项目范围管理概述(PPT 74页).ppt

1 73 丁勇 合肥工业大学管理学院 信息工程项目管理InformationEngineeringProjectManagement IEPM 第四章项目范围管理 2 73 第一章IT项目管理概述第二章项目的组织和过程管理第三章项目整合管理第四章项目范围管理第五章项目时间管理第六章项目成本管理第七章项目质量管理第八章项目人力资源管理第九章项目沟通管理第十章项目风险管理第十一章项目采购管理第十二章IT项目管理的流程 本课程主要内容 3 73 4 1项目范围管理概述4 2项目范围规划4 3项目范围定义4 4创建工作分解结构 WBS 4 5项目范围核实与控制4 6软件项目范围控制的常见问题及对策 本章内容 4 73 缺少正确的项目需求 定义和范围核实是导致项目失败的主要原因 目前IT项目最大的问题是项目需求与范围的不确定性和易动性 做对的事情比把事情做好更重要 IT人员缺乏对企业信息化的深刻理解 他们更多地把视角放在技术上面 而忽视了对企业需求获得能力和信息化的感悟能力的造就 IT项目的成功从需求开始 优秀的需求分析与设计人员是IT成功之本 4 1项目范围管理概述 5 73 4 1 1项目范围与项目范围管理 项目范围是指产生项目产品阶段包括的所有工作及产生这些产品经过的所有过程 1 项目范围的定义 4 1项目范围管理概述 忘了一些工作有什么后果 多加了一些工作有什么后果 缺少项目范围定义与范围管理是项目失败的主要原因 特别是IT项目 6 73 4 1 1项目范围与项目范围管理 1 项目范围的定义 项目范围的定义包括两个方面的含义 项目产品范围 某项产品 服务或成果所具有的特性和功能 对项目产品范围完成的衡量标准根据客户需求来进行 项目工作范围 为交付具有规定特性与功能的产品 服务或成果而必须完成的工作 对项目工作范围完成的衡量标准根据项目范围管理计划来检验 7 73 2 项目范围管理的定义 4 1 1项目范围与项目范围管理 项目范围管理包括确保项目做且只做成功完成项目所需的全部工作的各过程 项目范围管理主要在于定义和控制哪些工作应包括在项目内 哪些不应包括在项目内 PMBOK2008 8 73 项目范围管理的主要任务 保证项目利益相关者在项目要产生什么样的可交付成果方面达成共识 也要在如何生产这些可交付成果方面达成共识 应该将项目产品范围与项目工作范围的管理很好地结合 以确保项目工作可以得到项目的最终可交付成果 4 1 1项目范围与项目范围管理 2 项目范围管理的定义 9 73 3 项目范围管理的作用 4 1 1项目范围与项目范围管理 为项目实施提供任务范围的框架 项目范围及其构成 WBS及其词典 排除对于与完成项目目标无关的工作 对项目的实施提供有效的控制 实时跟踪项目范围绩效水平 计算偏差 根据偏差产生的损益 决定是放弃项目以免造成更大的损失 还是对范围进行调整 确定新的范围目标 为项目最终交付提供依据 原则 清楚理解项目的范围 是项目取得成功的基石 10 73 4 项目范围原理 4 1 1项目范围与项目范围管理 11 73 把客户的需求转变为对项目产品的定义 根据项目目标与产品分解结构 把项目产品的定义转化为对项目工作范围的说明 通过工作分解结构 定义项目工作范围 项目干系人认可并接受项目范围 授权与执行项目工作 并对项目进展进行控制 5 项目范围管理的步骤 4 1 1项目范围与项目范围管理 12 73 4 1 2项目范围管理的重要性 范围不明确的后果是项目的范围蔓延 项目永远也做不到头 对范围的理解不一致的结果是项目组的工作无法得到其他干系人的认可 对于软件项目来说 这两种现象非常突出 它严重阻碍了项目的成功 4 1项目范围管理概述 13 73 确定项目的范围对项目管理来说非常重要 它至少能起到如下作用 1 提高费用 时间和资源估算的准确性 2 确定进度测量和控制的基准 3 有助于项目分工 4 1项目范围管理概述 4 1 2项目范围管理的重要性 14 73 