项目实施组织与项目经理(ppt 84页).ppt

项目组织与项目经理 3 1项目的全团对及其管理3 2项目实施组织的结构与项目团队的组织环境3 3项目团队及其建设与发展3 4项目经理及其角色与要求 理解组织 组织的概念 组织 有意识形成的职务或岗位的结构 美 HaroldKoontz 组织管理 为了使人们能为实现目标而有效地工作 就必须设计和维持一种职务结构 astructureofroles 这就是组织管理的目的 美 HaroldKoontz 组织过程 工作划分 工作归类 形成组织结构 组织设计过程的结果 组织图职位说明书组织手册 组织统一的两面 静态的组织 组织结构 动态的组织 组织的运作过程 怎样才算一个合理的组织 目标的一致性和管理的统一有效的管理幅度和层次责任和权利要对等要合理分工和密切协作集权与分权相结合纪律和秩序团队精神 影响管理幅度和层次的因素 工作能力工作内容和性质工作条件工作环境 项目组织管理的特点 一般组织的管理 项目及项目管理的特殊性 项目组织管理 项目组织结构的设计 项目组织设计的原则 3 1项目的全团队及其管理 狭义的项目组织管理 项目团队的组织与管理广义的项目组织管理 对由项目所涉及的各个相关利益主体所构成的项目全团队的组织与管理 项目主要的相关利益主体 项目的业主或项目发起人项目的业主 项目的投资人和所有者 项目的最终决策者项目发起人 项目的出资者 但有可能不是项目的最终所有者项目的客户或用户 使用项目成果的个人或组织项目经理 负责管理整个项目项目实施组织或项目团队项目实施组织 完成项目主要工作的企业或组织项目团队 具体从事项目全部或某项具体工作的组织或群体项目的其他相关利益主体 业主与实施组织或团队之间的利益关系业主与其他相关利益主体之间的关系实施组织或团队与其他相关利益主体的关系结论 不同项目相关利益主体之间的利益冲突和目标差异 可以通过采用合作伙伴式管理 PartneringManagement 和其他方案予以解决 项目相关利益主体之间的关系 组织与组织形式直线职能型组织结构及其中的项目团队项目型组织结构及其中的项目团队矩阵型组织结构及其中的项目团队弱矩阵结构均衡矩阵结构强矩阵结构组合型组织结构及其中的项目团队 3 2项目实施组织的环境与项目团队的组织 项目实施组织的结构及其组织环境形式 直线职能型组织形式项目型组织形式矩阵型组织形式弱矩阵均衡矩阵强矩阵综合型的组织形式 直线职能型组织结构 直线职能型组织结构 是在直线制和职能制的基础上 取长补短 吸取这两种形式的优点而建立起来的 目前 我们绝大多数企业都采用这种组织结构形式 这种组织结构形式是把企业管理机构和人员分为两类 一类是直线领导机构和人员 按命令统一原则对各级组织行使指挥权 另一类是职能机构和人员 按专业化原则 从事组织的各项职能管理工作 直线领导机构和人员在自己的职责范围内有一定的决定权和对所属下级的指挥权 并对自己部门的工作负全部责任 而职能机构和人员 则是直线指挥人员的参谋 不能对直接部门发号施令 只能进行业务指导 直线职能型组织结构 直线职能型组织结构特点 典型的层次结构 是基于部门的组织结构体系 刚性较大 雇员按专业化分工 划分部门 项目团队按松散的联系建立 团队成员多数是兼职的 项目团队经理权限较小 适用 日常运营企业 优点 既保证了企业管理体系的集中统一 又可以在各级行政负责人的领导下 充分发挥各专业管理机构的作用 缺点 职能部门之间的协作和配合性较差 职能部门的许多工作要直接向上层领导报告请示才能处理 这一方面加重了上层领导的工作负担 另一方面也造成办事效率低 直线职能型组织结构的优缺点 项目型组织结构 以从事专业建筑设计的工程公司为例 建筑设计流程的每一步都需要用到公司的各个专业工作组 建筑设计师 机械力学工程师 电机工程师以及结构力学工程师 各工作组之间的密切合作十分重要 因为一组的进度会影响到其他组 与建筑公司和最终消费者 可能是客户 保持经常的沟通也是十分必要的 项目组织结构的举例 项目型组织结构特点 专为开展一次性和独特性的项目任务而建立 模块式的组织结构 项目团队由各种职能或专业人员组成 雇员隶属于项目实施部门 项目经理是专职的 有较大权力 适用 开展各种业务项目的企业 