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物业档案管理手册培训 主讲 董新梅支持单位 郑州新世纪物业服务有限公司 目录 目录 第一章 物业管理档案概述 目录 物业管理档案的重要性 第一节 物业管理档案的重要性 第一章 1 物业管理档案具有一定的凭证作用 重要性 1 第一章 第一节 物业管理档案的重要性 2 物业本身的档案是物业服务的重要依据 第一章 第一节 物业管理档案的重要性 3 物业业主或使用人的档案是开展物业服务的前提和基础 第一章 第一节 物业管理档案的重要性 重要性 4 4 物业管理档案是开展物业服务研究的基本素材 第一章 第一节 物业管理档案的重要性 重要性 1 第二节 物业管理档案的含义 物业管理档案 是指物业在开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来的以备查考的文字 图像 声音以及其他各种形式或载体的文件 此定义包括两层含义 一是经过归档保存的原始记录及其载体 二是该原始记录的信息内容 第一章 第二节 物业管理档案的含义 第一章 物业管理档案包括两个部分 重要性 1 第三节 物业管理档案的属性 物业管理档案的本质属性即原始记录性 是构成档案凭证价值的基础 如 监控记录 水质检测报告 电梯年检报告等 物业管理档案的一般属性是指文化属性 知识属性和信息属性 这些属性构成其一般价值即参考价值的基础 如 业主信息 社区文化活动记录 业主满意度信息等 第一章 重要性 1 1991年7月4日国家档案局发布 工业企业档案分类试行规则 第一章 第四节 物业管理档案的分类 重要性 1 第一章 第四节 物业管理档案的分类 重要性 1 第一章 第四节 物业管理档案的分类 第二章 物业管理档案的整理 目录 物业管理档案术语 第一节 物业管理档案的立卷和编制 第二节 重要性 1 第一节 物业管理档案术语 一 背脊 档案馆 室 在整理和管理档案的过程中 以字符形式赋予档案的一组代码 档号是存取档案的标记 并具有统计监督作用 第一节 物业管理档案术语 二 档号 重要性 1 档案馆给定立档单位 物业公司 的编号 全宗内案卷所属目录的代码 案卷排列的顺序号 第一节 物业管理档案术语 三 全宗号 案卷目录号 案卷号 重要性 1 第二节 物业管理档案的立卷和编制 立卷 就是将若干互有联系的档案文件组合成案卷 应依据档案来源 时间 题目 内容等对档案进行分类立卷 卷内文件整理 卷内文件的排列和编号 填写卷内文件目录 填写档案封面 封底 装订成册 立卷成盒 编制案卷目录 将成盒后的档案按档号排列并装入档案柜 第二章 第二节 物业管理档案的立卷和编制 第二章 卷内文件的整理 1 卷内文件的排列和编号 页号一律使用阿拉伯数字 字体要端正 清楚 建议页号正面编号在右下角 背面编在左下角 重要性 1 质量记录 表单 第二节 物业管理档案的立卷和编制 第二章 2 填写卷内文件目录 重要性 1 质量记录 表单 第二节 物业管理档案的立卷和编制 第二章 2 填写卷内文件目录 重要性 1 档案封面 卷内备考表 第二节 物业管理档案的立卷和编制 3 填写档案封面 卷内备考表 重要性 1 第二章 第二节 物业管理档案的立卷和编制 4 装订成册 重要性 1 第二节 物业管理档案的立卷和编制 4 装订成册 所需工具 第二章 重要性 1 牛皮纸档案盒 档案盒标准 档案盒封面及档案盒要求 第二节 物业管理档案的立卷和编制 5 立卷成盒 第二章 重要性 1 第二节 物业管理档案的立卷和编制 编制案卷目录 1 将成盒后的档案按当好排列并装入档案柜 第二章 重要性 1 质量记录 表单 第二节 物业管理档案的立卷和编制 2 整理档案总目录 第二章 重要性 1 质量记录 表单 第二节 物业管理档案的立卷和编制 3 整理档案分目录 第二章 第二节 物业管理档案的立卷和编制 第二章 第三章 物业管理档案的鉴定 保管与销毁 目录 重要性 1 第一节 物业管理档案的鉴定 物业管理档案的鉴定是指对物业管理档案的保存价值进行鉴定 鉴别档案价值的大小 确定档案保管的期限 决定档案的存毁取舍 期限划分标准 档案保管期限分为永久 定期 长期 短期 保管期限在50年以上的档案为永久保管档案 保管期限在15 50年 包括15年和50年 之间的档案为长期保管档案 保管期限在15年以下档案的为短期保管档案 凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的 对本公司建设和历史研究有长远利用价值的档案 列为永久保管 如 开发移交资料 物业交接资料 业主档案 文件规定需永久保存的质量记录等 第三章 重要性 1 凡是反映本公司一般工作活动 在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料 列为长期保管 如 公司参加重大外事活动形成的文件材料 公司重要业务问题的文件材料 各种重要的调查报告 情况反映 公司获省级及省级以上表彰的文件材料等以及文件规定需长期保存的质量记录 凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料 列为短期保管 如 公司一般的调查报告 一般性工作通知 事务性有参考价值的文件材料 公司开展劳动竞赛 文体活动的文件材料 各类培训通知等以及文件规定 第一节 物业管理档案的鉴定 第三章 重要性 1 档案的保管保护 第二节 物业管理档案的保管 第三章 物业管理档案保管工作的基本原则为 分类保管 以保管为宗旨 以利用为目的 以防为主 防治结合 档案的保管保护 第二节 物业管理档案的保管 第三章 7 重要性 1 质量记录 表单 2 文件销毁申请单 第三节 物业管理档案的销毁 表单代号 第三章 第四章 物业管理档案的登记 检索与利用 目录 物业管理档案的登记 第一节 物业管理档案的检索与利用 第二节 重要性 1 第四章 第一节 物业管理档案的登记 物业管理档案登记主要分为 档案状况登记和档案工作登记 重要性 1 第四章 第二节 物业管理档案的检索与利用 物业管理档案的检索指档案管理人员将档案室内所藏档案材料信息进行系统储存 编制成为各种检索工具 建立档案检索系统 并通过它查找所需档案的一项工作 第四章 第二节 物业管理档案的检索与利用 纸介质档案的检索 第四章 第二节 物业管理档案的检索与利用 电子介质档案的检索 第四章 第二节 物业管理档案的检索与利用 物业管理档案的利用方式 物业管理档案的利用档案室 馆 通过一定方式使档案资料直接为用户服务的工作 是实现档案价值 发挥档案作用的途径 第五章 新技术的应用 物业档案信息数字化 一 将现有的纸质档案 通过扫描 数码相机等技术手转化为电子文档 建立 电子档案数