4 1 3项目范围管理过程 图4 1IT项目范围管理过程 4 1项目范围管理概述 15 73 P 99 范围规划 制定项目范围管理计划 如何确定 核实与控制项目范围 如何制作和定义WBS 范围定义 制定详细的项目范围说明书 作为将来项目决策的根据 制作WBS 将项目大的可交付成果与项目工作划分为较小和更易管理的组成部分 范围核实 正式验收已经完成的项目可交付成果 范围控制 通过对造成项目范围变更的因素施加影响 控制项目范围的变更 4 1项目范围管理概述 4 1 3项目范围管理过程 16 73 4 1项目范围管理概述4 2项目范围规划4 3项目范围定义4 4创建工作分解结构 WBS 4 5项目范围核实与控制4 6软件项目范围控制的常见问题及对策 本章内容 17 73 4 2项目范围规划 项目范围规划 工具与技术 产品分析项目方案识别技术模板 表格 标准专家评定 制定项目初步范围说明书 制定项目章程 制定项目管理计划 范围管理计划详细依据 成果 项目章程 项目初步范围说明书 项目管理计划 18 73 4 2项目范围规划 范围规划 确定如何定义 验证并控制项目范围以及如何构建WBS 给出项目范围管理的主要方法和程序 其成果是项目范围管理计划 项目范围管理计划主要包括 如何确定项目范围如何编制详细的项目范围说明书如何分解WBS如何确认项目产出物和可交付成果如何对项目范围进行控制和变更管理 19 73 4 2项目范围规划 项目范围管理计划是项目范围管理的基础 需要从分析产品 项目章程 项目初步范围说明书以及其他项目管理计划入手 编写范围管理计划应遵守 SMART 原则 SpecificMeasurableAchievableResultdrivenTiming 项目范围管理计划包含在项目管理计划之内 20 73 4 1项目范围管理概述4 2项目范围规划4 3项目范围定义4 4创建工作分解结构 WBS 4 5项目范围核实与控制4 6软件项目范围控制的常见问题及对策 本章内容 21 73 4 3项目范围定义 项目范围定义 工具与技术 产品分析其他方案的识别专家判断利害关系者分析 制定项目初步范围说明书 制定项目章程 整体变更控制 项目范围说明书更新后的项目范围管理计划 成果 范围规划 项目章程 项目初步范围说明书 项目范围管理计划 批准的变更请求 22 73 4 3项目范围定义 范围定义就是制定详细的项目范围说明书 供将来的项目决策作为依据的过程 PMBOK范围定义的目的提高对时间及资源估算的准确性为绩效测量与控制定义一个基准便于进行明确的职责分配 23 73 项目范围定义的主要依据 项目文件 项目章程 项目初步范围说明书 项目范围管理计划 批准的变更请求 项目范围定义中搜集的信息 环境因素和组织过程资产信息 IT项目专业领域对项目交付成果和项目工作的客观要求方面的信息 项目范围变更请求方面的信息 项目限制条件与假设条件信息 4 3项目范围定义 24 73 IT项目范围说明书 详细地说明了项目产品或可交付成果及生成这些项目交付成果所要求的工作 是项目相关利益主体对有关项目目标和要求的共同意愿表述 由此制定后续的详细计划和业绩评估基线 并开展各项项目工作 4 3项目范围定义 25 73 详细的项目范围说明书包括如下内容 项目目标和项目范围指标项目产品范围说明书项目可交付成果的规定项目约束条件和假定条件项目配置关系及其管理要求项目批准的规定 4 3项目范围定义 IT项目范围说明书 26 73 软件项目范围说明书 在软件项目中 软件系统范围经常表现为软件需求规格说明书 SoftwareRequirementsSpecifications SRS SRS也称为功能规格说明 产品规格说明 需求文档或系统规格说明 SRS精确地阐述一个软件系统必须提供的功能和性能以及它所要考虑的限制条件 SRS不仅是系统测试和用户文档的基础 也是所有子系列项目规划 设计和编码的基础 4 3项目范围定义 27 73 SRS作为产品需求的最终成果必须包括所有的需求 