发文机关的级别也没有具体的限定 为了增加宣传效果 其行文可以活泼一些 4 启事 启事是对受文者提出某种具体的要求 并希望得到回音的一种公布性文种 要求对问题的描述要简洁 明了 相关细节一定要交代清楚 版面可以活泼一些 5 通报 一般用于或表彰或批评的文件种类 要求语言严肃 实事求是 不夸大其词 所通报的内容要交代清楚 6 通知 通知是一种成份比较复杂的文种 既可以用于公布性文件 也可以在机关内部传递 既可以是下行文 也可以是平行文 但不能用于上行文 对通知的要求类似对布告的要求 一般没有什么限定 各机关凡属要周知 传递的意向或事宜 均可以使用这一文种 7 简报 简报是机关之间专门用来交流情况 反映问题所使用的文种 简报可以作为上行文 下行文 平行文等各类文件的具体形式 根据其内容可以分为综合简报 专题简报 会议简报等 简报一般具有期数 应连续编号 简报不具有法律法规的作用 仅提供参考作用 4 请示 批复类文件请示就是请求上级给予指示 批示的意思 一般下级机关在工作中产生了问题 或遇到不便自行决断而必须请求上级机关予以明示的情况 都采用请示文种 请示的写作须注意 主题明确 理由详尽 要求具体 一文一事 批复就是对请示的答复 批复的写作一般分为分析和决断两个步骤 在拟写批复时 要注意说明所针对的请示文号 如遇请示中带有普遍性的问题 可以将其批复抄发所属单位 以避免下级重复请示 5 公函函的结构类似一般书信 但公函要包括 标题 上款 收文机关的名称 正文 落款 发文机关的名称 日期等 四个部分 公函的写作一是要直书其事 二是要注意语气 三是用词用语要正规 6 报告报告一般可以分为两类 一类是针对某一问题或某项工作所撰写的专题报告 另一类是针对某一阶段内全面工作情况的综合报告 报告的结构可以分为四个部分 对情况的概括性介绍 总结经验和体会 检查工作中的不足及其对原因的分析 对今后工作的设想 结尾 撰写报告的要求是 实事求是 突出重点 归纳本质 规律 7 合同类文件合同类文件的标题结构是 双方单位的名称事由合同书 协议书 合同类文件一般包括两个部分 一是正文 二是签署手续 必要时要履行公证手续 撰写时应注意 合法 详尽 严谨 三 文件的处理 一 文件处理的程序1 收文2 发文 二 文件处理的工作要点1 1 收发文登记2 阅办 分办 拟办 批办 传阅 承办 3 发文 1 制文 拟稿 核稿 签发 2 制发 缮印 校对 钤印 封发 注办 传递 4 催办和查办5 保管与利用 文件的积累 文件的清退 文件的利用 企业文档管理的基本概念 企业文件 是指在企业的各项活动中 按照一定的程序和要求形成的原始记录 企业档案 是指在企业各项活动中直接形成并保存备查的企业文件 企业资料 是企业为参考的目的搜集 购买或交流来的专业标准 期刊杂志 书籍和国际国内的相关信息 企业文档的基本性质 属于企业重要的信息资源 经过长时期的积累 也将成为企业文化的重要载体 企业文档的主要作用 依据作用 参考作用 维权工具作用 教育作用 企业文档工作 是指以有效地保存和科学地管理企业文档 充分发挥企业文档作用为目的的诸项管理活动的总称 保管单元 具有有机联系的 价值标准相同 密级标准相同的最小信息组合 主要形式有 卷 册 袋 盒 盘 张 件等 科技文件的成套性 围绕着一个独立科技项目的进行 规律性地形成了一系列相关的科技文件 它们之间既以不同的工作阶段相区别 又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接 构成了一个记载和反映该项科技生产活动的全部过程和成果的文件整体 科技文件的这种性质 就是科技文件的成套性 科技档案同科技文件 文书档案 文件 科技资料的区分1 科技档案与科技文件的区分 关键是时态 作用和管理方式的区分 2 科技档案与文书档案 文件 的区分 关键是成套性的标准 3 科技档案与科技资料的区分 关键是内容与本单位科技活动的关系 建立正确的企业档案意识 意识是人脑对于客观物质世界的反映 是感觉 思维等各种心理过程的总和 档案意识一般泛指人们对档案现象的感觉和认识 一 企业档案意识的个性化1 统治者的档案意识 