项目型组织结构的优点 项目经理对项目全权负责 项目经理可以全身心地投入到项目中去 可以调用整个组织内部或外部的资源项目组的所有成员直接对项目经理负责 项目经理是项目的真正领导人项目从职能部门中分离出来 使得沟通途径变得简洁项目的目标是单一的 项目成员能够明确理解并集中精力于这个单一目标 团队精神得以充分发挥权力的集中使决策的速度得以加快 整个项目组织能够对客户的需求和高层管理的意图作出更快的响应 项目型组织结构的缺点 每个项目都有自己一套独立的班子 这会造成人员 设施 技术及设备等的重复配置为保证在项目需要时能马上得到所需的专业技术人员及设备等 项目经理往往会将这些关键资源储备起来 所以 具有关键技术的人员在项目还没需要他们时就被聘来 而且聘用的时间比项目需要他们的时间更长项目只承担自己的工作 成员与项目之间及成员相互之间都有着很强的依赖关系 但项目成员与公司的其他部门之间却有着较清楚的界限 这种界限不利于项目与外界的沟通 同时也容易引起一些不良的矛盾和竞争对项目成员来说 缺乏一种事业的连续性和保障 在组织结构上 把既有按职能划分的垂直领导系统 又有按产品 项目 划分的横向领导关系的结构 称为矩阵组织结构 矩阵式组织是为了改进直线职能组织横向联系差 缺乏弹性的缺点而形成的一种组织形式 它的特点表现在围绕某项专门任务成立跨职能部门的专门机构上 例如组成一个专门的产品 项目 小组去从事新产品开发工作 在研究 设计 试验 制造各个不同阶段 由有关部门派人参加 力图做到条块结合 以协调有关部门的活动 保证任务的完成 矩阵组织结构形式是固定的 人员却是变动的 需要谁 谁就来 任务完成后就可以离开 项目小组和负责人也是临时组织和委任的 任务完成后就解散 有关人员回原单位工作 因此 这种组织结构非常适用于横向协作和攻关项目 矩阵型组织结构 矩阵型组织结构特点 是直线职能型组织和项目型组织的结合 专业职能部门构成矩阵型组织的列 项目的团队构成了矩阵型组织的行 具有较大的灵活性 沟通复杂 最大的优点 改进了项目经理对资源的控制适用 日常运营业务 项目开发工作 尤其是许多跨职能部门的活动 矩阵型组织最有效划分 根据直线职能制和项目制的混合程度 弱矩阵型组织均衡矩阵型组织强矩阵型组织 弱矩阵型组织 直线职能型组织的色彩较多 项目团队临时性强 不正规 项目经理权力有限 均衡矩阵型组织 两种体制相对均衡 项目团队既有专职人员也有兼职人员 项目经理权力较高 强矩阵型组织结构 与项目型组织接近 项目团队正式 项目经理是专职的且有很大权力 矩阵型组织结构的优点 项目是工作的焦点 有专门的人即项目经理负责管理整个项目可以临时从职能部门抽调所需的人才 项目可以分享各个部门的技术人才储备 减少人员冗余对客户要求的响应 对公司组织内部的要求的响应都比较快捷 矩阵型组织结构的缺点 权力均衡 由于没有明确的负责者 项目的一些工作会受到影响矩阵式组织违反命令单一性的原则 项目成员至少有两个上司 即项日经理和部门经理 当他们的命令有分歧时 会令人感到左右为难 无所适从 组合型组织结构 组合型组织结构特点 是集成了直线职能型 矩阵型和项目型组织的组织结构 具有直线职能部门 具有为完成各类项目而设立的矩阵型组织和项目型组织 项目管理办公室 PMBOK的新概念 项目管理办公室办公室 对项目经理提供支持支持活动 工具 方法 培训项目经理的工作地点 职能式组织形式 职能型组织的优点 在人员的使用上具有较大的灵活性技术专家可以同时被不同的项目所使用同一部门的专业人员在一起易于交流知识和经验 这可使项目获得部门内所有的知识和技术支持 对创造性地解决项目的技术问题非常有帮助当有人员离开项目组甚至离开公司时 职能部门可作为保持项目技术连续性的基础职能部门可以为本部门的专业人员提供一条正常的晋升途径 职能型组织的缺点 客户不是活动和关心的焦点职能部门的工作方式常常是面向本部门活动的 而项目管理的成功 其采取的工作方式必须是面向问题的没有一个人承担项目的全部责任在项目和客户之间存在着多个管理层次 会使对客户要求的响应变得迟缓和艰难项目常常得不到很好的对待 项目中与职能部门利益直接有关的问题可能得到较好的处理 而那些超出其利益范围的问题则很有可能遭到冷落调配给项目的人员 