任何未写入SRS中的需求 将不能作为协议的一部分 并且不能在产品中出现 所有的参与者必须根据已通过评审的需求来安排工作 以避免不必要的返工和误解 高质量需求文档必须具有完整性 一致性 可修改性 可跟踪性和可读性的特征 4 3项目范围定义 软件项目范围说明书 28 73 29 73 30 73 31 73 4 1项目范围管理概述4 2项目范围规划4 3项目范围定义4 4创建工作分解结构 WBS 4 5项目范围核实与控制4 6软件项目范围控制的常见问题及对策 本章内容 32 73 4 4创建工作分解结构 WBS 工作分解结构 WorkBreakdownStructure WBS 是一种为了便于管理和控制而将项目工作任务分解的技术 WBS是一种以可交付成果为分解对象 以结果为导向的分析方法 通过WBS对项目所涉及的工作进行分解 而所有这些工作构成了项目的整体范围 33 73 4 4创建工作分解结构 WBS 创建WBS 工具与技术 WBS模板分解 范围定义 范围规划 整体变更控制 批准的变更请求 WBSWBS词典范围基准项目范围管理计划 更新 请求的变更项目范围说明书 更新 成果 项目范围说明书 项目范围管理计划 4 4 1创建WBS的流程 34 73 4 4创建工作分解结构 WBS 4 4 2WBS的定义 WBS是项目团队实现项目目标和创建必须的可交付成果 面向可交付成果的层次分解 定义出项目的整体范围 PMBOK 没有在WBS中的工作不属于项目的范围 WBS是有层次的 没有层次的活动列表不是WBS 35 73 4 4 3WBS的用途 工作分解结构确定了项目整个范围 并将其有条理地 分层次地组织在一起 属于工作分解结构底层组成部分的计划工作叫做 工作细目 可以安排在进度表中 用来估算费用 进行监视和控制 工作分解结构是当前批准的项目范围说明书规定的工作 没有包含在WBS里的工作是不应该做的 4 4创建工作分解结构 WBS 36 73 4 4创建工作分解结构 WBS 4 4 3WBS的用途 范围核实 成本估算 网络计划 风险识别 人员获得 采购内容 帮助新成员找到自己的角色 有助于防止范围遗漏 帮助成员了解自己的工作对项目的影响 帮助防止项目变更 帮助成员集中注意力于重点区域 有利于形成全局观 促进团队和项目干系人的沟通与合作 WBS 37 73 4 4创建工作分解结构 WBS WBS示例一 树型 工作包 38 73 WBS示例二 列表型 1 需求1 1需求调研1 2需求规格1 3需求评审2 设计2 1概要设计2 2详细设计2 3设计评审 3 编码3 1编码3 2代码审查3 3单元测试4 集成4 1产品集成4 2系统测试4 3产品发布 5 维护5 1缺陷报告5 2缺陷修复5 3产品升级 4 4创建工作分解结构 WBS 39 73 4 4 4建立WBS的指导原则 4 4创建工作分解结构 WBS 第一级通常与项目生命周期相同 如需求分析 设计 采购 施工 一个工作包任务只能在WBS中出现一次一个WBS项的工作内容是其下级各项工作之和WBS中的每一项工作都明确由一个人负责WBS必须与工作任务的实际执行过程相一致项目组成员参与WBS的制定过程每一个WBS项必须有准确描述工作包的80小时描述WBS具有一定的灵活性 以适应变更的需要 40 73 4 4 5创建WBS的方法 模板法 PMI标准 业标准咨询公司的商业性模板库 企业标准与惯例 知识经验库 分解法 识别主要的项目要素或项目提交成果项目要素的构成分解 以便项目绩效度量和责任分配确定工作任务 工作包 检查分解结果的正确性 必要和充分性检查 完整和模糊性检查 可计划和控制性检查 分配工期 预算 资源和责任人 4 4创建工作分解结构 WBS 41 73 4 4 5创建WBS的方法 由上而下法 从项目最大的单位开始 逐步将它们分解成下一级的多个子项 由下而上法让项目组人员一开始就尽可能地确定项目有关的各项具体任务 然后再将各项具体任务进行整合 