工具性 资政性 2 民众的档案意识 利益性 资源性 文化性 郭沫若 题赠档案馆 前事不忘后事师 自来坟典萃先知 犹龙柱下窥藏史 呼凤舆前听诵诗 国步何由探轨迹 民情从以识端倪 上林春讯人间满 剪出红梅花万枝 二 档案意识的法治化 用法律统一国民的档案意识用法律的形式承认并保护公众合法的个性化档案意识用法律维护档案工作者的档案意识档案意识中应包含档案依法行政的意识 法治应包含两重意义 已成立的法律获得普遍的服从 而大家服从的法律又应该本身是制定得良好的法律 亚里士多德所谓档案法治 是指在实现 以法治国 建设社会主义法治国家 治国方略的过程中 一切档案事务必须以完善的法律为尺度和准绳 同时必须符合宪法中的法治原则 在此基础上逐步形成档案事务由法律主治的社会状态 制度与规范 文件形成管理 管理体制设计 价值鉴定 归档管理 利用与安全管理 实体分类信息分类 企业文档管理体系 自动化管理系统 企业文档管理的基本体制 两种不同的管理目标 国家馆藏与企业资源 计划经济条件下 国家档案馆 企业 机关 事业单位 国家规模的档案事业 国家档案行政管理部门掌管 所有组织和个人的档案均为党和国家的财富 基层单位的档案部门是国家档案馆的中转站 个人 市场经济条件下 国家档案馆 企业 机关或组织 事业单位 个人 在市场经济条件和现代企业制度下 企业作为独立的法人实体 生存与发展是其基本目标 企业文档信息是企业人力 资金 信息三大资源之一 对于文档的管理 必然以企业的基本任务为指针 从资源管理和知识管理的角度来看 企业文档信息工作应当纳入到企业基础管理活动的范围中来 实现规范化 集约化和自动化 企事业单位的档案不属于国家档案馆的必须进馆范围 企业的档案意识 文档工作目标 管理规范 管理方法 管理体系等都面临着改革 1 集中式 综合档案部门 内部机构 内部机构 内部机构 领导 这种方式起源于80年代后期 在企业升级工作中被认定为最理想的企业文档管理模式 其优点是全部档案资源由一个档案部门掌控 便于安全管理和集中开发利用 不足之处是实体的过于集中 极大地削弱了文件现实作用的有效发挥 不能很好地为企业高速运转服务 2 分散式 综合办公部门 文书档案室 员 财务部门 财会档案室 员 人事部门 人事档案室 员 技术档案室 员 科研生产部门 基本建设部门 设备部门 基建档案室 员 设备档案室 员 领导 3 集中与分散结合式 管理 指导关系 信息交流关系 文档管理部门 中间性文件中心 领导 各机构 员工 企业文档的区分与类集 企业档案的分类企业档案分类是指根据企业档案的内容性质 形成规律及相互联系 遵循统一的原则和要求 采用科学 适用的方法 对企业档案进行分门别类 从而使库藏的全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统 来源原则 三个要求 常用分类法 档号 分类的程序 设计分类方案 划分全宗 划分大类 划分属类 给定编号 企业档案分类方案 示意图 一类二类三类四类其他类 ABCD 1234 类列 类系 常用的分类方法 职能分类时间分类作者分类专题分类项目分类型号分类区域分类外形分类 职能分类方法适用于一级类目的区分 其他分类方法则适用于二级以下类目的划分 针对本公司特点 试作主要类别的划分 见板书 企业文档的管理实务 一 企业文件的形成 积累与归档企业文件的形成 积累与归档属于各部门 各单位 各岗位的基本职责 也是企业档案科学管理与有效利用的前提条件 档案部门有权对这项工作进行监督 指导和检查 主要建立和落实三项制度 下达任务 设计 实施 总结和后续工作 文件 企业生产活动周期 A a b 1 2 3 下行文 上行文 平行文 间接上下行文 1 企业收发文登记制度 2 企业文件积累制度 针对自身所产生的文件 员工 文件积累袋 档案 文件积累 人人有责 时时有活儿 件件登记 年年整理 3 文件归档制度 归档范围 确定文件的价值 决定文件是否向档案转化 需要制作 制度核心 归档时间 根据科技活动的特点 确定文件何时归档 技术保障 归档要求 明确便于长远和安全地保存档案所必要的措施 技术条件 归档份数 