其积极性往往不是很高技术复杂的项目通常需要多个职能部门的共同合作 但他们往往更注重本领域 而忽略了整个项目的目标 并且跨部门之间的交流沟通也是比较困难的 项目式组织形式 弱矩阵式组织形式 平衡矩阵式组织形式 执行主管ChiefExecutive 职能主管FunctionalManager 职员Staff 职员Staff 项目主管ProjectManager 职员Staff 职员Staff 职员Staff 职员Staff 职员Staff 职员Staff 职能主管FunctionalManager 职能主管FunctionalManager 项目协调 强矩阵式组织形式 复合式组织形式 如果说军队是传统的层级组织的代表 那么项目管理的组织方式就更像乐队 演奏者之间都是平等的 大家都清楚地了解整个乐谱和自己的角色 主动配合整个乐队的演奏 通过出色地完成自己的演奏而为整个乐队添色 这是项目管理在管理文化上与传统层级管理的最大差别 项目的内部管理结构 选择合适的项目组织形式 选择合适的项目组织形式 1 各种组织形式的区别 2 各种组织形式的作用差异 3 各种组织形式的优劣比较 4 PMBOK所倾向的组织形式 强矩阵 5 选择合适企业自身的项目组织形式 3 3项目团队及其建设与发展 项目团队的定义与特性项目团队的创建与发展团队精神与团队绩效影响团队绩效的主要因素 定义 由一组个体成员为实现一个具体项目目标而组建的协同工作队伍 使命 在项目经理的直接领导下 为实现具体目标和完成具体项目所确定的各项任务而共同努力 协调一致和科学高效地工作 特性 目的性 完成某特定任务临时性 任务中止或完成时 组织解散团队性 强调团队精神与合作双重领导性 影响团队绩效的重要特性渐进性和灵活性 项目团队成员的多少 项目团队 临时性组织 项目团队的创建与发展 塔克曼 团队发展四阶段模型 团队的初创和组建阶段 团队成员对自己和他人的角色与职责都缺乏了解 项目经理要为整个团队明确方向 目标和任务 并为团队成员确定职责和角色 情绪特点 希望 怀疑 焦急 犹豫 团队成员着手执行各自的任务并与其他成员开始初步合作 对项目目标逐步明确 但随之也出现各种问题 情绪特点 紧张 挫折 不满 对立和抵制 项目团队的凝聚力开始形成 成员获得了归属感和集体感 情绪特点 信任 合作 忠诚 友谊和满意 团队成员之间的关系更为融洽 团队的工作绩效更高 成员的集体感和荣誉感更强 项目经理给团队成员足够的授权 情绪特点 开放 坦诚 依赖 团队的集体感和荣誉感 团队精神 团队绩效及其影响因素 团队精神的内涵 高度的相互信任强烈的相互依赖统一的共同目标全面的互助合作关系平等与积极参与自我激励和自我约束影响团队绩效的主要因素 项目经理领导不力项目团队目标不明项目团队成员职责不清项目团队缺乏沟通项目团队激励不足规章不全和约束无力团队精神是影响团队绩效的首要因素 项目团队的成长与激励 3 4项目经理及其角色与要求 项目经理的角色与职责项目经理的技能要求项目经理的素质要求 项目经理的角色与职责 项目经理就是项目的负责人 项目的领导人 领导 名词 头面人物领导人联络人监督人传播人发言人企业家应急人资源分配者谈判人领导 动词 管理者利用组织赋予的职权和个人具备的能力去指挥命令 影响和引导职工为实现组织目标而努力工作的活动过程 什么样的领导最有权力 强制权 职位 奖励权 职位 法定权 职位 专长权 知识 个人影响权 资历 人品 感情 项目经理的角色与职责 根本职责 确保项目的全部工作在项目预算的范围内按时 优质的完成 从而使项目业主 客户能够对项目的结果感到满意 项目经理的主要角色和职责 项目团队的领导者和决策人 通过一系列的领导及管理活动使项目的目标成功实现并使项目相关者都获得满意 项目的计划者和分析师项目的组织者与合作者项目的控制者和评价者项目利益的协调人和促进者 项目经理的责任对于所属上级组织的责任 保证项目的目标符合于上级组织目标充分利用和保管上级分配给项目的资源及时与上级就项目进展进行沟通 项目经理的责任对于所管项目的责任 明确项目目标及约束制定项目的各种活动计划确定适合于项目的组织机构招募项目组成员 建设项目团队获取项目所需资源领导项目团队执行项目计划跟踪项目进展及时对项目进行控制处理与项目相关者的各种关系项目考评与项目报告 