并归总到WBS的上一级内容当中 42 73 4 4创建工作分解结构 WBS 4 4 6WBS的编码 WBS的编码的规则由高层向下层用多位码编排 要求每项工作有唯一的编码 10001100111011111112111311201121112211231200 43 73 项目管理软件开发WBS图 110需求调研 120系统设计 130编码 140测试 150试运行 100项目管理软件开发 121系统概要设计 122系统详细设计 123设计评审确认 111用户需求调研 112用户需求确认 131工作信息录入 132项目网络计划图绘制 133项目时间计划安排 141功能模块测试 142总体测试 160项目管理 134甘特图计划确定 135项目执行信息分析 136各种计划报表输出 44 73 企业经营评价系统项目WBS图 网络1430 软件1410 硬件1420 系统开发1400 测试1500 实施1600 系统设计1300 问题界定1100 企业经营评价系统项目1000 系统分析1200 文档1440 包装软件1411 培训1610 验收1630 系统转换1620 定制软件1412 0级 1级 2级 3级 45 73 4 4创建工作分解结构 WBS 4 4 7WBS词典 项目WBS字典是对WBS中各个部分的详细文字说明 WBS中的各要素与各工作包都需要在WBS字典作为词条进行描述和说明 包括 预期 工期 人员安排 WBS字典对每一活动包括的详细内容进行表述 包括 任务编号 名称 如何做 投入资源 结果 完成的标准 质量 由谁做 46 73 4 4 7WBS词典 47 73 4 4创建工作分解结构 WBS 4 4 8WBS的创建步骤 步骤一 识别项目的主要组成部分 问题 要实现项目目标需要完成那些主要工作 可以按照项目生命周期阶段 项目的主要提交成果 产品 系统或者专业进行有效识别 48 73 4 4 8WBS的创建步骤 步骤二 判断 在已经分解的基础上 判断能否快速方便地估算各个组成部分各自所需的费用和时间 以及责任分配的可能性与合理性 如果不可以 则进入步骤三 如果可以 则进入步骤四 49 73 4 4 8WBS的创建步骤 步骤三 识别更小的组成部分要完成当前层次上各个部分的工作 需要做哪些更细的工作 这些工作是否可行 可核查 这些工作之间的先后顺序怎样 在WBS上标示出来 第三 四 层 判断 能否快速方便地估算该层的各个组成部分各自所需的费用和时间 以及责任分配的可能性与合理性 如果还是不可以 返回1 如果可以 则进入步骤四 50 73 4 4 8WBS的创建步骤 步骤四 检查工作如果不进行这一层次的工作 上一层的各项工作能否完成 完成了该层的所有工作 上一层次的工作就一定能完成吗 根据检查 对当前层的工作进行增加 删除或者修改 或者对上层工作进行适当的整理 本层各项工作的内容 范围和性质是否都已经明确 如果回答肯定 则需要写出相应的范围说明书 该说明书就是工作包的范围说明书 对 4 的否定 进行必要的修改和补充 51 73 几种不同的分解结构 基于WBS的其他项目分解结构 合同工作分解结构 CWBS 用于界定销售者提给购买者的产品报告级别 内容比WBS的少 用于卖方管理买方的工作组织分解结构 OBS 用以展示工作要素已经分配给了具体的组织单位资源分解结构 RBS 是OBS的一个变种 常在将工作元素分配给个人使用工料清单 BOM 制造业中对生产某种产品的原材料的结构化表述项目分解结构 PBS 与WBS是基本相同的 52 73 4 1项目范围管理概述4 2项目范围规划4 3项目范围定义4 4创建工作分解结构 WBS 4 5项目范围核实与控制4 6软件项目范围控制的常见问题及对策 本章内容 53 73 4 5项目范围核实与控制 要形成一份满足干系人需求的范围说明书和WBS是一件非常不容易的事情 而项目范围核实和范围变更控制则更具难度 由于IT项目的特点 范围蔓延的现象屡见不鲜 正是诸如范围蔓延等类似的问题 