根据归档文件的重要性和载体特性 确定原件与复制件的数量关系 利用保障 归档手续 明确归档文件的移交事宜 责任保障 二 企业文档的价值认定 企业所保存的文档资料 由于其作用的范围和作用的程度不同 所以对其价值确定也不能相同 针对本公司的具体情况 建议从以下几个方面入手开展这项工作 1 不赞同采用三级保管期限制 改为 是档案的 一律长期保存 是一般资料的 一律在保存两年后销毁 有长期参考价值的图书期刊标准等文献例外 2 是否成为公司的档案 应坚持以下几个标准 A 是否具有法律依据性 B 是否属于公司大事 C 是否具有通用性或示范性 D 是否属于专利 3 应当将上述标准落实在归档范围上 凡是列入归档范围的文件 均作为公司档案处理 4 公司档案应坚持少而精的原则 5 不属于归档范围的文件或资料 可以仅保存电子文本 不必保存纸本 封面 卷内目录 归档文件 备考表 组织案卷的要领 1 分析文件之间的最小有机联系 确定卷内文件的数量 2 将相关文件集中到卷盒内 重新编页号 装订或不装订 3 根据要求填写卷内目录 封面和备考表 三 组织保管单元 常用立卷的方法 1 机构法 即将每个部门所形成的文件立一个案卷 适用于部门文件数量不多的单位 2 时间法 即将每一年的文件立一个案卷 1和2经常结合使用 形成机构 年度立卷法 适用于文书档案或管理性文件的立卷 3 问题法 即将有关一个问题的文件立一个案卷 适用于部门内文件形成量较大的单位 4 技术结构法 即将同属于一个技术结构的文件组成一个案卷 适合复杂技术产品的图纸立卷 5 专业法 即将加工过程中同属于一个专业的文件组成一个案卷 适合工艺文件的立卷 6 项目法 即将同属于一个项目的文件立一个案卷 适用于小型科技项目 7 文种法 即将同一类型的文件立一个案卷 适用于财会文件和标准文件的立卷 8 单件法 即将每一份文件立一个案卷 适用于文书档案的立卷 四 企业文档的排放与库位管理收集入库的企业文档资料 应该按照一定的排列规律统一进行排放 具体方法有以下几种 1 大流水排放 即按照入库的时间先后顺序依次排放 先来先放 后来后放 优点是简单易行 避免了空架 倒架的麻烦 缺点是检索时只能按照时间线索进行查找 不便于精确查找 在实现计算机辅助管理的前提下 这种排放值得提倡 2 分类排放 即严格按照企业文档的分类体系进行排放 优点是可以将同一类乃至同一个项目的文件排放到一起 在排列上能够体现出文件的相互关系 便于精确查找 缺点是需要留出部分空余的装具 或到一定程度后进行倒架 3 分类流水排放 结合上述两种排放的优点 先将入库的文档资料划分出大类 然后再在每类中按照时间顺序排放 企业文档的利用企业文档的利用是企业文档管理的最终目的 主要内容是 1 编制出必要的检索工具 确保文档信息有存有取 2 制定必要的利用制度 确保被利用文档的安全和有效利用 3 积极开展文档资料信息的整编工作 实现信息的增值 4 根据企业管理信息化程度的提升 适时开展即时监管 及时发现信息产生 传递和利用中的问题 疏通信息渠道 协调信息资源的配置 在已经实现办公自动化的条件下 文档中心应当采用较为适用的文档管理软件系统 促使检索工具的自动生成 信息内容的自动组配 利用过程的自动监督等功能的实现 鉴于一个单位文档管理历史遗留问题的具体情况 建议 1 对于过去已经归档的文件应划定一个具体的时期 与新管理标准实施后的归档文件分别采用两种方法进行管理 这样做的目的一是不以今天的认识水平轻易地替代过去的历史 二是不给今后的工作增加过重的负担 2 对于已经归档的文件 如果希望将其管理状况进一步规范化 可以考虑借助社会档案管理服务力量 请专业的档案公司派人帮助整理 这样可以在较短时间内 以一次性投入 实现所有文档资料的规范化管理 且不增加企业人力投入 确保文档工作人员将主要精力投入到新标准的制定与实施当中 3 只有将基础数据清理完毕之后 同时将新的管理体制与管理标准制定出来 才能进一步实现文档管理的自动化 否则 容易形成实体状况与管理手段的 两层皮 企业文档管理现代化 1 档案数字化的含义 在计算机系统及其相应程序的环境下生成和控制的归档信息及其管理工