项目经理的技能要求 概念性技能 1 发现和分析问题的能力2 解决问题的能力 解决问题的针对性 正确性 完善性 3 制定决策的能力 抉择最佳行动方案 4 灵活应变的能力 对各种变更的快速反应 用各种手段处理和适应各种变更 人际关系能力1 沟通能力2 激励能力3 人际交往能力4 处理矛盾和冲突的能力 协商 调停 妥协 搁置 激化 专业技能 项目经理的素质要求 勇于承担责任的勇气积极创新的精神实事求是的态度任劳任怨和积极肯干的作风很强的自信心 项目经理需具备的能力 知识领域 管理能力 素质 技术领域 有效的管理与领导 素质 素质 有效的管理与领导 职业道德创新精神领导才能和影响力尊重人 管理能力 有效的管理与领导 领导能力沟通与倾听能力解决问题的能力处理压力的能力管理时间的能力 知识领域 知识领域 有效的管理与领导 专业技术知识心理学常识市场知识管理学知识 技术领域 技术领域 有效的管理与领导 专业技术知识专业实际经验专业技术市场专业技术发展 项目经理必备的具体能力 项目经理的条件 1 具有进行计划 指导 控制和评价项目实施各项活动的能力 2 具有组织和领导项目团队的能力 并能协调与项目有关的公司内部各部门的工作 3 对项目实施过程中出现的问题能准确的做出判断 并能提出解决办法 4 对项目实施过程中潜在的问题能及时预测 并能提出预防措施 5 善于信息交流和沟通 能处理好各种不同层次的人际关系 6 善于计划和利用自己的时间 把时间集中于处理最重要和最关键的问题上 7 善于沟通与客户的关系 并能处理和协调好与用户 分包单位之间的问题 8 项目经理应熟悉项目管理业务 对与项目实施有关的任务有一定程度的了解 尤其是对项目实施各阶段之间的衔接和联系应作到心中有数 9 对项目团队中的每个岗位的职责和分工有充分的了解 10 一般应有较深厚的项目管理工作的经验 项目经理的任务 1 密切保持与用户和本组织上层领导的联系 及时沟通项目合同执行中的重要信息 2 熟悉合同 了解本组织和用户的意图和情况 制定项目计划和项目协调程序 确定项目实施的基本工作方法和程序 经用户和公司批准后执行 3 代表开发商 参加与用户的协调会议 4 根据项目任务范围 确定项目实施组织 落实项目团队的成员 评价项目团队主要人员能否胜任项目工作 5 提出项目的工作分解结构 WBS 和组织分解结构 OBS 并确定其编码系统 6 组织项目内部会议 制定项目的工作任务 范围以及工程进度 费用控制计划 7 协调项目实施过程中的工作关系 包括对外与用户及其他协作单位之间的关系 对内与各有关专业职能部 室的关系 8 委派专人负责文件管理 以保证项目函电 会议纪要 备忘录 图纸资料及时处理 并保证工程档案的完整性 9 审核项目的质量计划 财务计划 设计计划 采购计划 施工计划 10 审查项目的进度计划 费用估算和预算 项目经理的任务 11 从合同目标的角度 审查设计方案 12 审查关键设备和特殊材料的采购活动 13 审查和分析项目进展报告 预测项目实施中可能出现的问题 并提出预防措施及解决办法 重大问题应及时向公司领导和管理部门报告 14 及时处理项目变更和用户变更 同时协调可能涉及的每一个有关方面 必要时做出相应的修改和安排 15 与项目质量经理共同监督保证工程质量 参加质量问题的研究和处理 16 出现有违约事件时 及时参加谈判和参与问题的处理 对于超出合同条款规定的问题的处理 都要经过协商谈判 并写出会议纪要 17 组织编制项目验收申请报告 向用户提出验收申请 协调用户验收 并取得用户对项目验收的正式文件 18 督促检查项目资料的整理入库工作 19 负责审查项目结算 处理与用户及分包单位的遗留问题 20 组织项目的工作总结和回访工作 例 AT T公司的项目管理 背景 1988年AT T公司为了应对电话行业业务的发展 重新组合公司 将公司分为19个战略单元 其商务通信系统 BCS 作为其中的一个业务单元 主要是开拓程控交换市场 当时BCS意识到传统的管理方式在新技术市场环境中 不再具有竞争力 为了更好地控制企业经营状况 提高企业竞争力 BCS决定成为行业中项目管理的领先者 已有的观念 AT T已经使用了多年的项目管理方法强