导致了许多项目的失败 因此 对项目范围进行核实 并制定专门的范围变更控制程序尤为重要 54 73 范围核实 工具与技术 范围定义 范围规划 指导与管理项目执行 验收的可交付成果请求的变更推荐的纠正措施 成果 创建WBS WBS字典 检查 可交付成果 项目范围说明书 项目范围管理计划 4 5 1项目范围核实 4 5项目范围核实与控制 55 73 4 5 1项目范围核实 范围核实是指利益相关者对范围的正式接受 为了能使项目范围得以正式认可 项目团队必须形成明确的正式文件 说明项目产品及其评估程序 以评估是否正确和满意地完成了项目产品 IT项目范围核实的步骤 1 确定需要进行范围核实的时间2 识别范围核实需要哪些投入3 确定范围正式被接受的标准和要素4 确定范围核实会议的组织步骤5 组织范围核实会议 项目范围核实就是获取干系人对项目范围以及 56 73 4 5 1项目范围核实 范围核实不同于质量控制 范围核实主要关注对可交付成果的验收 而质量控制则主要关注可交付成果是否正确以及是否满足质量要求 质量控制通常先于范围核实进行 但二者也可同时进行 质量控制是对工作结果正确性的核实 依据的是项目的质量标准 如 GB1998 127 范围核实是对工作结果的验收 主要是指边界责任 依据主要是项目执行结果和项目范围计划的输出结果 57 73 4 5 2项目范围控制 范围变更的表现形式多种多样 如客户改变对功能需求的想法 项目预算发生改变甚至项目环境发生变化等 在IT项目中 范围变更可能来自服务商 供应商或者客户 也可能来自项目组织内部 产生变更可能有如下一些原因 1 需求不明确2 系统实施时间过长3 用户业务需求改变4 系统正常升级 4 5项目范围核实与控制 IT项目特点决定了其范围控制的重要性和难度 58 73 范围控制 工具与技术 变更控制系统偏差分析补充规划配置管理系统 范围定义 范围规划 指导与管理项目执行 项目范围说明书 更新 WBS 更新 WBS字典 更新 范围基准 更新 请求的变更推荐纠正措施组织过程资产 更新 范围管理计划 更新 成果 创建WBS 绩效报告 项目范围管理计划 项目范围说明书 WBSWBS字典 绩效报告 工作绩效信息批准的变更请求 4 5 2项目范围控制 59 73 4 5 2项目范围控制 项目范围控制是指控制项目范围变更 其目的是对引起范围变更的因素施加影响 确保变更能依据集成变更控制建立的程序有序进行 项目范围控制是指当项目范围变化时对其采取纠正措施的过程 以及为使项目朝着目标方向发展而对项目范围进行调整的过程 60 73 4 5 2项目范围控制 项目范围控制的主要工作分析和确认影响变更的主要因素和环境 并管理和控制它们 分析和确认项目干系人提出变更的合理性 可行性分析和确认范围变动是否已经发生 当范围变更发生时 对实际变更情况进行管理 应当全过程地与其他控制过程集成起来 如进度控制 成本控制 质量控制等 61 73 外部事件 政府的法规发生了变化 市场变化 技术变革纠正错误或疏忽 当初设计存在错误或者遗漏 误用工料清单代替工作分解结构增加价值的变更 采用新技术可以帮助节约成本为应对一个风险而实施的一个应急计划 范围控制 变更的来源 4 5 2项目范围控制 62 73 范围变更控制系统 定义范围变更控制的程序 方法和管理规范 包括 4 5 2项目范围控制 变更管理流程责任划分 授权及授权变更所需要的批准层次变更的文档管理变更的跟踪监督 变更控制系统已在项目管理计划中明确给出与整体变更控制结合起来 保持配置关系的一致性当项目在合同形式下进行时 范围变更控制系统必须符合有关的合同条款 注意事项 63 73 范围变更控制过程 项目范围基准 变更请求 分析与评价 批准 拒绝 处理 执行 变更 填写变更表单 登记 工期 成本 风险 合同 变更控制委员会 更新登记 计划 进度安排 预算修改 范围与合同 向项目干系人通报 4 5 2项目范围控制 64 73 范围变更 示例 4 5 2项目范围控制 65 73 项